Yêu cầu thời gian nghỉ làm có thể gây khó chịu và khó xử, nhưng nó thường là cần thiết. Nếu bạn lập kế hoạch cho thời gian nghỉ làm để nó gây ra những vấn đề nhỏ nhất cho người sử dụng lao động của bạn, bạn sẽ có một cơ hội tốt hơn để có được những ngày nghỉ đó. Khi bạn ngồi xuống để viết yêu cầu email của mình, hãy trực tiếp, thân thiện và giải thích lý do tại sao bạn muốn nghỉ việc. Cho dù bạn đang đi nghỉ hay bận việc cá nhân, bạn có thể tự tin yêu cầu thời gian nghỉ nếu bạn lịch sự và cân nhắc về việc sự vắng mặt sẽ ảnh hưởng đến nơi làm việc của bạn như thế nào.
Các bước
Phần 1/2: Thời gian yêu cầu của bạn
Bước 1. Kiểm tra các chính sách của công ty bạn về việc yêu cầu thời gian nghỉ làm
Kiểm tra sổ tay nhân viên của bạn hoặc hỏi người giám sát về chính sách nghỉ phép tại nơi làm việc của bạn. Tìm hiểu xem bạn có bao nhiêu ngày làm việc, cách thức và thời gian họ tích lũy và liệu bạn có đủ điều kiện để được nghỉ có trả lương hay không.
- Thâm niên cũng có thể ảnh hưởng đến số ngày bạn có thể nghỉ và khi nào bạn có thể đi nghỉ.
- Nếu bạn là nhân viên mới, hãy kiểm tra xem bạn đã đủ điều kiện để được nghỉ chưa. Nghỉ việc khi bạn là nhân viên mới có thể khó khăn và cấp trên của bạn có thể không nhiệt tình.
Bước 2. Lên kế hoạch cho những ngày nghỉ của bạn vào một thời điểm thuận tiện
Sẽ dễ dàng hơn để dành thời gian nghỉ ngơi nếu bạn không tham gia vào một dự án đang thực hiện hoặc nếu không có thời hạn sắp tới. Nếu công ty của bạn có một thời gian nhất định trong năm rất bận rộn, bạn nên cố gắng tránh nghỉ làm trong khoảng thời gian đó.
- Nếu bạn cần thời gian nghỉ ngơi trong thời gian bận rộn vì trường hợp khẩn cấp hoặc cơ hội đột xuất, hãy đưa ra lời giải thích rõ ràng cho yêu cầu của bạn.
- Nếu có thể, hãy hỏi xem có ai khác đang cân nhắc nghỉ vào những ngày bạn muốn không. Nếu nơi làm việc của bạn thiếu nhân sự, cấp trên sẽ khó chấp nhận yêu cầu của bạn hơn.
- Nếu yêu cầu xin nghỉ của bạn được chấp thuận, hãy nhắc đồng nghiệp của bạn rằng bạn sẽ đi khoảng một tuần trước khi nghỉ làm.
Bước 3. Thực hiện yêu cầu của bạn trước ít nhất 2 tuần
Bạn nên xin nghỉ ít nhất 2 tuần trước ngày bạn muốn bắt đầu nghỉ. Nói chung, bạn càng có thể cung cấp nhiều thông báo trước, thì bạn càng có nhiều cơ hội nhận được thời gian nghỉ. Việc cho cấp trên của bạn biết rằng bạn có kế hoạch nghỉ vài tuần, hoặc thậm chí một tháng, trước khi bạn định nghỉ việc sẽ cho phép nơi làm việc của bạn chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn.
Bạn dự định nghỉ việc càng lâu, bạn càng nên cung cấp nhiều thông báo trước hơn. Báo trước 2 tuần để được nghỉ vài ngày là đủ. Nếu bạn sẽ đi từ một tuần trở lên, bạn nên cố gắng cho sếp biết ít nhất 1 tháng trước khi bạn định đi
Bước 4. Hoàn thành nhiều công việc nhất có thể trước khi rời đi
Nếu có những nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn sẽ làm trong thời gian bạn yêu cầu nghỉ làm, hãy hoàn thành càng nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm càng tốt trước khi rời đi. Đảm bảo với đồng nghiệp của bạn rằng sự vắng mặt của bạn sẽ không gây gánh nặng quá lớn, họ sẽ được đánh giá cao và giúp cấp trên dễ dàng chấp thuận yêu cầu của bạn.
Nếu bạn có trách nhiệm công việc không thể hoàn thành trước khi rời đi, hãy sắp xếp với đồng nghiệp để trang trải cho bạn. Hãy chắc chắn rằng họ hiểu đầy đủ các nhiệm vụ bạn cần họ hoàn thành. Cung cấp cho họ thông tin liên hệ trong trường hợp họ cần sự giúp đỡ của bạn
Phần 2/2: Viết Email của bạn
Bước 1. Đặt yêu cầu của bạn trong dòng tiêu đề email
Bạn muốn cấp trên hiểu ngay yêu cầu của bạn mà không cần mở email. Nói cụ thể rằng bạn đang yêu cầu thời gian nghỉ và cung cấp ngày bạn đang yêu cầu trong dòng chủ đề.
Ví dụ: dòng chủ đề có thể là: "Pat Smith Yêu cầu Ngày nghỉ từ 2020-10-10 đến 2020-10-25."
Bước 2. Mở đầu bằng một lời chào thân thiện
Nói thẳng với người giám sát của bạn bằng tên và kèm theo lời chào. Nó có vẻ như là một điều không cần thiết hoặc không quan trọng, nhưng hãy thiết lập một giai điệu ấm áp và làm cho email trông chuyên nghiệp hơn.
- Lời chào của bạn không cần phải có gì lạ. Nói điều gì đó đơn giản như “Này Jane”, “Xin chào Dave” hoặc “Xin chào Aden” là hoàn toàn ổn.
- Hãy nhận biết các chức danh và sở thích của người giám sát của bạn đối với cách họ được giải quyết. Nếu nơi làm việc của bạn thường sử dụng họ trong giao tiếp, thì việc sử dụng tên của cấp trên của bạn trong email có thể có vẻ thiếu tôn trọng. Tương tự, nếu người giám sát của bạn sử dụng tiền tố chức danh (như bác sĩ, giáo sư, thẩm phán, v.v.), bạn nên sử dụng nó trong lời chào của mình.
Bước 3. Cung cấp ngày đi nghỉ của bạn
Mặc dù bạn đã đặt những ngày bạn muốn trong dòng tiêu đề email, bạn nên đặt lại chúng trong dòng đầu tiên của email. Đặt thông tin này dưới dạng một yêu cầu.
Ví dụ: bạn có thể viết: “Tôi muốn yêu cầu thời gian đi nghỉ từ Thứ Tư, ngày 10 tháng 10 đến thứ Năm, ngày 25 tháng 10."
Bước 4. Giải thích lý do bạn muốn có thời gian nghỉ
Ngay sau khi bạn đưa ra ngày bạn muốn nghỉ, hãy cung cấp lý do bạn đưa ra yêu cầu. Bạn nên thành thật về lý do tại sao bạn muốn có thời gian nghỉ, ngay cả khi bạn nghĩ rằng lý do của bạn sẽ không nhận được phản hồi tích cực. Nếu bạn nói dối về lý do tại sao bạn cần thời gian nghỉ thì có thể sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng và việc yêu cầu nghỉ trong tương lai sẽ khó hơn nhiều.
- Ví dụ: bạn có thể viết: "Tôi xin nghỉ những ngày này vì gia đình tôi sẽ đi nghỉ ở Hawaii."
- Nếu bạn đang yêu cầu nghỉ vì trường hợp khẩn cấp hoặc một sự kiện bất ngờ, hãy đảm bảo bạn nhấn mạnh điều này trong phần giải thích của mình. Đám tang, vấn đề y tế hoặc thậm chí đám cưới bất ngờ là một số ví dụ về các sự kiện bất ngờ có thể khiến cấp trên của bạn có nhiều khả năng đưa ra yêu cầu vào phút cuối.
Bước 5. Đảm bảo với cấp trên của bạn rằng bạn có kế hoạch cho sự vắng mặt của mình
Hãy cho người chủ của bạn biết rằng bạn đã cân nhắc kỹ lưỡng việc bạn vắng mặt có thể ảnh hưởng đến nơi làm việc như thế nào. Nếu bạn cần sắp xếp để ai đó bao che cho bạn hoặc nếu các dự án và khách hàng hiện tại có thể cần bạn chú ý trong thời gian nghỉ, hãy giải thích chi tiết về cách bạn sẽ giải quyết những vấn đề này. Bạn càng tiết kiệm được nhiều công việc và sự thất vọng cho cấp trên, thì họ càng cảm thấy thoải mái hơn khi bạn dành thời gian nghỉ ngơi.
- Ví dụ: bạn có thể viết: "Tôi đã đảm bảo rằng trách nhiệm của tôi sẽ được giải quyết khi tôi đi. Tôi đã sắp xếp để Charlie xử lý khách hàng của tôi. Ngoài ra, tôi đã hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ mà tôi cần làm trong thời gian này. sự vắng mặt của tôi."
- Luôn luôn là một ý kiến hay để nói với cấp trên của bạn về cách có thể liên lạc với bạn khi bạn vắng mặt. Nếu bạn không thể hoặc không muốn cung cấp số điện thoại hoặc email để có thể liên lạc với bạn trong thời gian nghỉ, bạn sẽ cần nêu thông tin này trong yêu cầu của mình.
Bước 6. Kết thúc bằng một ghi chú tích cực
Dòng cuối cùng của email của bạn nên hỏi xem yêu cầu bạn đưa ra có phù hợp với nhà tuyển dụng hay không. Bạn cũng nên cảm ơn người giám sát của bạn trước khi ký tên của bạn. Điều này duy trì giọng điệu thân thiện và chuyên nghiệp bắt đầu bằng lời chào của bạn.
Ví dụ: phần cuối email của bạn có thể đọc: “Tất cả điều này có vẻ ổn chứ? Cảm ơn, Pat.”
Lời khuyên chuyên gia
Cách tận dụng tối đa thời gian nghỉ của bạn:
- Đặt mục tiêu cho bản thân về điều gì đó bạn muốn học hoặc đạt được trong 6 tháng tới. Có điều gì đó để mong đợi có thể giúp bạn duy trì động lực trong tháng đầu tiên sau khi trở về sau kỳ nghỉ làm việc dài ngày.
- Trong thời gian nghỉ, hãy nghĩ về sự nghiệp của bạn. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn muốn ở đâu và liệu công việc của bạn có thực sự cung cấp cho bạn điều đó hay không. Sau đó, suy nghĩ về các cơ hội trong công việc có thể giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn của mình.
- Nếu bạn cảm thấy hạnh phúc ở nơi làm việc của mình nhưng không đúng với vai trò mà bạn đang đảm nhận, hãy cân nhắc nói chuyện với sếp trước khi quay lại về việc có thể chuyển sang một vai trò khác trong công ty.
Từ Archana Ramamoorthy, MS Giám đốc Công nghệ, Ngày làm việc
