Email chia sẻ kiến thức là email được thiết kế để chia sẻ thông tin, đặc biệt là ở nơi làm việc hoặc môi trường chuyên nghiệp khác. Chia sẻ kiến thức là một cách tuyệt vời để cho đồng nghiệp của bạn thấy rằng bạn quan tâm đến họ và muốn chia sẻ những gì bạn biết với họ, với hy vọng rằng nó có thể giúp ích cho họ trong tương lai. Nó cũng có thể giúp tăng cường kết nối nghề nghiệp của bạn. Cố gắng làm cho các email chia sẻ kiến thức của bạn rõ ràng và dễ hiểu nhất có thể. Điều này sẽ giúp người khác dễ dàng lĩnh hội và tiếp thu.
Các bước
Phương pháp 1/2: Soạn email của bạn
Bước 1. Nêu mục đích email của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn trong dòng tiêu đề
Viết một dòng chủ đề cho khán giả của bạn xem trước rõ ràng những gì sẽ xảy ra khi họ mở email của bạn. Cố gắng giữ độ dài của dòng tiêu đề khoảng 7 từ.
- Ví dụ: nếu bạn muốn chia sẻ kiến thức bạn đã thu được khi tham dự một hội nghị mã hóa, bạn có thể đặt dòng tiêu đề như: “Những điểm rút ra chính từ Hội nghị Coders Miami 2020”.
- Các email có dòng tiêu đề mơ hồ hoặc quá dài ít có khả năng được mở hơn nhiều. Tránh xa những dòng tiêu đề ngắn chỉ 1-2 từ không nêu rõ nội dung của email một cách hiệu quả.
Mẹo: Nếu bạn muốn mọi người đọc email chia sẻ kiến thức của bạn trong một khung thời gian nhất định, hãy đưa ngày vào dòng chủ đề. Ví dụ: bạn có thể đưa "Những tiến bộ của ngành để thảo luận trong Cuộc họp ngày 2 tháng 8."
Bước 2. Bắt đầu email bằng lời chào hướng đến đối tượng cụ thể của bạn
Hãy nghĩ về đối tượng mà bạn định gửi email chia sẻ kiến thức và chọn một lời chào với mức độ trang trọng phù hợp. Đặt lời chào bao gồm tất cả những người sẽ nhận được email.
- Ví dụ: nếu bạn đang gửi email đến một nhóm nhỏ các lập trình viên mà bạn làm việc chặt chẽ và biết rõ, bạn có thể bắt đầu email bằng một điều gì đó cực kỳ giản dị và thân thiện như: “Chào buổi chiều, các ninja lập trình viên của tôi”.
- Nếu bạn đang gửi một email chia sẻ kiến thức đến cấp trên hoặc một nhóm nào đó có những cá nhân mà bạn không biết cá nhân, bạn có thể chọn một lời chào trang trọng hơn với các dòng: “Kính gửi các thành viên của ban điều hành” hoặc “Chào buổi sáng, nhóm tiếp thị.”
- Nếu chỉ chia sẻ kiến thức với 1 hoặc 2 người, bạn có thể gọi họ bằng tên trong lời chào qua email của mình.
- Khi nghi ngờ, bạn có thể chỉ cần sử dụng một cái gì đó chung chung như: “Xin chào, mọi người” hoặc “Chào buổi chiều”.
Bước 3. Viết một số thông tin cơ bản hoặc bối cảnh ngắn gọn vào đầu email
Bắt đầu bằng một đoạn văn ngắn, ngay bên dưới lời chào của bạn, giải thích những gì bạn sẽ chia sẻ trong email của mình. Điều này sẽ cung cấp cho người đọc nhiều ngữ cảnh hơn cho những gì họ sắp đọc hơn là dòng tiêu đề.
Ví dụ: nếu bạn đang chia sẻ kiến thức từ một hội nghị mã hóa, bạn có thể viết đại loại như: “Tuần trước, tôi có may mắn được tham dự phiên bản 2020 của Hội nghị Coders Miami. Tôi muốn chia sẻ với bạn một số rút ra chính từ hội nghị kéo dài 2 ngày, trong đó chúng ta đã học về trí tuệ nhân tạo và xu hướng mã hóa cho năm 2021. Tôi hy vọng rằng kiến thức này sẽ hữu ích và thú vị đối với bạn cũng như đối với tôi..”
Bước 4. Chia nhỏ nội dung email thành các phần
Chia những điểm chính mà bạn muốn chia sẻ thành các phần gắn kết để dễ theo dõi và dễ hiểu hơn. Đặt tiêu đề ở đầu mỗi phần thông tin để làm rõ nội dung của văn bản bên dưới. Chia các phần dài thành nhiều đoạn ngắn hơn để chia nhỏ thông tin, thay vì chỉ dồn một đống thông tin vào 1 khối văn bản dài.
- Đảm bảo mỗi đoạn văn của bạn chứa các điểm liên quan. Nếu bạn đang bắt đầu một suy nghĩ mới, hãy bắt đầu viết một đoạn văn mới.
- Ví dụ: nếu bạn muốn chia sẻ những gì bạn đã học được về trí tuệ nhân tạo và xu hướng mã hóa tại một hội nghị gần đây mà bạn tham dự, bạn có thể cấu trúc email của mình như sau: tiêu đề phần có nội dung “Cập nhật ngành trí tuệ nhân tạo”, sau đó viết một vài đoạn văn về chủ đề, theo sau là một tiêu đề phần khác có nội dung “Xu hướng mã hóa cho năm 2021”, tiếp theo là một vài đoạn văn khác.
Bước 5. Kết thúc phần nội dung của email bằng một đoạn tóm tắt
Viết một đoạn văn ngắn trước khi bạn ký tên để nhắc lại một số thông tin chính trong email của bạn. Hãy cho người đọc của bạn biết những gì bạn hy vọng họ thu được từ kiến thức được chia sẻ và bao gồm bất kỳ mục hành động nào có liên quan.
- Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó như: “Như bạn có thể thấy, có rất nhiều phát triển mới thú vị trong AI liên quan đến tiếp thị và có một số xu hướng lập trình mới thú vị cần chú ý vào năm 2021. Tôi hy vọng bạn sẽ áp dụng thông tin này cho các dự án phát triển của chúng tôi và đang suy nghĩ về cách chúng tôi có thể cải thiện sản phẩm của mình trong năm tới."
- Ví dụ về một mục hành động sẽ như sau: “Hãy lập kế hoạch chia sẻ một số suy nghĩ của chúng tôi về tất cả thông tin này trong cuộc họp vào thứ Sáu. Hãy chuẩn bị với ít nhất 1 điểm để thảo luận”.
Bước 6. Kết thúc email của bạn bằng một dấu hiệu, sau đó là tên và chức danh của bạn
Chọn một ký hiệu ngắn gọn và thân thiện với mức độ trang trọng phù hợp với khán giả của bạn. Hãy bao gồm tên và tiêu đề của bạn ở cuối, để mọi người biết chính xác email họ vừa đọc là của ai, điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn không biết tất cả các thành viên trong khán giả của mình.
- Ví dụ về việc đăng xuất bình thường phù hợp với hầu hết mọi email là: “Cảm ơn”, “Trân trọng” và “Chúc mọi điều tốt lành”.
- Một số dấu hiệu chính thức hơn là: "Trân trọng" và "Trân trọng".
- Một số ý tưởng cho những lần đăng nhập bình thường hơn, mà bạn có thể sử dụng để gửi email cho những người làm việc cùng hoặc xem hàng ngày, là: “Hẹn gặp lại tất cả các bạn vào ngày mai” và “Chúc mừng”.
- Nếu bạn đang chia sẻ kiến thức bên ngoài tổ chức của mình, hãy bao gồm tên tổ chức sau tên và chức danh của bạn, để mọi người biết bạn đang viết chúng từ đâu.
Phương pháp 2/2: Làm cho email của bạn thân thiện với người đọc
Bước 1. Giữ email của bạn càng ngắn càng tốt
Cố gắng bao gồm tất cả thông tin bạn muốn chia sẻ bằng ít từ nhất có thể. Email của bạn càng dài thì khả năng những người bạn muốn chia sẻ kiến thức sẽ đọc toàn bộ nội dung càng ít.
- Nếu bạn đang viết về một chủ đề đặc biệt phức tạp, bạn luôn có thể bao gồm các liên kết đến các nguồn bên ngoài hoặc tệp đính kèm để cung cấp thông tin chi tiết hơn. Bằng cách đó, những người quan tâm đến những gì bạn đang chia sẻ có thể đi sâu hơn vào chủ đề.
- Không có quy tắc cơ bản nào về thời lượng của một email chia sẻ kiến thức, và nó sẽ phụ thuộc rất nhiều vào loại thông tin bạn đang chia sẻ và mức độ phức tạp của chủ đề. Một nguyên tắc chung là không viết email dài hơn mức bạn muốn tự đọc.
Bước 2. Đánh dấu thông tin quan trọng bằng các gạch đầu dòng hoặc danh sách được đánh số
Lặp lại các phần thông tin chính từ các đoạn văn bản của bạn trong các dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số. Điều này giúp nhắc lại kiến thức bạn đang chia sẻ và cung cấp cho người đọc một cái gì đó để xem nhanh để nắm được một số điểm chính trong email của bạn.
Ví dụ: bạn có thể tạo một danh sách với tiêu đề như “5 xu hướng tiếp thị hàng đầu cho năm 2021” và viết ra các xu hướng từ 1-5 trong danh sách được đánh số bên dưới. Người đọc có thể dễ dàng xem xu hướng là gì, sau đó đọc nội dung email của bạn nếu họ muốn biết thêm thông tin chuyên sâu
Bước 3. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu nhất có thể
Tránh sử dụng những từ lớn và biệt ngữ để giải thích quan điểm của bạn trừ khi bạn thực sự cần thiết. Điều này sẽ làm cho email của bạn dễ đọc và dễ hiểu hơn nhiều đối với nhiều đối tượng hơn, những người có thể không quen thuộc với chủ đề bạn đang viết.
Ngoài ra, hãy cân nhắc đối tượng của bạn khi bạn chọn ngôn ngữ để sử dụng. Ví dụ: nếu bạn đang viết thư cho một nhóm nhỏ các lập trình viên, bạn có thể tránh được việc sử dụng nhiều biệt ngữ viết mã trong email của mình hơn là nếu bạn đang viết cho nhiều đối tượng khác nhau
Mẹo: Nếu bạn thực sự cần sử dụng một từ mà mọi người có thể không biết để giải thích một điểm, hãy cung cấp định nghĩa lần đầu tiên bạn sử dụng từ này trong nội dung email của mình.
Bước 4. Viết với một giọng điệu chuyên nghiệp
Lịch sự, sử dụng ngữ pháp và dấu câu thích hợp, và lựa chọn từ ngữ của bạn một cách cẩn thận. Tránh viết với giọng điệu bình thường và không sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ không chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và hiểu biết về chủ đề mà bạn đang chia sẻ thông tin.
- Ví dụ: không viết hoa tất cả các từ và sử dụng ít dấu chấm than, vì vậy bạn sẽ không cảm thấy như đang la mắng khán giả của mình.
- Không sử dụng các từ hoặc cụm từ tiếng lóng như “yo”, “có chuyện gì” hoặc “y’all” để đặt tên cho một số.
Bước 5. Bám sát vào phông chữ, ký tự và định dạng email tiêu chuẩn
Không sử dụng bất kỳ phông chữ hoặc ký tự đặc biệt nào mà một số hệ thống không có. Sử dụng phông chữ hệ thống tiêu chuẩn được tích hợp sẵn trong máy chủ email của bạn, sử dụng các ký tự có trên bàn phím tiêu chuẩn và không gây rối với định dạng mặc định của email.
Điều này sẽ đảm bảo rằng hầu như bất kỳ ai nhận được email của bạn trên một máy tính khác hoặc thông qua một máy chủ email khác sẽ thấy chính xác những gì bạn đã thấy khi viết email của mình
Lời khuyên
- Luôn xem xét đối tượng của bạn khi bạn viết email chia sẻ kiến thức. Điều này sẽ giúp bạn xác định mức độ trang trọng, giọng điệu và ngôn ngữ sẽ sử dụng.
- Đảm bảo rằng bạn đang gửi email chia sẻ kiến thức đến những người sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ nó. Ví dụ: một lập trình viên có thể không quan tâm đến các xu hướng và sự phát triển của ngành tiếp thị, nhưng một người nào đó trong dịch vụ khách hàng thì có thể.
- Trước khi bạn soạn một email chia sẻ kiến thức, hãy tự hỏi bản thân xem đó có phải là cách tốt nhất để chia sẻ thông tin hay không. Trong một số trường hợp, bạn có thể quyết định rằng một cuộc họp trực tiếp hoặc một bài thuyết trình trong hội nghị truyền hình sẽ hiệu quả hơn.
- Lập dàn ý về những gì bạn muốn chia sẻ trước khi viết email. Ví dụ: nếu bạn muốn chia sẻ một số kỹ thuật tiếp thị mà bạn đã học được trong hội thảo trên web mà bạn đã tham dự, bạn có thể viết ra những điểm chính như “kỹ thuật SEO mới”, “chiến lược tiếp thị qua email” và “các phương pháp hay nhất về tiếp thị nội dung”.
Cảnh báo
- Đảm bảo rằng ngôn ngữ bạn sử dụng trong email của mình sẽ dễ hiểu đối với mọi người trong khán giả của bạn. Ví dụ: không sử dụng một loạt các biệt ngữ lập trình nếu bạn đang viết thư cho toàn bộ công ty của mình.
- Luôn đọc lại và kiểm tra chính tả email của bạn trước khi bạn gửi chúng đi. Nếu email của bạn có lỗi, bạn sẽ không phải là một nguồn kiến thức đáng tin cậy.
