ATTN là một dạng rút gọn của từ “chú ý” và thường được sử dụng trong email và thư từ bằng văn bản để chỉ ra người nhận dự định. Cách tốt nhất để sử dụng ATTN trong thư từ qua email là đưa thông tin này vào dòng chủ đề. Bằng cách này, bạn có thể biết rõ thư dành cho ai và có nhiều khả năng email của bạn sẽ được đọc bởi đúng người nhận.
Các bước
Phương pháp 1/3: Thêm ATTN vào Email
Bước 1. Bắt đầu dòng tiêu đề bằng ATTN
Trong một số trường hợp, chẳng hạn như đơn xin việc, bạn có thể chỉ có một email chung chung cho một công ty, nhưng lại muốn thu hút sự chú ý của một người hoặc bộ phận cụ thể. Cách tốt nhất để làm điều này là viết dòng chủ đề là “ATTN: John Smith”.
Ngoài ra, nếu bạn không biết tên nào, bạn có thể viết “ATTN: Hiring Manager” hoặc “ATTN: Marketing Department”
Bước 2. Đưa thông tin thích hợp khác vào dòng tiêu đề
Cùng với việc thu hút sự chú ý của một người hoặc một nhóm người cụ thể, bạn cũng nên bao gồm một vài chi tiết quan trọng về nội dung email của bạn. Điều này sẽ làm cho nó phù hợp hơn và nó có thể sẽ được mở ra và đọc nhanh hơn.
Ví dụ: bạn có thể nói “ATTN: John Smith re: Vị trí đánh dấu nội dung”
Bước 3. Bắt đầu phần nội dung email với ATTN khi dòng tiêu đề đầy
Bạn cũng có thể đưa thông báo ATTN vào nội dung email hoặc trong tài liệu đính kèm. Bằng cách này, bạn vẫn đang truyền đạt thông điệp dành cho ai và bạn có thể chỉ sử dụng dòng chủ đề để chỉ ra mục đích của email. Điều này có thể cần thiết khi bạn đang trả lời email và dòng chủ đề đã được tạo.
- Ví dụ: bạn có thể bắt đầu phần nội dung email bằng cách nói "ATTN: Sandeep Kumar"
- Bạn có thể muốn bao gồm chỉ báo ATTN trong cả dòng chủ đề và nội dung của email.
Phương pháp 2/3: Xác định thời điểm sử dụng ATTN trong email
Bước 1. Sử dụng ATTN khi bạn không có địa chỉ email của người nhận mong muốn
Nếu bạn không biết địa chỉ email trực tiếp của người hoặc bộ phận mà bạn cần liên hệ, bạn có thể gửi email đến địa chỉ liên hệ được cung cấp trên trang web của công ty. Sau đó, bạn nên chỉ ra trong dòng chủ đề, sử dụng ATTN, thông điệp sẽ hướng đến ai.
Bước 2. Đưa ATTN vào truyền thông nội bộ
Sử dụng ATTN khi bạn đang viết một bản ghi nhớ nội bộ có thể liên quan đến một số người trong bộ phận hoặc nhóm của bạn, nhưng cần sự chú ý trực tiếp của một hoặc hai người. Bằng cách này, bạn vẫn thông báo cho mọi người, nhưng cũng ưu tiên thông điệp trực tiếp nói với ai.
Bạn có thể viết “ATTN: Mary Smith re: mục tiêu bán hàng” nhưng hãy gửi thông điệp đến toàn bộ nhóm bán hàng
Bước 3. Cho biết rằng email của bạn quan trọng bằng cách sử dụng ATTN
Bạn cũng có thể chỉ ra rằng điều gì đó cần được chú ý ngay lập tức bằng cách sử dụng từ viết tắt ATTN trong dòng chủ đề của bạn. Ví dụ: bạn có thể viết "Bảng sao kê bảng lương yêu cầu ATTN khẩn cấp."
Phương pháp 3/3: Đảm bảo email của bạn thu hút được sự chú ý
Bước 1. Bao gồm một dòng tiêu đề
Khi bạn gửi email, điều rất quan trọng là bạn phải luôn bao gồm dòng tiêu đề. Đây là cơ hội để bạn làm cho email của mình nổi bật và cũng cung cấp một số thông tin chi tiết về nội dung của email. Một email không có dòng tiêu đề sẽ có nhiều khả năng bị xóa hoặc bị mất trong hộp thư đến hoặc nó sẽ khiến người nhận khó chịu vì họ buộc phải mở email để tìm hiểu nội dung của nó.
Bước 2. Giữ dòng tiêu đề ngắn gọn
Hầu hết các hộp thư đến sẽ chỉ hiển thị khoảng 60 ký tự từ dòng tiêu đề và điện thoại di động sẽ chỉ hiển thị khoảng 25 đến 30 ký tự. Do đó, bạn nên giữ dòng tiêu đề ngắn gọn và viết thông tin quan trọng nhất trước.
Các biểu mẫu ngắn, chẳng hạn như “ATTN” và “RE” giúp đưa nhiều thông tin hơn vào dòng chủ đề dễ dàng hơn
Bước 3. Viết một cái gì đó hấp dẫn
Hộp thư đến thường tràn ngập thư rác và tài liệu quảng cáo và nhiều người xóa email trước khi chúng được mở. Nếu bạn đang gửi email trực tiếp cho người mà bạn không quen biết, điều quan trọng là email của bạn phải nổi bật. Bạn có thể thu hút sự chú ý của người nhận bằng cách viết một dòng tiêu đề hấp dẫn và sáng tạo.
- Bạn có thể viết "Tôi không muốn bất cứ điều gì từ bạn" nếu bạn đang liên hệ với một người mà bạn ngưỡng mộ, nhưng chưa bao giờ gặp mặt cá nhân. Ví dụ: đây có thể là một tác giả yêu thích hoặc một người nào đó mà bạn tìm kiếm trong ngành của mình.
- Ngoài ra, bạn có thể nói "kiếm được nhiều tiền hơn bằng cách mở rộng cơ sở khách hàng của bạn." Điều này sẽ hữu ích nếu bạn đang muốn tạo kết nối kinh doanh và muốn email của mình được mở.
Bước 4. Bao gồm các chi tiết quan trọng
Điều rất quan trọng là bạn phải luôn bao gồm thông tin quan trọng về nội dung của email. Nếu bạn đang viết email cho đồng nghiệp về một dự án, hãy nhớ đặt tiêu đề của dự án trong dòng chủ đề. Bằng cách đó, đồng nghiệp của bạn sẽ biết nó nói về cái gì và có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên khi cần thiết.
- Bạn cũng có thể nói điều gì đó như "cần phản hồi". Điều này có thể sẽ làm cho email của bạn được ưu tiên hơn.
- Ngoài ra, viết "câu hỏi nhanh re: buổi họp ăn trưa" có thể sẽ thu hút sự chú ý vì nó cho thấy rằng đó sẽ là một câu trả lời dễ dàng.
