Tạo một email hiệu quả để thu hút sự đóng góp đòi hỏi một giọng điệu tạo ra sự phấn khích về tổ chức của bạn. Việc sử dụng email như một phương tiện gây quỹ ngày càng tăng vì chi phí thấp hơn so với thư hoặc điện thoại, và thông tin liên lạc là ngay lập tức. Có nhiều cách để tạo email hấp dẫn, có thể hành động để bạn nhận được kết quả như mong muốn: đóng góp nhiều.
Các bước
Email mẫu
Email quyên góp mẫu của trường
Email quyên góp kinh doanh mẫu
Email quyên góp từ thiện mẫu
Phần 1/3: Cấu trúc email của bạn
Bước 1. Viết một tiêu đề mạnh mẽ
Dòng tiêu đề là dòng đầu tiên của email và có chức năng giống như tiêu đề. Chỉ có khoảng 15% email được mở, vì vậy viết một tiêu đề tuyệt vời là cực kỳ quan trọng để thu hút sự chú ý của 15% đó và thuyết phục họ tiếp tục đọc. Trên thực tế, trong hầu hết các tài khoản email, bạn có thể đọc dòng đầu tiên của email trong trường bên cạnh chủ đề, vì vậy tiêu đề không chỉ là lý do để tiếp tục đọc email mà chúng còn là lý do để mở email ngay từ đầu.
- Sử dụng các động từ và danh từ hoạt động để thu hút sự chú ý, cũng như in đậm, căn giữa và phông chữ lớn hơn.
- Đặt tiêu đề ngắn gọn và đi vào trọng tâm, làm cho mục đích của email của bạn rõ ràng ngay từ đầu. Bắt người đọc nghĩ rằng đọc email này sẽ hữu ích, kịp thời và rất phù hợp với cuộc sống của họ.
- Trả lời câu hỏi mà người đọc muốn biết: What’s in it for me?
- Dòng chủ đề của bạn có thể gây xúc động cho người đọc, là lời kêu gọi hành động, là chủ đề về các sự kiện hiện tại hoặc về một địa điểm hoặc sự kiện địa phương nếu tổ chức của bạn hoàn toàn dựa vào cộng đồng.
- Một ví dụ tiêu đề tốt là, "Thành phố New York thách thức các quy định về khí đốt tự nhiên của tiểu bang tại Tòa án"
Bước 2. Kể mọi thứ trong đoạn đầu tiên
Đi thẳng vào vấn đề. Người đọc không muốn thắc mắc email của bạn viết về nội dung gì giữa chừng, đó là lý do khiến họ có thể xóa email mà không đóng góp gì. Hãy trình bày rõ ràng trong đoạn này bạn muốn người đọc làm gì và tại sao bạn lại gửi email này.
- Trong đoạn đầu tiên này, bạn nên yêu cầu người đọc đóng góp. Mặc dù trực tiếp bạn có thể muốn nói với họ một cách nhẹ nhàng rằng bạn muốn tiền, nhưng email yêu cầu bạn “hỏi” ngay từ đầu. Làm cho yêu cầu này dễ nhìn, chẳng hạn như phông chữ đậm hoặc lớn hơn.
- Trong phần “hỏi” của bạn, hãy cho người đọc biết tiền của họ sẽ làm được gì. Nếu một số tiền nhỏ sẽ làm điều gì đó nếu không phải là tất cả mọi thứ, hãy nói với họ. Ví dụ: nếu $ 50 sẽ nuôi sống 100 đứa trẻ, bạn có thể nhận được nhiều phản hồi hơn là nói rằng bạn cần $ 1,000 để xây một túp lều.
- Nói với họ rằng bạn có thể nói không. Thống kê cho thấy rằng nhiều người cho đi khi họ cảm thấy tự do lựa chọn về việc cho đi, thay vì cảm thấy bị áp lực khi phải làm như vậy.
- Giải thích và mô tả nguyên nhân của bạn trong đoạn đầu tiên này để rõ ràng rằng bạn muốn có tiền để làm điều gì đó, chứ không chỉ kiếm tiền vì mục đích có tiền.
Bước 3. Sử dụng vi điều khiển của bạn một cách khôn ngoan
Vi nội dung là tất cả các cụm từ ngắn và tiêu đề phụ trang trí một email. Bạn muốn sử dụng vi điều khiển của mình để làm nổi bật những điểm chính của mình để những người đọc thích lướt qua email trước khi đọc cảm thấy bị bắt buộc phải đọc văn bản.
- Vi nội dung bao gồm các tiêu đề, tiêu đề phụ, dòng chủ đề, các liên kết và nút.
- Sử dụng động từ hoạt động, trạng từ mô tả và danh từ. Mục tiêu của bạn là khiến họ đọc văn bản thực tế.
- Một tiêu đề hay có thể giống như sau: “Quyên góp $ 50 để cứu một con cá heo”
- Làm cho chúng in đậm hoặc văn bản lớn hơn để chúng nổi bật. Chúng có xu hướng xuất hiện ở đầu đoạn văn hoặc phần mới.
- Viết các tiêu đề phụ đơn giản. Bạn có thể có hoặc không có tiêu đề phụ, nhưng chúng hữu ích để đưa vào khi bạn cảm thấy rằng tiêu đề quá ngắn. Tuân theo các nguyên tắc tương tự - ngắn gọn, hành động, táo bạo.
Bước 4. Kể một câu chuyện
Kể một câu chuyện bằng email của bạn sẽ thu hút người đọc hơn. Nội dung email của bạn sẽ chứa câu chuyện này. Hãy nhớ rằng câu chuyện có phần mở đầu, phần giữa và phần cuối. Bạn có thể muốn sử dụng một câu chuyện đầy cảm xúc để thuyết phục người đọc tham gia vào mục đích tài chính của bạn, một câu chuyện đã thực sự xảy ra trong tổ chức của bạn hoặc do hoạt động của bạn.
Bước 5. Viết đoạn văn thân ngắn
Tạo phần nội dung email của bạn thành các đoạn văn ngắn gọn, trọng tâm. Điều này là do người đọc cảm thấy mệt mỏi bởi số lượng email tuyệt đối mà họ nhận được. Giới hạn độ dài của email khiến bạn trở nên nổi bật.
- Chỉ mang lại một hoặc hai điểm chính.
- Hãy thật ngắn gọn, cho dù email cần trải qua bao nhiêu lần chỉnh sửa và sửa đổi để đạt được điều này.
- Đừng bao gồm lịch sử lý do tại sao bạn yêu cầu tiền. Những cách sử dụng mà bạn đưa ra trong đoạn mở đầu và câu chuyện của bạn trong các đoạn thân bài là đủ để giải thích lý do tại sao bạn cần tiền.
Bước 6. Cung cấp các liên kết và nút - nhưng vẫn ở trên tin nhắn
Việc thêm hàng tấn liên kết vào email của bạn có thể rất hấp dẫn, nhưng điều này có thể trở thành sự phân tâm và dễ khiến người đọc lạc hướng khỏi thông điệp chính của bạn - để nhận được một khoản đóng góp. Một cách dễ dàng để cung cấp cho người đọc tò mò thông tin mà không cần thêm nhiều liên kết gây mất tập trung là có tất cả thông tin liên quan trên trang web của bạn, sau đó chỉ bao gồm một liên kết đến trang web của bạn. Ví dụ: nếu có nghiên cứu chứng minh tuyên bố của bạn là đúng, thay vì liên kết trực tiếp đến một nghiên cứu dài và phức tạp để người đọc bị lạc, hãy có một liên kết đến nghiên cứu đó trên trang web của bạn (và đảm bảo rằng tùy chọn quyên góp là nổi bật trên trang web của bạn).
Bước 7. Thêm hình ảnh cẩn thận
Bạn có thể muốn thêm một hoặc hai hình ảnh để nhấn mạnh quan điểm của mình, nhưng điều này là không cần thiết. Trên thực tế, màu sắc và hình ảnh có thể khiến email giống như thư rác. Cố gắng chỉ chèn hình ảnh ở trên cùng hoặc dưới cùng và hạn chế sử dụng chúng khi bạn cảm thấy hình ảnh thực sự cần thiết để truyền đạt quan điểm của bạn hoặc gây thiện cảm.
- Một hình ảnh hữu ích có thể là một chủ đề cho tổ chức từ thiện của bạn về tác động của các khoản quyên góp, chẳng hạn như một cô bé nghèo khó lần đầu tiên được nhận quần áo mới.
- Chèn biểu trưng của bạn ở một vị trí không phô trương, chẳng hạn như góc dưới cùng, có thể là một ngoại lệ đối với quy tắc này, vì nó cung cấp khả năng nhận dạng người đọc ngay lập tức.
Bước 8. Viết trực tiếp bước tiếp theo / lời kêu gọi hành động
Phần cuối cùng của email là lời kêu gọi hành động và làm cho nó nổi bật cho phép người đọc quét nó trước khi họ đọc tất cả lý do tại sao họ nên quyên góp. Điều này nhằm mục đích thông báo cho người đọc lý do bạn gửi email cho họ để họ tiếp tục tương tác. Hãy rõ ràng về cách thực hiện đóng góp.
- Nếu người đọc không biết lý do tại sao họ đọc email, thì nhiều khả năng họ sẽ bỏ email.
- Đảm bảo rằng “yêu cầu” cuối cùng này nổi bật so với phần còn lại của email và rất rõ ràng về những gì bạn đang yêu cầu. Làm cho nó có đoạn văn riêng, in đậm hoặc lớn hơn / phông chữ khác và chứa một liên kết hoặc nút đóng góp có màu sắc rực rỡ.
- Nếu người đọc phải nhấp vào nút hoặc liên kết, hãy yêu cầu họ làm như vậy. Nếu họ phải trả lời email để được hướng dẫn thêm, hãy yêu cầu họ làm điều này không có nghĩa là không chắc chắn: “Nhấp vào nút để cứu một con khỉ ngay bây giờ!” hoặc "Nhấn nút trả lời của bạn ngay lập tức và nhập cụm từ 'thông tin quyên góp' vào phần nội dung."
- Người đọc có thể nhấp vào liên kết ngay lúc đó sẽ có ý nghĩa hơn và bạn có thể sẽ nhận được nhiều khoản đóng góp hơn theo cách này, vì vậy hãy cố gắng cung cấp một liên kết hoặc nút cho tổ chức của bạn.
- Thiết lập một trang web hoặc trang quyên góp trực tuyến để độc giả có thể đóng góp trực tuyến. Đây là những gì độc giả mong đợi từ một email đóng góp.
Bước 9. Giữ nó ngắn gọn
Nếu email của bạn dài, thì không dễ dàng để quét. Giữ các đoạn văn và tiêu đề ngắn gọn sẽ đảm bảo rằng email của bạn được quét thích hợp trước khi người đọc quyết định tiếp tục đọc hay không.
Phần 2 của 3: Lưu ý đến khán giả của bạn
Bước 1. Giữ cho giọng điệu bình thường hơn một lá thư
Một bức thư chính thức được gửi qua đường bưu điện từ một tổ chức đến một cá nhân thường mang tính chất trang trọng và xa cách vì phương thức giao tiếp. Tuy nhiên, một email, giống như một blog, ít trang trọng hơn trong giọng điệu của nó.
- Sử dụng ngôi thứ hai “bạn” khi nói với người đọc.
- Sử dụng các cụm từ quen thuộc để giúp người đọc liên tưởng đến bạn, chẳng hạn như "Nó tốn một cánh tay và một cái chân" hoặc "Anh ấy cao đến đầu gối so với một con châu chấu".
- Sử dụng ngôn ngữ trực tiếp, trung thực, cởi mở khi nói với người đọc để họ cảm thấy được kết nối và xem bạn là người đích thực.
Bước 2. Làm cho các từ dễ đọc
Sử dụng các phông chữ cơ bản và sắp xếp hợp lý để hấp dẫn trực quan của email. Đừng cố sử dụng một phông chữ hoa văn, kiểu chữ thảo - chỉ một phông chữ serif cơ bản sẽ làm được. Và không sử dụng hai phông chữ khác nhau cho tiêu đề và văn bản. Chỉ cần in đậm hoặc làm cho một số văn bản lớn hơn những văn bản khác sẽ nhấn mạnh điểm tốt.
Email của bạn cũng phải dễ đọc từ quan điểm ngôn ngữ - bài viết của bạn phải ở mức độ đọc của lớp 8. Đừng quá dài dòng hoặc phức tạp. Bài viết của bạn phải rõ ràng, không mắc lỗi (không mắc lỗi ngữ pháp hoặc chính tả) và dễ đọc
Bước 3. Đăng ký dịch vụ email
Nếu bạn muốn đảm bảo rằng email của mình đang được mở hoặc xác định loại người nào đọc email của bạn nhiều hơn những người khác, bạn không cần phải đợi trả lời hoặc đóng góp. Nếu bạn đăng ký một dịch vụ email như MailChimp, bạn có thể đo lường toàn bộ danh sách các số liệu khác nhau mỗi khi bạn gửi email để điều chỉnh email cho phù hợp với người đọc thực tế của bạn.
- Bạn có thể xem xét các số liệu như tỷ lệ nhấp, tỷ lệ mở và đọc báo cáo.
- Tỷ lệ mở đặc biệt hữu ích để xác định dòng chủ đề nào phổ biến, tăng số lượng người đọc email của bạn.
- Một lý do khác khiến dịch vụ email hữu ích là nếu bạn thường xuyên gửi hàng loạt email yêu cầu đóng góp, nhà cung cấp dịch vụ email của bạn có thể trở nên nghi ngờ, thậm chí cắt bạn là người bị nghi ngờ là người gửi thư rác. Cũng mất rất nhiều thời gian để biên soạn danh sách, chia nhỏ danh sách gửi để phù hợp với yêu cầu của tài khoản email của bạn (hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều đặt giới hạn khoảng 50 người nhận cho mỗi email), trả lời từng cá nhân và xử lý các email quay lại từ các địa chỉ email không hoạt động.
Bước 4. Đảm bảo rằng danh sách của bạn quan tâm đến nguyên nhân của bạn
Thường xuyên xem lại danh sách email của bạn để đảm bảo rằng bạn đang gửi nó cho những người có nhiều khả năng đọc nó, đặc biệt là đảm bảo rằng những người đã bày tỏ sự quan tâm đều có mặt trên đó. Các chỉ số của bạn sẽ cải thiện theo cách này và bạn sẽ ít lãng phí thời gian hơn.
Bước 5. Cá nhân hóa bằng cách phân đoạn
Sử dụng một giọng điệu khác với các nhóm nhà tài trợ khác nhau. Ví dụ: nếu bạn có một nhóm người thường xuyên trả lời email của bạn, hãy gửi cho họ một email với giọng điệu cá nhân. Tổng hợp một danh sách những người đọc khác mà bạn biết thường không mở email của bạn với giọng điệu ít trang trọng hơn. Và có một email với giọng điệu giải thích cho những email gửi lần đầu tiên.
Với một nhà cung cấp dịch vụ email, bạn cũng có thể tùy chỉnh các email riêng lẻ với tên của những người nhận địa chỉ của bạn, chẳng hạn như “Dear Henry”
Bước 6. Bao gồm dữ liệu hỗ trợ việc gây quỹ của bạn
Để thu hút khán giả của bạn, bạn có thể muốn cung cấp cho họ dữ liệu khuyến khích cho họ thấy tiền của họ hoạt động như thế nào hoặc sẽ hoạt động như thế nào. Thông tin này có thể nằm trong đoạn mở đầu hoặc lời kêu gọi hành động, hoặc cả hai. Mọi người thích cho đi khi họ biết rằng họ đã làm những điều tốt.
Bước 7. Nói lời cảm ơn sau khi nhận được một khoản đóng góp
Đừng quên gửi lời cảm ơn cá nhân đến những người đóng góp sau khi bạn nhận được một khoản đóng góp. Đây là một hành động đơn giản có thể đảm bảo một khoản đóng góp lặp lại trong tương lai. Bạn muốn gửi email này càng nhanh càng tốt; hãy xem nó như một loại biên lai.
Nếu bạn nhận được một số lượng lớn các nhà tài trợ mỗi tháng, bạn có thể muốn xem xét việc tạo một mẫu để bạn có thể dán vào bản nháp email và nhanh chóng tùy chỉnh nó
Phần 3/3: Xây dựng danh sách email
Bước 1. Không mua danh sách email
Bán và mua danh sách địa chỉ email của các nhà tài trợ tiềm năng là bất hợp pháp theo Đạo luật CAN SPAM năm 2003. Có những công ty sẽ cho phép bạn "thuê" danh sách để sử dụng một lần, nhưng điều này có thể rất tốn kém, vì bạn có thể sẽ phải mua hàng nghìn địa chỉ email để thấy được lợi nhuận dù chỉ là nhỏ. Có lẽ tốt hơn là bạn nên dành số tiền đó vào việc khác và tìm kiếm những cách vững chắc hơn để xây dựng danh sách email của bạn.
Bước 2. Thu thập tên tại các sự kiện
Bất cứ khi nào tổ chức phi lợi nhuận của bạn tổ chức hoặc tham gia vào một sự kiện, hãy đảm bảo bạn cung cấp cách để mọi người đăng ký danh sách email của bạn. Đặt bút, bìa kẹp hồ sơ và một vài tờ giấy có khoảng trống để các bên quan tâm viết tên và địa chỉ email của họ. Đảm bảo rằng tờ giấy nói rằng họ đang đăng ký danh sách email của bạn.
Hãy thử xổ số hoặc cuộc thi để nhận được nhiều tên hơn. Tại sự kiện, hãy thử tổ chức xổ số hoặc cuộc thi cho những người đăng ký vào danh sách email của bạn
Bước 3. Sử dụng mạng xã hội
Đảm bảo tổ chức phi lợi nhuận của bạn có sự hiện diện mạnh mẽ trên các phương tiện truyền thông xã hội - từ Twitter, Facebook đến Instagram. Dễ dàng tiếp cận mọi người thông qua phương tiện truyền thông xã hội và nếu bạn có nội dung hấp dẫn, mọi người có thể bắt đầu chia sẻ bài đăng của bạn hoặc kêu gọi đóng góp. Yêu cầu những người theo dõi của bạn đăng ký danh sách email của bạn để họ không bao giờ bỏ lỡ một thông báo quan trọng.
Bước 4. Làm cho nó dễ dàng
Trang web của bạn sẽ cung cấp cho khách truy cập cơ hội đăng ký danh sách email của bạn. Nó không cần phải hào nhoáng, nhưng nó phải dễ dàng tìm thấy và đăng ký.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Xem lại các thư hoặc email gây quỹ trong quá khứ. Sử dụng cách viết và phong cách tương tự nếu các chữ cái hiệu quả. Nhiều tổ chức sử dụng những bức thư gây quỹ trước đây của họ làm mẫu cho những bức thư mới.
- Kết hợp logo của bạn vào thư email của bạn để được công nhận ngay lập tức. Người đọc thường liên kết các tổ chức hoặc tập đoàn với logo của họ.
- Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email để xây dựng các email hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh và tạo các số liệu sẽ cải thiện các email trong tương lai của bạn. MailChimp là một trong những ứng dụng tốt.
- Đảm bảo rằng email của bạn được dán nhãn màu trắng trước khi bạn gửi đi. Nếu bạn sử dụng một nền tảng gây quỹ trực tuyến như Fundraise.com, nó sẽ tự động thực hiện việc này cho bạn.
