Cách lưu trữ tài liệu: 6 bước (có hình ảnh)

Mục lục:

Cách lưu trữ tài liệu: 6 bước (có hình ảnh)
Cách lưu trữ tài liệu: 6 bước (có hình ảnh)

Video: Cách lưu trữ tài liệu: 6 bước (có hình ảnh)

Video: Cách lưu trữ tài liệu: 6 bước (có hình ảnh)
Video: Cách để xóa và thay thế vật thể trong Photoshop 2024, Tháng Ba
Anonim

Lưu trữ là việc lưu trữ hoặc bảo quản thông tin. Các tổ chức đang chuyển đổi tài liệu giấy sang kỹ thuật số mỗi ngày, để tăng tuổi thọ của tài liệu. Điều đó, cùng với lượng dữ liệu khổng lồ được tạo ra bởi máy tính ngày nay, có nghĩa là việc lưu trữ tài liệu sẽ ngày càng trở nên quan trọng. Nếu bạn biết cách lưu trữ tài liệu, bạn có thể giải phóng dung lượng để máy tính của bạn xử lý các tài liệu hiện tại hiệu quả hơn.

Các bước

Lưu trữ tài liệu Bước 1
Lưu trữ tài liệu Bước 1

Bước 1. Lưu trữ tài liệu trong một tệp zip

Đặc biệt hữu ích với các tệp quan trọng nhưng hiếm khi cần thiết, tệp zip làm giảm dung lượng mà tài liệu chiếm trên ổ cứng của bạn.

  • Chỉ cần đánh dấu các tệp bạn muốn chuyển đổi sang định dạng zip.
  • Nhấp chuột phải bằng chuột của bạn và sau đó chọn "Gửi tới".
  • Bạn muốn gửi các tệp đến thư mục "Đã nén (nén)."
  • Kiểm tra xem các tệp có thực sự ở đó không bằng cách nhấp đúp vào thư mục zip. Nếu có, bạn có thể xóa các tệp gốc.
Lưu trữ tài liệu Bước 2
Lưu trữ tài liệu Bước 2

Bước 2. Di chuyển tài liệu của bạn sang một phương tiện lưu trữ riêng biệt

Các lựa chọn phổ biến để lưu trữ kỹ thuật số là ổ băng ngoài, ổ cứng ngoài hoặc ổ cứng.

Lưu trữ tài liệu Bước 3
Lưu trữ tài liệu Bước 3

Bước 3. Sao lưu tài liệu vào đĩa CD hoặc DVD nếu bạn có đầu ghi CD hoặc DVD

Sao lưu là một cách khác để lưu trữ, mặc dù bạn có thể biết phương pháp này với một cái tên khác - ghi đĩa. Ví dụ: Windows sử dụng Hệ thống tệp trực tiếp và định dạng được làm chủ (tốt hơn để tương thích với các thiết bị khác) để sao chép tệp sang đĩa CD hoặc DVD.

  • Chèn một đĩa CD hoặc DVD có thể ghi vào đầu ghi CD hoặc DVD của máy tính của bạn cho Hệ thống Tệp Trực tiếp.
  • Khi hộp thoại xuất hiện, nhấp vào "Ghi tệp vào đĩa dữ liệu."
  • Đặt tên cho đĩa, sau đó nhấp vào "Tiếp theo".
  • Chờ một thư mục trống để đĩa xuất hiện. Điều này có nghĩa là đĩa đã được định dạng và sẵn sàng để sao chép các tập tin.
  • Mở thư mục có tài liệu bạn muốn lưu trữ và kéo các tệp vào thư mục đĩa trống.
  • Đối với định dạng Mastered, hãy chèn một đĩa CD hoặc DVD có thể ghi vào đầu ghi CD hoặc DVD của máy tính.
  • Khi hộp thoại xuất hiện, nhấp vào "Ghi tệp vào đĩa dữ liệu."
  • Đặt tên cho đĩa và nhấp vào "Hiển thị các tùy chọn định dạng."
  • Chọn "Đã làm chủ" và nhấp vào "Tiếp theo".
  • Chờ một thư mục trống để đĩa xuất hiện. Điều này có nghĩa là đĩa đã được định dạng và sẵn sàng để sao chép các tập tin.
  • Mở thư mục có tài liệu bạn muốn lưu trữ và kéo các tệp này vào thư mục đĩa trống.
Lưu trữ tài liệu Bước 4
Lưu trữ tài liệu Bước 4

Bước 4. Gửi tài liệu đến lưu trữ ngoại vi

  • Ngoài chức năng hoạt động như một vị trí cho các tệp lưu trữ, các vị trí lưu trữ an toàn bên ngoài bảo vệ dữ liệu khỏi các thảm họa như cháy và hỏng ổ cứng.
  • Với rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ này, bạn phải liên hệ trực tiếp với một công ty để biết chi tiết cụ thể về cách họ hoạt động và những đảm bảo nào được bao gồm trong việc lưu trữ tài liệu ngoại vi.
Lưu trữ tài liệu Bước 5
Lưu trữ tài liệu Bước 5

Bước 5. Sử dụng phần mềm để lưu trữ số

  • Một trong những phương pháp tốt nhất được biết đến để giữ giao diện của tài liệu là tạo tệp PDF. Được cung cấp bởi Adobe, phần mềm này - - được gọi là Adobe Acrobat - - giúp dễ dàng chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF từ các chương trình phần mềm khác nhau. Ngoài ra còn có một số chương trình miễn phí sẽ tạo các tệp này.
  • Thực tế là các thông số kỹ thuật được công khai có nghĩa là các phiên bản phần mềm của Adobe trong tương lai sẽ có thể đọc các phiên bản tài liệu trước đó.
  • Ngoài ra, Trình đọc PDF có sẵn dưới dạng tải xuống miễn phí từ trang web Adobe.
Lưu trữ tài liệu Bước 6
Lưu trữ tài liệu Bước 6

Bước 6. Cập nhật công nghệ để lưu trữ tài liệu

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, những gì hiện tại ngày hôm nay có thể lỗi thời vào ngày mai. Đây có thể là một vấn đề khi di chuyển các tệp đã lưu trữ sang một hệ thống mới.

Lời khuyên

  • Danh mục các tệp đã lưu trữ để bạn hoặc những người khác có thể tìm thấy các tệp cần thiết theo thời gian. Điều này có thể đơn giản như đặt tên tệp hoặc thư mục bằng tên nội dung và ngày tháng mà tệp bao gồm. Ví dụ: nếu bạn đang lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp, bạn có thể đặt tên cho một thư mục là "Tệp doanh nghiệp quý 1 năm 1997." Trong các hệ thống lớn hơn, các kho lưu trữ rất có thể sử dụng siêu dữ liệu cho mục đích lập danh mục.
  • Một lý do khác để lưu trữ tệp là đôi khi có các yêu cầu pháp lý bắt buộc phải lưu thông tin.

Cảnh báo

  • Dữ liệu đa phương tiện thường được liên kết với phần cứng hoặc phần mềm cụ thể và có thể không truy cập được bên ngoài các hệ thống độc quyền.
  • Một nguy cơ là nguy cơ hỏng tệp. Đảm bảo rằng bạn sử dụng một hệ thống đã được kiểm tra tốt để sao lưu thông tin của mình.
  • Không có sẵn một hệ thống để lưu trữ tài liệu có thể dẫn đến việc vô tình làm mất tệp, đặc biệt nếu chúng bị xóa do nhầm lẫn.

Đề xuất: