Dòng tiêu đề email thường là những gì người đọc sử dụng để quyết định có mở email của bạn hay không. Những khoảng trống này cần được lấp đầy bằng ngôn ngữ ngắn gọn, trọng tâm và hướng đến chi tiết để giúp người nhận không xóa email của bạn mà thậm chí không đọc nó. Nếu bạn chỉ định chính xác lý do tại sao người đọc muốn xem những gì bạn phải nói bằng cách sử dụng chi tiết trong các dòng chủ đề, bạn sẽ nhận được phản hồi nhanh hơn và thường xuyên hơn cho email của mình.
Các bước
Phần 1/3: Định dạng dòng chủ đề của bạn
Bước 1. Tránh để trống dòng tiêu đề
Khi bạn chọn không bao gồm dòng tiêu đề, bạn không tận dụng được cơ hội mà dòng tiêu đề mang lại để thu hút người đọc của bạn. Có một dòng tiêu đề trống cũng sẽ khiến bạn trông lười biếng. Quan trọng nhất, nó chắc chắn sẽ không khiến người đọc của bạn cảm thấy họ cần phải mở hoặc trả lời email của bạn một cách nhanh chóng.
Bước 2. Viết dòng tiêu đề của bạn trước khi bạn viết email
Dòng tiêu đề của bạn có thể giống như một dòng suy nghĩ không quan trọng bằng nội dung thực tế trong email của bạn. Tuy nhiên, vì đó là điều đầu tiên mà người đọc của bạn nhìn thấy, nó cũng quan trọng không kém - nếu không muốn nói là hơn thế! - như những gì bên trong. Để đảm bảo bạn dành đủ thời gian và sự chú ý cho dòng tiêu đề của mình, hãy viết nó trước khi bạn viết bất cứ điều gì khác.
Bước 3. Tuân thủ các quy tắc viết hoa tiêu chuẩn để tránh sự cẩu thả
Trừ khi bạn đang gửi một ghi chú nhanh cho một người mà bạn biết rõ, bạn nên coi email của mình như những thông tin liên lạc chính thức. Viết hoa các dòng chủ đề của bạn giống như cách bạn viết hoa tiêu đề của bản trình bày của mình.
Hãy nhớ một vài quy tắc cơ bản để giúp bạn viết hoa chính xác. Ví dụ: luôn viết hoa các từ đầu tiên và cuối cùng của các dòng tiêu đề của bạn. Bạn cũng nên luôn viết hoa danh từ (Núi, Trình bày, Tòa nhà), đại từ (Anh ấy, Cô ấy, Họ), động từ (Đi, Thay đổi), trạng từ (Nhanh chóng, Chậm rãi) và tính từ (Lầy lội, Xuất sắc). Bạn không nên viết hoa mạo từ (a, an, the), giới từ (in, out), hoặc phối hợp các liên từ (và, nhưng)
Bước 4. Tránh coi các dòng chủ đề của bạn giống như các câu hoàn chỉnh
Mặc dù các dòng chủ đề của bạn phải đúng ngữ pháp, nhưng hãy xem chúng dưới dạng tiêu đề thay vì các câu luôn cần dấu câu. Các dòng chủ đề của bạn không cần phải có dấu chấm, dấu chấm hỏi hoặc dấu chấm than.
- Lưu ý rằng một số bộ lọc thư rác sẽ tự động loại các email có dòng tiêu đề được chấm câu vào bộ lọc thư rác.
- Đôi khi bạn có thể muốn sử dụng dấu chấm hỏi để thu hút sự chú ý của người đọc. Đừng lạm dụng chiến lược này.
- Kết nối nhiều cụm từ trong các dòng chủ đề bằng dấu gạch ngang. Ví dụ: dòng chủ đề: “Cuộc họp đã lên lịch cho Thứ Ba - Sự tham dự của bạn là bắt buộc”, chứa hai cụm từ riêng biệt được kết nối bằng dấu gạch ngang.
Bước 5. Giữ các dòng tiêu đề của bạn dưới khoảng 50 ký tự
Các dòng tiêu đề của bạn nên càng ngắn gọn càng tốt. Điều này đôi khi có thể yêu cầu bạn bỏ qua một số chi tiết có lợi cho những người khác. Điều quan trọng nhất là người đọc của bạn biết họ cần làm gì ngay khi họ đọc dòng chủ đề của bạn.
Không phải lúc nào bạn cũng có thể giữ dòng tiêu đề của mình ở mức hoặc dưới 50 ký tự. Đôi khi, bạn sẽ có hơn mười ký tự. Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu sử dụng quy tắc 50 ký tự, bạn sẽ tự động bắt đầu viết các dòng tiêu đề ngắn hơn
Bước 6. Đặt những từ quan trọng trước để thu hút sự chú ý của người đọc
Những từ này là gì sẽ khác nhau tùy thuộc vào mục đích của email của bạn. Tên và tiêu đề của bạn có thể cần phải xuất hiện đầu tiên trong một số email, trong khi hành động do bạn hoặc người đọc yêu cầu có thể xuất hiện trước những người khác. Hãy suy nghĩ về điều gì sẽ khiến người đọc có nhiều khả năng mở email của bạn nhất và đặt các từ tương ứng với chủ đề đó ở đầu dòng chủ đề.
Nói chung, bạn nên bắt đầu dòng chủ đề của mình bằng một từ cho biết lý do bạn liên hệ với người đọc của mình. Ví dụ: nếu gần đây bạn đã thay đổi các quy định văn phòng, hãy viết: “Các quy định của Công ty đã thay đổi - Cần đánh giá của bạn ngay hôm nay”
Bước 7. Chọn danh từ và động từ cụ thể để truyền đạt mục đích của email
Không bao gồm các danh từ và động từ mơ hồ hoặc không rõ ràng trong dòng chủ đề của bạn. Thay vào đó, hãy sử dụng những từ chỉ rõ chính xác những gì bạn muốn từ người đọc. Điều này sẽ cắt giảm độ dài của dòng tiêu đề trong khi vẫn cung cấp các chi tiết bạn cần trong dòng tiêu đề của mình.
Thay vì: “Liên hệ với bạn để xem thông tin mới”, hãy viết: “Các quy tắc nhân sự đã sửa đổi - Cần phê duyệt vào Thứ tư”. Trong phiên bản thứ hai của dòng chủ đề, bạn đã làm rõ chính xác “thông tin mới” là gì và lý do bạn liên hệ với người đọc. Bạn đã sửa mọi nhầm lẫn về việc liệu người nhận có cần đọc email hay không và họ cần làm gì sau khi mở nó
Phần 2/3: Cung cấp chi tiết trong các dòng chủ đề của bạn
Bước 1. Xác định mục đích của email của bạn
Cho người đọc biết lý do bạn liên hệ với họ. Càng cụ thể càng tốt. Điều này sẽ giúp người đọc biết ngay liệu họ có nên mở tin nhắn của bạn hay không.
- Dòng tiêu đề yêu cầu thư giới thiệu hoặc tài liệu tham khảo có thể giống như: “Yêu cầu thư giới thiệu cho Tamara G. trước thứ Sáu ngày 6/2”.
- Nếu bạn đang mang lại lợi ích cho người đọc, hãy thử những điều như: “Đổi dầu với Jim’s giảm giá 50% chỉ trong tuần này”.
Bước 2. Viết hành động bạn muốn người đọc thực hiện
Ngay khi họ nhìn thấy email của bạn, người đọc của bạn sẽ muốn biết họ cần làm gì. Có kiến thức này ngay lập tức sẽ chuẩn bị cho người đọc của bạn để tìm kiếm thêm chi tiết trong nội dung ghi chú của bạn.
Thay vì viết, "Tiếp cận để được ủng hộ", hãy viết dòng chủ đề của bạn: "Cần sự trợ giúp của bạn để viết đề xuất dự án vào tuần tới." Điều này cho phép người đọc không chỉ biết rằng bạn đang yêu cầu trợ giúp mà còn giải thích chính xác những gì bạn hy vọng người đọc sẽ làm cho bạn
Bước 3. Đưa ra thời hạn để người đọc biết khi nào cần phản hồi
Nếu bạn không cho người đọc biết khi nào bạn cần họ hành động hoặc phản hồi, họ có thể không mở email của bạn cho đến ngày mai, tuần sau hoặc thậm chí tháng sau. Điều này không phải vì người đọc của bạn không muốn giúp bạn. Hầu hết mọi người nhận được hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm email mỗi ngày, vì vậy những email không có thời hạn rõ ràng rất dễ bị mất trong đàn.
Nếu email của bạn đặc biệt quan trọng và cần trả lời ngay lập tức, bạn có thể sử dụng các từ “Khẩn cấp”, “Quan trọng” hoặc “Cần phản hồi ngay lập tức” để cho người đọc biết rằng họ nên đặc biệt chú ý đến ghi chú này
Bước 4. Nói rõ bạn là ai nếu người đọc chưa biết bạn
Đôi khi, bạn sẽ gửi email cho những người mà bạn chưa từng gặp trước đây. Trong những trường hợp này, điều quan trọng là bạn phải cung cấp cho người đọc chức danh, công ty hoặc tên của bạn để họ có lý do để mở ghi chú của bạn. Nếu không, bạn có thể chỉ là một người ngẫu nhiên có email có thể đi thẳng vào thùng rác!
Có thể bạn là một sinh viên đang liên hệ với một chính trị gia địa phương cho một dự án trường học. Viết: “Yêu cầu Phỏng vấn Học sinh Trung học cho Dự án, Đến hạn 24/6.”
Bước 5. Đề cập đến việc gặp gỡ độc giả nếu họ là người quen gần đây
Bạn có thể đang liên lạc với người này vì bạn mới gặp và hy vọng có thể phát triển mối quan hệ thân thiết hơn với họ. Ghi lại trí nhớ của họ trong dòng chủ đề để họ nhớ đã gặp bạn. Nhiều khả năng họ sẽ thiết lập một cuộc tiếp theo nếu họ nhớ lại cuộc gặp gỡ trước đây của bạn.
Có lẽ bạn đã có một cuộc thảo luận ngắn tại một hội nghị hoặc bữa tối về một số mối quan tâm chung của cả hai. Tạo dòng chủ đề của bạn: “Theo dõi cuộc trò chuyện của chúng tôi tại Writers’ Conf, 4/30.”
Bước 6. Đặt tên cho người liên hệ chung của bạn nếu bạn đang được giới thiệu với người đọc
Nếu ai đó cho bạn liên lạc với người nhận, điều quan trọng là bạn phải làm rõ sự thật đó. Người đọc của bạn sẽ có nhiều khả năng mở một email với dòng chủ đề bao gồm tên của một người nào đó mà họ biết, thay vì một người ẩn danh mà họ chưa bao giờ gặp. Người đọc của bạn cũng có thể chọn liên hệ với người liên hệ chung của bạn để xác nhận phần giới thiệu.
Ví dụ, hãy viết, “Dr. Smith’s Student @ Hopkins, Yêu cầu gặp mặt vào tháng tới.”
Phần 3/3: Sắp xếp hợp lý và hiệu đính các dòng chủ đề của bạn
Bước 1. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản để tránh nhầm lẫn
Bạn không muốn người đọc khó hiểu dòng tiêu đề của bạn. Tránh sử dụng các từ quá dài và từ vựng phức tạp. Giả sử bạn đang gửi email của mình cho một học sinh trung học và tự hỏi liệu họ có thể hiểu từng từ trong dòng chủ đề hay không.
Tránh sử dụng từ vựng tối nghĩa khi một từ đơn giản hơn sẽ làm được. Chọn: “Quy tắc Office mới - Xem xét và phản hồi nhanh chóng” thay vì “Quy tắc Office mới - Xem xét và phản hồi với Alacrity.” “Nhanh chóng” và “có độ nhạy cao” có nghĩa giống nhau, nhưng tùy chọn đầu tiên ít gây nhầm lẫn và khó hiểu hơn
Bước 2. Sử dụng các ký hiệu và chữ viết tắt để rút ngắn dòng tiêu đề
Nhiều từ có thể được rút ngắn mà không làm người đọc bối rối. Chỉ sử dụng các từ viết tắt và ký hiệu phổ biến, đồng thời đọc kỹ dòng chủ đề của bạn để đảm bảo không có bất kỳ sự nhầm lẫn nào về mục đích email của bạn.
Ví dụ, tất cả các ngày trong tuần đều có thể được rút ngắn. “@” Là ký hiệu chung cho “at”. Bạn cũng có thể sử dụng “RE:” để có nghĩa là “về”. “EOM” có thể được sử dụng cho “cuối tin nhắn” và “EOD” có thể thay cho “cuối ngày”
Bước 3. Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Cũng giống như bất kỳ phần nào khác của email, dòng tiêu đề của bạn cần không có lỗi. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn trông không chuyên nghiệp hoặc lười biếng ngay lập tức, trước khi người đọc của bạn thậm chí có cơ hội mở ghi chú của bạn.
- Trình kiểm tra chính tả email có thể không bao gồm các dòng tiêu đề, vì vậy hãy đặc biệt cẩn thận với các lỗi chính tả. Nếu bạn lo lắng, hãy sao chép và dán dòng chủ đề vào tài liệu Word hoặc Google và chạy kiểm tra chính tả ở đó.
- Dòng chủ đề của bạn có thể không cần phải là một câu hoàn chỉnh. Tuy nhiên, hãy tránh các lỗi ngữ pháp phổ biến như nhầm lẫn giữa “họ đang ở”, “của họ” và “ở đó” hoặc “bạn đang” và “của bạn”.
Bước 4. Đọc to các dòng tiêu đề của bạn để kiểm tra độ rõ ràng
Cách tốt nhất để đảm bảo rằng các dòng tiêu đề của bạn đơn giản, ngắn gọn và được viết chính xác là đọc to cho chính bạn nghe. Khi bạn nghe thấy lời nói của mình, bạn sẽ bắt gặp những lỗi mà bạn sẽ không mắc phải nếu bạn vừa kiểm tra chúng trên màn hình.
Nếu bạn đang ở nơi công cộng, hãy đọc nhẹ các từ trong hơi thở của bạn
Cảnh báo
- Đừng gõ các dòng tiêu đề email thông thường với dấu chấm than !!! hoặc tất cả CHỮ HOA. Bạn sẽ mất uy tín.
- Không bao giờ bắt đầu một câu trong dòng chủ đề mà bạn kết thúc trong nội dung email của mình. Ví dụ: bạn sẽ không muốn viết, “Nhờ bạn một đặc ân mà tôi muốn bạn…” trong dòng chủ đề, sau đó mở email với: “làm trước thứ Sáu”.
