Lưu trữ và Tự động lưu trữ là các tính năng trong Microsoft Outlook 2007 cho phép bạn di chuyển các mục cũ đến vị trí lưu trữ theo các khoảng thời gian đã định. Theo mặc định, Outlook 2007 tự động lưu trữ các mục 14 ngày một lần, nhưng bạn có thể chọn tự lưu trữ các mục theo cách thủ công hoặc tùy chỉnh Tự động lưu trữ để các mục được lưu trữ theo lịch bạn chỉ định.
Các bước
Phương pháp 1/2: Lưu trữ tệp theo cách thủ công
Bước 1. Nhấp vào “Tệp” ở đầu phiên Outlook 2007 của bạn và chọn “Lưu trữ
” Thao tác này sẽ mở hộp thoại Lưu trữ.
Bước 2. Chọn nút radio bên cạnh “Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con
”
Bước 3. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh “Lưu trữ các mục cũ hơn” và chọn ngày bạn chọn
Tất cả các mục cũ hơn ngày đã chọn sẽ được lưu trữ.
Bước 4. Nhấp vào “Duyệt qua”, sau đó chọn nơi bạn muốn lưu trữ thư mục Lưu trữ trên máy tính của mình
Bước 5. Nhấp vào “OK
” Tất cả các mục trong Outlook cũ hơn ngày được chỉ định giờ sẽ được lưu trữ.
Phương pháp 2/2: Tùy chỉnh Tự động lưu trữ
Bước 1. Nhấp vào “Công cụ” ở đầu phiên Outlook 2007 của bạn và chọn “Tùy chọn
” Thao tác này sẽ mở hộp thoại Tùy chọn.
Bước 2. Nhấp vào tab “Khác”, sau đó nhấp vào “Tự động lưu trữ
”
Bước 3. Đặt dấu kiểm bên cạnh “Chạy Tự động lưu trữ mọi”, sau đó chọn tần suất bạn muốn các mục được lưu trữ tự động từ menu thả xuống
Theo mặc định, Outlook 2007 quét các mục cũ hơn 14 ngày một lần.
Bước 4. Đặt dấu kiểm bên cạnh một hoặc nhiều tùy chọn sau đây dựa trên sở thích cá nhân của bạn:
- Nhắc trước khi Tự động lưu trữ chạy: Tính năng này hiển thị thông báo nhắc nhở trước khi tự động lưu trữ các mục và cung cấp cho bạn tùy chọn để hủy phiên Tự động lưu trữ cụ thể đó.
- Xóa các mục đã hết hạn: Tính năng này cho phép Outlook tự động xóa các mục khi thời gian cũ của chúng đã hết.
- Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ: Tùy chọn này cho phép bạn lưu trữ hoặc xóa các mục đã chọn khi thời gian cũ của chúng đã hết.
- Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục: Khi được bật, tính năng này sẽ hiển thị thư mục Lưu trữ trong ngăn điều hướng bên trái của Outlook để bạn có thể dễ dàng truy cập các mục đã lưu trữ.
- Xóa các mục cũ hơn: Cài đặt này cho phép bạn chọn thời điểm bạn muốn lưu trữ các mục dựa trên độ tuổi. Bạn có thể chọn lưu trữ tất cả các mục có tuổi từ một ngày đến 60 tháng.
- Di chuyển các mục cũ đến: Tính năng này cho phép bạn chọn một vị trí trên máy tính mà bạn muốn các mục đã lưu trữ được lưu trữ.
- Xóa vĩnh viễn các mục: Khi được bật, tùy chọn này sẽ tự động xóa các mục cũ hơn mà không cần lưu trữ chúng.
Bước 5. Nhấp vào “OK
” Cài đặt Tự động lưu trữ mới của bạn bây giờ sẽ được lưu và bật.
