Hầu hết mọi người đã viết vô số email và tự hỏi tại sao họ phải đợi một thời gian dài để nhận được phản hồi. Tạo cho email một cảm giác cấp bách là đơn giản, nhưng bạn cần phải lựa chọn từ ngữ của mình một cách cẩn thận. Dựa vào những từ nhạy cảm về thời gian trong khi kêu gọi người đọc hành động ngay lập tức. Miễn là bạn giữ cho email của mình ngắn gọn và có giọng điệu nhất quán, bạn có thể khiến bất kỳ email nào trở nên khẩn cấp.
Các bước
Phần 1/3: Tạo dòng chủ đề
Bước 1. Đề cập đến người nhận trong dòng chủ đề của bạn
Nếu bạn liên hệ trực tiếp với người khác, email của bạn sẽ nổi bật hơn. Bạn có thể làm điều này bằng cách đề cập đến tên của người đó hoặc bằng cách sử dụng các từ “bạn” và “của bạn”. Những từ này trực tiếp, mang tính hội thoại và khuyến khích người nhận mở email.
- Ví dụ: bắt đầu dòng chủ đề bằng một cụm từ như “Này Bill!” hoặc "Bạn đã gọi chưa?"
- Nếu bạn không biết tên của người đó, bạn có thể tham khảo thông tin cá nhân như vị trí của người nhận. Ví dụ, nói, "Các nhà hàng tốt nhất trong thành phố của bạn."
Bước 2. Sử dụng ngôn ngữ khẩn cấp trong dòng tiêu đề
Điều quan trọng là chuyển tiếp tình trạng khẩn cấp càng sớm càng tốt. Khuyến khích người đọc nhấp vào email bằng cách bao gồm lời kêu gọi hành động hoặc tham chiếu đến sự khan hiếm. Những chiến thuật này gợi ý rằng người đọc cần phải hành động ngay lập tức để được hưởng lợi từ email.
- Ví dụ: sử dụng các từ và cụm từ như "Nhanh lên!" hoặc "24 giờ còn lại" để kêu gọi người đọc hành động ngay bây giờ.
- Gợi ý rằng điều gì đó bị hạn chế, chẳng hạn như bằng cách nói, "Mặt hàng này đang bay khỏi kệ."
Bước 3. Gợi ý những gì bên trong email
Theo dõi từ khẩn cấp với một bức tranh rõ ràng về những gì người đọc nên mong đợi bên trong email. Sử dụng các từ hướng hành động để gợi ý cách người đọc phản hồi. Đảm bảo rằng bạn giữ dòng tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn để tiêu đề không gây nhầm lẫn.
- Ví dụ, bạn có thể nói điều gì đó như, “Nhanh lên! Đó là một cuộc mua bán."
- Bạn cũng có thể giải thích email thông qua các con số. Ví dụ, nói, "5 cách để giảm hóa đơn tiền điện của bạn."
Bước 4. Đặt câu hỏi cho người đọc về một cách thay thế để thu hút
Một câu hỏi có thể là một cách tuyệt vời để gợi ý về những gì bên trong email của bạn. Câu hỏi phải phù hợp với người đọc. Nó phải đề cập đến một sự kiện khẩn cấp hoặc một chủ đề mà người đọc cần biết, khuyến khích họ đọc email ngay lập tức.
- Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó như, "Cơ hội cuối cùng - bạn đã đặt mua vé của mình chưa?"
- Một ví dụ khác là, "Làm thế nào bạn có thể làm việc hiệu quả hơn ngày hôm nay?"
Phần 2/3: Cấu trúc Văn bản của Email
Bước 1. Dẫn dắt bằng giải pháp cho một vấn đề có liên quan
Trong văn bản, giải thích lý do tại sao bạn gửi email. Cho người đọc thấy điều gì khiến email này trở nên khẩn cấp và tại sao họ nên trả lời nó càng sớm càng tốt. Hãy càng cụ thể càng tốt để đề xuất những gì người khác nhận được khi đọc email của bạn.
- Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó như, “Bạn có mệt mỏi khi phải đi lại trên đôi giày cũ nát không? Chương trình giảm giá của chúng tôi có những đôi giày hàng hiệu với giá cực rẻ.”
- Bạn có thể viết, “Hãy gọi cho khách hàng ngay hôm nay để nhận hàng theo thời hạn.”
Bước 2. Mô tả mục đích của email bằng những câu ngắn gọn
Tránh tạo một email khẩn cấp dài và khó hiểu. Giới hạn bản thân trong một vài câu hoặc đoạn văn ngắn. Chuyển tiếp thông điệp của bạn theo cách dễ hiểu và đúng ngữ pháp.
- Để tránh làm cho tin nhắn của bạn quá dài, hãy thử lập danh sách những điểm quan trọng nhất mà bạn cần thực hiện.
- Nhiều doanh nghiệp bao gồm một hình ảnh trong email. Quảng cáo bán hàng giải thích mục đích của email một cách hiệu quả.
Bước 3. Sử dụng giọng điệu nhẹ nhàng và không đối đầu
Bằng cách cố tỏ ra khẩn cấp, bạn có thể tỏ ra tự thúc ép hoặc đe dọa. Tránh đòi hỏi người đọc phải chú ý và phản hồi, vì điều này thường gây tác dụng ngược hơn không. Thay vào đó, hãy ghép các từ liên quan đến thời gian với các gợi ý về hành động mà người đọc nên thực hiện.
- Ví dụ, nói, “Còn 5 điểm trên máy bay. Vui lòng gọi ngay hôm nay để giữ chỗ.”
- Để tránh nghe có vẻ đáng sợ, hãy gián tiếp một chút. Ví dụ, giả sử, “Hành vi trộm cắp danh tính tăng 5% mỗi năm, điều này khiến việc bảo vệ thông tin cá nhân của bạn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết”.
Bước 4. Bao gồm lời kêu gọi hành động ở cuối
Sử dụng câu cuối cùng trong email của bạn để hướng dẫn người đọc về hành động mà bạn muốn họ thực hiện. Điều này cần phải cụ thể, vì vậy hãy bao gồm bất kỳ thông tin nào họ cần để trả lời email của bạn. Đây có thể là một nút để nhấn, một liên kết trang web hoặc một số điện thoại.
- Ví dụ: nếu bạn muốn ai đó thực hiện cuộc gọi, hãy nói, "Vui lòng gọi cho tôi hôm nay" và liên hệ với số điện thoại của bạn.
- Cung cấp liên kết trang web chính xác. Nếu bạn muốn một người xem một sản phẩm cụ thể, hãy đăng liên kết đến trang sản phẩm, không phải trang web tổng thể.
- Nếu bạn muốn hướng ai đó đến một vị trí thực tế, thì việc cung cấp chỉ đường, bản đồ và các tài liệu tham khảo khác sẽ giúp ích cho bạn.
Phần 3/3: Tinh chỉnh Email
Bước 1. Sử dụng địa chỉ email dễ nhận ra
Nhiều người nhìn thấy địa chỉ email đầu tiên và nếu không thể nhận ra được, họ có thể bỏ qua email. Đảm bảo rằng địa chỉ email của bạn gợi ý những gì người khác có thể mong đợi thấy trong email. Cá nhân hóa địa chỉ email của bạn để làm cho email của bạn hiển thị nhiều hơn.
- Ví dụ, sử dụng tên của bạn. Email phải có dạng như “John Smith, wikiHow” hoặc “[email protected]”.
- Tránh sử dụng các số và ký hiệu ngẫu nhiên, vì điều này không chuyên nghiệp và khiến email của bạn giống như thư rác.
Bước 2. Tạo thời hạn trả lời email
Để nghe có vẻ khẩn cấp, hãy tạo ấn tượng rằng người đọc cần phải hành động ngay bây giờ. Ngay cả khi bạn không có thời hạn cụ thể, hãy giả vờ rằng có một thời hạn cụ thể. Đảm bảo rằng bạn tham chiếu thời hạn này thường xuyên nhất có thể trong suốt email.
- Ví dụ: bạn có thể nói, "Thỏa thuận này kết thúc vào ngày mai."
- Nếu bạn không có thời hạn cụ thể, hãy thử nói, “Vui lòng trả lời trước Thứ Ba” hoặc “Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn trả lời trước 5:00 chiều”.
Bước 3. Đọc lại email để đảm bảo nó có mục đích nhất quán
Tất cả thông tin trong email phải liên quan đến mục đích bạn gửi nó. Mục đích này là điều cần được nhấn mạnh trong dòng chủ đề và trong toàn bộ văn bản. Mọi chi tiết cần dẫn đến mục đích đó, cho người đọc biết những gì họ cần biết để hành động theo mục đích đó. Chỉnh sửa bất kỳ chi tiết nào không phù hợp, vì chúng làm giảm giọng điệu khẩn cấp.
- Nếu bạn đang bán một sản phẩm, bạn sẽ bao gồm các tính năng và lợi ích lớn nhất của sản phẩm. Những câu chuyện dài hoặc những chi tiết nhỏ có thể gây mất tập trung.
- Ví dụ: nếu bạn đang tiếp cận với một khách hàng, bạn có thể muốn nói với họ rằng “Tiết kiệm 20% khi bạn mua sắm tại trang web mới của tôi”.
- Nghĩ về những gì người đó cần biết. Nếu bạn đã liên hệ với ai đó, bạn không cần phải lặp lại những gì bạn đã nói trước đó.
Bước 4. Tránh gõ chữ in hoa hoặc viết tắt
Kỹ thuật đánh máy tốt và ý thức ngữ pháp giúp email của bạn dễ hiểu hơn rất nhiều. Tránh sử dụng nhiều dấu chấm than hoặc các chữ viết hoa không cần thiết. Sử dụng ngôn ngữ thích hợp và tôn trọng.
- Tránh các từ viết tắt như “u”, “ur”, “plz” và biểu tượng cảm xúc.
- Rất nhiều dấu chấm than, chữ viết hoa hoặc số cũng có thể kích hoạt bộ lọc thư rác, nghĩa là email của bạn có thể hoàn toàn không được nhìn thấy.
Lời khuyên
- Giữ cho email của bạn nhất quán và dễ hành động từ dòng chủ đề đến câu cuối cùng.
- Đảm bảo rằng email tập trung vào những gì bạn muốn diễn đạt. Xóa bất kỳ điều gì đi ngược lại với tin nhắn của bạn.
- Luôn đọc lại và chỉnh sửa email của bạn trước khi gửi. Bạn thường sẽ tìm thấy những điểm cần ngắn gọn và khẩn cấp hơn.
