Gmail chứa các tùy chọn lọc mạnh mẽ cho phép bạn tự động hóa nhiều hành động khác nhau đối với email đến của mình. Bạn có thể đặt tiêu chí bộ lọc để tự động áp dụng các quy tắc cho các địa chỉ cụ thể, các chủ đề nhất định, email có bàn phím cụ thể, v.v. Bộ lọc cho phép bạn chặn email, sắp xếp và gắn nhãn, thậm chí chuyển tiếp đến các địa chỉ khác. Xem Bước 1 bên dưới để tìm hiểu cách thực hiện.
Các bước
Phương pháp 1/3: Tạo bộ lọc để chặn email
Bước 1. Chọn email mà bạn muốn chặn các tin nhắn trong tương lai
Cách nhanh nhất để tạo bộ lọc chặn là chọn thư từ người gửi mà bạn muốn chặn. Mở thư, nhấp vào nút "Thêm", sau đó chọn "Lọc các thư như thế này". Cửa sổ Bộ lọc sẽ xuất hiện ở đầu màn hình với địa chỉ của người gửi trong "Trường từ"
Bạn cũng có thể bắt đầu bộ lọc từ đầu bằng cách nhấp vào biểu tượng Bánh răng, chọn Cài đặt, nhấp vào tab Bộ lọc, sau đó nhấp vào liên kết "Tạo bộ lọc mới" ở cuối trang. Sau đó, bạn sẽ cần nhập địa chỉ bạn muốn chặn vào trường "Từ"
Bước 2. Thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào
Bên cạnh việc chặn từ một địa chỉ email cụ thể, bạn cũng có thể chọn lọc theo người nhận, dòng chủ đề, từ khóa, kích thước tệp đính kèm và hơn thế nữa. Khi bạn hoàn tất việc tùy chỉnh bộ lọc, hãy nhấp vào "Tạo bộ lọc với tìm kiếm này".
Bước 3. Đặt bộ lọc để xóa các email trùng khớp
Trên màn hình tiếp theo của cửa sổ bộ lọc, bạn có thể chọn điều gì xảy ra với bất kỳ email nào phù hợp với bộ lọc. Nếu bạn muốn chặn địa chỉ email, hãy chọn hộp "Xóa địa chỉ". Điều này sẽ giúp email không xuất hiện trong hộp thư đến của bạn và xóa nó ngay lập tức.
Bước 4. Áp dụng bộ lọc cho các tin nhắn trước đây
Nếu bạn có nhiều thư trong hộp thư đến của mình từ địa chỉ bạn muốn chặn và muốn loại bỏ tất cả chúng trong cùng một lần, hãy chọn hộp "Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp". Bất kỳ thư nào bạn đã nhận được đáp ứng các tiêu chí lọc của bạn sẽ bị xóa cùng với các thư trong tương lai.
Bước 5. Nhấp vào "Tạo bộ lọc"
Bộ lọc chặn của bạn sẽ được tạo và mọi thư trong tương lai từ địa chỉ đó sẽ bị xóa.
Phương pháp 2/3: Tạo bộ lọc để sắp xếp và áp dụng nhãn
Bước 1. Bắt đầu một bộ lọc mới
Nhãn là một cách để sắp xếp email trong Gmail, vì không có tính năng thư mục. Nhãn cho phép bạn phân loại email và giữ cho hộp thư đến của bạn không bị tràn.
Bạn có thể tạo bộ lọc bằng cách nhấp vào biểu tượng Bánh răng, chọn Cài đặt, nhấp vào tab Bộ lọc, sau đó nhấp vào liên kết "Tạo bộ lọc mới" ở cuối trang
Bước 2. Nhập các tiêu chí lọc
Có nhiều cách khác nhau mà bạn có thể lọc các tin nhắn đến của mình. Các lựa chọn bạn thực hiện sẽ phụ thuộc vào những gì bạn muốn lọc.
- Ví dụ: nếu bạn muốn tất cả các email từ cửa hàng trực tuyến yêu thích của mình được lọc thành một nhãn, bạn có thể nhập địa chỉ email cho danh sách gửi thư vào trường "Từ" hoặc đặt tên cửa hàng vào trường "Có từ".
- Nếu bạn muốn tạo nhãn cho tất cả các email có tệp đính kèm, bạn có thể chọn hộp "Có tệp đính kèm".
- Nếu bạn muốn tạo nhãn cho một sự kiện hoặc cho các cuộc hội thoại nhất định có cùng dòng chủ đề, bạn có thể nhập nhãn đó vào trường "Chủ đề".
Bước 3. Áp dụng nhãn cho tiêu chí bộ lọc của bạn
Khi bạn đã xác định những thư nào sẽ được lọc, bạn có thể tạo nhãn cho chúng. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn hộp "Áp dụng nhãn", sau đó nhấp vào menu thả xuống bên cạnh. Chọn "Nhãn mới" và sau đó tạo nhãn bạn muốn áp dụng. Bạn có thể chọn làm cho nhãn xuất hiện lồng vào một nhãn hiện có để tổ chức hơn.
Bước 4. Chọn xem thư có xuất hiện trong hộp thư đến của bạn hay không
Theo mặc định, một nhãn sẽ được áp dụng cho các thư, nhưng chúng sẽ vẫn xuất hiện trong hộp thư đến của bạn. Nếu bạn muốn sắp xếp chúng một chút để bạn chỉ thấy thư khi chọn nhãn, hãy chọn hộp "Bỏ qua hộp thư đến".
Bước 5. Chọn xem các tin nhắn có được đánh dấu là đã đọc hay không
Gmail in đậm tất cả các thư mà bạn chưa đọc. Nếu bạn không muốn nhãn luôn được in đậm, bạn có thể đặt tất cả các email được đưa vào nhãn được đánh dấu là đã đọc. Chọn hộp "Đánh dấu là đã đọc" để bật tính năng này.
Đánh dấu email của bạn là đã đọc có thể khiến bạn khó biết khi nào bạn nhận được thư mới, vì sẽ không có bất kỳ dấu hiệu trực quan nào cho thấy thư mới đã xuất hiện trong nhãn
Bước 6. Nhấp vào "Tạo bộ lọc"
Bộ lọc nhãn mới của bạn sẽ được tạo và nhãn mới của bạn sẽ có thể chọn được ở phía bên trái của trang Gmail. Bất kỳ thông báo nào phù hợp với bộ lọc bạn đã tạo sẽ xuất hiện khi bạn nhấp vào nhãn.
Phương pháp 3/3: Tạo bộ lọc để tự động chuyển tiếp
Bước 1. Thêm địa chỉ chuyển tiếp vào Gmail
Để tự động chuyển tiếp bất kỳ thư nào, bạn cần có địa chỉ chuyển tiếp được liên kết với tài khoản Gmail của mình. Nhấp vào biểu tượng Bánh răng ở góc trên bên phải, sau đó nhấp vào Cài đặt. Nhấp vào tab "Chuyển tiếp và POP / IMAP".
Nhấp vào nút Thêm địa chỉ chuyển tiếp, sau đó nhập địa chỉ bạn muốn chuyển tiếp. Gmail sẽ gửi một thông báo xác minh đến địa chỉ mà bạn nhập và sau đó nó sẽ có sẵn để chọn
Bước 2. Bắt đầu một bộ lọc mới
Nếu bạn có nhiều địa chỉ email hoặc thường thấy mình chuyển tiếp thư cho người khác, bạn có thể thiết lập bộ lọc để tự động hóa quá trình chuyển tiếp. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn sử dụng tài khoản Gmail của mình làm địa chỉ email "nhận tất cả" và sau đó chuyển tiếp các thư quan trọng đến tài khoản email thực của bạn.
Bạn có thể tạo bộ lọc bằng cách nhấp vào biểu tượng Bánh răng, chọn Cài đặt, nhấp vào tab Bộ lọc, sau đó nhấp vào liên kết "Tạo bộ lọc mới" ở cuối trang
Bước 3. Chọn email bạn muốn tự động chuyển tiếp
Bạn có thể chỉ định địa chỉ, dòng chủ đề, từ khóa và hơn thế nữa. Bất kỳ thư nào đáp ứng các tiêu chí này sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ bạn đã đặt trong bước tiếp theo.
Nhấp vào "Tạo bộ lọc với tìm kiếm này" khi bạn hoàn tất việc đặt tiêu chí của mình
Bước 4. Đặt các tin nhắn sẽ được chuyển tiếp
Chọn hộp "Chuyển tiếp", sau đó chọn địa chỉ chuyển tiếp của bạn từ menu thả xuống. Tất cả các thư đáp ứng các tiêu chí lọc sẽ được gửi đến địa chỉ này.
Bạn có thể chọn xóa thư khỏi tài khoản Gmail của mình sau khi chúng được chuyển tiếp bằng cách chọn hộp "Xóa"
Bước 5. Nhấp vào "Tạo bộ lọc"
Bộ lọc chuyển tiếp mới của bạn sẽ được tạo và bất kỳ thư nào trong tương lai đáp ứng tiêu chí bộ lọc của bạn sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ bạn đã chỉ định.
Không giống như các tùy chọn bộ lọc khác, bạn không thể áp dụng bộ lọc này cho các thư hiện có. Chỉ những tin nhắn trong tương lai sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ bạn đã đặt
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Bạn có thể kết hợp các hành động bộ lọc để tạo nhiều bộ lọc lưu trữ và gắn nhãn tùy chỉnh.
- Bạn có thể xóa hoặc chỉnh sửa các bộ lọc cũ từ tab Bộ lọc của menu Cài đặt.
