Tạo một lời chào thư thoại lý tưởng là điều quan trọng. Nó có thể tạo cho người gọi ấn tượng đầu tiên về bạn, vì vậy, để lại lời chào lịch sự, chuyên nghiệp là rất quan trọng, đặc biệt nếu nhà tuyển dụng tiềm năng đang gọi cho bạn. Hãy loại bỏ thư thoại trò đùa cũ khiến mẹ bạn khó chịu và ghi lại một lời chào thân thiện và đầy đủ thông tin khiến bạn trông dễ chịu.
Các bước
Phần 1/3: Lập kế hoạch những gì bạn muốn nói
Bước 1. Viết danh sách thông tin bạn muốn đưa vào lời chào thư thoại của mình
Viết ra danh sách các điểm cần đưa vào nghe có vẻ khó khăn, nhưng khi thư thoại của bạn có thể là ấn tượng đầu tiên mà ai đó có về bạn, thì tốt nhất là nếu thư thoại không đi kèm với một loạt các tiếng ồn "Ừm" và tạm dừng khó xử.
- Bạn muốn thư thoại của mình chứa một số thông tin cơ bản theo cách lịch sự sẽ giúp người gọi biết rằng đó là bạn và thông tin để lại để bạn có thể gọi lại sớm nhất có thể.
- Bao gồm tên của bạn (và công ty nếu đây là thư thoại công việc), tuyên bố cho phép người gọi biết bạn xin lỗi vì đã bỏ lỡ cuộc gọi và thông tin bạn muốn từ người gọi như tên, số và một tin nhắn ngắn gọn về mục đích của cuộc gọi.
Bước 2. Viết ra một kịch bản cho lời chào của bạn
Bạn muốn tạo một tập lệnh mà bạn có thể đọc trong khi ghi thư thoại của mình. Bằng cách có một cái gì đó để đọc, bạn có thể thư giãn và nghe có vẻ lịch sự và tự tin.
- Bắt đầu bằng câu “Xin chào” lịch sự. Thông báo cho người gọi biết bạn là ai và xin lỗi vì đã bỏ lỡ cuộc gọi.
- Kết thúc kịch bản của bạn bằng cách yêu cầu người gọi để lại tên và số điện thoại liên hệ với một tin nhắn ngắn gọn. Thông báo cho người gọi rằng bạn sẽ liên hệ lại với họ càng sớm càng tốt. Bạn cũng có thể đăng nhập bằng một câu thân thiện "Chúc một ngày tốt lành", nếu bạn muốn.
Bước 3. Đọc lại kịch bản của bạn
Bạn muốn đảm bảo rằng nó có vẻ chuyên nghiệp và thân thiện trong khi vẫn truyền tải được thông điệp rõ ràng. Hãy nghĩ về kiểu người có thể để lại thư thoại cho bạn và đảm bảo rằng thư thoại của bạn là những người dễ thương và có nhiều thông tin.
- Đảm bảo rằng tập lệnh của bạn bao gồm thông tin từ danh sách của bạn. Tránh những lời chào thông thường, thẳng thừng như "Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với tôi." Nếu cuộc gọi quan trọng, bạn sẽ cố gắng trả lại cuộc gọi đó sớm nhất có thể.
- Nếu bạn đang thiết lập thư thoại cho công việc, ngay cả khi thư thoại đó nằm trong điện thoại di động của bạn, hãy cân nhắc cung cấp cho người gọi các cách khác nhau để liên hệ với bạn. Cung cấp địa chỉ email hoặc địa chỉ trang web của bạn nơi có thể tìm thấy thêm thông tin.
- Sau khi bạn đã đọc to thư thoại của mình và cảm thấy rằng thư thoại cung cấp thông tin liên quan theo cách thân thiện, chuyên nghiệp, bạn đã sẵn sàng ghi âm.
Phần 2/3: Ghi lại thư thoại của bạn
Bước 1. Hạn chế tiếng ồn xung quanh
Bạn muốn giọng nói của mình trở nên rõ ràng và sắc nét, vì vậy hãy đảm bảo rằng không có tạp âm nào trong nền như radio, TV hoặc mọi người đang nói chuyện.
- Nơi tốt nhất để ghi lại thư thoại của bạn là trong một căn phòng yên tĩnh, tránh xa tiếng ồn.
- Các phòng nhỏ hơn cũng sẽ hoạt động tốt hơn vì sẽ không có nhiều âm thanh xung quanh như trong một không gian rộng và mở.
Bước 2. Nhập chức năng thiết lập thư thoại trên điện thoại của bạn
Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và điện thoại của bạn, có một số cách để ghi lại lời chào mới.
- Nếu bạn đang sử dụng iPhone và có iOS 8 trở lên, bạn có thể truy cập ứng dụng "Điện thoại" và nhấn nút "Thư thoại". Thao tác này sẽ đưa bạn đến màn hình hiển thị thư thoại của bạn và ở góc trên bên trái sẽ là tùy chọn cho “Lời chào”, hãy nhấp vào đó và từ đó bạn có thể nghe hoặc chỉnh sửa lời chào của mình.
- Người dùng Android có thể giữ phím 1 trong trình quay số cho đến khi điện thoại của bạn kết nối với dịch vụ thư thoại. Nhập mã PIN của bạn khi được nhắc hoặc thiết lập hộp thư thoại của bạn lần đầu tiên và sau đó làm theo lời nhắc để ghi lời chào mới. Một số thiết bị Android có thể đi kèm với ứng dụng Thư thoại, tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ của bạn.
- Hãy thử quay số điện thoại của chính bạn nếu bạn gặp khó khăn khi truy cập dịch vụ thư thoại của mình.
Bước 3. Đọc kịch bản của bạn
Bạn đã sẵn sàng ghi âm, bạn đang ở một nơi yên tĩnh thoải mái và bạn có kịch bản trong tay. Đơn giản chỉ cần đọc kịch bản tuyệt vời của bạn khi bạn được nhắc ghi âm.
- Cố gắng không sử dụng giọng đều đều. Bạn muốn nói chuyện với một giọng điệu trò chuyện thân thiện.
- Nếu bạn gặp khó khăn khi thêm một số biểu cảm vào giọng nói hoặc nói rõ ràng, thì hãy thử thực hành cách chào trước mặt bạn bè để nhận được phản hồi và cảm thấy thoải mái hơn.
Bước 4. Xem trước bản ghi của bạn
Sau khi ghi âm lời chào thư thoại, bạn có tùy chọn xem trước lời chào trước khi lưu. Nghe thư thoại của bạn để đảm bảo rằng bạn đã nói một cách rõ ràng và lịch sự, đồng thời bạn đã đưa vào tất cả các thông tin quan trọng.
- Hãy nhớ rằng, bạn muốn bao gồm tên của bạn hoặc tên gia đình của bạn.
- Thông báo cho người gọi rằng bạn xin lỗi vì đã bỏ lỡ cuộc gọi và sẽ trả lại trong thời gian sớm nhất.
- Đưa ra một loạt hướng dẫn ngắn gọn về thông tin mà bạn muốn người gọi cung cấp để bạn có thể được thông báo khi gọi lại.
Bước 5. Nhờ một người bạn gọi cho bạn
Nhờ ai đó bạn tin tưởng lắng nghe lời chào thư thoại của bạn và đưa ra phản hồi cho bạn.
Nhờ một người bạn gọi vào điện thoại của bạn và nghe lời chào trong thư thoại của bạn là một cách tuyệt vời để xem liệu bạn đã ghi lại thành công lời chào thân thiện và phù hợp mà những người gọi thực tế có thể nghe và hiểu được hay chưa
Phần 3/3: Khắc phục sự cố
Bước 1. Thử khởi động lại điện thoại của bạn nếu thư thoại không hoạt động
Khởi động lại điện thoại của bạn là một cách khắc phục nhanh chóng cho nhiều sự cố thư thoại phổ biến. Nếu bạn không thể kết nối với dịch vụ thư thoại của mình hoặc đang gặp phải các sự cố thư thoại khác, hãy thử khởi động lại điện thoại của bạn trước khi tiếp tục.
Bước 2. Kiểm tra để đảm bảo rằng thư thoại đã được thiết lập trên điện thoại của bạn
Nếu bạn đang sử dụng điện thoại mới hoặc vừa chuyển đổi thẻ SIM, bạn sẽ cần thiết lập thư thoại cho tài khoản của mình trước khi có thể ghi lời chào mới của mình. Có một số cách để bạn có thể truy cập các tính năng thư thoại của mình, tùy thuộc vào dịch vụ và thiết bị của bạn:
- Bấm và giữ phím 1 trên trình quay số của điện thoại. Điều này hoạt động trên hầu hết các thiết bị và dịch vụ.
- Nhấn vào nút Thư thoại trên trình quay số của iPhone của bạn.
- Quay số * 86 (Verizon) hoặc 123 (T-Mobile).
- Quay số của riêng bạn từ điện thoại của bạn. Đối với nhiều dịch vụ, điều này sẽ gọi thư thoại của bạn.
Bước 3. Đảm bảo rằng gói của bạn bao gồm thư thoại
Mặc dù ngày nay hầu hết các gói đều bao gồm các dịch vụ thư thoại cơ bản, nhưng vẫn có khả năng bạn có gói không có tính năng thư thoại. Kiểm tra bảng sao kê hàng tháng của bạn hoặc liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ của bạn nếu bạn không chắc chắn.
Bước 4. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ của bạn nếu bạn quên mật khẩu thư thoại của mình hoặc không thể làm cho thư thoại hoạt động
Nếu trước đó bạn đã thiết lập thư thoại nhưng không thể nhớ mật khẩu của mình, bạn cần liên hệ với đường dây Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp dịch vụ của mình. Đại diện dịch vụ sẽ có thể đặt lại mật khẩu thư thoại cho bạn. Bộ phận Dịch vụ Khách hàng cũng có thể giúp bạn thông qua bất kỳ vấn đề nào khác mà bạn có thể gặp phải với thư thoại.
Lời khuyên
- Ghi âm lại lời chào nếu cần thiết. Hãy dành thời gian của bạn và đừng vội vàng.
- Bạn cũng có thể xem xét một lời chào đa ngôn ngữ nếu bạn hoặc ai đó có sẵn nói ngôn ngữ đó. (Các) ngôn ngữ thứ hai có thể theo sau lời chào tiếng Anh.
- Khi bạn ghi âm lời chào thư thoại của mình, hãy đứng lên và thậm chí đi bộ xung quanh một chút.
- Giữ cho bản ghi âm của bạn ngắn gọn và hấp dẫn.
- Nếu bạn đang ghi âm lời chào thư thoại cho một doanh nghiệp, hãy cho biết ai đang ở công ty của bạn và tên công ty. Bạn cũng có thể bao gồm các phương pháp liên hệ thay thế.
- Nếu bạn đang ghi âm lời chào thư thoại tạm thời vì bạn sẽ đi vắng, đừng để người gọi biết bạn đang đi đâu hoặc bạn không có ở nhà.
