PowerPoint là một chương trình Microsoft Office Suite được sử dụng để tạo trình chiếu bản trình bày, kết hợp văn bản và hình ảnh để tạo ra các bản trình bày hấp dẫn và thúc đẩy. Tuy nhiên, những kỹ năng và bí quyết để thực hiện những bài thuyết trình xuất sắc này thường không có ở những người thực hiện chúng! Nếu bạn cảm thấy bài thuyết trình của mình có thể sử dụng thêm một chút gì đó, hãy đọc phần bên dưới để biết một số ý tưởng hữu ích để biến nó từ mức tuyệt vời trở thành hoàn toàn tuyệt vời.
Các bước
Phương pháp 1/3: Tạo bài tường thuật của bạn
Bước 1. Quyết định những gì bạn muốn khán giả tìm hiểu
Trước khi bắt đầu, bạn cần phải xác định xem bạn muốn thông điệp hoặc thông tin mang đi chính của mình là gì. Đây phải là một điểm chính có thể nhận dạng được, mà tất cả các thông tin khác của bạn sẽ hỗ trợ. Nếu bạn đang thực hiện một bài thuyết trình học thuật, nó sẽ tương đương với tuyên bố luận án của bạn. Nếu bài thuyết trình của bạn có liên quan đến kinh doanh, nó sẽ là sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang đề xuất hoặc ủng hộ. Tuy nhiên, hãy chuẩn bị nội dung để đưa vào bản trình bày của bạn trước khi bạn mở và bắt đầu với một bản trình bày trống.
Bước 2. Đun sôi thông tin của bạn
Cố gắng chỉ giữ lại những thông tin mà bạn không thể làm được nếu không có. Nếu bạn có một lượng văn bản trong tay, hãy cắt nó xuống những phần quan trọng nhất. Nếu bạn có một biểu đồ nhàm chán về việc người dùng internet đã tăng lên như thế nào trong suốt những năm qua, hãy lập một thống kê thay thế. Giả sử, số lượng người dùng Internet đã tăng gấp ba lần kể từ thập kỷ trước, hiện đã lên đến 3 tỷ người. Bằng cách này, bạn sẽ trình bày cùng một thông tin cho khán giả của mình, chỉ theo một cách hấp dẫn và hấp dẫn hơn. Nó cũng sẽ giúp bài thuyết trình của bạn không bị dài hoặc nghe "lan man".
Bước 3. Lập kế hoạch cho cấu trúc của bạn
Bây giờ bạn đã biết những thông tin nào phải bao gồm, hãy bắt đầu lập kế hoạch cấu trúc bài thuyết trình của bạn. Bạn sẽ muốn lên kế hoạch cho bài phát biểu và trang trình bày của mình trên giấy càng nhiều càng tốt. Phác thảo không chỉ bài phát biểu của bạn mà còn cả trang trình bày của bạn.
- Cấu trúc của một bài thuyết trình học thuật nên theo cấu trúc gần giống như một bài báo học thuật, trước tiên hãy giới thiệu điểm chính của bạn, hỗ trợ nó bằng bằng chứng và sau đó là một kết luận ngắn gọn.
-
Đối với các bài thuyết trình kinh doanh, Guy Kawasaki (một cố vấn kinh doanh và chuyên gia tiếp thị nổi tiếng) đề xuất cấu trúc bài thuyết trình tiêu chuẩn này:
- Vấn đề
- Giải pháp của bạn
- Mô hình kinh doanh
- Phép thuật / công nghệ cơ bản
- Tiếp thị và bán hàng
- Cạnh tranh
- Đội
- Các dự báo và cột mốc quan trọng
- Trạng thái và dòng thời gian
- Tóm tắt và gọi hành động
Phương pháp 2/3: Sử dụng Định dạng
Bước 1. Hợp lý hóa văn bản
Khi sử dụng các trang chiếu PowerPoint, bạn muốn chúng thực sự trợ giúp và nâng cao chất lượng bản trình bày của mình chứ không chỉ đơn giản tồn tại cùng với nó. Cách tốt nhất để làm điều này là đảm bảo rằng các trang trình bày của bạn không chỉ đơn giản là trình bày lại những gì bạn đang nói. Bạn không nên đọc từ các trang trình bày của mình. Thực sự, bạn muốn bản trình bày PowerPoint chứa càng ít văn bản càng tốt. Việc phải đọc văn bản sẽ khiến khán giả của bạn bị phân tâm, ngay cả khi chỉ trong vô thức, khỏi những gì bạn đang nói với họ. Với điều này, hãy giữ văn bản của bạn ở mức tối thiểu và trình bày nó theo cách dễ đọc, chẳng hạn như danh sách có dấu đầu dòng.
Bước 2. Phát tài liệu phát
Vì vậy, nếu bạn không thể đưa tất cả thông tin vào trang trình bày của mình, làm thế nào bạn có thể nói với khán giả mọi thứ không thể phù hợp với bài phát biểu của bạn? Tài liệu phát tay! Tạo một bản phát tay một hoặc hai trang cho từng thành viên khán giả hoặc cho mọi người tùy ý, trong đó có một phần cho mỗi trang chiếu hoặc một phần của bản trình bày của bạn. Tại đây, bạn có thể đưa thêm thông tin hoặc các điểm chính của thông tin đã được đưa vào bản trình bày của bạn.
Bước 3. Sử dụng đồ họa thông tin
Đồ họa là thứ tạo nên một bản trình bày PowerPoint thực sự hấp dẫn. Những điều này có thể cung cấp cho khán giả của bạn một cách nhìn mới về những gì bạn đang cố gắng nói với họ. Họ có thể cung cấp thông tin mà bạn có thể khó truyền đạt bằng lời, chẳng hạn như biểu đồ và đồ thị. Tuy nhiên, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng chúng thực sự thêm vào bản trình bày của bạn và không chỉ đơn giản là cung cấp sự phân tâm.
Bước 4. Cắt âm thanh và hình ảnh không cần thiết
Với những thông tin trên, bạn sẽ hoàn toàn muốn chắc chắn rằng mình không bao gồm hình ảnh hoặc âm thanh không cần thiết. Ví dụ sẽ bao gồm hoạt ảnh chuyển tiếp, clip art, hiệu ứng âm thanh và các mẫu hoặc hình nền lộn xộn. Đây là những tính năng có xu hướng làm cho các bài thuyết trình Powerpoint trở nên nhàm chán, lỗi thời và vô ích. Chúng khiến khán giả mất tập trung và không thêm gì vào bài thuyết trình. Thậm chí, chúng còn cản trở khả năng tiếp thu thông tin của khán giả.
Phương pháp 3 trên 3: Định hình bài thuyết trình của bạn
Bước 1. Thực hành
Bạn sẽ muốn dành nhiều thời gian luyện tập trước khi trình bày bài thuyết trình của mình. Đảm bảo rằng bài phát biểu của bạn phù hợp với các trang trình bày của bạn. Bạn cũng sẽ muốn chắc chắn rằng bạn biết cách tính thời gian cho bài phát biểu của mình, đặc biệt nếu bạn muốn đặt bản trình bày ở chế độ tự động, thay vì phải dừng lại hoặc tập trung lại để thay đổi các trang trình bày.
Bước 2. Trình bày như thể không có PowerPoint
Đừng sử dụng các slide của bạn như một chiếc nạng. Họ ở đó để thêm vào bài phát biểu của bạn, không phải mang theo nó. Nếu bạn trình bày như thể không có slide, bằng cách trở thành một diễn giả hấp dẫn, nhiệt tình, khán giả của bạn sẽ bị say mê và ghi nhớ bài thuyết trình của bạn trong nhiều năm tới.
Bước 3. Đi vào vấn đề
Đừng lan man. Không bao gồm thông tin bạn không cần. Hãy cho khán giả của bạn biết những gì họ cần biết và không mất nhiều thời gian hơn bạn cần để đạt được điều đó. Sử dụng gạch đầu dòng cho thông tin quan trọng và mở rộng nó trong khi trình bày thay vì viết một đoạn văn dài và đọc nó từng chữ. Hãy nhớ rằng bài thuyết trình không bao giờ được dài hơn 20 phút. Nếu bạn là một giáo viên có thời gian để lấp đầy, hãy chia nhỏ các bài thuyết trình với các hoạt động. Việc phải nghe một bài thuyết trình trong hơn 20 phút sẽ khiến hầu hết mọi người cảm thấy chán nản, đó không phải là điều bạn mong muốn.
Bước 4. Hãy truyền cảm hứng
Tìm cách truyền cảm hứng cho khán giả của bạn. Bạn muốn cung cấp cho họ một kết nối cảm xúc với tài liệu bạn đang trình bày. Điều này sẽ làm cho họ đầu tư hơn vào thông tin và cũng sẽ giúp lưu giữ thông tin chính xác hơn và lâu hơn. Hãy nhiệt tình với những gì bạn đang trình bày và làm cho khán giả hiểu tại sao điều đó lại quan trọng.
Nó không đủ để chỉ ra lý do tại sao thông tin của bạn lại quan trọng đối với người khác; bạn phải làm cho nó quan trọng đối với khán giả của bạn. Làm cho họ hiểu tại sao họ nên quan tâm. Ví dụ: không giảng về lịch sử và chỉ mong học sinh quan tâm. Bạn cần cho họ thấy lịch sử đó liên quan trực tiếp đến các sự kiện hiện tại và ảnh hưởng đến cuộc sống của họ như thế nào. Tìm kiếm những điểm tương đồng và tương quan trực tiếp để gắn kết thông tin của bạn với khán giả
Bản trình bày PowerPoint mẫu
Trình chiếu ảnh mẫu về hoa
Bài thuyết trình kinh doanh mẫu
Bản trình bày PowerPoint mẫu cho trường học
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Nếu bạn đang sử dụng hình ảnh Flickr Creative Commons, hãy đảm bảo rằng bạn ghi nhận tác giả cho chủ nhân của hình ảnh (bạn có thể ghi lại toàn bộ trang ở cuối bài thuyết trình của mình).
- Hãy nhớ Quy tắc 10/20/30 - không quá 10 trang trình bày, không dài hơn 20 phút và phông chữ không nhỏ hơn 30 điểm.
- Không sử dụng hình ảnh của người khác trừ khi bạn chắc chắn rằng bạn được phép làm như vậy.
- Ghi nhận những hình ảnh mà bạn đã sử dụng khi cần thiết.
- Trang trình bày nhu cầu để có hình ảnh, vì trang trình bày là hình ảnh trực quan và các chi tiết của nó phải được tiếp nhận chứ không phải cảm nhận nhiều.
- Thực hiện cử chỉ tay khi bạn đang trình bày PowerPoint sẽ khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn.
- Xem các trình độ thạc sĩ về PowerPoint để tìm hiểu phương pháp nào hiệu quả và phương pháp nào không hiệu quả. Steve Jobs nổi tiếng là một người thuyết trình xuất sắc. TED Talks cũng là những ví dụ rất hay về các bài thuyết trình PowerPoint được thực hiện tốt.
- Sử dụng một số hiệu ứng chuyển tiếp và hoạt ảnh để thu hút khán giả hơn.
- Các ý tưởng khác nhau cần được đặt trên các trang trình bày riêng biệt, không nằm trên cùng một trang trình bày
- Mỗi gói văn phòng đều có rất nhiều tính năng mới, hiển thị đồ họa vui nhộn và hình ảnh động. Tránh cái bẫy cố gắng sử dụng tất cả chúng để thể hiện sự thành thạo của bạn trong việc lập PPT. Tập trung hơn vào nội dung và để PPT giúp bạn trong Bài thuyết trình của bạn.
- Không sử dụng nhiều hơn 6 từ cho mỗi trang trình bày
Cảnh báo
- Ngay cả khi bạn bỏ sót slide hoặc bỏ sót chủ đề, hãy tránh việc mò mẫm để tìm nó. Tiếp tục và ngay trước khi kết thúc, hãy nói rằng bạn cần xem xét một bổ sung quan trọng mà bạn đã cố tình bỏ qua và sau đó quay lại trang trình bày mà bạn đã bỏ lỡ và điền vào khoảng trống. Không có lúc nào bạn nên cảm thấy rằng bạn không phụ trách PPT của riêng mình.
- Đôi khi máy chiếu bạn đang sử dụng có thể gặp sự cố. Hãy kiên nhẫn và để cho các cơ quan thích hợp xử lý nó. Đừng chửi thề hoặc đổ mồ hôi, nó sẽ xảy ra! Sau đó, khi nó đã được khắc phục, bạn có thể tiếp tục từ nơi bạn đã rời đi với một nụ cười hoặc một câu đùa ngắn hoặc, nếu việc sửa chữa diễn ra trong một thời gian rất dài, hãy bắt đầu lại từ đầu.
- Không bao giờ đọc trang trình bày của bạn từng từ một.
- Đừng lạm dụng các hiệu ứng chuyển tiếp và hoạt ảnh trang trình bày, vì nó có thể trở thành sự phân tâm
- Tập luyện giúp hoàn hảo hơn. Kết thúc bài thuyết trình của bạn và sau đó nói to. Hãy thử lại cho đến khi bạn gặp lỗi "down".
