Hầu như tất cả mọi người làm việc đều sử dụng email, nhưng nó có thể dễ dàng khiến chúng ta choáng ngợp. Một số người trong chúng ta nhận được nhiều email hơn mức chúng ta có thể giải quyết một cách hiệu quả. Có thể trả lời email nhanh chóng và đúng cách có thể giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và trông chuyên nghiệp hơn. Ghi chú:
Không phải tất cả các bước và đề xuất này đều hoạt động trong tất cả các dịch vụ email, tuy nhiên chúng đều hoạt động trong Gmail.
Các bước
Bước 1. Hiểu lý do tại sao mọi người sử dụng email
Email là để giao tiếp giữa mọi người; đó là để gửi thông tin văn bản và hình ảnh từ người này sang người khác / nhiều người khác. Nó không dành cho:
- Lưu trữ thông tin; tốt hơn là lưu thông tin dưới dạng tài liệu trên máy tính của bạn hoặc trên đám mây
- Nhắc nhở bạn những gì cần phải làm; thay vì sử dụng danh sách việc cần làm hoặc lịch cho việc này
Bước 2. Sử dụng nhãn hoặc thư mục để giữ cho email có tổ chức và nằm ngoài hộp thư đến của bạn
- Sử dụng nhãn "theo dõi" hoặc "phản hồi" cho những việc bạn phải làm. Sau đó, bạn nên thêm những thứ này vào nhật ký hoặc danh sách ‘việc cần làm’ của mình.
- Sử dụng "đang chờ phản hồi" khi bạn đang đợi người khác
- Sử dụng "khẩn cấp" cho những việc phải hoàn thành càng sớm càng tốt
Bước 3. Lưu thông tin hữu ích, sau đó lưu trữ email
- Tải xuống bất kỳ tệp đính kèm nào và lưu tệp vào đúng nơi
- Sau đó, nếu bạn không trả lời email, hãy lưu trữ nó
Bước 4. Lưu trữ các email bạn đã hoàn tất
Đừng sợ Lưu trữ; Về cơ bản, nó chuyển email từ hộp thư đến của bạn sang hộp "không có tên" (về mặt kỹ thuật, nó xóa nhãn "hộp thư đến")
- Nó không biến mất - đó là những gì xóa để
- Nó luôn có thể tìm kiếm và có thể tìm thấy
Bước 5. Xóa các email nhầm lẫn, sau đó hủy đăng ký khỏi nguồn của chúng
Điều này sẽ giúp hộp thư đến của bạn không có những email không cần thiết và không mong muốn.
- Xóa những email mà bạn không được phép nhận ngay từ đầu
- Những thứ này sẽ không thể tìm kiếm được nữa hoặc không thể tìm thấy sau khi ở trong ‘thùng’ một thời gian
- Nếu bạn không muốn nhận lại loại email đó, hãy đảm bảo bạn hủy đăng ký nhận nó bằng cách tìm thông tin "hủy đăng ký" ở cuối email
- Nếu bạn không thể hủy đăng ký, hãy gán email đó là thư rác
Bước 6. Sử dụng dấu sao cho các email đặc biệt và rất quan trọng hoặc khẩn cấp
Sử dụng dấu sao một cách tiết kiệm, bởi vì có quá nhiều email được gắn dấu sao sẽ không hữu ích như không có email được gắn dấu sao.
Lời khuyên
- Luôn ghi nhớ mục đích của email và cố gắng không sử dụng nó vào việc gì khác.
- Sử dụng email như một phần của 'quy trình làm việc năng suất', cùng với danh sách việc cần làm, lịch hoặc nhật ký và bất kỳ công cụ nào khác mà bạn thấy hữu ích.
