Nếu bạn không quen thuộc với Microsoft Excel, nó có vẻ là một chương trình đáng sợ để sử dụng. May mắn thay, nó dễ dàng để bắt đầu. Bạn có thể nhập dữ liệu, sao chép và dán nó từ các tài liệu khác và định dạng nó chỉ với một vài cú nhấp chuột. Với một chút thực hành, bạn sẽ có thể nhanh chóng nhập, chỉnh sửa và quản lý dữ liệu trong Microsoft Excel.
Các bước
Phần 1/3: Nhập và chọn dữ liệu
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Excel
Bạn có thể định vị Excel bằng cách nhấp vào menu "Bắt đầu", chọn "Tất cả chương trình", chọn "Microsoft Office" và sau đó chọn "Microsoft Excel". Excel đi kèm với bộ sản phẩm Microsoft Office thường được đóng gói với máy tính và máy tính xách tay Windows.
Người dùng Mac đã mua Excel cho Mac sẽ tìm thấy chương trình nằm trong Dock của họ hoặc trong số đó bằng cách mở "Finder" và sau đó chọn "Ứng dụng"
Bước 2. Mở bảng tính
Một "sổ làm việc" trống có thể tự động xuất hiện khi mở Excel. Nếu không, bạn sẽ thấy một "Thư viện Mẫu", từ đó bạn có thể chọn một sổ làm việc trống mới hoặc một mẫu được định dạng đặc biệt.
Bạn luôn có thể mở một bảng tính mới trong khi làm việc trên một sổ làm việc khác trong Excel. Chỉ cần nhấp vào "Tệp" từ thanh menu và chọn tùy chọn "Sổ làm việc Mới"
Bước 3. Nhập dữ liệu vào các ô mong muốn
Bạn có thể nhập số, từ, phương trình, công thức hoặc hàm vào bất kỳ ô nào sau khi chọn và nhấp vào ô đó.
- Khi kết thúc với một ô nhất định, nhấn ↵ Enter hoặc Tab ↹ để tự động chuyển sang ô tiếp theo theo chiều ngang.
- Bạn cũng có thể tạo một dòng mới trong một ô để thêm văn bản. Chỉ cần nhập "Ngắt dòng" bằng cách nhấn Alt + ↵ Enter.
Bước 4. Tạo tiêu đề cho các cột của bạn
Nhập văn bản vào Hàng 1 để tạo tiêu đề cột cho dữ liệu của bạn. Ví dụ: nhập "Tên" vào ô A1 và "Ngày" vào ô B1 và cho phép chúng làm tiêu đề cột của bạn để theo dõi thông tin ngày và tên.
Bước 5. Tạo một chuỗi dữ liệu theo trình tự
Excel có thể tìm hiểu các mẫu bên dưới dữ liệu của bạn và sau đó điền vào dữ liệu dựa trên các mẫu đó để giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng. Bắt đầu bằng cách thiết lập một mẫu trong các ô liên tiếp (ví dụ: nhập "Tháng Giêng" vào một ô và "Tháng Hai" trong ô tiếp theo). Sau đó, chọn các ô được điền và nhấp và kéo góc dưới cùng bên phải của hình chữ nhật đã chọn của bạn để mở rộng mẫu thành các ô mới. Excel sẽ tự động nhận dạng mẫu đã thiết lập của bạn và điền vào các ô tiếp theo với "March", "April", v.v.
Excel có thể nhận ra nhiều mẫu phổ biến như các ngày trong tuần, các ngày cách đều nhau, các số liên tiếp và nhiều mẫu khác
Bước 6. Chọn một dải ô
Để chọn một dải ô bằng chuột của bạn (để định dạng hoặc chỉnh sửa số lượng dữ liệu lớn hơn), chỉ cần nhấp vào đầu hoặc cuối của một dải dữ liệu và kéo con trỏ của bạn theo hướng bạn muốn để đánh dấu văn bản thích hợp. Ngoài ra còn có một số phím tắt hữu ích được liệt kê bên dưới.
- Nhấn Ctrl và phím cách sẽ mở rộng vùng chọn trong suốt cột có ô ban đầu.
- Nhấn ⇧ Shift và phím cách sẽ mở rộng vùng chọn trong suốt hàng có ô ban đầu.
- Nhấn Ctrl + ⇧ Shift và phím cách hoặc Ctrl + A sẽ chọn toàn bộ trang tính.
Bước 7. Chèn (các) hàng
Bắt đầu bằng cách nhấp vào một số hàng (thao tác này sẽ chọn toàn bộ hàng). Chọn hàng mà bạn muốn hàng mới của mình ở trên. Nhấp chuột phải (Control + nhấp trên Mac) và chọn "Chèn" từ menu xuất hiện.
- Chức năng này cũng có sẵn từ tab "Trang chủ" bằng cách chọn "Chèn" từ "Ô" rồi chọn "Chèn hàng trang".
- Chèn nhiều hàng yêu cầu bạn phải chọn nhiều hàng phía trên vị trí mà bạn muốn đặt các hàng mới. Chỉ cần chọn cùng một số hàng mà bạn muốn chèn vào bên dưới.
Bước 8. Chèn (các) cột
Bắt đầu bằng cách nhấp vào một ký tự cột (thao tác này sẽ chọn toàn bộ cột). Chọn cột mà bạn muốn cột mới của mình chuyển sang bên trái. Nhấp chuột phải (Control + nhấp trên Mac) và chọn "Chèn" từ menu xuất hiện.
- Chức năng này cũng có sẵn từ tab "Trang chủ" bằng cách chọn "Chèn" từ "Ô" rồi chọn "Chèn hàng trang".
- Chèn nhiều cột yêu cầu bạn phải chọn nhiều cột ở bên phải của vị trí mà bạn muốn đặt các cột mới. Chỉ cần chọn cùng một số cột mà bạn muốn chèn vào bên trái.
Phần 2/3: Chỉnh sửa dữ liệu
Bước 1. Sao chép một hoặc nhiều ô
Sau khi chọn (các) ô bạn muốn sao chép, hãy nhấp chuột phải và chọn "Sao chép" từ menu xuất hiện. Nhấn Ctrl + C (hoặc ⌘ Command + C đối với người dùng Mac). Thao tác này sẽ thêm dữ liệu đã chọn vào khay nhớ tạm của bạn.
Bước 2. Cắt một hoặc nhiều ô
Sau khi chọn (các) ô bạn muốn cắt, hãy nhấp chuột phải và chọn "Cắt" từ menu xuất hiện. Nhấn Ctrl + X (hoặc ⌘ Command + X đối với người dùng Mac). Thao tác này sẽ thêm dữ liệu đã chọn vào khay nhớ tạm của bạn.
Bước 3. Dán một hoặc nhiều ô
Sau khi chọn (các) ô mà bạn muốn dán dữ liệu của mình, hãy nhấp chuột phải và chọn "Dán" từ menu xuất hiện. Hoặc, nhấn Ctrl + V (hoặc ⌘ Command + V đối với người dùng Mac). Thao tác này sẽ dán nội dung của (các) ô đã sao chép hoặc cắt.
Nếu ô của bạn chứa công thức, "Dán" sẽ dán công thức không phải giá trị được tính toán của công thức. Để "Dán" các giá trị ô, hãy sử dụng "Dán Đặc biệt"
Bước 4. Dán các giá trị ô thay vì công thức
Bắt đầu bằng cách chọn "Chỉnh sửa" từ tab "Trang chủ" và nhấp vào "Dán Đặc biệt". Chọn "Giá trị" từ danh sách các thuộc tính để dán.
Tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn, các tùy chọn khác trong "Dán đặc biệt" có thể bao gồm "Nhận xét" (nhận xét văn bản có thể được thêm vào các ô riêng lẻ), "Định dạng" (tất cả các lựa chọn định dạng văn bản) hoặc "Tất cả" để dán mọi thứ tại Một lần
Bước 5. Xóa nội dung ô
Chỉ cần chọn (các) ô mà bạn muốn xóa văn bản và nhấn Del hoặc nhấp chuột phải và chọn "Xóa" từ menu xuất hiện.
Bước 6. Di chuyển ô, hàng hoặc cột
Đánh dấu các ô đã chọn của bạn và kích hoạt "con trỏ di chuyển" (xuất hiện dưới dạng bốn mũi tên hướng cho người dùng Windows hoặc dưới dạng biểu tượng bàn tay cho người dùng Mac). Kéo đến vị trí ưa thích của bạn để thay thế bất kỳ dữ liệu hiện có nào ở đó bằng các ô bạn đã quyết định di chuyển
Bước 7. Sử dụng một công thức
Excel sử dụng "công thức" để thực hiện các phép tính trong một ô và có thể tham chiếu các ô khác như một phần của phép tính đó. Bấm vào ô mà bạn muốn nhập công thức, sau đó bắt đầu bằng cách gõ "=". Bây giờ gõ một công thức toán học và nhấp vào "Enter". Excel sẽ hiển thị kết quả (không phải chính công thức).
Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về Cách nhập công thức trong Microsoft Excel
Bước 8. Tham chiếu giá trị từ các ô khác
Công thức có thể tham chiếu các ô khác và giá trị của chúng. Trong khi nhập công thức, chỉ cần nhấp vào một ô hoặc một dải ô và Excel sẽ tự động điền tên ô (ví dụ: B2, D5) vào công thức của bạn. Bây giờ công thức của bạn tham chiếu đến ô cụ thể đó và sẽ liên tục lấy giá trị từ ô đó. Nếu giá trị trong ô được tham chiếu thay đổi, kết quả của công thức của bạn cũng sẽ như vậy.
Bạn cũng có thể tham khảo các giá trị từ các trang tính khác. Bắt đầu bằng cách chọn ô mà bạn muốn tham chiếu một giá trị, nhập "= 'vào thanh công thức và sau đó nhập công thức mong muốn của bạn ngay sau dấu" =. "Sau khi nhập công thức, chỉ cần nhấp vào tab cho trang tính của bạn. muốn tham chiếu và sau đó chọn phạm vi dữ liệu mong muốn mà bạn muốn nhập vào công thức
Bước 9. Theo dõi các thay đổi của bạn
Bạn có thể theo dõi các thay đổi bằng cách chọn "Công cụ" từ thanh menu và sau đó nhấp vào "Theo dõi Thay đổi". Cuối cùng, chọn "Đánh dấu các thay đổi".
Nếu tùy chọn này không khả dụng, bạn đang ở định dạng Chỉ đọc. Trong "Theo dõi thay đổi", chọn tùy chọn bên cạnh "Theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa. Tùy chọn này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn." Khi tùy chọn này được chọn, bạn có thể thực hiện các thay đổi và xem các thay đổi đó bằng cách chọn lại tùy chọn này và chọn hộp bên cạnh "Đánh dấu các thay đổi"
Bước 10. Thêm nhận xét
Đây có thể là một cách hữu ích để thảo luận về các chỉnh sửa được thực hiện trên bảng tính Excel. Bắt đầu bằng cách chọn (các) ô mà bạn muốn nhận xét. Sau đó chọn "Chèn" từ thanh menu và nhấp vào "Chèn bình luận" từ menu xuất hiện. Một hộp văn bản sẽ xuất hiện ở vị trí mong muốn của bạn và cho phép bạn để lại nhận xét.
Bước 11. Lưu các thay đổi của bạn
Chọn "Tệp" từ thanh menu và nhấp vào "Lưu". Sau đó chọn nút danh sách thả xuống "Lưu vào" và chọn thư mục ưa thích của bạn. Nếu bạn cố gắng thoát khỏi Excel trước khi lưu các thay đổi gần đây nhất, một hộp thoại sẽ xuất hiện và hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi của mình hay không. Bạn có thể nhấp vào "Lưu" hoặc "Không Lưu" tùy thuộc vào sở thích của bạn.
Phần 3/3: Định dạng dữ liệu
Bước 1. Xem dải băng "Định dạng"
Đảm bảo rằng ruy-băng "Định dạng" hiển thị để bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng truy cập nhiều tùy chọn định dạng. Chỉ cần nhấp vào mũi tên chỉ xuống ở phía bên phải của dải băng "Định dạng" để mở rộng nó. Điều này sẽ cho phép bạn điều chỉnh kiểu và kích thước phông chữ đồng thời làm cho văn bản được in nghiêng, in đậm hoặc gạch chân. Nó cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập phím tắt vào một số chức năng được thảo luận trong các bước định dạng được nêu bên dưới.
Nhấp chuột phải vào một ô hoặc một nhóm ô cũng sẽ hiển thị các tùy chọn định dạng. Sau khi nhấp chuột phải vào (các) ô, hãy chọn "Định dạng Ô." Điều này sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn liên quan đến Số (kiểu), Căn chỉnh, Phông chữ, Đường viền, Mẫu và Bảo vệ
Bước 2. Kết thúc văn bản của bạn
Điều này sẽ làm cho văn bản bao quanh và vẫn hiển thị trong một ô chứ không phải theo sau và bị che bởi ô tiếp theo. Bắt đầu bằng cách đánh dấu các ô bạn muốn điều chỉnh. Sau đó, trong tab "Trang chủ", hãy xem nhóm nút "Căn chỉnh" và chọn tùy chọn "Gói văn bản".
Bạn cũng có thể điều chỉnh văn bản của mình để vừa với các ô để các cột và hàng tự động điều chỉnh chiều rộng hoặc chiều cao của chúng (tương ứng) để phù hợp với nội dung trong một ô. Trong tab "Trang chủ", hãy xem nhóm nút "Ô" và nhấp vào "Định dạng". Từ menu "Định dạng", hãy chọn "Kích thước Ô" và nhấp vào "Chiều rộng Cột Tự động bổ sung" hoặc "Chiều cao Hàng Tự động bổ sung"
Bước 3. Căn chỉnh văn bản của bạn
Điều này sẽ làm cho văn bản của bạn được căn đều ở phần bên trái, bên phải hoặc trung tâm của các ô. Bắt đầu bằng cách đánh dấu các ô bạn muốn điều chỉnh. Sau đó, trong tab "Trang chủ", hãy chọn căn chỉnh thích hợp. Bạn sẽ thấy ba nút với các dòng được định hướng để thể hiện cạnh của (các) ô mà văn bản sẽ bắt đầu.
Bước 4. Thay đổi kiểu số của dữ liệu
Bạn sẽ tìm thấy một số kiểu đánh số cơ bản trên chính thanh công cụ "Định dạng". Chỉ cần chọn (các) ô bạn muốn định dạng và sau đó nhấp vào kiểu số thích hợp trên thanh công cụ. Để truy cập các kiểu bổ sung, hãy nhấp chuột phải vào (các) ô đã chọn, nhấp vào "Định dạng Ô" và sau đó chọn tab "Số". Bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn được liệt kê trong "Danh mục".
Bước 5. Thay đổi màu văn bản của bạn
Chọn (các) ô mà bạn muốn điều chỉnh màu văn bản. Sau đó, từ thanh công cụ "Định dạng", hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh "Màu Phông chữ". Đây là tùy chọn trông giống như một chữ cái "A" với một đường màu bên dưới nó. Nhấp vào mũi tên sẽ hiển thị menu với nhiều tùy chọn màu sắc.
Bước 6. Thay đổi màu nền của bạn
Chọn (các) ô mà bạn muốn điều chỉnh màu nền. Sau đó, từ thanh công cụ "Định dạng", hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh "Tô màu". Đây là tùy chọn trông giống như một hộp sơn chữ cái với một đường màu bên dưới nó. Nhấp vào mũi tên sẽ hiển thị menu với nhiều tùy chọn màu sắc.
Lời khuyên
- Nhấn Ctrl + ⇧ Shift và mũi tên hướng thích hợp sẽ mở rộng vùng chọn đến ô được điền cuối cùng trong cùng cột hoặc hàng với ô ban đầu.
- Nhấn Ctrl + ⇧ Shift + ⇱ Home sẽ mở rộng vùng chọn đến đầu trang tính.
- Nhấn Ctrl + ⇧ Shift + ⇟ PgDn sẽ mở rộng vùng chọn qua trang tính hiện tại và trang tính tiếp theo sau nó.
- Nhấn Ctrl + ⇧ Shift + ⇞ PgUp sẽ mở rộng vùng chọn qua trang tính hiện tại và trang tính trước đó đứng trước nó.
- Bạn cũng có thể điều chỉnh chiều rộng của cột và chiều cao của ô theo cách thủ công. Chỉ cần nhấp vào đường phân cách hai ô và giữ nó cho đến khi hai mũi tên đối nhau xuất hiện. Sau đó, kéo các mũi tên đó theo hướng ưu tiên để thu nhỏ hoặc mở rộng một hàng hoặc cột.
- Bạn cũng có thể tạo định dạng có điều kiện cho các ô cụ thể (hoặc danh mục ô). Trong tab "Trang chủ", chọn "Định dạng có điều kiện" từ nhóm nút "Kiểu".
