Mặc dù ngày nay chúng không được sử dụng thường xuyên, nhưng máy fax vẫn là một thiết bị quan trọng để truyền các tài liệu, biểu mẫu và ghi chú viết tay quan trọng một cách nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt là trong môi trường văn phòng. Máy fax sử dụng một đường dây điện thoại cố định đang hoạt động để gửi và nhận tài liệu, và việc sử dụng một đường dây này cũng dễ dàng như quay một số điện thoại. Khi bạn đã thiết lập đúng cách máy fax của mình và tự làm quen với các phương pháp gửi và nhận fax, bạn sẽ nhanh chóng gửi tài liệu một cách dễ dàng!
Các bước
Phần 1/3: Thiết lập Máy Fax của bạn
Bước 1. Định vị máy fax
Đặt máy fax trên bề mặt phẳng gần ổ cắm điện và giắc cắm điện thoại. Đảm bảo rằng khay nạp giấy hướng ra ngoài. Điều này sẽ giúp ngăn các bản fax đến và tài liệu đã quét không bị kẹt giữa tường và máy và tránh cho chúng bị hỏng.
Bước 2. Kết nối nguồn điện
Cắm máy fax vào ổ cắm trên tường gần nhất. Đảm bảo rằng kết nối là âm thanh và phích cắm khớp với ổ cắm đúng cách. Sau khi máy fax được kết nối với nguồn điện, hãy đảm bảo rằng nó vẫn tắt trong phần còn lại của thiết lập.
Bước 3. Bảo mật đường dây điện thoại
Máy fax sử dụng đường dây điện thoại để gửi và nhận dữ liệu nhằm tạo và in tài liệu. Chúng sẽ không hoạt động thông qua đường dây điện thoại dựa trên internet. Đảm bảo có đường dây điện thoại hoạt động và số điện thoại cho máy fax để máy của bạn có thể truyền và nhận tín hiệu để tạo tài liệu.
Gọi cho nhà cung cấp dịch vụ cáp và điện thoại của bạn để thiết lập điện thoại cố định nếu cần
Bước 4. Kết nối cáp điện thoại
Cáp điện thoại tiêu chuẩn phải được kết nối với giắc cắm điện thoại của máy fax, thường nằm ở mặt sau của máy. Đầu kia của dây phải được cố định trực tiếp vào giắc cắm điện thoại gần nhất trên tường. Kiểm tra kỹ để xem dây đã được kết nối với máy và giắc cắm điện thoại trên tường chưa.
Bước 5. Thêm giấy và mực
Bản fax sẽ yêu cầu cung cấp giấy và mực in để tạo và in các tài liệu đến. Hãy chắc chắn rằng bạn có những nguồn cung cấp này trong tay.
- Trước khi cho giấy vào, hãy quạt hoặc lật qua tập giấy để đảm bảo chúng không dính vào nhau. Điều này sẽ giúp tránh kẹt giấy.
- Mỗi máy sẽ chứa một loại, kích thước và số lượng hộp mực nhất định. Đảm bảo xem lại hướng dẫn của máy để quyết định loại mực nào phù hợp nhất với máy của bạn.
Bước 6. Kiểm tra kết nối
Sau khi máy fax của bạn được kết nối và giấy và mực đã được lắp vào, hãy bật máy và kiểm tra kết nối điện thoại. Kết nối phải an toàn để sử dụng máy fax.
- Kiểm tra xem điện thoại cố định đã được kết nối đúng cách chưa bằng cách nhấc bộ thu của máy fax lên nếu nó khả dụng trên thiết bị của bạn. Người nhận phải giống như một chiếc điện thoại. Lắng nghe tiếng ồn ào của âm quay số, điều này sẽ cho biết rằng kết nối đã an toàn.
- Nếu máy fax không có bộ thu, bạn có thể kết nối điện thoại thông qua giắc cắm điện thoại bên ngoài trên máy fax. Bạn sẽ nghe thấy tiếng ồn ào của âm quay số nếu kết nối là âm thanh.
Phần 2/3: Gửi fax
Bước 1. Bật máy
Đảm bảo rằng máy đã được bật và dây điện thoại được đặt chắc chắn trước khi gửi tài liệu. Bạn có thể muốn kiểm tra bộ thu xem có âm quay số hay không để đảm bảo rằng kết nối được an toàn.
Bước 2. Sử dụng một tấm bìa
Trang bìa là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng tài liệu của bạn đến được đúng người. Điều này đặc biệt hữu ích khi gửi fax đến một doanh nghiệp nơi một số nhân viên có thể đang sử dụng cùng một thiết bị. Tờ bìa phải bao gồm tên của người nhận, số fax của họ và của bạn, thông tin liên hệ của bạn và số trang mà người nhận sẽ nhận được trong bản fax.
Việc bao gồm số lượng trang trên tờ bìa rất hữu ích cho người nhận, do đó họ sẽ biết liệu họ đã nhận được tất cả các trang cần thiết hay chưa
Bước 3. Sắp xếp thứ tự các tài liệu hợp lý
Đảm bảo thêm số trang và sắp xếp các trang của tài liệu theo thứ tự mà bạn muốn nhận. Bạn không muốn người nhận xếp các trang với nhau. Điều này có thể gây nhầm lẫn và có thể ảnh hưởng đến ý nghĩa dự định đằng sau tài liệu. Sắp xếp thứ tự các trang và đánh số thứ tự chúng sẽ đảm bảo truyền thông tin hiệu quả.
Bước 4. Chèn tài liệu vào máy quét
Hầu hết các máy fax sẽ yêu cầu bạn đặt tài liệu ngửa hoặc úp vào phần máy quét của máy fax. Không có phương pháp tiêu chuẩn trên tất cả các thiết bị. Hầu hết các máy fax sẽ chỉ ra phương pháp sử dụng bằng một ký hiệu dễ đọc ở mặt trước của thiết bị.
Bước 5. Quay số fax của người nhận
Sử dụng bàn phím ở mặt trước của bản fax, quay số fax của người nhận, bao gồm cả mã vùng. Nếu bạn đang gửi fax tài liệu đi quốc tế, bạn phải chèn mã quốc gia. Nếu có một số công ty được sử dụng để quay số bên ngoài (thường là “7” hoặc “9”), hãy nhớ nhấn vào chữ số đó trước mã vùng hoặc mã quốc gia và số fax.
Bước 6. Gửi tài liệu
Khi bạn đã quay số, hầu hết các máy fax sẽ yêu cầu bạn nhấn nút “gửi” hoặc “bắt đầu” để truyền tài liệu. Theo dõi khi tài liệu đang truyền trong trường hợp có lỗi hoặc kẹt giấy. Khi chuyển tài liệu thành công, bản fax sẽ in ra báo cáo tiến độ hoặc trang xác nhận. Nếu bạn nhận được thông báo lỗi, hãy thử gửi lại tài liệu.
Phần 3/3: Nhận Fax
Bước 1. Kiểm tra kết nối
Đảm bảo rằng máy fax đã được bật. Điều quan trọng nữa là đảm bảo rằng máy fax được kết nối với nguồn điện và giắc cắm điện thoại để nhận fax. Bạn có thể nhấc đầu thu lên và nghe âm quay số để đảm bảo kết nối thích hợp.
Bước 2. Kiểm tra giấy và mực cung cấp
Bạn sẽ muốn cung cấp đủ giấy và mực trong máy fax. Nếu bạn nhận được nhiều tài liệu qua máy fax, hãy nhớ kiểm tra các nguồn cung cấp này thường xuyên. Nếu không, điều này có thể khiến bạn không nhận được toàn bộ tài liệu hoặc trì hoãn việc đến.
Bước 3. Nghe nhạc chuông
Máy fax sẽ đổ chuông hoặc phát ra âm thanh quay số khi nhận tài liệu đến. Máy được thiết lập để tự động xử lý các tài liệu này, vì vậy bạn không cần phải làm bất cứ điều gì vào lúc này. Tránh nhấn các nút trên máy trong thời gian này, nếu không kết nối có thể bị gián đoạn hoặc ngắt kết nối.
Bước 4. Xem lại tài liệu
Khi máy fax đã nhận tài liệu thành công, nó sẽ in các trang theo thứ tự mà người gửi đã đặt. Xem lại trang bìa để đảm bảo rằng bạn là người nhận dự kiến và tất cả các trang đã được truyền và in thành công.
Bước 5. Theo dõi với người gửi
Nếu bạn muốn xác nhận rằng bạn đã nhận được fax hoặc nếu bạn lo lắng rằng mình không nhận được tất cả các thông tin cần thiết, bạn có thể liên hệ với người gửi qua điện thoại hoặc email. Thông tin liên hệ có thể được liệt kê trên trang bìa, vì vậy hãy tham khảo trang này nếu bạn không có sẵn thông tin của người gửi.
