Hộp thư không gọn gàng có thể khiến người dùng khó tìm thấy email cần thiết của họ. Microsoft Outlook đã cung cấp những công cụ khá hữu ích giúp bạn lọc email và sắp xếp thư theo cách dễ quản lý hơn. Outlook thậm chí có thể giúp tăng hiệu quả và hiệu suất cho bạn. Cho dù bạn đang sử dụng Outlook 2010, Outlook 2007 hay Outlook 2003, bạn có thể dễ dàng quản lý email của mình bằng cách sử dụng các công cụ sau để dọn dẹp Hộp thư đến cũng như giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin mình cần hơn.
Các bước
Phương pháp 1/6: Lọc
Bước 1. Lọc các tin nhắn một cách nhanh chóng
Outlook 2010 có một tính năng mới giúp sắp xếp thư theo ngày tháng và sắp xếp chúng trong Hội thoại.
- Khi sử dụng tính năng này, các tin nhắn có cùng chủ đề sẽ xuất hiện dưới dạng Hội thoại và người dùng có thể xem, mở rộng hoặc thu nhỏ chúng bằng cách nhấp vào biểu tượng bên trái của dòng Chủ đề. Các tin nhắn bên trong mỗi Cuộc trò chuyện được phân loại với tin nhắn mới nhất được đặt ở trên cùng. Khi nhận được thư mới, tất cả Cuộc trò chuyện sẽ chuyển lên đầu danh sách email giúp bạn dễ dàng theo dõi luồng email.
- Để kích hoạt Hội thoại, trong tab Xem của nhóm Hội thoại, hãy đánh dấu vào hộp Hiển thị dưới dạng Hội thoại. Bạn có thể giảm kích thước của Cuộc trò chuyện bằng tính năng Dọn dẹp. Tính năng này sẽ giúp loại bỏ các tin nhắn trùng lặp trong Cuộc hội thoại.
- Trên tab Trang đầu trong nhóm Xóa, bấm Dọn dẹp rồi bấm vào Dọn dẹp cuộc trò chuyện. Trong tất cả các phiên bản của Outlook, người dùng có thể tìm thấy các thư trong thư mục hộp thư nhanh hơn bằng cách thay đổi cách chúng được phân loại trong thư mục email. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp các email của mình theo ngày tháng, người gửi và kích thước tệp hoặc mức độ quan trọng.
Bước 2. Sử dụng các tiêu đề chủ đề đã được chuẩn hóa
Năng lượng tinh thần cần thiết để chuyển sự tập trung giữa các chủ đề luôn thay đổi sẽ khiến bạn kiệt quệ, chứ không phải khối lượng. Bạn có xu hướng đọc theo thứ tự tuần tự theo thứ tự thời gian hoặc theo "người quan trọng nhất". Đây là một sự kiệt sức của não. Sử dụng quy tắc này để thay thế; nó áp dụng cho email từ các báo cáo trực tiếp và hoạt động tốt hơn chuỗi hội thoại.
- Xác định 2-5 dự án hàng đầu mà bạn quan tâm nhất; tạo tiêu đề chủ đề để phản ánh những điều này.
- Hãy cho nhóm biết rằng bạn sẽ chú ý ban đầu đến tất cả những email có tiêu đề chủ đề tiêu chuẩn này. Những chủ đề này là dự án ưu tiên hàng đầu của bạn vào lúc này –– email của bạn sẽ được sắp xếp theo dòng chủ đề và ưu tiên hàng đầu được đọc / phản hồi trước.
- Làm rõ rằng các email có tiêu đề không phù hợp sẽ đưa người gửi vi phạm vào danh sách đen trong 1 x ngày.
Phương pháp 2/6: Phân nhóm
Bước 1. Nhóm các thư giống nhau trong các thư mục
Bằng cách tạo một thư mục email mới, người dùng có thể nhóm các thư liên quan lại với nhau trong các thư mục. Ví dụ, bạn có thể nhóm các thông điệp theo chủ đề, dự án, thông tin liên lạc hoặc các danh mục khác phù hợp với công việc hoặc sở thích của bạn. Người dùng cũng có thể tạo một thư mục cho tất cả các tin nhắn được gửi từ sếp của bạn hoặc ai đó quan trọng, bao gồm cả thông tin nguyên tắc cần lưu. Để tạo một thư mục mới trong Outlook 2010, trên tab Thư mục, trong Mới, bấm Thư mục Mới. Để tạo một thư mục mới trong Outlook 2007 hoặc Outlook 2003, trên thanh Menu, bấm vào Tệp, chọn Mới rồi chọn Thư mục.
Phương pháp 3/6: Tìm kiếm Thư mục
Bước 1. Tạo một thư mục tìm kiếm để tìm các tin nhắn
Thư mục Tìm kiếm là một cách nhanh chóng và thuận tiện để tìm một bộ sưu tập email. Nó không lưu bất kỳ thư nào nhưng cung cấp các thư mục ảo hiển thị tất cả các thư trong Hộp thư đến của bạn dựa trên các thuộc tính bạn đang tìm kiếm. Thư mục Tìm kiếm Outlook cung cấp các tính năng mặc định như Thư chưa đọc nhưng bạn cũng có thể tạo quy tắc của riêng mình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Thư mục Tìm kiếm để giúp tìm tất cả thông tin liên quan đến một dự án nhất định, một khách hàng quan trọng hoặc một cuộc họp sắp tới.
- Để tạo một Thư mục Tìm kiếm trong Outlook 2010, trong tab Thư trên Thư mục, trong Mới, bấm Thư mục Tìm kiếm Mới.
- Để tạo một Thư mục Tìm kiếm trong Outlook 2007 hoặc Outlook 2003, trong thư trên Trình đơn Tệp, hãy di chuyển chuột đến Mới rồi bấm vào Thư mục Tìm kiếm.
Phương pháp 4/6: Bộ lọc Email
Bước 1. Giảm email rác bằng bộ lọc email
Giữ các thư email không cần thiết khỏi Hộp thư đến bằng cách sử dụng Bộ lọc Email Rác của Outlook. Bộ lọc này sẽ gửi các email được gắn cờ là email rác vào một thư mục riêng trong hộp thư. Người dùng có thể xem nội dung của thư mục này để đảm bảo rằng không có bất kỳ email hợp lệ nào được gửi nhầm vào nó. Nếu vậy, bạn nên điều chỉnh bộ lọc để tránh đánh dấu sai trên các thư trong tương lai.
Phương pháp 5/6: Loại màu
Bước 1. Chỉ định một loại màu
Gán màu cho nhóm thư email không liên quan và các danh mục khác trong Outlook, chẳng hạn như ghi chú, danh bạ và cuộc hẹn. Từ đó, người dùng có thể dễ dàng xác định và phân loại chúng. Ví dụ: bạn có thể dễ dàng theo dõi tất cả các tin nhắn, cuộc hẹn và địa chỉ liên hệ cho dự án bán máy tính bằng cách tạo một danh mục có tên là “Bán máy tính” và gán các tin nhắn cho nó.
Phương pháp 6/6: Gắn cờ
Bước 1. Gắn cờ để theo dõi
Người dùng có thể sử dụng tính năng Gắn cờ để theo dõi để gắn cờ cho các thư và tác vụ email để giúp sắp xếp hoặc đánh dấu chúng. Các cờ sẽ nhắc bạn theo dõi một vấn đề, chỉ ra yêu cầu hoặc đơn đặt hàng của ai đó đối với một tin nhắn và liên hệ được nhắc. Họ cũng có thể sắp xếp thư mục email của bạn một cách dễ dàng vì bạn biết chính xác những gì cần làm và khi nào nên làm điều đó. Lưu ý rằng khi bạn tạo một nhiệm vụ và đặt ngày hết hạn cho nhiệm vụ, nó sẽ tự động được gắn cờ để bạn không quên ngày hết hạn cho hành động và hoàn thành nó.
