Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một thuật ngữ chỉ phần mềm có thể nhận dạng các ký tự văn bản trong một hình ảnh và phần mềm OCR thường cho phép bạn trích xuất văn bản từ một hình ảnh, đây là bước đầu tiên để chỉnh sửa nó. Mỗi máy quét thường đi kèm với phần mềm OCR của riêng nó, nhưng việc sử dụng mỗi máy là một quá trình khác nhau. Ngược lại, Microsoft OneNote hiện có sẵn trên cả Mac và Windows, có chức năng OCR và trích xuất văn bản, đồng thời có sẵn miễn phí trên PC, máy tính bảng và điện thoại thông minh hiện đại, giúp quá trình trích xuất văn bản từ hình ảnh đơn giản và dễ đoán hơn nhiều. Tất cả các phiên bản OneNote trên máy tính để bàn và điện thoại di động đều bao gồm khả năng trích xuất văn bản - ngay cả các phiên bản miễn phí - nhưng bạn chỉ có thể trích xuất văn bản từ hình ảnh bằng phiên bản OneNote trên máy tính.
Các bước
Phương pháp 1/2: Trích xuất văn bản đã quét của bạn
Bước 1. Tải OneNote xuống PC để bàn của bạn
Trên máy Mac hoặc Windows PC, quá trình này sẽ thay đổi một chút tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành và tùy chọn; bạn có thể tải xuống từ Office.com. Nhìn chung, OneNote cho Mac rất giống với OneNote cho Windows; chức năng OCR hoạt động về cơ bản giống nhau ở cả hai.
Bước 2. Nhấp vào biểu tượng Hình ảnh
Bạn có thể tìm thấy biểu tượng trên tab Chèn của OneNote (biểu tượng cho biết "Hình ảnh" trên máy Mac). Theo mặc định, giao diện OneNote có một dải băng lớn ở trên cùng và biểu tượng "Ảnh" (hoặc "Ảnh" trên máy Mac) nằm trên tab Chèn về phía bên trái. Trên Mac, bạn cũng có thể chọn "Ảnh" từ menu "Chèn" ở đầu màn hình. Khi bạn nhấp vào biểu tượng, cửa sổ Chèn ảnh sẽ xuất hiện (hoặc cửa sổ "Chọn ảnh" trên máy Mac).
- Nếu bạn không thấy các tab hoặc biểu tượng, hãy nhấp vào nút Tùy chọn hiển thị ruy-băng ở ngay bên trái của nút Thu nhỏ ở trên cùng bên phải của cửa sổ ứng dụng và chọn "Hiển thị tab và lệnh". Trên Mac, bạn chỉ có thể sử dụng các menu ở đầu màn hình, vì vậy các tab không cần thiết.
- Di con trỏ chuột qua các nút để xem chúng được gọi là gì.
Bước 3. Điều hướng đến và chọn hình ảnh bạn muốn
Sau khi bạn thực hiện, hãy nhấp vào Mở ("Chèn" trên máy Mac). Tệp hình ảnh xuất hiện trong OneNote tại vị trí đặt con trỏ.
- Bạn cũng có thể chọn Bản in tệp thay vì Hình ảnh để trích xuất văn bản từ bản in của tài liệu.
- Thay vào đó, nhấn nút ⎙ PrtScr trên bàn phím để chụp ảnh màn hình hiện tại, sau đó dán vào tài liệu của bạn bằng Ctrl + V (hoặc ⌘ Cmd + V trên máy Mac).
- Văn bản trong hình ảnh mà bạn đang trích xuất cần được sắp chữ để nhận dạng OCR tốt.
Bước 4. Nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn “Sao chép văn bản từ hình ảnh
”Văn bản trong hình ảnh sẽ được sao chép vào khay nhớ tạm của PC của bạn.
Trên Windows, nếu thay vì một hình ảnh bạn chọn File Printout ở Bước 2, nhấp chuột phải vào một trang của bản in sẽ dẫn đến hai lựa chọn thay thế ở đây: “Sao chép văn bản từ trang này của bản in” hoặc “Sao chép văn bản từ tất cả các trang của Bản in”- chọn bản bạn muốn
Bước 5. Dán văn bản trở lại OneNote bằng Ctrl + V (hoặc ⌘ Cmd + V trên máy Mac) và chỉnh sửa nó trong ứng dụng nếu bạn muốn.
Bạn cũng có thể chọn dán hình ảnh vào một chương trình khác.
- Bạn có thể chọn văn bản bằng con trỏ chuột rồi nhấn Ctrl + C (hoặc ⌘ Cmd + C trên máy Mac). Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải (hoặc Ctrl + nhấp trên máy Mac) vào văn bản và chọn "Sao chép".
- Nếu bạn đã lưu văn bản được trích xuất và đang truy cập văn bản đó từ phiên bản OneNote không dành cho máy tính để bàn, Hướng dẫn sẽ thay đổi đáng kể đối với việc sao chép và dán. Ví dụ: trên Android, bạn cần nhấn và giữ một phần của văn bản bạn muốn, sử dụng "tay cầm" kết quả ở hai bên để chọn tất cả văn bản và nhấn nút Sao chép hoặc Cắt (các biểu tượng có hai các trang chồng lên nhau và của một cái kéo, tương ứng).
Bước 6. Dán văn bản đã sao chép vào một ứng dụng khác
Microsoft Word hoặc Google Docs là những ứng dụng phổ biến; chỉ cần mở tài liệu mới hoặc tài liệu hiện có trong ứng dụng đó và nhấn Ctrl + V (hoặc ⌘ Cmd + V trên máy Mac). Văn bản có thể trông khá xấu khi bạn dán nó vào.
Bạn có thể muốn lưu tài liệu ngay lập tức trước khi chỉnh sửa để có thể quay lại văn bản gốc, chưa chỉnh sửa
Bước 7. Chỉnh sửa và định dạng văn bản như bình thường
Bạn bị giới hạn về định dạng và như vậy chỉ bởi ứng dụng bạn chọn để dán vào - ví dụ: phiên bản mới nhất của Microsoft Word luôn có nhiều tùy chọn hơn và cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn so với Microsoft Notepad hoặc thậm chí Google Docs, chẳng hạn..
Phương pháp 2/2: Sử dụng các bộ chiết khác
Bước 1. Mở bất kỳ trình giải nén nào bạn đang sử dụng
Dù bạn chọn công cụ giải nén nào, quá trình này bao gồm việc mở hình ảnh trong trình giải nén, trích xuất văn bản từ nó, sau đó sao chép và dán văn bản vào tài liệu để chỉnh sửa. Có rất nhiều loại ứng dụng hoặc dịch vụ khác nhau:
- Phần mềm đi kèm máy quét: Nếu bạn có một máy quét và vẫn có phần mềm đi kèm, nó có thể bao gồm khả năng trích xuất văn bản OCR. Hướng dẫn nên đi kèm với máy quét hoặc bạn có thể tra cứu chúng trực tuyến cho một máy quét tương đối hiện đại.
-
Các trang web miễn phí: Các trang web chức năng nhưng được định hướng quảng cáo này thường lấy TIF, GIF, PDF, JPG, BMP, PNG hoặc một số kết hợp. Chúng thường có giới hạn (chẳng hạn như 5MB) đối với kích thước tệp bạn có thể tải lên. Một số trang web sẽ gửi email cho bạn miễn phí tài liệu Word hoặc tệp khác có chứa văn bản hình ảnh của bạn, những trang khác sẽ chỉ cung cấp văn bản để bạn sao chép. Một số bao gồm:
- Free-ocr.com
- Onlineocr.net
-
Phần mềm OCR chi phí cao: Một số phần mềm OCR có giá lên đến 500 đô la để mua; chỉ xem xét những điều này nếu bạn cần kết quả OCR cực kỳ chính xác. Một số phổ biến hơn có thể được tìm thấy tại TopTenReviews.com hoặc các trang web tương tự; một số trong số hàng đầu hiện nay bao gồm:
- Tiêu chuẩn trang Omni
- Adobe Acrobat
- ABBYY Fine Reader
-
Phần mềm miễn phí; có khả năng là các giải pháp này sẽ không hoạt động với hình ảnh lớn hơn và nhiều giải pháp không hoạt động ngoài trang đầu tiên của tệp PDF:
- FreeOCR
- OCR đơn giản
- OCR sang Word miễn phí
Bước 2. Sử dụng công cụ của bạn để trích xuất văn bản
Bạn thường có thể lưu văn bản của mình dưới dạng văn bản thuần túy, định dạng Word.doc hoặc ở Định dạng văn bản đa dạng thức (RTF). Định dạng RTF là tiền thân của.doc và (như.doc) cho phép lưu định dạng văn bản, lề, hình ảnh, v.v. vào một tệp duy nhất, di động và có thể chia sẻ. Tệp RTF lớn hơn nhiều so với tệp.doc và vì.doc có thể được xem bởi hầu hết mọi người (MS Word có sẵn trình xem miễn phí),.doc có lẽ là lựa chọn tốt nhất của bạn.
Bước 3. Sao chép và dán văn bản kết quả vào công cụ chỉnh sửa bạn đã chọn
Nó có thể trông sẽ lộn xộn về định dạng khi bạn dán nó vào, vì vậy bạn sẽ phải xóa rất nhiều khoảng trắng hoặc chia nhỏ các từ đã được nhồi nhét với nhau. Mức độ lộn xộn của định dạng phụ thuộc phần lớn vào độ sạch của hình ảnh mà bạn trích xuất văn bản.
Bước 4. Chỉnh sửa và định dạng văn bản như bình thường
Bạn bị giới hạn về định dạng và như vậy chỉ bởi ứng dụng bạn chọn để dán vào - ví dụ: phiên bản mới nhất của Microsoft Word luôn có nhiều tùy chọn hơn và cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn so với Microsoft Notepad hoặc thậm chí Google Docs, chẳng hạn..
