Bắt đầu một email với lời chào phù hợp có thể rất khó. Khi gửi một email chuyên nghiệp hoặc viết thư cho ai đó mà bạn không biết rõ, cách tốt nhất của bạn thường là chọn một cách chào đơn giản, linh hoạt như “Xin chào” trước khi gọi người đó bằng họ của họ. Nếu bạn đang viết thư cho một người bạn, thành viên gia đình hoặc người khác mà bạn có mối quan hệ bình thường hơn, bạn chỉ cần giới thiệu họ bằng tên của họ là được.
Các bước
Phương pháp 1/4: Chọn cách chào phù hợp
Bước 1. Nói “Xin chào” để bắt đầu email của bạn trên một ghi chú thân thiện
Một câu "Xin chào" đơn giản theo sau tên của người đó sẽ phù hợp với hầu hết các email. Nó thoải mái và cá nhân mà không cảm thấy quá trang trọng hoặc bình thường. Và vì nó rất ngắn gọn và trực tiếp, nó sẽ không làm người đọc của bạn bị phân tâm hoặc nhìn ra chỗ khác.
Bạn cũng có thể sử dụng “Xin chào” khi nói với nhiều người nhận cùng một lúc, như trong “Xin chào tất cả mọi người”
Mẹo:
“Xin chào” là một lời chào tuyệt vời mà không ồn ào, đa mục đích, cho dù email của bạn là dành cho bạn bè, người giám sát hay một người lạ.
Bước 2. Mở bằng "Kính gửi" để có các tin nhắn chính thức hơn
“Dear” là một cách chào linh hoạt - đúng hơn là “Chào”, nhưng vẫn mang một âm hưởng cổ điển ấm áp và dễ chịu đối với nó. Điều này làm cho nó trở thành một cách hoàn hảo để mời gọi thư từ với cả những người thân yêu và những người bạn không biết rõ.
Lời chào này cũng có thể được sử dụng cho bạn bè và gia đình
Bước 1.
- Từ "Kính gửi" cũng mang theo một lưu ý về sự đàng hoàng và tôn trọng mà những lời chào kém trang trọng thì không.
- Một nhược điểm của dụng cụ mở này là nó có thể được coi là hơi quá trang trọng đối với một số người, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh.
Bước 2. Sử dụng cách chào ẩn danh nếu bạn không biết tên người nhận của mình
"Lời chào" và "Người mà nó có thể quan tâm" là hai trong số những lời chào ẩn danh phổ biến nhất, không gây khó chịu. Đây là cách đặt cược an toàn cho những thời điểm bạn không chắc ai sẽ đọc tin nhắn của mình.
- Bạn cũng có thể thử một cái gì đó mơ hồ như, “Thưa ông hoặc bà,” mặc dù điều này có thể hơi ngột ngạt trong tất cả các email trừ những email chính thức nhất.
- Lời chào ẩn danh thường được sử dụng nhiều nhất khi viết thư cho các nhóm, chẳng hạn như doanh nghiệp và tổ chức, hơn là cá nhân.
Bước 3. Đặt tên của người đó nếu bạn muốn đi đúng vào vấn đề
Nếu bạn lúng túng không biết nên sử dụng lời chào nào hoặc bạn muốn để thông điệp của mình làm trung tâm, bạn hoàn toàn có thể nêu rõ tên người nhận của mình và để nguyên ở đó. Chỉ cần thêm dấu phẩy, bỏ qua một dòng và nói những gì bạn muốn nói.
- "Bệnh đa xơ cứng. Thompson”nghe có vẻ không trang trọng hơn hoặc kém trang trọng hơn“Chào cô Thompson”và nó cho phép bạn bỏ qua sự do dự để chọn ra lời chào phù hợp nhất.
- Bản thân việc sử dụng tên của người đó làm lời chào cũng có thể hữu ích trong các thư từ tiếp theo khi bạn không nhất thiết phải chọn một lời chào mới mọi lúc.
Phương pháp 2/4: Địa chỉ người nhận của bạn
Bước 1. Gọi cho người đó bằng tên nếu bạn biết rõ về họ
Quy tắc này khá đơn giản: nếu bạn đang đặt tên cho ai đó, bạn có thể sử dụng tên của họ. Nếu không, tốt hơn hết bạn nên bám sát họ của họ để tránh bị tự phụ và có khả năng làm sai họ.f
Khi viết thư cho một người quen nổi tiếng, bạn có thể dẫn đầu bằng tên của họ hoặc đính kèm một lời chào bình thường hơn như một lời giới thiệu (ví dụ: “Này Jackie”)
Cảnh báo:
Không bao giờ đề cập đến người nào đó mà bạn chưa gặp bằng tên của họ trừ khi họ nói cụ thể với bạn rằng bạn có thể làm như vậy. Nó chỉ là không lịch sự!
Bước 2. Tham khảo các liên hệ chuyên nghiệp và không xác định theo họ của họ
Chọn một lời chào thích hợp (hãy nhớ “Xin chào” “Kính gửi” và “Xin chào” đều hữu ích cho nhiều trường hợp khác nhau), sau đó điền tên gia đình của người đó. Hầu hết các email bạn gửi có thể sẽ bắt đầu bằng họ của người nhận, đặc biệt nếu họ liên quan đến công việc.
- Nếu người bạn đang gửi email là nữ, hãy sử dụng tiền tố “Ms.” thay vì "Mrs." trừ khi bạn biết sự thật rằng cô ấy đã kết hôn.
- Việc lưu ý sử dụng họ của người nhận sẽ thiết lập một giọng điệu lịch sự và tôn trọng để thư tín tuân theo.
Bước 3. Sử dụng một thuật ngữ như “Mọi người” khi chào nhiều hơn một người nhận
Các nhóm lớn có thể chứa nhiều loại người khác nhau và bạn không muốn đưa ra bất kỳ giả định nào về giới tính hoặc mức độ quen thuộc của họ. Vì các thuật ngữ như “Con trai” và “Quý bà và quý ông” có thể được hiểu là giới hạn giới hạn, chúng tốt nhất nên được chuyển qua để ủng hộ một thứ gì đó bao trùm hơn.
- Hãy chắc chắn tránh xa những lời chào quá bình thường như “mọi người” hoặc “các bạn”.
- Việc ném ra đại từ sai tập thể có thể khiến một trong những độc giả của bạn cảm thấy bị gạt ra ngoài lề hoặc bị phớt lờ hoàn toàn.
Bước 4. Đề cập đến chức danh hoặc chức vụ của người đó nếu nó liên quan đến thông điệp của bạn
Trong những trường hợp bình thường, nghe có vẻ lạ khi bắt đầu một email với "Xin chào Trưởng đại diện dịch vụ khách hàng." Tuy nhiên, nếu vị trí của người đó liên quan trực tiếp đến lý do bạn viết thư, thì đó có thể là một cách tốt để đưa ra câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại cho họ.
- Gửi email tới "Direct of Communications" thay vì "Mr. Everett”sẽ cho người nhận của bạn biết rằng vấn đề liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ cá nhân của họ.
- Tương tự như vậy, khi liên hệ với lãnh đạo của một tổ chức, bạn có thể bắt đầu mọi việc bằng lời chào như "Kính gửi Ban tổ chức Thành phố Salt Lake."
Phương pháp 3 trên 4: Tránh những sai lầm khi chào hỏi thường gặp
Bước 1. Hãy nhớ luôn kèm theo lời chào
Quy tắc số một để viết lời chào qua email là đảm bảo có một lời chào ở đó. Có thể hơi chói tai khi mở email và đối mặt với một khối văn bản không có lời giới thiệu hoặc câu nói vui riêng, và chỉ mất vài giây để gõ một vài từ để tóm tắt mục đích giao tiếp của bạn.
Một email không có lời chào sẽ bị nhiều người coi là không đầy đủ. Kết quả là nó có thể phản ánh kém về bạn hoặc khả năng giao tiếp hiệu quả của bạn
Mẹo:
Đừng suy nghĩ quá nhiều - nếu bạn không biết phải viết gì khác, hãy chọn một câu “Xin chào” đơn giản và tập trung sức mạnh trí não của bạn vào việc soạn phần còn lại của email.
Bước 2. Tránh “Này” trừ khi bạn đang ở gần người bạn đang viết thư
“Này” cũng bình thường thôi. Vì lý do này, đó là một cách có thể chấp nhận được để bắt đầu một email cho bạn thân của bạn hoặc một đồng nghiệp có cùng thứ hạng, chứ không phải gửi một email cho cấp trên hoặc bất kỳ ai mà bạn đang giao tiếp lần đầu tiên.
- Mặc dù chúng nghe có vẻ vô hại, nhưng những lời chào thân mật quá mức như “Này” có thể vô tình báo hiệu sự thiếu tôn trọng đối với người nhận của bạn.
- Không bao giờ được sử dụng các chế độ địa chỉ thoải mái khác, chẳng hạn như “What’s up” hoặc “Yo” trong email. Những lời chào này tốt hơn được dành riêng cho các cuộc trao đổi tin nhắn văn bản.
Bước 3. Hãy cẩn thận khi sử dụng những lời chào theo thời gian cụ thể như “Chào buổi chiều
”Tham khảo thời gian bạn đang viết có thể mang lại cho email của bạn cảm giác được cá nhân hóa hơn và cho phép bạn liên hệ tốt hơn với người nhận của mình. Tuy nhiên, bạn chỉ nên làm điều này khi chắc chắn rằng họ ở cùng một múi giờ. Nếu không, bạn có thể trông vô nghĩa hoặc thiếu cân nhắc.
- Nói “Chào buổi sáng” với một người sống ở bên kia thế giới có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt nếu email của bạn chứa thông tin nhạy cảm về thời gian.
- Nếu bạn đã sẵn sàng sử dụng một trong những cách chào này, bạn sẽ không mất chút thời gian để xem giờ (và ngày tháng!) Ở nơi người nhận sẽ đọc tin nhắn của bạn.
Bước 4. Giữ cho dấu câu của bạn đơn giản và phù hợp
Cách tốt nhất để định dạng bất kỳ lời chào nào là nhập cách chào bạn chọn và tên người nhận, sau đó chèn dấu phẩy để giúp mắt họ chuyển sang phần nội dung email. Bạn có thể nghĩ rằng một câu cảm thán là biểu cảm hơn, nhưng có khả năng nó có thể bị đọc là vị thành niên hoặc không chuyên nghiệp.
- Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể kết thúc lời chào của mình bằng dấu hai chấm hoặc dấu gạch ngang để tạo hiệu ứng trang trọng hơn hoặc bình thường hơn.
- Truyền tải quá nhiều sự phấn khích thậm chí có thể làm phiền người mà bạn đang viết thư cho họ nếu họ không chia sẻ sự nhiệt tình của bạn.
Bước 5. Đảm bảo bạn đánh vần đúng tên người nhận của mình
Kiểm tra kỹ chính tả tên của người đó như tên xuất hiện trên email trước đó hoặc tài liệu gốc trước khi bạn nhấn “gửi”. Lỗi chính tả vô tội không phải là kết thúc của từ, nhưng việc mắc cùng một lỗi nhiều lần cho thấy rằng bạn không đủ quan tâm để làm đúng.
- Nếu bạn gặp phải một cái tên đặc biệt khó hiểu hoặc bất thường, hãy xem liệu bạn có thể sao chép và dán nó trực tiếp vào email của mình từ một nguồn bên ngoài hay không.
- Bạn có nguy cơ bị người đọc xa lánh bằng cách viết sai tên của họ một cách không nhất quán.
Phương pháp 4/4: Soạn dòng mở đầu email của bạn
Bước 1. Nêu mục đích của email của bạn ngay lập tức
Sử dụng câu đầu tiên của bạn để cho người nhận biết chính xác lý do bạn viết thư. Bằng cách đó, họ sẽ không bị treo. Điều này thường đơn giản như việc chắt lọc những gì bạn sẽ thảo luận trong phần nội dung thông điệp của mình thành ý tưởng chính và biến nó thành phần giới thiệu ngắn gọn.
- Một phần mở đầu chắc chắn cho email của bạn có thể là “Tôi viết thư này để hỏi về…” hoặc “Tôi muốn biết ý kiến của bạn về…”
- Đừng khiến người nhận của bạn cảm thấy khó chịu với phần mở đầu dài dòng hoặc thông tin không cần thiết. Không cần phải đánh vòng quanh bụi rậm-chỉ cần nhảy ngay vào đó.
Bước 2. Cảm ơn người nhận của bạn nếu bạn đang viết phản hồi
Khi bạn liên lạc lại với ai đó về tin nhắn mà họ đã gửi cho bạn, thông thường bạn nên dành một chút thời gian để nói lời cảm ơn. Được cảm ơn vì một điều gì đó có thể rất hài lòng và một chút bày tỏ lòng biết ơn sẽ giúp bạn đảm bảo rằng thư từ của bạn đang bắt đầu thuận lợi.
- Trong khi diễn đạt câu đầu tiên của bạn, hãy nhớ thừa nhận hoặc tóm tắt mục đích của email gốc, như trong phần “Cảm ơn bạn đã liên hệ với Acme Corporation về trải nghiệm gần đây của bạn” hoặc “Cảm ơn bạn đã trả lời rất nhanh”.
- Nếu thư từ của bạn không liên quan đến kinh doanh, bạn có thể mở đầu bằng câu như: “Cảm ơn bạn đã liên hệ. Đã quá lâu rồi chúng ta chưa nói chuyện!”
Bước 3. Chào các liên hệ thân thiết bằng một ghi chú cá nhân hơn
Nếu bạn hiểu rõ người nhận của mình, bạn có thể chọn cách tiếp cận tình cảm hơn bằng cách kiểm tra họ hoặc yêu cầu cập nhật về cuộc sống của họ. Lời chào cá nhân có một cảm giác thân mật và phục vụ để thiết lập một năng động thân thiện, chân thành.
- Bạn có thể sử dụng dòng dẫn đầu như, "Chúc mừng em bé mới!" hoặc "Tôi vừa mới ở Brooklyn và điều đó đã mang lại rất nhiều kỷ niệm đẹp" để nhắc nhở một người thân hoặc người bạn đời thân thiết trong văn phòng rằng họ đang ở trong suy nghĩ của bạn.
- Đảm bảo rằng bất kỳ nhận xét hoặc câu hỏi cá nhân nào bạn đưa vào đều phù hợp với mối quan hệ của bạn với người nhận. Hỏi, "Bạn thích căn hộ mới của mình như thế nào?" có thể khiến người nào đó bạn mới gặp một hoặc hai lần phát hiện ra.
Bước 4. Làm việc với một chút hài hước như một tàu phá băng thu hút sự chú ý
Mặc dù sự hài hước thường không được khuyến khích trong thế giới chuyên nghiệp, nhưng nó có thể mang lại một khoảnh khắc đáng hoan nghênh khỏi bản chất tẻ nhạt của giao tiếp thực tế hàng ngày khi được sử dụng một cách thận trọng. Hầu hết mọi người thường đọc lướt những email khô khan, không trọng tâm, vì vậy những lời chào hài hước có thể có tác dụng thu hút người đọc của bạn và khiến họ gắn bó hơn.
"Nếu bạn muốn làm sáng tỏ mọi thứ một chút, hãy thử một câu mở đầu như," Hôm nay là thứ sáu chưa? " hoặc, "Tôi biết bạn thích nghe từ tôi điều đầu tiên vào buổi sáng."
Cảnh báo:
Một câu đố nhanh trí hoặc một chút chơi chữ ngớ ngẩn có thể hữu ích để làm sống động các email chuyên nghiệp không màu sắc, nhưng chỉ khi tình huống bắt buộc.
Lời khuyên
- Mặc dù ngắn gọn nhưng lời chào là một trong những phần quan trọng nhất của email doanh nghiệp. Về cơ bản, nó mang lại cho người nhận ấn tượng đầu tiên của họ về bạn và phong thái chuyên nghiệp.
- Hầu hết các tên được đặt hoặc ưu tiên của mọi người có thể được tìm thấy trong thông tin người gửi hoặc chính địa chỉ email của họ.
- Nếu bạn tình cờ biết được tên của người nhận ẩn danh sau email đầu tiên của mình, hãy nhớ đưa tên đó vào các thư tiếp theo để ghi nhận sự thay đổi và tạo ra một mối quan hệ cá nhân hơn.
