Người sử dụng lao động có thể muốn tiến hành xem xét báo cáo xe cơ giới trước khi quyết định có thuê một nhân viên tiềm năng hay không, đặc biệt nếu ứng viên sẽ lái xe như một phần của công việc. Mỗi tiểu bang có các quy định khác nhau về việc nhận các báo cáo như vậy từ người nộp đơn, nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ có thể nhận được báo cáo mà bạn cần. Bạn sẽ cần phải kiểm tra với Bộ Xe cơ giới của tiểu bang của bạn để biết chi tiết cụ thể. Ngoài ra, bạn có thể nhận được một báo cáo toàn quốc từ Cơ quan Đăng ký Lái xe Quốc gia (NDR). Báo cáo NDR này sẽ xác minh khả năng lái xe của người đăng ký ở bất kỳ tiểu bang nào trong nước.
Các bước
Phương pháp 1/2: Yêu cầu Báo cáo về Phương tiện Cơ giới từ DMV Tiểu bang
Bước 1. Đảm bảo rằng bạn được phép yêu cầu báo cáo
Mỗi tiểu bang có bộ luật và quy định riêng để kiểm soát những ai có thể xem báo cáo về phương tiện cơ giới của người lái xe. Tất nhiên, bản thân người lái xe có thể yêu cầu báo cáo. Do đó, với tư cách là nhà tuyển dụng hoặc người sử dụng lao động tiềm năng, bạn có thể yêu cầu nhân viên hoặc nhân viên tương lai nhận báo cáo của riêng họ và sau đó trình bày cho bạn. Ngoài ra, bạn sẽ phải kiểm tra với Cục Phương tiện Cơ giới của tiểu bang của bạn để tìm hiểu xem bạn có được ủy quyền hay không.
- Ví dụ: ở Oklahoma, chỉ một số loại yêu cầu nhất định mới có thể được cho phép bởi một người nào đó không phải chính người lái xe. Chúng bao gồm các công ty bảo hiểm, điều tra viên tư nhân được cấp phép hoặc chủ lao động nếu nhân viên sử dụng giấy phép lái xe thương mại (CDL) trong công việc của mình.
- Ngược lại, Michigan có một danh sách dài hơn những cá nhân có thể yêu cầu báo cáo về phương tiện cơ giới của người khác. Danh sách bao gồm mười ba danh mục khác nhau và cho phép người sử dụng lao động kiểm tra báo cáo của nhân viên của họ. Tuy nhiên, khoản trợ cấp này chỉ để kiểm tra xem có gian lận chứ không phải để đưa ra quyết định tuyển dụng.
- Khối thịnh vượng chung Kentucky sẽ cho phép bất kỳ ai yêu cầu hồ sơ cho bất kỳ mục đích nào, miễn là bạn có thể chứng minh rằng bạn được sự cho phép của người có báo cáo mà bạn đang yêu cầu.
Bước 2. Thu thập thông tin nhận dạng
Cho dù bạn định nộp đơn trên giấy tờ hay trực tuyến, bạn sẽ cần những thông tin cơ bản giống nhau từ nhân viên tiềm năng của mình. Mỗi bang là khác nhau, nhưng hầu hết các bang đều yêu cầu thông tin cơ bản giống nhau để cung cấp báo cáo lý lịch xe cơ giới. Là một phần của quá trình tuyển dụng, bạn nên yêu cầu người nộp đơn cung cấp thông tin sau:
- tên (tên pháp lý và bất kỳ bí danh nào)
- Địa chỉ
- tình dục
- ngày sinh
- Chiều cao
- cân nặng
- số bằng lái xe
- biển số xe
- số VIN của ô tô
- số an sinh xã hội hoặc bốn chữ số cuối (điều này sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của tiểu bang của bạn)
- Giấy ủy quyền đã ký để bạn tiến hành tra cứu hồ sơ xe cơ giới. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách bao gồm một tuyên bố như, “Tôi cho phép _ thay mặt tôi yêu cầu báo cáo hồ sơ xe cơ giới,” và sau đó yêu cầu nhân viên tiềm năng ký tên.
Bước 3. Nhận biểu mẫu yêu cầu từ Sở Xe cơ giới của tiểu bang bạn
Hầu hết các tiểu bang sẽ yêu cầu nhà tuyển dụng gửi yêu cầu bằng văn bản. Nói chung, bạn có thể nhận được một bản sao của biểu mẫu yêu cầu trực tuyến hoặc từ các văn phòng cấp giấy phép lái xe của tiểu bang của bạn.
Ví dụ: Georgia sử dụng biểu mẫu “Yêu cầu MVR cho Báo cáo Xe cơ giới)”, có sẵn trực tuyến tại https://dds.georgia.gov/sites/dds.georgia.gov/files/osystem_files/document/dds-18. pdf. Bạn cũng có thể nhận được một bản sao của biểu mẫu bằng cách đến bất kỳ trung tâm dịch vụ khách hàng bằng lái xe của tiểu bang nào
Bước 4. Đăng ký trực tuyến, nếu có
Một số tiểu bang sẽ cho phép kiểm tra xe cơ giới ngay lập tức trực tuyến. Tuy nhiên, ở nhiều bang, ứng dụng trực tuyến chỉ dành cho tài xế cá nhân. Nhà tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng đưa ra yêu cầu thường sẽ phải gửi yêu cầu bằng văn bản.
Ví dụ, bang Arizona có một dịch vụ trực tuyến để xem báo cáo ngay lập tức. Tuy nhiên, là một phần của quy trình đăng ký, bạn phải chọn hộp xác nhận rằng “Tôi là người được liệt kê ở trên”. Điều này cho thấy rằng dịch vụ này chỉ khả dụng cho một mình người lái xe hoặc khi được sự cho phép của người lái xe
Bước 5. Hãy chuẩn bị để trả một khoản phí
Các tiểu bang tính nhiều loại phí cho các báo cáo về xe cơ giới. Các khoản phí này có thể thấp đến vài đô la hoặc có thể là 25 đô la đến 50 đô la. Chi phí có thể khác nhau giữa các tiểu bang hoặc cũng có thể phụ thuộc vào việc bạn muốn nhận một báo cáo không chính thức hay một bản sao có chứng thực, có thể sẽ tốn nhiều chi phí hơn.
- Nếu bạn đang yêu cầu báo cáo trực tuyến, bạn sẽ cần có thẻ tín dụng tại thời điểm yêu cầu.
- Ví dụ như ở Kentucky, bạn chỉ có thể yêu cầu báo cáo qua thư. Lệ phí là $ 3, phải trả bằng séc hoặc chuyển tiền.
- North Carolina cho phép các yêu cầu trực tuyến, với một khoản phí được thanh toán bằng thẻ tín dụng. Phí cho một báo cáo không chính thức là 10 đô la, trong khi phí cho một báo cáo chính thức được chứng nhận là 14 đô la.
Phương pháp 2/2: Yêu cầu báo cáo đăng ký tài xế quốc gia
Bước 1. Quyết định xem bạn có muốn tiến hành kiểm tra quốc gia hay không
Cơ quan Đăng ký Lái xe Quốc gia (NDR) chứa thông tin về người lái xe trên toàn quốc, do Cục Quản lý An toàn Vận tải Đường cao tốc Quốc gia duy trì. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp sẽ tuyển dụng tài xế trên các tuyến đường tiểu bang (ví dụ: vận tải đường bộ và giao hàng), bạn có thể muốn xác minh hồ sơ của tài xế theo cách này, thay vì chỉ từ một tiểu bang.
Báo cáo NDR không bao gồm tất cả các chi tiết về lịch sử của người lái xe. Nó sẽ cho bạn biết nếu một người lái xe đã bị đình chỉ, thu hồi hoặc từ chối bằng lái vì lý do, từ bất kỳ tiểu bang nào. Điều này có thể giúp bạn trong trường hợp người lái xe có bằng lái có thể đã bị treo ở một tiểu bang, nhưng người đó lại xuất trình cho bạn bằng của một tiểu bang khác
Bước 2. Xây dựng mẫu yêu cầu bằng văn bản của riêng bạn
NDR không có một mẫu đơn cụ thể. NDR yêu cầu các yêu cầu bằng văn bản, dưới dạng một bức thư. Nếu bạn sẽ thực hiện nhiều yêu cầu, bạn nên phát triển thư biểu mẫu tiêu chuẩn của riêng mình, mà bạn có thể sử dụng nhiều lần. Biểu mẫu phải cung cấp tên, địa chỉ và lý do yêu cầu của bạn. Bạn nên nói rằng bạn đang yêu cầu một báo cáo từ Hệ thống Con trỏ Trình điều khiển Sự cố (PDPS) cho một nhân viên tiềm năng và nó phải bao gồm các chi tiết sau về trình điều khiển được đề cập:
- Tên pháp lý đầy đủ
- Địa chỉ
- địa chỉ email
- tiểu bang và số bằng lái xe
- số an sinh xã hội
- tình dục
- Chiều cao
- cân nặng
- màu mắt
Bước 3. Hoàn thiện thư yêu cầu
Kết thúc bằng một tuyên bố ủy quyền. Đây phải là một tuyên bố có hiệu lực "Tôi cho phép yêu cầu này về hồ sơ lái xe của tôi." Sau đó, cần có một khoảng trống để người nộp đơn ký vào lá thư. Bạn sẽ cần phải có chữ ký của người nộp đơn được công chứng. NDR sẽ chỉ chấp nhận các yêu cầu có chữ ký được công chứng. Nếu bạn không có công chứng viên tại văn phòng của mình, bạn sẽ phải sắp xếp đến gặp công chứng viên mỗi lần bạn muốn thực hiện việc xem xét như vậy.
Bước 4. Gửi yêu cầu và chờ báo cáo của bạn
Gửi yêu cầu đã được công chứng đến National Driver Register, 1200 New Jersey Avenue, S. E., NVS-422, Washington, DC 20590. Yêu cầu này không mất phí. NDR nói rằng họ sẽ cố gắng trả lời tất cả các yêu cầu trong vòng 15 ngày. Tuy nhiên, họ lưu ý rằng các yêu cầu được giải quyết trên cơ sở ai đến trước được phục vụ trước, vì vậy họ không đảm bảo thời gian.
Bước 5. Gửi người nộp đơn của bạn đến DMV địa phương để thay thế
Thay vì yêu cầu báo cáo PDPS qua đường bưu điện, người sử dụng lao động điều hành phương tiện cơ giới và phương tiện công cộng có thể hướng dẫn người nộp đơn đến DMV địa phương. Nhân viên nên yêu cầu PDPS kiểm tra hồ sơ của mình và sau đó trả lại báo cáo đó cho bạn.
Bước 6. Diễn giải kết quả của báo cáo quốc gia
Báo cáo NDR không bao gồm tất cả các chi tiết về lịch sử của người lái xe. Báo cáo NDR sẽ trình bày một trong bốn câu trả lời sau đây về trình điều khiển:
- Không có trận đấu. Điều này có nghĩa là cá nhân không có hồ sơ trong hồ sơ trong hệ thống PDPS. Trong hầu hết các trường hợp, đây là một kết quả dương tính, có nghĩa là người lái xe có bằng lái hợp lệ. Tuy nhiên, nếu thông tin nhận dạng không chính xác hoặc nếu người nộp đơn thay đổi thông tin nhận dạng của mình bất kỳ lúc nào, thì bạn có thể nhận được phản hồi "Không khớp".
- Được cấp phép (LIC). Phản hồi này có nghĩa là người lái xe có bằng hợp lệ tại tiểu bang được ghi nhận và đủ điều kiện lái xe. Tuy nhiên, nếu LIC xuất hiện trên báo cáo, điều này có nghĩa là bằng lái xe đã có lúc bị đình chỉ hoặc bị thu hồi và đã được phục hồi. Một báo cáo về LIC không tích cực bằng phản hồi "Không phù hợp".
- Đủ điều kiện (ELG). Phản hồi này cho biết rằng đặc quyền của người lái xe để lái xe hoặc đăng ký giấy phép ở trạng thái đã lưu ý là hợp lệ.
- Không đủ điều kiện (NELG). Phản hồi này có nghĩa là đặc quyền của người lái xe để lái xe trong trạng thái đã ghi chú là không hợp lệ.
