Viết một email nhắc nhở thân thiện có thể khó. Bạn không muốn trở thành người tự đề cao hay thiếu kiên nhẫn, nhưng điều quan trọng là bạn phải truyền tải được thông điệp của mình. Đặt một giọng điệu thân thiện trong email của bạn với lời chào và cách diễn đạt nhẹ nhàng. Bao gồm những điều cần thiết của email nhắc nhở của bạn để người nhận biết rõ ràng những gì bạn muốn. Đảm bảo một email không có lỗi để bạn xem qua không chỉ thân thiện mà còn chuyên nghiệp.
Các bước
Phần 1/3: Thiết lập giai điệu thân thiện
Bước 1. Chào người nhận
Trong các tình huống kinh doanh, bạn có thể phải sử dụng một câu chào tiêu chuẩn, chẳng hạn như "Dear so-and-so." Tuy nhiên, ngày càng nhiều, các email được cá nhân hóa đang trở thành tiêu chuẩn. Một số lời chào qua email có thể giúp bạn tạo ra một giọng điệu thân thiện ngay từ đầu bao gồm:
- chào John
- Chào bạn
- Lâu rồi không gặp
- Này!
Bước 2. Tham chiếu kết nối của bạn với người nhận
Nếu bạn chỉ chăm chú vào lời nhắc, tin nhắn của bạn có thể trở nên lạnh nhạt. Đề cập đến kết nối cá nhân của bạn với người nhận bằng cách bao gồm các cụm từ phản ánh tình bạn và kinh nghiệm được chia sẻ của bạn. Chúng có thể bao gồm:
- Trường học thế nào?
- Bạn của tôi, bạn thế nào rồi?
- Tôi đã có một thời gian tuyệt vời với bạn vào cuối tuần trước.
- Lần cuối cùng chúng ta nói chuyện, một tháng trước là khi nào?
- Chuyến đi mà chúng tôi đã đi cùng nhau là một vụ nổ! Chúng tôi sẽ phải làm lại sớm.
Bước 3. Làm mềm các biểu hiện của bạn
Điều này đặc biệt quan trọng đối với phần nhắc nhở của email. Nếu đã lâu rồi bạn không liên lạc với người nhận, có thể phù hợp để đưa ra một lời xin lỗi nhẹ hoặc bào chữa cho việc chỉ liên lạc với mục đích nhắc nhở. Một số ví dụ về biểu thức làm mềm bao gồm:
- Tôi biết đã lâu rồi chúng ta chưa nói chuyện, nhưng tôi muốn nhắc bạn về…
- Mọi thứ đã rất bận rộn với đứa con mới sinh, tôi chỉ nhớ để nhắc nhở bạn…
- Tôi biết bạn đang bận, vì vậy tôi không muốn quấy rầy bạn, nhưng tôi muốn gửi một lời nhắc…
Bước 4. Lịch sự
Nếu lời nhắc này là quan trọng, bạn sẽ dễ dàng gặp phải tình trạng quá mạnh. Hãy nhớ rằng người nhận có những điều đang diễn ra trong cuộc sống của họ. Hãy nhớ nói "làm ơn" và "cảm ơn" và các cách diễn đạt tương đương. Bạn có thể bao gồm các cụm từ lịch sự như:
- Xin lỗi đã làm phiền bạn, nhưng tôi muốn đảm bảo rằng…
- Nếu bạn có thể, vui lòng trả lời email này ngay khi bạn có thời gian…
- Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bất kỳ câu trả lời nào cho lời nhắc này. Tôi rât cảm kich.
- Tôi sẽ mong đợi phản hồi của bạn.
Phần 2 của 3: Bao gồm những điều cần thiết
Bước 1. Sử dụng dòng tiêu đề
Bạn không cần phải viết một dòng tiêu đề khéo léo. Những người rõ ràng và đúng trọng tâm sẽ hữu ích nhất. Những điều này sẽ cho phép người nhận biết được mục đích của email trong nháy mắt. Một số tùy chọn phổ biến cho lời nhắc qua email thân thiện có thể bao gồm:
- Đăng ký
- Nhắc nhở nhanh về…
- Chuyến đi / sự kiện / v.v. sắp tới.
- Số đầu người cho chuyến đi / sự kiện / v.v.
Bước 2. Hãy nhớ bao gồm lời nhắc của bạn
Khi bạn đang cố gắng tỏ ra thân thiện và lịch sự, bạn có thể dễ dàng bỏ qua điều gì đó quan trọng, chẳng hạn như lời nhắc nhở thực tế. Đặt lời nhắc của bạn ở gần đầu email, ngay sau lời chào và một kết nối cá nhân ngắn gọn. Ví dụ:
- "Chào bạn, Đã lâu rồi chúng ta chưa nói chuyện, Ben. Vợ và các con của bạn thế nào? Của tôi khiến tôi khá bận, nhưng tôi muốn kiểm tra với bạn về…"
-
Này!
Bà ơi, tôi định gửi cho bà một tin nhắn. Xin lỗi, tôi rất bận. Tôi chỉ muốn nhắc bạn về ngày ăn trưa của chúng ta…"
Bước 3. Sử dụng ngôn ngữ súc tích
Nói chung, ngôn ngữ lịch sự sử dụng cách diễn đạt dài hơn là đúng. Ví dụ, cụm từ "Làm việc chăm chỉ hơn" sẽ được phân biệt thành "Có thể là một ý kiến hay nếu bạn làm việc chăm chỉ hơn." Mặc dù lịch sự, nhưng những cách diễn đạt dài dòng này có thể khiến trọng tâm email của bạn khó xác định.
Sử dụng cấu trúc đơn giản cho email của bạn. Điều này có thể trông giống như: Lời chào (mở đầu) → Kết nối cá nhân → Lời nhắc → Xác nhận (kết thúc)
Bước 4. Chỉnh sửa thông tin không cần thiết
Đối với mỗi câu và mỗi phần của mỗi câu, hãy tự hỏi bản thân, "Điều này có cần thiết không?" Trong một số trường hợp, "cần thiết" có thể có nghĩa rộng như "Điều đó cần thiết để email của tôi nghe có vẻ lạnh lùng". Loại bỏ những phần không cần thiết của email.
Nói chung, các trạng từ (như "rất," "thực sự," "thực sự", "cực kỳ" và "chắc chắn") có thể bị loại bỏ để làm cho thông điệp của bạn ngắn gọn hơn
Bước 5. Đóng email bằng cách xác nhận
"Valediction" là một từ hoa mỹ có nghĩa là "nói lời từ biệt". Xác nhận bao gồm các cụm từ như "Tốt nhất", "Trân trọng", "Trân trọng" và "Trân trọng". Chữ ký của bạn phải tuân theo giá trị của bạn. Tuy nhiên, những định giá chung này có thể bị coi là phi cá nhân. Bạn có thể thử một cái gì đó như:
- Bạn của bạn
- Chúc mừng
- Tất cả những gì tốt nhất
- Có một ngày tuyệt vời
- Tag, bạn là nó
- Mong nhận được phản hồi từ bạn
Phần 3/3: Đảm bảo Email không có Lỗi
Bước 1. Đọc lại email của bạn
Ngay cả việc lướt nhanh qua email của bạn một hoặc hai lần cũng sẽ loại bỏ được nhiều lỗi đơn giản có thể mắc phải khi viết nó. Sau khi bạn soạn xong, hãy đọc lại email của bạn để biết chính tả và ngữ pháp.
- Nhiều dịch vụ email có trình kiểm tra ngữ pháp và chính tả miễn phí. Chất lượng của những thứ này sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp email của bạn. Trong một số trường hợp, những bộ kiểm tra này có thể không chính xác lắm.
- Hãy nhớ kiểm tra dòng tiêu đề, lời chào của bạn và hành động của bạn (kết thúc). Thật dễ dàng để đánh bóng những thứ này và chỉ tập trung vào phần nội dung email của bạn.
Bước 2. Đọc to email của bạn
Nếu bạn đang viết một email quan trọng hoặc nếu bạn thực sự muốn đặc biệt thân thiện hoặc lịch sự với ai đó, hãy đọc to email của bạn từ đầu đến cuối. Nó có âm thanh trò chuyện không? Nếu vậy, email của bạn đã sẵn sàng để gửi.
Viết lại các câu hoặc đoạn văn nghe có vẻ khó hiểu. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn khi đánh giá điều này. Điều này sẽ khác nhau ở mỗi người, tùy thuộc vào phong cách nói của bạn
Bước 3. Nhờ người khác xem qua email
Đối với những thông tin liên lạc quan trọng, chẳng hạn như dành cho công việc, bạn có thể muốn một người khác kiểm tra lời nhắc trước khi gửi. Nếu bạn đã viết một email ngắn gọn, thì việc này thường mất ít thời gian và có thể giúp phát hiện những lỗi sai dù là nhỏ nhất.
- Kiểm tra dịch vụ nhắn tin trực tuyến của bạn. Gửi tin nhắn cho một người bạn trực tuyến hỏi đại loại như "Này, bạn có thể đọc qua một email ngắn mà tôi phải gửi không? Chỉ mất một phút thôi."
- Hãy nhớ bày tỏ lòng biết ơn của bạn đối với bất kỳ ai đọc qua email của bạn. Rốt cuộc thì họ đang giúp bạn đấy.
