Email xác nhận cho người khác biết rằng bạn đã nhận được tin nhắn hoặc yêu cầu, ngay cả khi bạn không thể trả lời đầy đủ ngay lập tức. Mặc dù bạn không cần phải gửi xác nhận cho mọi email cá nhân mà bạn nhận được, nhưng bạn nên trả lời trong môi trường chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp khi bạn được giải quyết trực tiếp. Nếu bạn chỉ cần nói với người kia rằng bạn đã nhận được email của họ, hãy gửi một lời xác nhận ngắn để họ biết. Nếu người đó đã yêu cầu dịch vụ hoặc đặt hàng sản phẩm, hãy cung cấp thêm thông tin về thời điểm mong đợi phản hồi hoặc cách giải quyết bất kỳ vấn đề nào.
Các bước
Phương pháp 1/2: Xác nhận bạn đã nhận được email
Bước 1. Trả lời nếu bạn được liệt kê trong dòng Tới: hoặc có tên trong tin nhắn
Kiểm tra phần trên cùng của email để xem liệu người gửi có liệt kê địa chỉ email của bạn trong dòng “Tới:” hay không. Nếu bạn không được liệt kê ở đó, hãy quét qua nội dung email để xem liệu tên của bạn có xuất hiện ở bất kỳ đâu ở đó hay không. Nếu bạn thấy tên của mình, hãy nhớ gửi xác nhận vì bạn đã được giải quyết trực tiếp.
Nếu địa chỉ email của bạn chỉ được liệt kê trong dòng “CC” của email nhưng bạn không được đề cập trong phần nội dung, thì bạn không cần phải gửi xác nhận vì thư có thể đã được gửi đến một nhóm lớn người
Cảnh báo:
Tránh xác nhận tin nhắn rác vì họ có thể tiếp tục gửi email cho bạn nếu bạn phản hồi.
Bước 2. Địa chỉ người gửi bằng tên trong lời chào
Bắt đầu lời chào của bạn ở đầu email của bạn để người khác nhìn thấy nó ngay lập tức khi họ mở nó. Sử dụng lời chào trang trọng, chẳng hạn như “Xin chào” hoặc “Kính gửi”, theo sau là tên của họ. Nếu bạn đang trả lời cấp trên hoặc người nào đó mà bạn không quen, hãy sử dụng chức danh của họ, sau đó là họ của họ. Nếu bạn biết rõ người kia, bạn có thể sử dụng tên của họ.
Ví dụ: bạn có thể nói: “Xin chào bà Davis,” hoặc “Jonathan thân mến,” như một lời chào của bạn
Bước 3. Đề cập ngắn gọn rằng bạn đã đọc qua email
Chỉ sử dụng một vài câu cho lời xác nhận của bạn để nó không có vẻ quá dài dòng. Cảm ơn người đó đã gửi email hoặc cho họ biết rằng bạn đã nhận được tin nhắn của họ. Nếu có bất kỳ chi tiết cụ thể nào, hãy trình bày lại chúng trong câu mở đầu của bạn để cho thấy rằng bạn đã đọc hết thông điệp của họ.
- Ví dụ: bạn có thể viết đại loại như “Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn cho tôi về cuộc họp tuần tới” hoặc “Tôi đã nhận và đọc email của bạn liên quan đến khách hàng tiềm năng mới của chúng tôi”.
- Nếu bạn không có thời gian để đọc hết email, bạn có thể nói điều gì đó như: “Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi. Tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ đọc hết tin nhắn đó ngay khi tôi có thể."
Bước 4. Đưa ra thời gian ước tính cho phản hồi nếu email có yêu cầu hoặc câu hỏi
Nếu bạn có thời gian để trả lời đầy đủ ngay lập tức, hãy làm điều đó càng sớm càng tốt để giúp thể hiện rằng bạn đáng tin cậy và đáng tin cậy. Nếu không, hãy cung cấp khung thời gian mà người khác có thể mong đợi một tin nhắn khác từ bạn để họ không nghĩ rằng bạn đang bỏ qua họ. Hãy cẩn thận để không quảng cáo quá mức về thời gian bạn có thể trả lời nếu bạn nghĩ rằng nó có thể mất nhiều thời gian hơn.
- Ví dụ: bạn có thể nói: “Tôi sẽ có thể cung cấp cho bạn thông tin đó trong vòng 2 ngày” hoặc “Tôi sẽ liên hệ lại vào hôm nay để thảo luận thêm về vấn đề này”.
- Nếu bạn không biết mất bao lâu để trả lời, hãy sử dụng "Tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào."
- Nếu không có yêu cầu hoặc vấn đề nào bạn cần giải quyết trong email, bạn không cần phải trả lời với khung thời gian.
Bước 5. Kết thúc email bằng phần đóng và tên của bạn trước khi gửi
Sử dụng câu kết chính thức trong email của bạn, chẳng hạn như “Tốt nhất” hoặc “Cảm ơn một lần nữa” để giúp thư nghe chuyên nghiệp hơn. Viết tên của bạn sau khi kết thúc để kết thúc thông điệp của bạn. Đảm bảo mọi thứ được viết đúng chính tả trước khi nhấp vào nút Gửi.
- Ví dụ: bạn có thể viết, "Tốt nhất, Beth" hoặc "Cảm ơn một lần nữa, Travis."
- Bạn cũng có thể cung cấp số điện thoại hoặc địa chỉ email thay thế sau tên của mình nếu bạn muốn cho người kia một cách khác để liên hệ với bạn.
Bước 6. Theo dõi với một email phản hồi đầy đủ càng sớm càng tốt
Nếu email ban đầu có một yêu cầu hoặc một câu hỏi, hãy dành thời gian để viết ra một câu trả lời đầy đủ khi bạn có thể. Giải quyết đầy đủ tất cả các mối quan tâm hoặc câu hỏi trong thư để cho thấy rằng bạn đã dành thời gian để xem xét thông điệp của họ. Duy trì một giọng điệu lịch sự và tích cực trong suốt tin nhắn để duy trì một tiết mục tốt với họ.
Nếu bạn cần thêm thời gian, chẳng hạn như khi bạn đang chờ báo cáo hoặc tài liệu, hãy cố gắng gửi một email tiếp theo với bản cập nhật và khung thời gian mới để người khác không nghĩ rằng bạn đã quên chúng
Phương pháp 2 trên 2: Trả lời các dịch vụ và đơn đặt hàng của doanh nghiệp
Bước 1. Đặt tên của người mà bạn đang liên hệ ở đầu email
Bắt đầu bằng một lời chào trang trọng, chẳng hạn như “Xin chào” hoặc “Kính gửi”, để duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong tin nhắn của bạn. Nếu bạn không biết rõ về người đó, hãy sử dụng chức danh theo sau họ của họ để giữ trang trọng. Nếu bạn quen thuộc hơn với người đó hoặc họ cung cấp tên của họ, bạn có thể gọi họ bằng tên đó.
Ví dụ: bạn có thể viết, “Kính gửi ông Christensan,” hoặc “Xin chào Dana,” như một lời chào của bạn
Bước 2. Cảm ơn người đó và đề cập đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ yêu cầu
Bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với người đó trong câu mở đầu email của bạn. Trong cùng một câu, hãy trình bày lại sản phẩm mà người đó đã đặt hàng hoặc những vấn đề hoặc mối quan tâm mà họ đã đề cập trong thư từ trước. Bằng cách đó, người đó sẽ nhận ra rằng bạn đã dành thời gian để đọc hoặc xử lý các tin nhắn trước đó của họ.
Ví dụ: bạn có thể nói: “Cảm ơn bạn đã đặt 2 hộp sôcôla từ cửa hàng của chúng tôi” hoặc “Chúng tôi đánh giá cao việc bạn liên hệ liên quan đến công việc mà bạn đã ứng tuyển”
Bước 3. Cung cấp cho người đó một khung thời gian về thời điểm mong đợi trả lời hoặc giao hàng
Trong câu tiếp theo, người kia sẽ mất bao lâu để nhận được phản hồi từ bạn để họ không cảm thấy như bạn đã quên mất họ. Đảm bảo khung thời gian bạn cung cấp là chính xác và trung thực, nếu không họ có thể khó chịu nếu không nhận được phản hồi từ bạn.
Ví dụ: bạn có thể nói, “Bạn có thể dự kiến gói hàng của mình sau 3 ngày làm việc” hoặc “Vui lòng đợi 1-2 ngày làm việc để chúng tôi trả lời”
Biến thể:
Nếu bạn không biết mất bao lâu để trả lời, hãy nói điều gì đó như, "Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn sớm nhất có thể để giải quyết mối lo ngại của bạn."
Bước 4. Cung cấp các đề xuất nếu có bất kỳ vấn đề nào bạn không thể giải quyết qua email
Nếu bạn không thể trực tiếp giải quyết vấn đề của họ, hãy thử đề xuất các tùy chọn khác có thể hữu ích hơn. Duy trì giọng điệu lịch sự và thấu hiểu trong suốt tin nhắn để nó không nghe có vẻ tiêu cực hoặc thiếu chân thành. Cố gắng cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt cho người đó để họ có thể thực hiện các bước tiếp theo để giải quyết vấn đề của mình.
Ví dụ: bạn có thể nói, “Tôi rất tiếc khi biết rằng có vấn đề với việc chuyển tiền vào tài khoản séc của bạn. Hãy thử xem qua Câu hỏi thường gặp của chúng tôi để xem liệu vấn đề của bạn đã được giải quyết chưa. Nếu không, bạn có thể cần đến ngân hàng của mình và nói chuyện với người quản lý tài khoản để xác nhận các giao dịch của mình”
Bước 5. Để lại thông tin liên hệ ở cuối email
Kết thúc email của bạn bằng một câu kết chính thức, chẳng hạn như “Tốt nhất” hoặc “Cảm ơn một lần nữa”, vì vậy bạn sẽ kết thúc thư bằng một ghi chú hay. Hãy chắc chắn bao gồm tên của bạn sau khi kết thúc. Nếu bạn muốn cho người khác tùy chọn liên hệ với mình, bạn cũng có thể để lại số điện thoại, địa chỉ email thay thế hoặc trang web sau tên của bạn.
