Hội thảo trên web được sử dụng bởi các doanh nghiệp, người viết blog và tổ chức phi lợi nhuận để quảng bá tổ chức của họ và cung cấp đào tạo thông qua internet. Để tổ chức hội thảo trên web của riêng bạn, hãy quyết định những gì bạn muốn nó đạt được. Điều này sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho sự kiện hoàn hảo. Tiếp theo, thu hút sự quan tâm và thu hút khán giả. Cuối cùng, đã đến lúc thực sự tổ chức sự kiện! Đừng quên theo dõi khi nó kết thúc.
Các bước
Phần 1/3: Phác thảo và Lập kế hoạch cho Hội thảo trên web của bạn
Bước 1. Tìm ra mục đích bạn muốn hội thảo trên web của mình phục vụ
Mục tiêu của bạn phải đơn giản và có thể đạt được cũng như một cái gì đó mà hội thảo trên web có thể giúp bạn hoàn thành. Khi bạn đã hoàn thành mục tiêu quan trọng của mình, việc lập kế hoạch chi tiết về sự kiện của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều.
- Nếu bạn là một blogger tài chính, có lẽ bạn muốn sử dụng hội thảo trên web để quảng cáo kiến thức chuyên môn của mình và thu hút nhiều người theo dõi hơn.
- Nếu bạn là một tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể muốn sử dụng hội thảo trên web của mình để thu hút sự chú ý đến mục tiêu của bạn và gây quỹ.
Bước 2. Chọn nền tảng lưu trữ hội thảo trên web phù hợp nhất với bạn
Mỗi tùy chọn đi kèm với một thẻ giá khác nhau và một bộ tính năng độc đáo. Nền tảng của bạn càng cung cấp nhiều tính năng thì càng đắt. Đối với hội thảo trên web đầu tiên của bạn, hãy bắt đầu với một dịch vụ miễn phí. Sau khi bạn đã tự xây dựng và huy động đủ tiền để có ngân sách hội thảo trên web, hãy chọn một giải pháp lâu dài hơn.
- Điều quan trọng là dành thời gian để nghiên cứu các nền tảng này. Điều chỉnh nền tảng của bạn theo mục tiêu của bạn.
- Youtube Live cho phép bạn thiết lập chương trình phát sóng trực tiếp công khai miễn phí thông qua tài khoản Google của mình. Tuy nhiên, tính năng Hỏi và Đáp trực tiếp không khả dụng trên nền tảng này và khán giả của bạn sẽ gặp khó khăn hơn khi kết nối trực tiếp với bạn trong suốt sự kiện.
- omNovia là một dịch vụ cao cấp hơn sẽ cho phép bạn tạo các sự kiện chất lượng hàng đầu với khá nhiều tùy chọn mà bạn có thể tưởng tượng. Liên hệ với họ để được ước tính giá cụ thể.
Bước 3. Chọn diễn giả để giúp bạn tạo hội thảo trên web tuyệt vời
Có thể bạn sẽ là diễn giả duy nhất được giới thiệu trong hội thảo trên web của mình. Nhưng nếu bạn muốn hội thảo trên web của mình giống một cuộc trò chuyện hoặc thậm chí là một cuộc tranh luận, bạn có thể cần ít nhất 2 diễn giả. Đừng vượt quá 5 diễn giả cho mỗi hội thảo trên web, vì phiên có thể bắt đầu gây cảm giác choáng ngợp cho khán giả nếu bảng điều khiển của bạn quá lớn.
- Chọn những người có thể cung cấp cho khán giả của bạn kiến thức mà họ chưa có quyền truy cập.
- Ngoài ra, hãy tìm một diễn giả mà khán giả của bạn sẽ nhận ra. Điều này có thể thu hút rất nhiều người xem!
- Liên hệ với diễn giả qua email nếu có thể. Nếu không, bạn có thể sử dụng mạng xã hội. Hãy nói với họ rằng bạn đang tổ chức hội thảo trên web và kiến thức chuyên môn của họ chính là điều bạn cần để biến nó thành sự kiện hoàn hảo.
Bước 4. Sử dụng trợ lý và / hoặc một người tổ chức cho lượng khán giả lớn hơn
Nếu khán giả của bạn ít, bạn có thể xử lý một phiên Hỏi và Đáp trực tiếp ngoài việc cung cấp nội dung chính của mình. Tuy nhiên, đối với khán giả lớn hơn 25 tuổi, bạn nên có ít nhất 1 người tổ chức hoặc trợ lý. Họ có thể theo dõi nguồn cấp dữ liệu Hỏi và Đáp trong khi bạn đang nói chuyện, chọn những câu hỏi hay nhất và đưa chúng cho bạn sau khi phiên Hỏi và Đáp bắt đầu.
- Bạn cũng có thể chọn để một người tổ chức phụ trách 1-2 (hoặc nhiều hơn) trợ lý.
- Đặc biệt quan trọng là phải có trợ giúp nếu bạn đang tương tác với khán giả của mình trong suốt hội thảo trên web thay vì trong một phiên cố định vào cuối.
Bước 5. Viết đề cương và kịch bản chung cho hội thảo trên web
Bắt đầu bằng một câu chuyện cá nhân giúp người xem kết nối với bạn và minh họa lý do tại sao mục tiêu tổng thể của hội thảo trên web của bạn lại quan trọng. Tiếp theo, chuyển sang nội dung chính của webinar. Cung cấp thông tin cụ thể về tổ chức của bạn hoặc thực hiện hướng dẫn từng bước để dạy cho người xem của bạn điều gì đó. Hãy tóm tắt nó bằng một phần kết luận và phần Hỏi và Đáp.
- Kịch bản của bạn không cần phải diễn đạt từng chữ về những gì bạn sẽ nói. Tuy nhiên, bạn nên có những điểm nói chuyện chi tiết trong trường hợp bạn lo lắng hoặc lạc lõng. Đảm bảo viết ra tất cả các chi tiết cụ thể (như số liệu thống kê, tên và ngày tháng).
- Bắt đầu với một phác thảo có dấu đầu dòng đơn giản và sau đó điền vào nó với các chi tiết khác. Điều này sẽ cho phép bạn bắt đầu bằng cách hình dung toàn bộ sự kiện.
Bước 6. Tạo hình ảnh để thu hút khán giả của bạn
Sử dụng một dịch vụ như PowerPoint, Google Trang trình bày hoặc dịch vụ nào đó tương tự để tạo bản trình bày nhằm giới thiệu cho khán giả của bạn trong hội thảo trên web. Hình ảnh trực quan này có thể bao gồm hình ảnh, các đầu dòng thông tin quan trọng và bất kỳ tài liệu tham khảo hoặc hướng dẫn nào mà bạn cho rằng người xem của mình có thể đánh giá cao. Giữ hình ảnh đơn giản và giới hạn văn bản của bạn.
Đừng lặp lại trực tiếp những gì bạn đang nói trong các trang trình bày của mình. Mặc dù bạn nên tóm tắt các điểm chính hoặc liệt kê các dữ kiện và số liệu thống kê, nhưng bạn không muốn người xem cảm thấy như thể họ vừa tải xuống bản trình bày của bạn và bỏ qua hội thảo trên web
Bước 7. Quyết định xem bạn có nên yêu cầu khán giả trả tiền để tham dự hay không
Nếu đang làm việc cho một tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể sử dụng phí người xem để ủng hộ sự nghiệp của tổ chức. Tuy nhiên, nếu bạn là một blogger đang cố gắng đưa tên tuổi của mình ra ngoài thị trường, bạn có thể muốn tập trung vào việc thu hút nhiều người xem hơn là huy động tiền. Nếu bạn định khiến người xem trả phí, bạn sẽ cần một nền tảng hội thảo trên web bao gồm dịch vụ đó.
Có thể dễ dàng hơn để tính phí khán giả của bạn sau khi bạn đã tự khẳng định mình là người tổ chức hội thảo trên web thành công
Bước 8. Lên lịch một buổi thực hành để giải quyết mọi trục trặc
Chạy hội thảo trên web về thực hành 3-5 ngày trước sự kiện thực sự của bạn. Hãy coi đây là một buổi thử trang phục. Kiểm tra tất cả công nghệ và xem qua kịch bản hoặc các điểm thảo luận của bạn. Yêu cầu một người bạn hoặc trợ lý làm khán giả giả để bạn có thể thực hiện một số câu hỏi và đáp giả vờ. Ghi lại bất cứ điều gì sai sót hoặc có thể được cải thiện.
Phần 2/3: Kết nối với khán giả của bạn
Bước 1. Quyết định xem bạn muốn khán giả của mình lớn đến mức nào
Đối tượng lớn hơn và nhỏ hơn có những ưu và nhược điểm khác nhau. Một lượng khán giả lớn hơn có thể phổ biến nhanh hơn về những gì bạn cung cấp cho thế giới, nhưng bạn sẽ không thể kết nối với các thành viên khán giả trên cơ sở cá nhân. Một lượng khán giả nhỏ hơn có thể cho phép bạn trả lời tất cả các câu hỏi của người tham dự, nhưng khả năng hiển thị của bạn có thể bị hạn chế.
- Đối tượng lớn hơn cũng yêu cầu bạn sử dụng nền tảng hội thảo trên web nâng cao hơn. Nhiều dịch vụ cơ bản đã cắt giảm số lượng người tham dự chỉ còn 25 người.
- Nếu bạn đã là một blogger hoặc người tổ chức hội thảo trên web có uy tín, bạn có thể không cần tiếp xúc.
Bước 2. Công bố hội thảo trên web của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội và trang web của bạn hoặc Blog.
Đã đến lúc để tuyên truyền! Đăng ảnh bạn đang nói chuyện lên Instagram kèm theo chú thích ngắn gọn mô tả sự kiện. Sử dụng Facebook để mô tả chi tiết hơn. Đăng lời nhắc hàng ngày cho những người theo dõi của bạn về sự kiện. Và đừng quên sử dụng các trang web của riêng bạn để quảng cáo!
- Vì Twitter và Instagram bình thường hơn một chút, hãy sử dụng các nền tảng này để thu hút khán giả của bạn bằng sự hài hước. Bạn thậm chí có thể đăng ảnh-g.webp" />
- Bắt đầu quảng cáo sự kiện của bạn trước ít nhất 2 tuần và tối đa một tháng.
Bước 3. Tạo trang đăng ký cho hội thảo trên web của bạn
Nhiều nền tảng hội thảo trên web cung cấp dịch vụ này. Trang đăng ký sẽ cho phép người tham dự đăng ký sự kiện và nhận các email nhắc nhở và theo dõi liên quan. Nếu chọn, bạn cũng có thể thiết lập khả năng trả phí tham dự trên trang này.
Bước 4. Thiết lập danh sách email để liên lạc với những người đăng ký
Nếu nền tảng hội thảo trên web của bạn không cung cấp cho bạn tùy chọn tạo trang đăng ký, hãy tạo danh sách email của riêng bạn. Sử dụng trang web hoặc phương tiện truyền thông xã hội của bạn để kết nối với khán giả và thu thập thông tin liên hệ của họ. Ví dụ: đề nghị những người tham dự gửi cho bạn một tin nhắn trực tiếp riêng tư kèm theo thông tin liên hệ của họ thông qua Facebook hoặc Twitter.
Bước 5. Gửi email nhắc nhở để mọi người xuất hiện
Sử dụng trang đăng ký hoặc danh sách email của bạn để liên hệ với khán giả của bạn 1 tuần, 24 giờ và 1 giờ trước khi sự kiện bắt đầu. Lời nhắc phải chứa một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung của hội thảo trên web, cũng như ngày và giờ của sự kiện.
Phần 3/3: Chạy Hội thảo trên web mà không có sự cố
Bước 1. Yêu cầu người tổ chức của bạn chạy cuộc trò chuyện nếu bạn có thể
Người tổ chức hoạt động như một giám đốc. Họ nên nhanh chóng giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh, đặc biệt là các vấn đề về công nghệ. Họ cũng có thể có một bản sao của kịch bản và cung cấp cho bạn hỗ trợ hậu trường nếu bạn cần.
Bước 2. Đảm bảo rằng mọi thứ được thiết lập chính xác một giờ trước khi bạn bắt đầu
Đến không gian nơi bạn đang quay phim hội thảo trên web trước thời gian bắt đầu. Đảm bảo rằng nó luôn yên tĩnh trong suốt sự kiện bằng cách đóng cửa sổ và cửa ra vào và đặt biển báo “Không vào hoặc làm phiền” trên lối vào. Kiểm tra tất cả công nghệ của bạn (đặc biệt là micrô của bạn) để bạn có thể khắc phục mọi sự cố.
Bước 3. Dành khoảng 5 phút cho phần giới thiệu của bạn
Phần giới thiệu nên ngắn gọn nhưng hấp dẫn. Sử dụng thời gian này để thu hút khán giả của bạn ngay lập tức và kết nối với họ. Phần giới thiệu cũng phải nêu ra mục tiêu của hội thảo trên web và cách bạn sẽ đạt được mục tiêu đó.
Ví dụ: giả sử hội thảo trên web của bạn về những cách tốt nhất để tiết kiệm tiền trong khi ngân sách eo hẹp. Bạn có thể bắt đầu hội thảo trên web bằng cách nói những câu như: “Sống mà không tiết kiệm thật đáng sợ. Tôi đã từng ở đó! Và tôi thích ăn mì Ramen nhiều như vậy, tôi nhanh chóng nhận ra rằng ăn đồ ăn rẻ không đủ để làm đầy tài khoản tiết kiệm của mình”
Bước 4. Dành khoảng 25 phút cho bài thuyết trình chính
Đây là trọng tâm của hội thảo trên web. Cung cấp 4 đến 5 bài học chính trong phần này. Mỗi bài học phải dễ theo dõi và khán giả có thể làm những gì bạn đang bảo họ làm mà không gặp vấn đề gì sau 25 phút. Sử dụng hình ảnh của bạn để bổ sung cho bài giảng của bạn.
Dành một lượng thời gian bằng nhau cho mỗi bài học. Ví dụ: nếu bạn có 5 bài học cần học trong 25 phút, hãy dành 5 phút cho mỗi bài học
Bước 5. Thực hiện Q&A 10 phút vào cuối phiên
Hỏi và đáp là cơ hội để bạn kết nối trực tiếp với người xem. Nó cũng sẽ cho phép bạn cho khán giả thấy rằng bạn có những câu trả lời hữu ích cho những câu hỏi mà bạn không chuẩn bị trước. Điều này sẽ chứng minh rằng bạn thực sự là một chuyên gia!
- Bạn cũng có thể sử dụng Q&A để giới thiệu các chủ đề liên quan mà bạn không có thời gian để trình bày trong phần chính của hội thảo trên web.
- Trong trường hợp không ai hỏi bất kỳ câu hỏi nào, hãy chuẩn bị trước ít nhất 5 câu Hỏi & Đáp. Giới thiệu những câu hỏi này bằng cách nói những câu như: “Một câu hỏi tôi thường hỏi là ai đó ở độ tuổi ngoài 20 nên dành bao nhiêu tiền để nghỉ hưu mỗi tháng.”
Bước 6. Đứng và sử dụng micrô nếu bạn có thể
Bạn sẽ cần quyền truy cập vào không gian có máy chiếu và màn hình để đứng. Sau đó, bạn có thể nói chuyện với khán giả trong khi di chuyển qua hình ảnh của mình bằng điều khiển từ xa điều khiển bản trình bày của bạn. Phương pháp này truyền tải năng lượng và sẽ giúp giữ chân khán giả của bạn.
Bước 7. Đặt máy ảnh thẳng với mắt bạn nếu bạn không đứng
Sử dụng nét mặt của bạn để tái tạo năng lượng mà bạn không nhận được khi đứng và đi lại. Mỉm cười và giao tiếp bằng mắt với máy quay, nhớ rằng khán giả của bạn đang ở phía bên kia của máy ảnh.
Ngồi trước máy tính có thể là một lựa chọn tốt hơn nếu bạn định chia sẻ màn hình máy tính của mình với các khán giả
Bước 8. Bao gồm các thành phần tương tác để thu hút mọi người tham gia
Yêu cầu trợ lý hoặc người tổ chức của bạn thực hiện một cuộc thăm dò trực tiếp (hoặc một số) và tích hợp phản hồi của khán giả vào bài thuyết trình của bạn. Bạn cũng nên đảm bảo rằng những người tham dự có thể đặt câu hỏi trong suốt sự kiện, ngay cả khi bạn đang thu thập chúng để trả lời vào cuối sự kiện.
Một số nền tảng hội thảo trên web cung cấp các tùy chọn bỏ phiếu trực tiếp. Họ cũng cung cấp các hộp trò chuyện và các tùy chọn tương tác khác. Hãy nhớ xem xét các tùy chọn này khi chọn một nền tảng
Bước 9. Ghi lại hội thảo trên web để chia sẻ với những người không thể tham dự
Một phần của điều khiến hội thảo trên web trở nên hữu ích là nó có thể được truy cập lại ngay cả sau khi sự kiện kết thúc. Đăng một liên kết đến hội thảo trên web được ghi lại trên phương tiện truyền thông xã hội và trang web của bạn. Cho những người theo dõi biết rằng họ có thể liên hệ với bạn khi có câu hỏi ngay cả khi họ không tham dự sự kiện trực tiếp.
Nhiều nền tảng hội thảo trên web cũng cung cấp dịch vụ ghi âm
Bước 10. Theo dõi qua email để biết phản hồi của mọi người đối với hội thảo trên web
Gửi 1 câu chuyện không dưới một giờ sau khi sự kiện kết thúc để sự kiện đó luôn mới mẻ trong tâm trí khán giả. Gửi tin nhắn theo dõi khác trong tuần để cảm ơn mọi người đã tham dự, yêu cầu phản hồi của họ và cung cấp thông tin về bất kỳ sự kiện nào trong tương lai mà bạn đã lên kế hoạch.
Viết những email này trước sự kiện để bạn chuẩn bị gửi chúng đi nhanh chóng
Lời khuyên
- Nói chung, hội thảo trên web của bạn không được dài hơn một giờ. Hãy viết ngắn gọn và đơn giản để mọi người có thể dành thời gian tham gia và tìm hiểu nội dung của bạn.
- Tìm hiểu cách thu hút khán giả bằng cách xem TEDtalks hoặc các hội thảo trên web phổ biến khác trực tuyến.
