Ngay cả khi bạn là người chuyên điều hành các hội thảo trực tiếp, hội thảo trực tuyến sẽ đưa ra một loạt thách thức hoàn toàn khác nhau. Tin tốt là bạn có thể sử dụng cùng một bộ kỹ năng cho bất kỳ loại hội thảo nào. Ví dụ, một điều không đổi là chuẩn bị là chìa khóa. Và đừng ngại để cho cá tính của bạn tỏa sáng và khuyến khích những người tham gia của bạn cũng làm như vậy. Bạn có thể truyền tải nội dung của mình một cách chuyên nghiệp và đồng thời có được niềm vui tương tác với khán giả.
Các bước
Phương pháp 1/3: Lập kế hoạch nội dung
Bước 1. Chuẩn bị một kịch bản và bao gồm những công cụ bạn sẽ sử dụng cho từng phần
Bạn sẽ cảm thấy lo lắng một chút khi dẫn dắt một hội thảo hoặc thậm chí gặp khó khăn trong việc theo dõi tất cả thông tin bạn muốn truyền đạt. Cách tốt nhất để giữ ngăn nắp và bình tĩnh là viết trước những điều bạn muốn nói. Bạn có thể làm điều này chi tiết như bạn muốn. Nếu bạn cảm thấy nó hữu ích cho mình, hãy viết ra những gì bạn định nói từng chữ trong một kịch bản. Nếu bạn có kinh nghiệm hơn một chút, một dàn ý chung với những điểm chính của bạn có thể sẽ hữu ích.
Ghi chú vào kịch bản khi bạn định sử dụng một số công cụ nhất định. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị một hình ảnh tại một điểm chính nào đó, hãy đưa điều đó vào tập lệnh. Nếu bạn định chia những người tham gia thành các nhóm thảo luận nhỏ bất kỳ lúc nào trong cuộc họp, hãy đưa cả nhóm đó vào kịch bản của bạn
Bước 2. Giữ các buổi học của bạn dưới 2 giờ để tránh nhàm chán
Một nguyên tắc tốt cần nhớ là các buổi hội thảo thành công thường ngắn và ngọt ngào! Điều này không nhất thiết có nghĩa là bạn cần tổ chức các buổi hội thảo ngắn hơn mà chỉ có nghĩa là mỗi phiên phải dưới 2 giờ. Nếu trước đây bạn đã tổ chức các buổi hội thảo kéo dài cả ngày, hãy thử chia nhỏ thành cuộc họp mỗi tuần một lần, kéo dài 2 giờ trong một tháng. Nếu cách đó không hiệu quả, hãy thử một cách khác, chẳng hạn như họp trong 2 giờ vào buổi sáng, 2 giờ vào buổi chiều, v.v. trong vài ngày.
- Một trong những điều tuyệt vời về hội thảo trực tuyến là chúng cho phép linh hoạt hơn một chút. Vì không có ai cần phải đi du lịch để tham dự, bạn có thể rải chúng ra trong vài ngày hoặc thậm chí vài tuần.
- Cũng không có lịch trình khó và nhanh mà bạn phải tuân theo. Đó là hội thảo của bạn, vì vậy hãy tìm khoảng thời gian phù hợp với nội dung bạn đã lên kế hoạch.
Bước 3. Ghi lại thông tin không phù hợp với các phiên trực tiếp của bạn
Khi lập kế hoạch cho các phiên ngắn hơn, bạn có thể lo lắng rằng mình đang bỏ sót nội dung quan trọng. Có một cách khắc phục đơn giản cho điều đó! Bạn có thể ghi lại các video bổ sung mà bạn có thể gửi cho những người tham gia hội thảo để họ tự xem. Bằng cách đó, họ sẽ vẫn nhận được tất cả thông tin mà bạn muốn họ nghe, nhưng sẽ không phải ngồi trong một phiên trực tuyến hàng giờ liền.
- Cố gắng giữ cho những video này ngắn hơn. 10 phút là tuyệt vời, vì đó là khoảng thời gian chú ý của hầu hết mọi người. Bạn có thể ghi lại và gửi bao nhiêu tùy ý để bao gồm tất cả nội dung của bạn.
- Nếu bạn muốn mọi người xem bất kỳ video nào trong số này trước hội thảo trực tiếp của mình, hãy nhớ thông báo cho họ biết. Hãy thử gửi một email có nội dung: “Chúng ta sẽ thảo luận về thông tin trong Video số 2, vì vậy hãy nhớ xem thông tin đó trước phiên của chúng ta vào Thứ Tư.”
Bước 4. Phân công các hoạt động giữa các phiên họp để giữ cho các cuộc họp diễn ra ngắn gọn
Đừng ngại yêu cầu những người tham gia của bạn tích cực giữa các cuộc họp nhóm. Bạn có thể yêu cầu họ đọc, xem video hoặc thậm chí gặp gỡ với các thành viên khác trong nhóm. Điều này sẽ giúp họ gắn bó với tài liệu, nhưng cũng giúp mọi người không phải ngồi trong hội thảo nhiều giờ đồng hồ cùng một lúc.
Ví dụ: bạn có thể gửi một email có nội dung "Gặp gỡ các thành viên nhóm nhỏ của bạn trên Skype trong khoảng 15 phút trong tuần này. Suy nghĩ về một số chủ đề mà bạn muốn thảo luận khi chúng ta gặp nhau với tư cách là một nhóm lớn trong phiên họp của chúng ta vào tuần tới."
Phương pháp 2/3: Thiết lập
Bước 1. Chọn một nền tảng mà bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng để tăng cường sự tự tin
Có rất nhiều nền tảng có sẵn để tổ chức hội thảo của bạn. Dành một chút thời gian để tìm hiểu về các tùy chọn như Thu phóng, Google Meet hoặc Microsoft Teams. Hãy thử chúng để xem cái nào cảm thấy trực quan và dễ sử dụng nhất. Chìa khóa để tự tin tổ chức một hội thảo là cảm thấy như bạn đang kiểm soát. Chọn một nền tảng cho phép bạn làm điều đó.
Bạn sẽ có thể dùng thử miễn phí các sản phẩm này để xem sản phẩm nào phù hợp nhất với bạn. Chỉ cần kiểm tra trang web để xem những gì bạn có thể tìm thấy
Bước 2. Dành một vài giờ để tìm hiểu về nền tảng mà bạn chọn
Bạn có thể thử các chức năng khác nhau như chia sẻ màn hình, sử dụng phòng đột phá, tắt tiếng và bật tiếng người tham gia.
- Hỏi đồng nghiệp xem họ có nền tảng mà họ giới thiệu không. Bạn có thể thu thập được nhiều thông tin tốt theo cách đó.
- Đừng quá lo lắng về việc gặp khó khăn về kỹ thuật. Nó xảy ra với tất cả mọi người! Chỉ cần lăn với những cú đấm và giữ cho nó di chuyển.
Bước 3. Thiết lập một bảng trắng trực tuyến để tạo điều kiện cho các phiên động não
Một trong những thách thức của các phiên làm việc từ xa là họ có thể cảm thấy ít hợp tác hơn trong tự nhiên. Các công cụ như bảng trắng trực tuyến có thể giúp tạo ra cảm giác làm việc cùng nhau. Lên kế hoạch kết hợp một trong hội thảo của bạn. Nhiều nền tảng họp kỹ thuật số bao gồm công cụ này hoặc bạn có thể tìm thấy một bảng trắng kỹ thuật số độc lập. Thực hành sử dụng nó trước hội thảo của bạn.
- Bạn có thể khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến và sau đó ghi lại các đề xuất của họ trên bảng trắng ảo chẳng hạn.
- Một số bảng trắng ảo phổ biến là Miro, Stormboard, Limnu và Sketchboard.
Bước 4. Thực hành chú thích màn hình của bạn để nó trở nên tự nhiên hơn
Chia sẻ màn hình của bạn là một cách dễ dàng để cho phép khán giả của bạn xem thông tin quan trọng như đồ họa hoặc powerpoint. Hầu hết các nền tảng cuộc họp cho phép bạn chú thích màn hình của mình, có nghĩa là bạn có thể vẽ trên màn hình của mình trong khi nói chuyện. Đây là một tính năng thú vị vì nó cho phép bạn làm nổi bật những điểm chính đồng thời làm cho bài thuyết trình trở nên sinh động hơn đối với khán giả của bạn.
- Ví dụ: bạn có thể khoanh tròn hoặc gạch dưới một số liệu thống kê thực sự quan trọng mà bạn muốn những người tham gia đặc biệt chú ý.
- Hãy thận trọng một chút khi bạn chia sẻ màn hình của mình. Bạn không muốn mọi người tình cờ nhìn thấy bất cứ thứ gì mang tính cá nhân. Trước bản trình bày của bạn, chỉ cần đảm bảo đóng mọi tài liệu cá nhân hoặc mở các tab để bạn không vô tình nhấp vào chúng khi chia sẻ màn hình.
Bước 5. Chạy bản trình bày thử nghiệm để đảm bảo tất cả các công nghệ đều hoạt động
Đây là một cách tuyệt vời để loại bỏ bất kỳ cảm giác bồn chồn nào và kiểm tra xem mọi thứ có hoạt động bình thường hay không. Thực hiện toàn bộ hội thảo của bạn một hoặc hai ngày trước khi bạn chuẩn bị trình bày. Điều đó sẽ cung cấp cho bạn nhiều thời gian để tinh chỉnh bất kỳ phần nào của nó mà bạn muốn chỉnh sửa.
Sử dụng tất cả các công cụ của bạn, bao gồm bảng trắng, trò chuyện, chia sẻ màn hình và bất kỳ công cụ nào khác mà bạn định sử dụng trong quá trình thực hiện
Bước 6. Nâng cấp internet của bạn nếu nó chậm hoặc không đáng tin cậy
Nếu màn hình của bạn bị đóng băng hoặc bạn bị khởi động ngoại tuyến, điều đó thực sự có thể làm gián đoạn quá trình diễn ra hội thảo của bạn. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ sự cố internet nào, hãy xem xét một số nâng cấp đơn giản cho thiết lập của bạn. Đầu tư vào một bộ định tuyến mới, đổi sang một kênh khác trên bộ định tuyến của bạn hoặc cân nhắc sử dụng cáp ethernet để ổn định hơn.
- Bạn cũng có thể thử chỉ cần di chuyển bộ định tuyến đến gần máy tính hơn. Đó thường là một cách sửa chữa dễ dàng thực sự có thể làm tăng tốc độ của bạn.
- Liên hệ với nhà cung cấp internet của bạn và hỏi họ những gì họ giới thiệu để giúp bạn có được trải nghiệm tốt nhất.
Bước 7. Yêu cầu một vài đồng nghiệp làm đối tượng thử nghiệm của bạn
Đây là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn muốn một số phản hồi chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn có nhiều ý kiến khác nhau, hãy nhờ một số thành viên trong gia đình hoặc bạn bè ngồi trong hội thảo thử nghiệm của bạn. Nếu bạn không thể tìm thấy bất kỳ ai để giúp đỡ, điều đó không sao! Chỉ cần chạy nó qua với một khán giả tưởng tượng.
Phương pháp 3/3: Tương tác của khán giả
Bước 1. Cố gắng duy trì nhóm của bạn có 8-12 người tham gia, nếu có thể
Ngay cả khi bạn có nhiều người để tiếp cận, tốt nhất là bạn nên làm như vậy trong các nhóm khá nhỏ. Nghiên cứu cho thấy mọi người học tốt nhất trong nhóm 8-12 người, vì vậy hãy cố gắng giới hạn hội thảo của bạn ở quy mô đó. Nếu bạn có nhiều người đăng ký hơn, hãy thử cung cấp một số phiên gồm 8-12 người.
Nếu bạn thực sự cần có nhiều người trong hội thảo của mình, hãy cố gắng để những người tham gia dành thời gian trong các nhóm nhỏ. Rất nhiều nền tảng họp có các phòng đột phá được thiết kế đặc biệt để giúp bạn tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận nhóm nhỏ
Bước 2. Hãy súc tích khi bạn đang nói để đi đúng chủ đề
Đây là lúc mà script của bạn sẽ thực sự hữu ích! Khi bạn đang nói về một chủ đề mà bạn là chuyên gia hoặc thực sự đam mê, bạn có thể dễ dàng chuyển sang chế độ kể chuyện hoặc chuyển sang chế độ kể chuyện. Tránh làm điều đó trong các hội thảo trực tuyến. Hãy nhớ rằng mọi người chỉ có một khoảng chú ý hạn chế khi xem ai đó nói trên màn hình. Bám sát vào kịch bản của bạn và những điểm chính của bạn.
Điều này không có nghĩa là bạn không thể cá nhân hóa bài nói của mình. Hãy thoải mái gieo rắc vào những giai thoại hoặc những câu chuyện vui nhộn nhỏ. Chỉ cần đảm bảo giữ cho chúng ngắn gọn và phù hợp
Bước 3. Thay đổi giọng nói của bạn để thu hút sự quan tâm của mọi người
Không gì nhàm chán hơn việc nghe ai đó điều khiển bằng giọng nói đều đều. Bạn chắc chắn không muốn làm điều đó, vì vậy hãy cố gắng làm cho giọng điệu của bạn trở nên thú vị trong suốt bài thuyết trình của bạn. Thay đổi nhịp của giọng nói của bạn, nói nhanh hơn vào những thời điểm và giảm tốc độ vào những lúc khác. Bạn cũng có thể tạm dừng kịch tính để nhấn mạnh quan điểm của mình.
Thay đổi âm lượng giọng nói của bạn là một cách khác để thu hút người nghe. Hãy thử im lặng khi bạn muốn nhấn mạnh một từ khóa hoặc câu. Hoặc cao giọng khi bạn đang nói điều gì đó thực sự thú vị
Bước 4. Chuyển sang một hoạt động mới nhiều lần trong phiên
Các nghiên cứu cho thấy rằng mọi người có khoảng thời gian chú ý ngắn hơn đối với các bài thuyết trình trực tuyến. Vì vậy, để làm cho hội thảo của bạn hiệu quả, hãy rung chuyển mọi thứ một chút. Hãy thử trình bày trong 10 phút và sau đó chia thành các nhóm nhỏ. Hoặc bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình trong 20 phút và sau đó trả lời câu hỏi và trả lời trong 20 phút. Chìa khóa là thực hiện các hoạt động khác nhau để khán giả của bạn luôn quan tâm.
Đừng ngại thử nghiệm. Nếu một phương pháp không phù hợp với bạn, điều đó không sao. Hãy thử một lịch trình khác cho phiên tiếp theo của bạn
Bước 5. Kêu gọi mọi người kích thích sự tham gia
Mọi người có thể không tình nguyện phát biểu, nhưng họ thường sẵn lòng tham gia khi được yêu cầu. Chia tay bài thuyết trình của bạn bằng cách đặt câu hỏi cho những người tham gia của bạn. Bạn có thể lập kế hoạch thực hiện việc này tại các điểm cụ thể trong tập lệnh của mình hoặc bạn có thể thực hiện nó một cách tự phát. Bạn nên kêu gọi mọi người nếu có vẻ như có sự nhầm lẫn hoặc giống như mọi người đang cảm thấy buồn chán hoặc bồn chồn.
- Hãy thử nói, “Jane, bạn có thắc mắc gì về những gì tôi vừa xem qua không? Đôi khi chủ đề này có thể có rất nhiều thứ để tham gia."
- Hãy nhạy cảm với thực tế rằng việc bị kêu gọi có thể gây ra lo lắng cho một số người. Nếu họ tắt máy ảnh hoặc có vẻ cố gắng tránh giao tiếp bằng mắt, có lẽ bạn không nên gọi điện trực tiếp cho họ.
- Bạn cũng có thể khuyến khích mọi người sử dụng cuộc trò chuyện để đặt câu hỏi hoặc đưa ra nhận xét. Rất nhiều người cảm thấy thoải mái hơn khi "lên tiếng" theo cách đó.
Bước 6. Yêu cầu chuẩn bị nâng cao để mọi người sẵn sàng tham gia
Một cách để giữ cho các buổi hội thảo của bạn ngắn hơn một chút là đảm bảo rằng mọi người đều bắt đầu với ít nhất một ít thông tin cơ bản. Phân phát một số tài liệu để đọc hoặc video đã ghi để xem trước. Đảm bảo rằng những người tham gia hiểu rằng họ nên làm “bài tập về nhà” trước khi tham gia phiên trực tiếp. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể thành công khi chạy trong phiên trực tiếp.
Gửi email với nội dung “Tôi mong chờ hội thảo của chúng ta vào tuần tới. Để sẵn sàng, vui lòng đọc qua tài liệu đính kèm. Tôi cũng đã tải video giới thiệu lên trang web của hội thảo. Vui lòng tìm thời gian để xem trước khi hội thảo bắt đầu lúc 9 giờ sáng Thứ Hai. Chúng tôi sẽ thảo luận về tài liệu được bao phủ."
Bước 7. Sử dụng các nhóm đột phá nhỏ để khuyến khích sự tương tác
Các nhóm nhỏ là một cách tuyệt vời để khiến mọi người nói chuyện. Trong một nhóm lớn hơn, một số người có thể cảm thấy quá ngại ngùng khi lên tiếng. Chỉ với một vài người có thể khiến họ cảm thấy thoải mái hơn. Sử dụng chức năng phòng đột phá trên nền tảng cuộc họp của bạn để tách người tham gia thành các nhóm 3-5 người. Cho mỗi nhóm một chủ đề cụ thể để thảo luận và một khoảng thời gian nhất định.
- Bạn có thể nói, “Hãy dành 10 phút để suy nghĩ về cách chúng tôi có thể làm việc để cải thiện giao tiếp trong nhóm của chúng tôi khi làm việc từ xa. Viết ra bất kỳ suy nghĩ nào bạn nghĩ ra để chia sẻ với cả nhóm”.
- Với tư cách là trưởng nhóm, bạn có thể đến từng nhóm trong vài phút để xem họ có câu hỏi nào không và để kích thích thảo luận.
Bước 8. Sử dụng các công cụ như trò chuyện và thăm dò ý kiến để tương tác với khán giả của bạn
Nền tảng cuộc họp trực tuyến có rất nhiều tùy chọn mà bạn có thể sử dụng để giúp những người tham gia của bạn tham gia vào hội thảo của bạn. Tận dụng chúng. Trong các phiên của bạn, hãy yêu cầu những người tham gia sử dụng cuộc trò chuyện để chia sẻ ý tưởng hoặc đặt câu hỏi, giơ tay biểu thị sở thích hoặc tham gia vào một cuộc thăm dò ý kiến. Việc sử dụng những công cụ này cũng giúp chia nhỏ thời lượng nói chuyện mà bạn đang làm và sẽ giúp mọi thứ trở nên tươi mới.
Ví dụ: nếu bạn đang nói về các cách khác nhau để tăng doanh số bán hàng, bạn có thể tạo một cuộc thăm dò ý kiến và để mọi người bỏ phiếu cho các lựa chọn khác nhau
Lời khuyên
- Tham gia một hội thảo trực tuyến để hiểu những gì bạn thích và những gì bạn không thích với tư cách là một người tham gia.
- Bạn không cần phải quá trang trọng, nhưng hãy nhớ trông và hành động chuyên nghiệp.
Giới thiệu
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
- ↑
-
↑
