WikiHow này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện phối thư trong Microsoft Office hoặc OpenOffice.org. Phối thư là một tính năng siêu tiện lợi cho phép bạn tự động cá nhân hóa tài liệu cho từng người nhận mà tài liệu đó sẽ được gửi đến. Bằng cách đó, bạn không phải thay đổi tài liệu riêng lẻ cho từng người nhận. Đó là một cách tiết kiệm thời gian rất lớn và thực sự dễ dàng thực hiện! Các bước dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước toàn bộ quy trình.
Các bước
Phương pháp 1/3: Chuẩn bị
Bước 1. Xây dựng tệp dữ liệu
Đây có thể là tệp bảng tính, tệp cơ sở dữ liệu hoặc thậm chí là tài liệu văn bản với định dạng thích hợp. Tệp bảng tính được sử dụng phổ biến nhất; hướng dẫn này giả định rằng bạn đang sử dụng một bảng tính.
-
Tệp dữ liệu của bạn phải có tất cả thông tin sẽ phải thay đổi từ bản sao này sang bản sao khác. Ví dụ: nếu bạn đang viết một lá thư biểu mẫu, tệp dữ liệu của bạn sẽ chứa tên và có thể là địa chỉ của những người bạn định gửi thư.
Đặt một mục thông tin vào mỗi ô dọc theo một dòng, sao cho mỗi loại thông tin (tên, họ, kính ngữ, v.v.) nằm trong cột riêng của nó
-
Đặt tên cột hợp lý. Phối thư đọc dữ liệu trong các cột. Nó sẽ giả định rằng mục nhập đầu tiên trong mỗi cột thông tin là tên chung cho loại thông tin đó, vì vậy hãy sử dụng những tên có ý nghĩa đối với bạn.
Ví dụ: bắt đầu một cột tên bằng cách nhập “tên đầu tiên”, sau đó đặt tất cả các tên bên dưới nó. Khi bạn được hỏi sẽ chèn trường nào vào thư của mình, bạn sẽ thấy “tên đầu tiên” là một tùy chọn và ghi nhớ những gì được chứa trong cột đó
- Người dùng Microsoft Office cũng sử dụng Outlook cho e-mail của họ có thể sử dụng sổ địa chỉ Outlook của họ dưới dạng tệp dữ liệu thay thế, nếu muốn.
Bước 2. Lưu tệp dữ liệu
Lưu nó ở nơi nào đó bạn có thể tìm thấy nó dễ dàng và đặt tên cho nó mà bạn sẽ dễ nhớ.
Bước 3. Viết ra tài liệu chính của bạn
Đây là tài liệu bạn sẽ chèn thông tin vào. Ví dụ: nếu bạn đang viết một bức thư biểu mẫu, thì tài liệu chính là bức thư. Bất kỳ mục nào mà phối thư sẽ điền cho bạn (chẳng hạn như tên) nên được để trống ngay bây giờ.
Phương pháp 2/3: Hợp nhất Thư trong MS Office
Bước 1. Mở ngăn tác vụ phối thư
Từ tài liệu chính của bạn, hãy nhấp vào ngăn để mở nó. Nếu bạn không thấy nó, hãy mở menu Tools và chọn Mail Merge từ danh sách.
Bước 2. Trả lời các câu hỏi của MS Office
Công cụ trộn thư trong Office có một vài bước được thiết kế để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn bằng cách hợp nhất các tệp của bạn một cách khéo léo và chính xác hơn.
- Bắt đầu bằng cách cho nó biết loại tài liệu bạn đang viết. Bấm vào phù hợp nhất, sau đó bấm Tiếp theo.
- Cho nó biết bạn muốn sử dụng “tài liệu bắt đầu” (tài liệu chính) nào. Nếu bạn đã làm theo các bước này, bạn sẽ có thể chọn “sử dụng tài liệu này”. Bấm tiếp.
Bước 3. Chọn tệp để hợp nhất
Đây là tệp dữ liệu bạn đã tạo trước đó. Chọn nút radio thích hợp và nhấp vào Tiếp theo để tìm kiếm tệp và kết nối tệp với tài liệu chính của bạn.
Nếu bạn muốn sử dụng sổ địa chỉ Outlook của mình, hãy nhấp vào tùy chọn đó thay thế
Bước 4. Chọn dữ liệu sẽ sử dụng
Office cho phép bạn chọn hoặc bỏ chọn các hàng thông tin tùy ý. Điều này cho phép bạn chọn các mục thông tin trong tệp dữ liệu mà bạn muốn hợp nhất vào tài liệu chính, làm cho tệp dữ liệu trở nên hữu ích hơn theo thời gian khi bạn sử dụng nó cho nhiều việc khác nhau. Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào Tiếp theo.
Dữ liệu có thể được sắp xếp bằng cách nhấp vào tiêu đề của mỗi cột. Điều này có thể hữu ích nếu bạn cần nhanh chóng tìm kiếm nhiều thông tin
Bước 5. Chèn các trường dữ liệu
Trên trang tiếp theo của ngăn tác vụ, bạn sẽ được nhắc viết tài liệu của mình nếu bạn chưa làm như vậy và được trình bày với một loạt các tùy chọn để chèn dữ liệu từ tệp vào tài liệu.
-
Chèn trường dữ liệu bằng cách đặt con trỏ vào vị trí trường đó sẽ đến, sau đó bấm vào nút thích hợp trên ngăn tác vụ để chèn trường đó.
Bạn có thể xóa các trường dữ liệu bị thất lạc hoặc trùng lặp bằng cách nhấn phím Delete, giống như một chữ cái hoặc số thông thường
-
Các tùy chọn đặt trước thay đổi một chút dựa trên loại tài liệu bạn đã nói với Office rằng bạn đang viết. Office cố gắng hết sức để điền thông tin thích hợp từ dữ liệu bạn cung cấp. Ví dụ: nếu bạn đang viết một lá thư kinh doanh biểu mẫu, bạn có thể thấy tùy chọn để chèn một khối địa chỉ, bao gồm họ và tên và địa chỉ đầy đủ của mỗi người nhận, được sắp xếp gọn gàng trên một vài dòng.
- Một số tùy chọn đặt trước sẽ mở ra các cửa sổ bổ sung để bạn điền thông tin thích hợp. Đây là tất cả ít nhiều đơn giản và dễ hiểu.
- Nếu bạn đang sử dụng một giá trị đặt trước và dường như không thể tìm thấy thông tin phù hợp, hãy nhấp vào nút được đánh dấu “Các trường đối sánh” để hướng dẫn chương trình tên trường của bạn tương ứng với tên chuẩn của nó. Ví dụ: bạn có thể cho nó thấy rằng nó nên sử dụng danh mục "Họ" trong tệp dữ liệu của bạn để điền dữ liệu "Họ" vào một khối địa chỉ.
- Để sử dụng các trường của riêng bạn, hãy nhấp vào “tùy chọn khác”. Bạn sẽ có thể thấy tên bạn đã đặt cho mỗi cột và sử dụng chúng thay thế.
Bước 6. Kiểm tra thư của bạn
Phối thư sẽ không hiển thị thông tin cụ thể trong các trường bạn áp dụng cho tài liệu chính của mình cho đến khi bạn in nó ra, nhưng Office cung cấp chức năng xem trước cho phép bạn kiểm tra và đảm bảo rằng thông tin xuất hiện chính xác theo cách bạn đặt các trường trong tài liệu của bạn. Hãy thoải mái sử dụng nó cho đến khi bạn hài lòng vì mọi thứ đều theo thứ tự.
Bước 7. Kết thúc việc hợp nhất
Màn hình cuối cùng của ngăn tác vụ trộn thư thông báo cho bạn biết rằng mọi thứ đã sẵn sàng và nó đã sẵn sàng để in tài liệu của bạn. Một bộ thông tin sẽ xuất hiện trên mỗi tài liệu được in và chương trình sẽ in ra bao nhiêu bản sao khi có bộ thông tin.
Nếu bạn muốn thực hiện các chỉnh sửa riêng lẻ cho các chữ cái cụ thể, bạn cũng có thể thực hiện việc đó từ màn hình ngăn tác vụ này bằng cách nhấp vào “chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ” trước
Phương pháp 3/3: Kết hợp thư trong OpenOffice.org
Bước 1. Tạo cơ sở dữ liệu
Trong OpenOffice.org, một tệp cơ sở dữ liệu luôn được yêu cầu để phối thư; tuy nhiên, trước tiên bạn vẫn có thể tạo dữ liệu của mình trong bảng tính.
- Từ tài liệu chính của bạn, mở menu Tệp và chọn tạo tệp cơ sở dữ liệu mới.
- Trong cửa sổ xuất hiện, chọn tùy chọn “kết nối với cơ sở dữ liệu hiện có”. Từ menu thả xuống, hãy chọn “bảng tính”, sau đó nhấp vào Tiếp theo.
- Trên màn hình tiếp theo, hướng OpenOffice.org đến tệp bảng tính mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể chọn có đặt mật khẩu bảo vệ cơ sở dữ liệu hay không bằng cách chọn hộp bên dưới vị trí tệp. Nhấp vào Tiếp theo khi bạn đã sẵn sàng.
-
Trên màn hình này, chọn có đăng ký cơ sở dữ liệu để truy cập dễ dàng hơn sau này hay không và quyết định xem bạn có muốn mở tệp cơ sở dữ liệu để chỉnh sửa nó ngay bây giờ hay không. (Bạn có thể sẽ không phải làm vậy nếu bạn vừa tạo tệp bảng tính.) Nhấp vào Hoàn tất để lưu cơ sở dữ liệu.
Đảm bảo đặt tên cho cơ sở dữ liệu mà bạn có thể dễ dàng nhớ được
Bước 2. Chèn các trường của bạn
Bây giờ bạn đã liên kết thông tin của mình với cơ sở dữ liệu mà OpenOffice.org có thể hiểu được, việc sử dụng cơ sở dữ liệu đó để kết hợp thư là một vấn đề đơn giản, miễn là bạn biết tìm ở đâu.
- Từ menu Chèn, hãy chọn 'các trường', sau đó chọn "khác…" từ menu phụ. Ngoài ra, bạn có thể gõ control-F2.
- Trên cửa sổ xuất hiện, nhấp vào tab “cơ sở dữ liệu”.
-
Nhấp vào nút Duyệt ở phần dưới bên phải của cửa sổ và tìm tệp cơ sở dữ liệu bạn vừa tạo.
Khi bạn đã chọn cơ sở dữ liệu của mình, nó sẽ xuất hiện trong danh sách có tiêu đề “lựa chọn cơ sở dữ liệu” ở phía bên phải của cửa sổ
- Từ danh sách “loại” ở bên trái cửa sổ, hãy chọn “trường phối thư”.
- Nhấp vào dấu + bên cạnh cơ sở dữ liệu của bạn và một tệp bảng tính sẽ xuất hiện bên dưới nó. Nhấp vào dấu + bên cạnh điều đóvà bạn sẽ thấy các tên trường bạn đã chọn khi tạo bảng tính của mình.
-
Chọn bất kỳ trường nào bạn muốn chèn và nhấp vào Chèn để đặt trường đó vào tài liệu chính của bạn.
- Hãy nhớ đặt con trỏ ở nơi bạn muốn trường của mình được chèn trước khi Chèn, nếu không bạn sẽ phải cắt và dán để di chuyển nó đến đúng vị trí.
- Như trong Office, các trường văn bản được coi như các ký tự chữ và số trong tài liệu chính của bạn. Bạn có thể di chuyển chúng bằng phím cách và xóa chúng bằng phím xóa.
Bước 3. Kết thúc việc hợp nhất
Kiểm tra kỹ mọi trường để biết vị trí thích hợp. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy in tài liệu chính của bạn. Phối thư sẽ in một bản sao cho mỗi nhóm mục nhập trong tệp bạn đã hợp nhất vào tài liệu.
Lời khuyên
- Các chương trình xử lý văn bản thường có các mẫu mà bạn có thể sử dụng để tạo các tài liệu chính.
- Đảm bảo chia nhỏ các trường thành các thuật ngữ cụ thể nhất có thể. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chức danh lịch sự (Ông, Bà, Hoa hậu), tên và họ cho tên. Đó là ba trường cho tên, vì vậy hãy sử dụng ba cột riêng biệt với một loại trường trong mỗi cột.
