Xem xét thực tế là hơn 300 tỷ email được gửi và nhận mỗi ngày, không có gì đáng ngạc nhiên khi mọi người đã phát triển “cảm giác mệt mỏi với email”. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải viết những email hiệu quả giúp bạn nói rõ ràng và ngắn gọn - bạn không muốn mọi người không đọc hết email mời họp của bạn vì nó quá dài hoặc không rõ ràng. Đừng lo lắng-wikiHow sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ bạn nên làm khi viết email cho một lời mời họp, chẳng hạn như cách viết một dòng tiêu đề mạnh mẽ, những gì bạn nên nói trong phần nội dung email và cách bạn có thể sử dụng một ứng dụng lịch để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn.
Các bước
Phương pháp 1/3: Viết một dòng chủ đề mạnh mẽ
Bước 1. Viết một dòng chủ đề ngắn gọn, phù hợp với ngày và chủ đề của cuộc họp
Bao gồm những chi tiết này có nghĩa là mọi người sẽ biết khi nào nó đến và những gì sẽ được thảo luận mà không cần mở email. Ví dụ: bạn có thể viết, “Cuộc họp 12/8: Nguyên tắc báo cáo mới”.
Cảnh báo:
Bỏ qua chủ đề của cuộc họp có thể sẽ khiến mọi người trả lời, hỏi xem nó có liên quan đến bộ phận của họ không hay việc họ tham gia là bắt buộc, vì vậy hãy nhớ nêu rõ chủ đề!
Bước 2. Yêu cầu xác nhận tham dự trong dòng tiêu đề
Nếu bạn cần biết ai sẽ đến cuộc họp, hãy yêu cầu xác nhận trong dòng chủ đề. Bằng cách đó, họ sẽ biết rằng họ cần trả lời càng sớm càng tốt ngay cả trước khi họ mở email. Bạn có thể viết, "Cuộc họp nhân sự thứ sáu ngày 10/6, vui lòng xác nhận càng sớm càng tốt."
Bạn cũng có thể viết, “Vui lòng trả lời: Cuộc họp nhân sự 10/6.”
Bước 3. Hãy cho họ biết nếu đó là một cuộc họp khẩn cấp trong dòng chủ đề
Nếu đó là một vấn đề cấp bách hoặc nhạy cảm về thời gian cần có cuộc họp ngay lập tức, hãy thêm cảm giác cấp bách vào dòng chủ đề. Ví dụ, bạn có thể viết một cái gì đó dọc theo dòng, “Cuộc họp khẩn cấp Thứ Hai 2/31: An ninh mạng”.
Điều quan trọng là cần lưu ý chủ đề của cuộc họp cũng như cung cấp cho họ một số ý tưởng về những gì sẽ xảy ra
Bước 4. Nêu rõ việc tham dự là bắt buộc hay được đề nghị
Nếu bạn làm việc cho một công ty lớn, có thể không cần sự hiện diện của một số người trong mọi cuộc họp. Nêu bộ phận liên quan trong dòng chủ đề hoặc cho người nhận biết nếu họ phải tham dự. Ví dụ, bạn có thể viết, "Cuộc họp tiếp thị bắt buộc 10/6."
Nếu cuộc họp không bắt buộc, bạn có thể viết: “Cuộc họp đề xuất ngày 10/6 về các chiến thuật nghiên cứu hiệu quả”
Bước 5. Sử dụng các từ đầy đủ trong dòng tiêu đề của bạn để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào
Các từ viết tắt có vẻ hiệu quả, nhưng chúng không cụ thể như các từ đầy đủ và có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ: “SAP” có thể có nghĩa là “hệ thống và xử lý” hoặc “kế hoạch lấy mẫu và phân tích” tùy thuộc vào việc ai là người và không quen thuộc với biệt ngữ của bạn.
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các từ viết tắt phổ biến như “RSVP”, “HR” và “Wed.”
Phương pháp 2/3: Tạo nội dung email của bạn
Bước 1. Viết lời giới thiệu ngắn gọn, thân thiện và ghi chú ngắn gọn
Giới thiệu bản thân là cần thiết nếu bạn làm việc cho một công ty lớn hoặc nếu bạn chưa biết mọi người. Điều quan trọng cần đề cập trong phần giới thiệu ngắn này là nếu bất kỳ tài liệu hoặc nguồn cung cấp nào cần được hoàn thành và / hoặc mang đến cuộc họp.
Làm cho phần giới thiệu của bạn trở nên hấp dẫn hoặc có liên quan đến công việc. Ví dụ: “Xin chào nhóm, tôi mong đợi chương trình mới ra mắt vào tuần tới!”
Mẹo:
Nhắc người nhận nếu họ cần hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào hoặc mang theo bất kỳ thứ gì đến cuộc họp. Ví dụ: “Xin nhắc lại, vui lòng mang theo 4 bản in của danh sách liên hệ nhà cung cấp của bạn.”
Bước 2. Liệt kê ngày và giờ cuộc họp trên dòng riêng để nó nổi bật
Đây là thông tin cần thiết cho mọi người tham gia cuộc họp, vì vậy bạn muốn nó rõ ràng và nổi bật so với phần còn lại của văn bản. Thụt lề 2 dòng trên và dưới nó và / hoặc đặt nó bằng phông chữ đậm.
- Ví dụ: “Ngày 6 tháng 10, 10:30 - 11:45 sáng”
- Nếu cuộc họp trực tuyến, hãy liệt kê múi giờ để những người ở các múi giờ khác nhau không bị lỡ do thông tin sai. Ví dụ: bạn có thể viết: “Ngày 6 tháng 10, 10:30 - 11:45 sáng (PST)”
Bước 3. Liệt kê địa điểm sau ngày và giờ
Làm cho địa điểm nổi bật ngang với ngày và giờ - đặc biệt nếu bạn đang họp ở một địa điểm mới, nếu việc tìm kiếm khó khăn hoặc nếu bạn biết một số người nhận không quen thuộc với địa điểm. Đối với các cuộc họp ảo (thông qua diễn đàn trực tiếp hoặc trò chuyện video), hãy cung cấp liên kết đến diễn đàn hoặc cuộc gọi điện video để dễ dàng truy cập.
Khi đưa ra hướng dẫn, hãy càng chi tiết càng tốt. Ví dụ: “Vui lòng đến phòng họp 592 trong tòa nhà Timaren (209 Nix St.). Phòng 592 nằm ở tầng 2 của tòa nhà, vì vậy bạn sẽ cần đi thang máy từ tầng trệt, thoát ra vào số 12 và sử dụng thang máy ở phía nam của tòa nhà (bên trái của bạn) để đi lên lên tầng 59.”
Bước 4. Chia sẻ mục đích của cuộc họp
Cho người nhận biết những gì cuộc họp sẽ đạt được. Đưa ra một chương trình làm việc ngắn cho cuộc họp sẽ giúp họ nhận ra những công việc nào cần phải thực hiện trước. Bạn có thể chỉ cần nêu chủ đề (như “Cập nhật bảo mật mạng”) hoặc bạn có thể cung cấp dòng thời gian:
- 10:30 - 10:45 Chia sẻ cập nhật trạng thái cho dự án
- 10:45 - 11:10 So sánh và chọn các ưu đãi khả thi
- 11:10 - 11:30 Động não và đặt mục tiêu để khởi động
Bước 5. Đọc lại email của bạn để tìm lỗi ngữ pháp và thực tế
Những điều quan trọng nhất cần hiệu đính là ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có những điều đó chính xác! Bạn cũng có thể đọc lại phần giới thiệu, chương trình làm việc hoặc các ghi chú khác mà bạn có thể đã đưa vào để đảm bảo rằng bạn đã bao quát tất cả các kiến thức cơ bản.
Đọc to email của bạn để đảm bảo rằng bài viết của bạn rõ ràng và ngắn gọn trước khi gửi đi
Phương pháp 3/3: Sử dụng Outlook hoặc Ứng dụng lịch tích hợp
Bước 1. Nhấp vào “Cuộc họp mới” trong tab trang chủ trong Outlook
Nếu công ty của bạn sử dụng cơ sở dữ liệu giao tiếp với lịch tích hợp, chẳng hạn như Outlook, hãy sử dụng nó để thiết lập cuộc họp của bạn. Đó thường là đầu mối liên hệ ưa thích của những người bạn làm việc cùng.
Nếu công ty của bạn không sử dụng Outlook hoặc bất kỳ thứ gì tương tự, bạn có thể sử dụng email liên quan đến công việc của mình để gửi lời mời
Bước 2. Chọn ngày và giờ từ cửa sổ “Hỗ trợ lập lịch”
Sau khi tạo một cuộc họp mới, cửa sổ lịch sẽ bật lên. Nhấp vào “Hỗ trợ lập lịch biểu” và đánh dấu ngày và giờ có sẵn cho cuộc họp của bạn.
Đảm bảo đó là thời điểm bạn và những người dự định có mặt. Tùy thuộc vào ứng dụng của công ty bạn, bạn có thể cần điều chỉnh cài đặt xem của mình để hiển thị lịch biểu của mọi người (ngoài lịch biểu của riêng bạn)
Bước 3. Thêm người tham dự bằng cách nhập tên của họ hoặc sử dụng sổ địa chỉ của bạn
Nhấp vào thanh văn bản để nhập tên theo cách thủ công hoặc cuộn qua sổ địa chỉ của bạn và chọn tên của họ từ danh sách. Sử dụng chức năng “Hỗ trợ lập lịch biểu” để kiểm tra tình trạng rảnh rỗi của những người khác.
Nếu mọi người không có mặt, tên của họ sẽ xuất hiện được đánh dấu. Trợ lý thậm chí sẽ hiển thị các khoảng thời gian được đề xuất để phù hợp với bạn và lịch trình của những người tham dự
Bước 4. Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp
Đảm bảo ngày họp là ngày bạn đã chọn trước đó và nhấp vào nút lịch để thực hiện bất kỳ thay đổi nào nếu cần. Sau đó, sử dụng các mũi tên thả xuống ở bên phải danh sách thời gian để chọn thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác.
Thêm thời gian kết thúc là tôn trọng nhất thời gian của mọi người để họ biết những gì mong đợi và có thể lập kế hoạch đi làm hoặc làm việc xung quanh cuộc họp
Bước 5. Nhấp vào “Cuộc hẹn” trong tab “Cuộc họp” ở đầu màn hình
Nhấp vào nút này sẽ đưa bạn trở lại màn hình cuộc hẹn chung và bạn sẽ thấy mục nhập của mình đã được lên lịch. Từ đây, bạn có thể thêm chủ đề, vị trí và ghi chú.
Nếu bạn không thấy mục nhập của mình đã lên lịch trên màn hình cuộc hẹn, hãy quay lại và lặp lại quy trình cho đến khi nó hiển thị
Bước 6. Hãy cụ thể khi nhập chủ đề, vị trí và ghi chú
Cho người nhận biết nội dung cuộc họp bằng một vài từ ngắn gọn (ví dụ: “Thử nghiệm sản phẩm sắp tới”). Hãy nói cụ thể về vị trí, cung cấp chỉ đường nếu đó không phải là một địa điểm gặp gỡ thông thường hoặc nếu việc đi đến rất khó khăn. Thêm bất kỳ ghi chú bổ sung nào (như bất kỳ công việc chuẩn bị nào) có liên quan đến cuộc họp.
- Cung cấp địa chỉ của vị trí, ngay cả khi bạn nghĩ rằng họ đã biết nó.
- Nhấp vào “gửi” khi bạn hoàn tất.
Mẹo:
Tránh các chủ đề quá rộng như “động não” vì điều đó không cho mọi người biết nhiều về mục đích của cuộc họp. Thay vào đó, bạn có thể nói, "động não các nhà cung cấp để tìm sản phẩm mới."
Lời khuyên
- Khi đọc lại email hoặc lời mời của bạn, hãy giữ nó ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
- Sử dụng một giọng văn thân thiện, chuyên nghiệp.
- Kiểm tra kỹ danh sách người nhận để đảm bảo mọi người cần có mặt đều được mời.
- Nhập địa chỉ vào dòng “bcc” nếu bạn muốn tất cả các địa chỉ vẫn bị ẩn với người nhận.
Cảnh báo
- Không gửi lời mời hoặc email mà không có ngày, giờ và địa điểm. Nó có thể sẽ khiến những người được mời của bạn thất vọng và bạn sẽ nhận được hàng loạt câu trả lời yêu cầu cung cấp thông tin đó.
- Đừng viết hoa toàn bộ, điều đó sẽ được hiểu là la hét và rất thiếu chuyên nghiệp.
