Bạn đã viết một email tuyệt vời, nhưng đến lúc viết lời kết, bạn không biết phải nói gì. Đó là điều hoàn toàn bình thường. Tìm một cách rõ ràng, ngắn gọn để kết thúc email có thể khiến bạn bực bội, nhưng không phải là không thể. Tất cả những gì bạn cần làm là thêm một bản tóm tắt nhanh về điểm của mình, đưa ra một kết thúc thân thiện và ký tên bằng từ hoặc cụm từ phù hợp.
Các bước
Phương pháp 1/3: Kết thúc một email chính thức
Bước 1. Khẳng định lại mục đích viết lách của bạn
Điều này không cần thiết đối với các email ngắn hoặc phản hồi nhanh cho câu hỏi của ai đó. Tuy nhiên, nếu bạn đã viết một email dài hoặc nếu bạn đang xử lý nhiều chủ đề hoặc mối quan tâm, hãy thêm một câu kết luận ngắn gọn để tóm tắt thông tin hoặc yêu cầu của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang nộp đơn xin việc, bạn có thể bao gồm thông tin về chứng chỉ và kinh nghiệm của bạn. Sau đó, bạn có thể tóm tắt email của mình bằng cách viết, "Dựa trên nền tảng và kinh nghiệm của tôi, tôi tin rằng tôi sẽ là một ứng viên xuất sắc cho vị trí này."
Bước 2. Thêm một dòng kết luận
Trong một câu, hãy kết thúc email của bạn bằng một lời bày tỏ lòng biết ơn hoặc yêu cầu liên hệ. Nếu bạn đang liên hệ với người khác, bạn có thể viết, “Cảm ơn bạn đã dành thời gian” hoặc “Tôi rất mong được gặp bạn”. Nếu bạn đang trả lời ai đó, bạn có thể kết thúc bằng "Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào."
Cách đóng chính xác mà bạn nên sử dụng tùy thuộc vào chủ đề email của bạn. Chỉ cần nhớ giữ cho phần kết của bạn ngắn gọn, lịch sự và phù hợp với email của bạn
Bước 3. Chọn đăng xuất của bạn
Việc đăng ký luôn được mong đợi khi kết thúc một email chính thức. Khi bạn kết thúc một email chính thức, bạn muốn chọn một cách đăng xuất lịch sự và tôn trọng. Hãy thử kết thúc như “Trân trọng”, “Trân trọng”, “Cảm ơn” hoặc “Lời chúc tốt đẹp nhất”.
- Tránh sử dụng tốc ký hoặc viết tắt. Tốt nhất là viết ra các từ đầy đủ trong một dấu hiệu chính thức.
- Cố gắng tránh kết thúc quá gần hoặc trang trọng. Những ký hiệu như “Tình yêu” là quá riêng tư đối với một email trang trọng, trong khi “Trân trọng kính chào” chỉ thích hợp khi nói với các quan chức chính phủ.
Bước 4. Nhập tên đầy đủ của bạn
Khi bạn kết thúc một email chính thức, bạn luôn muốn sử dụng họ và tên của mình. Bạn không biết có bao nhiêu người tên John hoặc Lisa mà người nhận biết. Thêm họ của bạn giúp họ nhớ lại bạn nhanh hơn và rõ ràng hơn.
Phương pháp 2/3: Kết thúc một email không chính thức
Bước 1. Đưa ra lý do kết thúc email
Nhẹ nhàng kết thúc email của bạn bằng cách đưa ra nhận xét đóng nhanh trước khi ký. Nó phải thân thiện và không cần phải chứa nhiều chi tiết. Một câu như, "Dù sao thì, tôi cần phải đánh sách!" là một nhận xét kết thúc hoàn toàn tốt.
Bước 2. Giữ cho đường dây liên lạc luôn mở
Thêm một tuyên bố nhanh để người nhận của bạn biết rằng bạn muốn nhận được phản hồi từ họ. Viết "Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất cứ điều gì khác," hoặc "Tôi rất nóng lòng được biết bạn đã làm gì", rất thân thiện và bình dị.
Bước 3. Đăng xuất
Kết thúc một email không chính thức có thể đơn giản hơn nhiều so với một email chính thức. Tùy thuộc vào người nhận của bạn, các lần đăng ký có thể bao gồm:
- Yêu quý
- Chúc mừng
- Thấy bạn
- Của bạn
- Từ biệt
Bước 4. Ký tên của bạn
Với một email thân mật, bạn thường không cần phải ký cả tên của mình. Người nhận đã biết bạn là ai. Hoàn toàn có thể chấp nhận được nếu chỉ ký tên của bạn.
Nếu bạn đang viết thư cho ai đó gần gũi với bạn, bạn cũng có thể sử dụng biệt hiệu. Nếu bạn bè hoặc thành viên gia đình gọi bạn bằng biệt hiệu, bạn có thể sử dụng biệt hiệu đó khi đăng xuất
Phương pháp 3/3: Sử dụng khối chữ ký
Bước 1. Quyết định xem có cần chữ ký hay không
Nếu bạn đang gửi một email cá nhân, không cần phải có chữ ký. Khối chữ ký bao gồm thông tin bao gồm chức danh, thông tin liên hệ của bạn và thông tin công ty hoặc tổ chức của bạn. Đừng lo lắng về việc bao gồm thông tin này nếu bạn đang gửi một email không chính thức hoặc cá nhân. Thay vào đó, chỉ cần ký tên của bạn.
- Thông thường, công ty hoặc tổ chức của bạn sẽ yêu cầu chữ ký và họ sẽ cho bạn biết những thông tin họ yêu cầu. Hỏi công ty của bạn xem họ có khối chữ ký tiêu chuẩn mà họ muốn bạn sử dụng hay không.
- Nếu công ty của bạn không cung cấp khối chữ ký tiêu chuẩn, bạn cũng có thể sao chép khối từ người khác trong tổ chức của mình và thay thế chi tiết liên hệ của họ bằng của bạn.
Bước 2. Thêm thông tin của bạn
Khối chữ ký của bạn nên bao gồm một số điều cơ bản. Ít nhất, nó phải có họ và tên của bạn, chức danh, số điện thoại và địa chỉ email của bạn. Bạn cũng có thể chọn bao gồm logo, trang web của công ty hoặc tổ chức của bạn và các liên kết đến các phương tiện truyền thông xã hội như LinkedIn, YouTube và Facebook.
- Nếu công ty hoặc tổ chức của bạn không có định dạng chữ ký chuẩn, hãy làm theo quy trình cơ bản sau: Đặt tên của bạn trước, sau đó là chức danh của bạn ở dòng tiếp theo. Sau đó, thêm email và số điện thoại của bạn và điền thông tin công ty hoặc nhóm của bạn vào cuối cùng.
- Cố gắng giữ cho chữ ký của bạn ngắn gọn và đơn giản. Sử dụng ba hoặc bốn dòng văn bản. Thêm biểu trưng thay vì nhập tên công ty của bạn và sử dụng một loạt biểu tượng mạng xã hội thay vì nhập URL.
- Hãy cảnh giác với việc đưa quá nhiều thông tin trên mạng xã hội. Các liên kết nên đi đến thông tin truyền thông xã hội của công ty bạn. Nếu công ty của bạn không có tài khoản mạng xã hội, việc liên kết với các tài khoản của chính bạn thường không thích hợp trừ khi được yêu cầu rõ ràng.
Bước 3. Lưu chữ ký của bạn để sử dụng nhiều lần
Hầu hết các ứng dụng email bao gồm Gmail và Outlook đều cho phép bạn lưu chữ ký của mình để có thể thêm chữ ký bằng một cú nhấp chuột thay vì gõ chữ ký. Kiểm tra trong cài đặt email của bạn để thiết lập chữ ký của bạn.
