Nếu bạn đang làm việc với một công ty Đức, rất có thể bạn cần gửi fax cho họ thứ gì đó vì nhiều văn phòng ở Đức vẫn sử dụng máy fax. Gửi fax nội dung nào đó đến Đức rất dễ dàng miễn là bạn có mã thoát, mã quốc gia và mã vùng phù hợp cho điểm đến của mình. Bạn có thể sử dụng máy fax truyền thống hoặc gửi bằng công ty fax trực tuyến. Vì fax quốc tế có thể tốn kém, hãy cố gắng ngăn chặn bất kỳ lỗi nào trước khi chúng xảy ra.
Các bước
Phương pháp 1/3: Sử dụng máy Fax
Bước 1. Đặt tài liệu của bạn vào khay nạp
Bộ nạp là một khay nhô ra từ phía trên của máy fax. Bạn có thể thấy một biểu tượng nhỏ ở bên cạnh khay nạp sẽ cho bạn biết mặt nào của tài liệu cần nhập trước.
- Nếu bạn không thấy biểu tượng này, hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng máy fax để xác định cách nạp giấy vào khay. Một số máy có thể cần được tải ngược hoặc lộn ngược.
- Nếu không có máy fax, bạn có thể tìm thấy một máy fax ở hầu hết các thư viện, cửa hàng đồ dùng văn phòng và cửa hàng vận chuyển.
Bước 2. Nhập mã quay số nếu máy fax của bạn ở trên tổng đài
Một số doanh nghiệp có thể có tổng đài nội bộ. Nếu đúng như vậy, hãy nhập số gọi đi của công ty bạn để gửi fax ra bên ngoài công ty. Yêu cầu bộ phận nhân sự, công nghệ thông tin hoặc sếp của bạn học mã này.
Nếu bạn đang sử dụng máy fax gia đình hoặc nếu bạn không có tổng đài, bạn không cần thực hiện việc này
Bước 3. Quay mã thoát cho quốc gia của bạn
Điều này cho máy fax biết rằng bạn sắp gửi một bản fax quốc tế. Tại Hoa Kỳ và Canada, mã thoát là 011. Ở Mexico và hầu hết các nước châu Âu, mã thoát là 00.
Bạn có thể tìm thấy danh sách các mã thoát quốc gia khác tại
Bước 4. Quay số 49 để gửi fax đến Đức
Số này cho máy fax biết rằng bạn đang gửi fax đến điểm đến của Đức. Nó đến ngay sau mã thoát cho quốc gia của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang gửi fax từ Hoa Kỳ đến Đức, số của bạn cho đến nay sẽ giống như sau: 01149
Bước 5. Quay số mã vùng cho thành phố Đức bạn đang gọi
Mỗi vùng của Đức có một mã vùng. Mã vùng có thể dài từ 2 đến 5 chữ số. Nếu mã vùng bắt đầu bằng số 0, hãy bỏ số 0 và bắt đầu quay số bằng chữ số tiếp theo.
- Nếu bạn đang gửi fax từ Hoa Kỳ đến Dresden, Đức, số của bạn bây giờ sẽ giống như sau: 01149351.
- Để biết danh sách các mã vùng chính của Đức, hãy xem
Bước 6. Nhập số fax của người nhận và nhấn gửi
Số fax của Đức có thể dài từ 3 đến 7 chữ số. Nhấn gửi khi bạn hoàn tất. Máy fax có thể mất một phút để kết nối trước khi gửi tài liệu của bạn đến Đức.
Phương pháp 2/3: Gửi fax trực tuyến
Bước 1. Chọn một công ty fax trực tuyến
Có một số công ty sẽ chuyển tài liệu của bạn đến máy fax của người nhận cho bạn. Mỗi dịch vụ có giá fax quốc tế khác nhau. Một số công ty bao gồm FaxZero, RingCentral Fax và HelloFax.
- Một số có thể tính phí cho mỗi lần gửi fax. Đây là một lựa chọn tốt nếu bạn hiếm khi gửi fax. Chúng có thể có giá từ $ 2-5 USD cho toàn bộ tài liệu hoặc $ 0,07-0,10 USD một trang.
- Một số công ty sẽ tính phí hàng tháng, nhưng bạn sẽ được phép gửi một số lượng fax nhất định mỗi tháng. Điều này là lý tưởng nếu bạn cần fax đến Đức thường xuyên. Những khoản này thường bắt đầu khoảng $ 8-10 USD một tháng.
- Ngay cả các công ty fax “miễn phí” cũng có thể tính phí $ 1-2 USD cho các bản fax quốc tế.
Bước 2. Tải lên tài liệu của bạn trên trang web của họ
Làm theo hướng dẫn của trang web để gửi fax. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ chọn tệp bạn muốn gửi và tải nó lên trang web. Nếu tài liệu của bạn không có trên máy tính, hãy sử dụng máy quét để quét tài liệu đó.
- Một số trang web có thể cho phép bạn tải lên nhiều tài liệu cùng một lúc.
- Một số dịch vụ có thể yêu cầu bạn tải lên tệp PDF hoặc.doc. Đảm bảo rằng tệp của bạn có định dạng phù hợp trước khi bạn cố gắng gửi nó.
Bước 3. Nhập thông tin cá nhân của bạn vào các ô thích hợp
Đối với hầu hết các dịch vụ, hãy cung cấp tên, email và số điện thoại của bạn. Bạn cũng có thể nhập tên công ty của mình nếu cần.
Bước 4. Thêm số fax của người nhận
Nhập tên hoặc công ty của người nhận vào các ô thích hợp. Dưới đó, hãy nhập số fax. Đầu tiên, hãy nhập mã thoát của quốc gia bạn, sau đó là mã quốc gia của Đức, mã vùng và chính số fax.
- Mã thoát của quốc gia bạn đến trước. Ở Hoa Kỳ và Canada, mã thoát là 011. Ở hầu hết các quốc gia Châu Âu, mã thoát là 00. Bạn có thể tìm thêm mã thoát tại đây:
- Tiếp theo, hãy sử dụng mã quốc gia của Đức, là 49.
- Sau đó, nhập mã vùng cho vùng của Đức. Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các mã vùng tại đây:
- Cuối cùng, nhập số fax của người nhận. Điều này có thể nằm trong khoảng từ 3-7 chữ số.
Bước 5. Thanh toán bằng thẻ hoặc dịch vụ thanh toán trực tuyến
Khi bạn đã nhập số, hãy nhấp vào “tiếp theo” hoặc “gửi fax” để đến màn hình thanh toán. Trang web sẽ tính bất kỳ khoản phí quốc tế nào để gửi fax đến Đức.
Bước 6. Gửi fax
Nhấn nút “gửi”, “gửi” hoặc “xác nhận” để gửi fax. Có thể mất vài phút để gửi. Bạn có thể nhận được email xác nhận sau khi fax được gửi đi.
Phương pháp 3/3: Khắc phục sự cố quy trình
Bước 1. Đính kèm trang bìa để đảm bảo fax đến đúng người
Trong cài đặt văn phòng, bạn có thể cần chỉ định fax dành cho ai. Nếu bạn không nhận, người nhận có thể không bao giờ nhận được fax của họ. Để tránh điều này, trang đầu tiên của bản fax của bạn nên bao gồm:
- Tên của người nhận
- Số trang trong bản fax
- Tên của bạn
- Thông tin liên lạc của bạn.
Bước 2. Tránh gửi đồ họa lạ mắt và các mảng tối hoặc xám
Các khu vực tối hoặc bóng mờ có thể gây ra sự chậm trễ hoặc lỗi khi gửi fax. Đảm bảo rằng không có đồ họa phức tạp như ảnh trên fax. Trên biểu đồ, biên nhận được quét hoặc các hình ảnh khác, hãy đặt nền màu trắng, không phải màu xám hoặc đen.
Bước 3. Gửi fax trong giờ làm việc bình thường
Nếu có sự cố với máy fax của người nhận ngoài giờ, họ có thể không nhận thấy và fax của bạn có thể bị bỏ sót. Để giảm nguy cơ xảy ra sự cố, hãy gửi fax trong giờ làm việc của người nhận.
- Nói chung, các văn phòng ở Đức làm việc từ 9:00 sáng đến 6:00 chiều, mặc dù điều này có thể thay đổi tùy theo công ty.
- Các ngân hàng Đức thường mở cửa từ 8:30 sáng đến 1:30 chiều và 2:30 chiều đến 4:00 chiều.
- Múi giờ của Đức là Giờ Trung Âu (UTC +1).
Bước 4. Gọi điện hoặc gửi email để kiểm tra xem fax đã đến chưa
Yêu cầu họ xác nhận khi họ đã nhận được fax. Nếu họ chưa nhận được, bạn có thể phải gửi lại.
