Mặc dù bạn có thể bảo vệ các tệp PDF riêng lẻ bằng mật khẩu, nhưng điều này có thể trở nên phức tạp không cần thiết nếu bạn đang gửi nhiều tệp. Với Adobe Acrobat, bạn có thể tạo cái được gọi là Security Envelope. Đây là một tệp PDF có thể chứa nhiều tệp khác nhau dưới dạng tệp đính kèm. Tất cả các tệp đính kèm này sẽ được bảo vệ bằng một mật khẩu duy nhất.
Các bước
Bước 1. Mở công cụ Security Envelope trong Acrobat Pro
Quá trình này thay đổi một chút tùy thuộc vào phiên bản bạn đang sử dụng. Bạn không thể tạo phong bì bảo mật trong Acrobat Reader miễn phí.
- XI và DC - Nhấp vào menu Công cụ ở phía bên phải của cửa sổ và chọn "Bảo vệ" → "Tùy chọn khác" / "Bảo vệ khác" → "Tạo phong bì bảo mật."
- X trở lên - Nhấp vào nút "Bảo mật" trên thanh công cụ và chọn "Tạo Phong bì Bảo mật". Nếu bạn không thấy nút "Bảo mật", hãy mở menu Nâng cao và chọn "Bảo mật" → "Tạo phong bì bảo mật".
Bước 2. Thêm tệp để gửi trong phong bì
Tệp PDF hiện đang mở của bạn sẽ được thêm tự động và bạn có thể thêm bất kỳ tệp nào khác mà bạn muốn. Các tệp bạn thêm vào không nhất thiết phải là tệp PDF; bạn có thể thêm tài liệu Word, bảng tính Excel và các loại tệp khác.
Nhấp vào nút "Thêm tệp để gửi" và duyệt các tệp bạn muốn thêm. Nhiều tệp hơn sẽ làm tăng kích thước của tệp phong bì bảo mật
Bước 3. Chọn một mẫu phong bì
Acrobat đi kèm với ba mẫu phong bì khác nhau mà bạn có thể chọn và bạn có thể tải thêm trực tuyến. Nếu đang sử dụng máy Mac, bạn có thể không có bất kỳ mẫu nào để chọn. Nếu đúng như vậy, hãy thực hiện các bước sau:
- Mở thư mục Ứng dụng của bạn và nhấp chuột phải vào Adobe Acrobat.app.
- Chọn "Hiển thị nội dung gói" và sau đó điều hướng đến / Applications / Adobe Acrobat DC / Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Sao chép các mẫu vào một vị trí dễ dàng hơn, chẳng hạn như thư mục Tài liệu của bạn.
- Quay lại cửa sổ Tạo phong bì bảo mật, nhấp vào "Duyệt qua" và chọn vị trí mẫu mới của bạn.
Bước 4. Chọn cách bạn muốn gửi phong bì
Bạn có thể chọn gửi ngay lập tức, ứng dụng này sẽ mở ứng dụng email của bạn sau khi phong bì đã được tạo. Nếu bạn chọn gửi sau, Acrobat sẽ tạo tệp phong bì ở định dạng PDF, cho phép bạn gửi theo cách bạn muốn.
Nói chung, tốt nhất là chọn để gửi tệp sau
Bước 5. Đánh dấu vào ô "Hiển thị tất cả các chính sách" và chọn "Mã hóa bằng mật khẩu
" Điều này sẽ cho phép bạn thêm mật khẩu vào phong bì. Bạn sẽ không được nhắc tạo mật khẩu cho đến khi quá trình kết thúc.
Bạn có thể chọn bảo mật bằng chứng chỉ, nhưng đây là một quá trình phức tạp hơn, yêu cầu tạo chứng chỉ được mã hóa cho cả bạn và người nhận. Điều này an toàn hơn mật khẩu, vì chỉ chủ sở hữu chứng chỉ mới có thể mở tệp, nhưng sẽ gây nhầm lẫn cho hầu hết những người mà bạn đang cố gắng gửi tệp. Gắn bó với mật khẩu trừ khi bạn đang áp dụng các biện pháp bảo mật hoặc bảo mật rất nghiêm ngặt
Bước 6. Nhập thông tin người gửi của bạn
Bạn sẽ được nhắc nhập thông tin người gửi của mình, Acrobat sẽ sử dụng thông tin này để điền vào mẫu. Bạn có thể chọn "Không hiển thị lại" sau khi điền vào mục này để lưu nó cho các phong bì sau này.
Bước 7. Xem lại cài đặt của bạn và nhấp vào "Hoàn tất
" Thao tác này sẽ mở cửa sổ Cài đặt mật khẩu.
Bước 8. Đánh dấu vào ô "Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu"
Điều này sẽ cho phép bạn nhập mật khẩu của mình.
Bước 9. Tạo mật khẩu cho phong bì
Các phiên bản mới hơn của Acrobat sẽ đánh giá độ mạnh mật khẩu của bạn khi bạn nhập. Bạn sẽ được nhắc nhập lại để xác nhận.
Bước 10. Chọn khả năng tương thích của bạn (tùy chọn)
Hầu hết người dùng có thể để điều này ở "Acrobat 7.0" để có khả năng tương thích tối đa. Nếu bạn biết người nhận của mình đang sử dụng Acrobat 6.0, bạn có thể chọn thay thế. Nếu bạn biết họ đang sử dụng XI hoặc mới hơn, bạn có thể chọn điều đó để tăng cường mã hóa mật khẩu.
Các phong bì bảo mật không tương thích với phiên bản 5.0 trở xuống
Bước 11. Kết thúc quá trình tạo
Bạn sẽ được cảnh báo rằng cài đặt sẽ không có hiệu lực cho đến khi bạn lưu tệp.
Bước 12. Đặt các nét hoàn thiện trên phong bì
Sau khi hoàn tất quá trình tạo, bạn sẽ thấy phong bì bảo mật của mình. bạn có thể xem qua và thực hiện các chỉnh sửa đối với các trường và điền vào thông tin thích hợp. Bạn có thể bao gồm hướng dẫn cho người nhận trong hộp "Tới", nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không đặt mật khẩu ở đây.
Bước 13. Lưu tệp
Sau khi hoàn tất, hãy lưu tệp vào máy tính của bạn. Nó sẽ lưu dưới dạng tệp PDF thông thường. Sau khi tệp được lưu, bạn có thể gửi tệp cho bất kỳ ai dưới dạng tệp đính kèm email hoặc tải tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây và họ sẽ cần mật khẩu để mở tệp.
