Trợ lý Vắng mặt trong Microsoft Outlook cho phép bạn thiết lập thư trả lời tự động được gửi đến những người gửi email cho bạn khi bạn vắng mặt hoặc vắng mặt tại văn phòng. Tính năng Vắng mặt chỉ khả dụng cho người dùng có tài khoản Microsoft Exchange; tuy nhiên, người dùng Gia đình có tài khoản không phải Exchange có thể tạo mẫu không có mặt tại văn phòng và tạo quy tắc để Outlook tự động gửi trả lời. Nếu bạn không chắc mình có tài khoản nào, hãy biết rằng tài khoản Exchange thường là tài khoản doanh nghiệp hoặc trường học. WikiHow này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập phản hồi vắng mặt trong Outlook bằng cả tài khoản Exchange và tài khoản không phải Exchange.
Các bước
Phương pháp 1/4: Sử dụng Outlook 2019-2010 và Outlook cho Office 365
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân của bạn
Bạn sẽ tìm thấy ứng dụng này trong Start Menu.
Bước 2. Nhấp vào Thông tin trong tab Tệp
Bạn sẽ thấy điều này trong dải băng phía trên hộp thư đến của mình, cùng với Trang chủ, Gửi / Nhận, Thư mục, Xem và Nhóm.
Bước 3. Nhấp vào Trả lời Tự động (Vắng mặt)
Thao tác này sẽ mở hộp thoại Trả lời Tự động.
Nếu tùy chọn này không khả dụng, bạn có thể đang sử dụng tài khoản không phải Exchange. Làm theo phương pháp trong bài viết này để bật trả lời tự động cho các tài khoản không trao đổi
Bước 4. Nhấp để chọn hộp bên cạnh “Gửi trả lời tự động
” Khi bạn nhấp vào hộp, nó sẽ điền vào một dấu kiểm để cho biết nó đã được bật.
Nếu bạn muốn chỉ định thời gian, hãy nhấp để chọn hộp bên cạnh “Chỉ gửi trong phạm vi thời gian này”, sau đó chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Ví dụ: nếu bạn dự định đi nghỉ trong hai tuần, hãy chọn phạm vi ngày bạn sẽ đi nghỉ để phản hồi tự động sẽ chỉ hoạt động khi bạn ra ngoài
Bước 5. Nhấp vào tab Bên trong tổ chức của tôi
Bạn sẽ thấy điều này phía trên hộp văn bản trống, lớn.
Bước 6. Nhập thư trả lời tự động bạn muốn gửi cho những người gửi email cho bạn từ văn phòng hoặc công ty của bạn
Bước 7. Nhấp vào tab Bên ngoài tổ chức của tôi
Bạn sẽ thấy điều này phía trên hộp văn bản trống, lớn.
Bước 8. Nhập thư trả lời tự động bạn muốn gửi cho những người gửi email cho bạn từ bên ngoài tổ chức của bạn
Có một trình đơn thả xuống cho loại phông chữ và kích thước phông chữ cũng như các nút để định dạng văn bản trong thư của bạn
Bước 9. Bấm OK
Những cá nhân gửi email cho bạn khi bạn không có mặt tại văn phòng sẽ nhận được thư trả lời tự động mà bạn đã tạo. Nếu bạn không chọn khoảng thời gian, phản hồi tự động sẽ gửi cho đến khi bạn tắt tính năng này.
Phương pháp 2/4: Sử dụng Outlook 2007
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân của bạn
Bạn sẽ tìm thấy điều này trong Start Menu.
Bước 2. Nhấp vào Trợ lý vắng mặt trong tab Công cụ
Bạn sẽ tìm thấy tab Công cụ trong menu dọc phía trên bên trái của cửa sổ chương trình. Hộp thoại Trợ lý vắng mặt sẽ mở ra.
Nếu tùy chọn này không khả dụng, bạn có thể đang sử dụng tài khoản không phải Exchange. Làm theo phương pháp trong bài viết này để bật trả lời tự động cho các tài khoản không trao đổi
Bước 3. Bấm để chọn vòng tròn bên cạnh “Gửi trả lời tự động Vắng mặt
”
Nếu bạn muốn chỉ định thời gian, hãy nhấp để chọn hộp bên cạnh “Chỉ gửi trong phạm vi thời gian này”, sau đó chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Ví dụ: nếu bạn dự định đi nghỉ trong hai tuần, hãy chọn phạm vi ngày bạn sẽ đi nghỉ để phản hồi tự động sẽ chỉ hoạt động khi bạn ra ngoài
Bước 4. Nhấp vào tab Bên trong tổ chức của tôi
Bạn sẽ thấy điều này phía trên hộp văn bản trống, lớn.
Bước 5. Nhập thư trả lời tự động bạn muốn gửi cho những người gửi email cho bạn từ văn phòng hoặc công ty của bạn
Bước 6. Nhấp vào tab Bên ngoài tổ chức của tôi
Bạn sẽ thấy điều này phía trên hộp văn bản trống, lớn.
Bước 7. Nhập thư trả lời tự động bạn muốn gửi cho những người gửi email cho bạn từ bên ngoài tổ chức của bạn
Có một trình đơn thả xuống cho loại phông chữ và kích thước phông chữ cũng như các nút để định dạng văn bản trong thư của bạn
Bước 8. Bấm OK
Những cá nhân gửi email cho bạn khi bạn không có mặt tại văn phòng sẽ nhận được thư trả lời tự động mà bạn đã tạo. Nếu bạn không chọn khoảng thời gian, phản hồi tự động sẽ gửi cho đến khi bạn tắt tính năng này.
Phương pháp 3/4: Sử dụng Outlook 2003
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân của bạn
Bạn sẽ tìm thấy chương trình này trong Start Menu.
Bước 2. Nhấp vào Trợ lý vắng mặt trong tab Công cụ
Bạn sẽ tìm thấy tab Công cụ trong menu dọc phía trên bên trái của cửa sổ chương trình. Hộp thoại Trợ lý vắng mặt sẽ mở ra.
Nếu tùy chọn này không khả dụng, bạn có thể đang sử dụng tài khoản không phải Exchange. Làm theo phương pháp trong bài viết này để bật trả lời tự động cho các tài khoản không trao đổi
Bước 3. Nhấp để chọn vòng tròn bên cạnh “Tôi hiện không có mặt tại Văn phòng
”
Bước 4. Nhập tin nhắn vào hộp văn bản
Những cá nhân gửi email cho bạn sẽ nhận được thư trả lời của bạn chỉ một lần cho đến khi bạn trở lại văn phòng.
Bước 5. Bấm OK
Tất cả các bên gửi email cho bạn sẽ nhận được câu trả lời Vắng mặt của bạn vô thời hạn hoặc cho đến khi bạn chọn “Tôi hiện đang ở văn phòng”.
Phương pháp 4/4: Sử dụng tài khoản phi trao đổi
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân của bạn
Bạn sẽ tìm thấy điều này trong Start Menu.
Bước 2. Nhấp vào Email Mới trong tab Trang chủ
Bạn sẽ thấy tab trong ruy-băng phía trên hộp thư đến của mình, cùng với Tệp, Gửi / Nhận, Thư mục, Xem và Nhóm. Một email trống sẽ mở ra.
Bước 3. Chỉnh sửa email mẫu vắng mặt
Để trống các dòng Tới… và CC….
- Nhập chủ đề cho email, chẳng hạn như "Không có mặt tại văn phòng" để mọi người biết rằng họ đang nhận được phản hồi tự động từ bạn.
- Nhập câu trả lời bạn muốn tự động gửi cho những người gửi email cho bạn vào phần nội dung của email. Thông báo này sẽ được sử dụng làm mẫu "không có mặt tại văn phòng" của bạn.
Bước 4. Nhấp vào tab Tệp và nhấp vào Lưu dưới dạng
Thao tác này sẽ mở hộp thoại “Lưu dưới dạng”.
Bước 5. Nhấp vào Mẫu Outlook từ menu thả xuống "Lưu dưới dạng"
Bước 6. Nhập tên cho mẫu tin nhắn, sau đó nhấp vào Lưu
Mẫu này hiện có thể được sử dụng bất cứ khi nào bạn không có sẵn qua email trên tài khoản Outlook cá nhân của mình.
Bước 7. Nhấp vào tab Tệp và nhấp vào Quản lý Quy tắc và Cảnh báo
Để tự động gửi mẫu của bạn đến người dùng khi bạn không có mặt, bạn phải tạo quy tắc hướng dẫn Outlook tự động trả lời email bằng mẫu này.
Bước 8. Nhấp vào Quy tắc mới
Bạn sẽ thấy điều này trong tab Quy tắc email. Hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc sẽ bật lên để hướng dẫn bạn cách tạo quy tắc.
Bước 9. Bấm để chọn “Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được
” Bạn sẽ thấy điều này trong tiêu đề "Bắt đầu từ quy tắc trống".
Nhấp chuột Kế tiếp hai lần để tiến hành tạo quy tắc. Bạn sẽ nhấp vào Kế tiếp trong một trang có các tùy chọn, nhưng bạn muốn để trống các hộp cho Bước 1 và 2 để quy tắc của bạn hoạt động.
Bước 10. Nhấp vào hộp bên cạnh “trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể
” Bạn sẽ thấy thông báo này dưới tiêu đề "Bạn muốn làm gì với tin nhắn?"
Bước 11. Nhấp vào liên kết "một mẫu cụ thể" trong Bước 2
Một hộp sẽ bật lên.
Bước 12. Chọn “Mẫu người dùng trong Hệ thống tệp” từ menu thả xuống “Xem trong”
Bấm đúp để chọn mẫu bạn đã tạo trước đó để sử dụng làm thư trả lời tự động khi vắng mặt
Bước 13. Nhấp vào Tiếp theo
Bạn được chuyển đến bước cuối cùng trong Trình hướng dẫn quy tắc, nơi bạn có thể đặt tên cho quy tắc của mình, đặt ngoại lệ và xem xét quy tắc đó.
Nhập tên cho quy tắc trả lời tự động mà bạn đã tạo
Bước 14. Nhấp vào Kết thúc
Bất kỳ người dùng nào gửi email cho bạn bây giờ sẽ nhận được thư trả lời tự động mà bạn đã tạo bằng cách sử dụng mẫu.
