Từng là thứ phải được đặt hàng từ một cửa hàng văn phòng phẩm, những lời mời sành điệu là những thứ bạn có thể tự tạo bằng cách sử dụng một chương trình xuất bản trên máy tính để bàn như Microsoft Publisher. Publisher cho phép bạn tạo lời mời ở một trong hai định dạng, thẻ gấp truyền thống hoặc định dạng bưu thiếp, sử dụng mẫu của nó hoặc thiết kế của riêng bạn. Sau đây là hướng dẫn về cách tạo lời mời trong Microsoft Publisher 2003, 2007 và 2010.
Các bước
Phương pháp 1/3: Làm thiệp mời gấp
Bước 1. Chọn thiết kế bạn muốn làm việc
Microsoft Publisher sắp xếp các mẫu thiệp mời của mình theo loại dịp bạn muốn mời người nhận thiệp.
- Trong Publisher 2003, chọn "Ấn phẩm để in" trong ngăn tác vụ Xuất bản mới, sau đó bấm vào mũi tên ở bên trái Thiệp mời. Nhấp vào một trong các loại lời mời được liệt kê để hiển thị các thiết kế có sẵn trong Thư viện xem trước.
- Trong Publisher 2007, chọn "Thiệp mời" từ danh sách Loại xuất bản ở cạnh trái của màn hình. Thiết kế lời mời được nhóm theo loại sự kiện mà lời mời dành cho, tiếp theo là một phần các kích thước trống phổ biến, tiếp theo là các kích thước trống được nhà sản xuất văn phòng phẩm nhóm lại. Bạn có thể đánh dấu bất kỳ thiết kế nào để xem phiên bản lớn hơn của nó ở đầu Ngăn tác vụ ở trên cùng bên phải.
- Trong Publisher 2010, hãy chọn "Thiệp mời" từ phần Mẫu khác trong Mẫu có sẵn. Các thiết kế lời mời được nhóm theo loại sự kiện mà lời mời dành cho, tiếp theo là một phần các kích thước trống phổ biến, tiếp theo là các kích thước trống được nhà sản xuất văn phòng phẩm nhóm trong các thư mục. Bạn có thể đánh dấu bất kỳ thiết kế nào để xem phiên bản lớn hơn của nó ở đầu Ngăn tác vụ ở trên cùng bên phải.
- Nếu bạn không thấy mẫu mình muốn, bạn có thể tải xuống các mẫu bổ sung từ Microsoft nếu bạn có kết nối Internet.
Bước 2. Chọn màu sắc và cách phối phông chữ cho lời mời của bạn
Mỗi mẫu thiệp mời đi kèm với một bảng màu và phông chữ mặc định, nhưng nếu bạn muốn sử dụng một bảng màu hoặc phông chữ khác, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn cách phối mới thích hợp. Chọn một bảng màu mới từ một trong các bảng màu đã đặt tên trong menu thả xuống Color Scheme và một phông chữ mới từ menu thả xuống Font Scheme.
Bạn cũng có thể tạo màu hoặc lược đồ phông chữ tùy chỉnh của riêng mình bằng cách chọn tùy chọn "Tạo mới" từ Lược đồ màu hoặc Lược đồ phông chữ thả xuống
Bước 3. Quyết định cách xếp thẻ của bạn
Thiệp mời của bạn sẽ được in trên một tờ giấy, nhưng có thể gấp lại theo 1 trong 3 cách. Bạn chọn cách gấp thẻ của mình từ menu Cỡ trang thả xuống trong phần Tùy chọn của ngăn tác vụ. Các tùy chọn có sẵn là:
- Một phần tư trang bên. Các trang thẻ của bạn sẽ in trên một mặt của trang và khi gấp lại, thẻ sẽ mở ra ở mặt trái.
- Màn hình đầu tiên dài một phần tư trang. Các trang thẻ của bạn sẽ in trên một mặt của trang và khi gấp lại, sẽ tạo ra một thẻ mở ra ở trên cùng.
- Gấp nửa trang. Bìa trước và bìa sau của bạn sẽ in trên một mặt của trang, và mặt bên trong thẻ sẽ in trên mặt kia. Bạn có thể định hướng nội dung để thẻ sẽ gấp ở bên cạnh hoặc ở trên cùng. Thẻ nửa trang sẽ gấp thành kích thước lớn hơn thẻ 1/4 trang.
- Các tùy chọn này không khả dụng nếu bạn chọn một trong các mẫu trống, vì sơ đồ gấp trang của chúng đã được xác định trước.
Bước 4. Xác định bố cục trang
Mặc dù mỗi mẫu thiệp mời của Nhà xuất bản có bố cục mặc định riêng của các yếu tố thiết kế của thiệp, bạn có thể thay đổi bố cục của các yếu tố đó theo ý thích của mình bằng cách chọn một trong các tùy chọn trong trình đơn Bố cục thả xuống trên ngăn tác vụ.
Các tùy chọn bố cục này không khả dụng nếu bạn chọn một trong các mẫu trống
Bước 5. Chèn công ty hoặc thông tin cá nhân của bạn, nếu muốn
Nếu bạn đang sử dụng Publisher 2003, chương trình sẽ nhắc bạn về thông tin này trong lần đầu tiên bạn sử dụng. Sau đó, bạn chọn thông tin này từ Thông tin cá nhân trong menu Chỉnh sửa để chèn nó vào lời mời của bạn. Trong Publisher 2007 và 2010, bạn có thể chọn bộ thông tin công ty của mình từ menu Thông tin doanh nghiệp thả xuống hoặc chọn "Tạo mới" để tạo bộ thông tin mới. Thông tin này sẽ được chèn vào thiệp mời của bạn.
Bước 6. Tạo thiệp mời của bạn
Trong Publisher 2007 và 2010, hãy nhấp vào nút "Tạo" ở cuối ngăn tác vụ để tạo tài liệu quảng cáo của bạn. (Tại thời điểm này, Publisher 2003 sẽ tự động giả định rằng bạn đang tạo một tập tài liệu quảng cáo và không có nút "Tạo" trên ngăn tác vụ của nó.)
Tại thời điểm này, bạn có thể muốn in thư mời ra để xem thiết kế có đúng như ý muốn của mình hay không hoặc tạo một tệp PDF để gửi qua email cho người khác để họ nhận được ý kiến đóng góp về thiết kế
Phương pháp 2/3: Làm lời mời qua bưu thiếp
Bước 1. Chọn thiết kế bạn muốn làm việc
Nhà xuất bản Microsoft sắp xếp các mẫu bưu thiếp của mình theo mục đích bạn định đặt bưu thiếp.
- Trong Publisher 2003, chọn "Ấn phẩm để in" trong ngăn tác vụ Xuất bản mới, sau đó bấm vào mũi tên ở bên trái của Bưu thiếp. Nhấp vào một trong các loại bưu thiếp được liệt kê để hiển thị các thiết kế có sẵn trong Thư viện xem trước.
- Trong Publisher 2007, chọn "Bưu thiếp" từ danh sách Loại xuất bản phổ biến ở giữa màn hình hoặc từ danh sách Loại ấn phẩm ở mép trái của màn hình. Các thiết kế bưu thiếp được nhóm theo mục đích của bưu thiếp, tiếp theo là một phần các kích thước trống phổ biến, tiếp theo là các kích thước trống do nhà sản xuất văn phòng phẩm nhóm lại. Bạn có thể đánh dấu bất kỳ thiết kế nào để xem phiên bản lớn hơn của nó ở đầu Ngăn tác vụ ở trên cùng bên phải.
- Trong Publisher 2010, chọn "Bưu thiếp" từ phần Phổ biến nhất trong Mẫu có sẵn. Các thiết kế bưu thiếp được nhóm theo mục đích của bưu thiếp, tiếp theo là một phần các kích thước trống phổ biến, tiếp theo là các kích thước trống được nhóm trong các thư mục bởi nhà sản xuất văn phòng phẩm. Bạn có thể đánh dấu bất kỳ thiết kế nào để xem phiên bản lớn hơn của nó ở đầu Ngăn tác vụ ở trên cùng bên phải.
Bước 2. Chọn màu sắc và cách phối phông chữ cho lời mời của bạn
Cũng giống như các mẫu thiệp mời, mỗi mẫu bưu thiếp đều đi kèm với các kiểu phối màu và phông chữ mặc định riêng mà bạn có thể thay đổi theo ý thích của mình bằng cách sử dụng các tùy chọn trong menu thả xuống Color Scheme và Font Scheme, bằng cách chọn một trong các tùy chọn được liệt kê hoặc chọn "Tạo mới" để tạo của riêng bạn.
Bước 3. Quyết định cách bưu thiếp của bạn sẽ được định hướng khi in
Sử dụng tùy chọn Kích thước trang thả xuống để in lời mời trên bưu thiếp của bạn dưới dạng một phần tư trang hoặc một phần tư (4 thẻ cho một tờ giấy hoặc bìa cứng thông thường) hoặc một nửa trang hoặc một nửa tờ (2 thẻ cho một tờ giấy hoặc bìa cứng thông thường).
Tùy chọn này không khả dụng khi tạo lời mời qua bưu thiếp từ một mẫu trống
Bước 4. Quyết định những gì bạn muốn đưa vào mặt địa chỉ của lời mời trên bưu thiếp
Bạn có thể chọn chỉ hiển thị địa chỉ gửi thư và trả lại ở mặt gửi thư của bưu thiếp hoặc bao gồm thông tin bổ sung. Bạn chọn tùy chọn này từ danh sách thả xuống Thông tin bên 2. Danh sách một phần các tùy chọn, những tùy chọn có liên quan đến bưu thiếp mời, được liệt kê bên dưới:
- "Chỉ địa chỉ." Chọn tùy chọn này để chỉ hiển thị địa chỉ gửi thư và trả lại ở mặt gửi thư của lời mời trên bưu thiếp.
- "Bản đồ." Chọn tùy chọn này nếu lời mời của bạn là tham gia một sự kiện và bạn dự định đưa vào một bản đồ đơn giản để hướng mọi người đến vị trí của sự kiện. Tùy chọn này thường được sử dụng hơn cho lời mời tham gia các sự kiện kinh doanh, nhưng bản đồ có thể giúp mọi người tìm đường đến địa điểm tổ chức tiệc cưới hoặc lễ tốt nghiệp một cách dễ dàng như bán hàng. (Bạn sẽ cần thay thế bản đồ giữ chỗ bằng bản đồ của riêng bạn.)
- "Ghi chú của người thuyết trình." Chọn tùy chọn này nếu lời mời của bạn là tham gia một sự kiện có các diễn giả chính trị, kinh doanh hoặc động lực để bao gồm danh sách ngắn các diễn giả quan trọng nhất.
- "Văn bản quảng cáo." Chọn tùy chọn này nếu lời mời tham gia một sự kiện bán hàng và bạn muốn liệt kê một số mặt hàng chính để bán trong ưu đãi đặc biệt được giải thích chi tiết hơn ở mặt bên kia của thẻ.
- "Văn bản hẹn." Chọn tùy chọn này để ghi chú thời gian và địa điểm của một sự kiện. Bạn có thể thêm số điện thoại liên lạc, fax và email của mình. (Bạn có thể thay đổi hoặc xóa dòng "Để xác nhận hoặc hủy cuộc hẹn" nếu nó không phù hợp với mục đích lời mời của bạn.)
- Các tùy chọn này không khả dụng khi tạo lời mời qua bưu thiếp từ một mẫu trống.
Bước 5. Bao gồm thông tin địa chỉ của bạn
Một lời mời bằng bưu thiếp khác với một tấm thiệp mời ở chỗ cái sau được đựng trong một phong bì có ghi địa chỉ, trong khi lời mời bằng bưu thiếp mang thông tin gửi thư ở mặt sau của nó. Việc bao gồm thông tin của bạn cho địa chỉ trả lại được xử lý giống như cách trong Microsoft Publisher cho lời mời qua bưu thiếp vì phiên bản Publisher của bạn xử lý thông tin cá nhân hoặc công ty của bạn nếu bạn chọn đưa nó vào thiệp mời.
Để xử lý địa chỉ gửi thư, bạn có thể tạo phối thư bằng bảng tính Microsoft Excel, cơ sở dữ liệu Access hoặc tài liệu Word
Bước 6. Tạo lời mời bưu thiếp của bạn
Giống như với thiệp mời, hãy nhấp vào nút "Tạo" ở cuối ngăn tác vụ trong Publisher 2007 hoặc 2010, trong khi Publisher 2003 giả định rằng bưu thiếp đang được tạo ngay từ thời điểm bạn chọn "Bưu thiếp" từ ngăn tác vụ Ấn phẩm Mới.
Phương pháp 3/3: Sửa đổi, lưu và in lời mời của bạn
Bước 1. Thay thế bất kỳ văn bản giữ chỗ nào bằng văn bản của riêng bạn
Bấm vào văn bản bạn muốn thay thế và nhập văn bản mới của bạn vào trường văn bản.
- Văn bản sẽ tự động thay đổi kích thước để vừa với hộp trong hầu hết các trường hợp. Nếu bạn cần đặt văn bản ở một kích thước nhất định, hãy chọn "Tự động bổ sung văn bản" từ menu Định dạng, sau đó chọn "Không tự động điền" (Publisher 2003 và 2007) hoặc chọn "Phù hợp với Văn bản" trong nhóm Văn bản của Hộp Văn bản Công cụ Định dạng ruy-băng và sau đó chọn "Không tự động điền" (Publisher 2010). Sau đó, bạn có thể chọn kích thước văn bản mới theo cách thủ công.
- Lặp lại bước này cho bất kỳ văn bản nào khác mà bạn muốn thay thế.
Bước 2. Thay thế bất kỳ hình ảnh giữ chỗ nào bằng hình ảnh của riêng bạn
Bấm chuột phải vào ảnh bạn muốn thay thế, sau đó chọn "Thay đổi Ảnh" từ menu bật lên và chọn nơi ảnh mới sẽ đến. Lặp lại bước này cho bất kỳ ảnh nào khác mà bạn muốn thay thế.
Bước 3. Lưu lời mời
Chọn "Lưu" hoặc "Lưu dưới dạng" từ menu Tệp (Publisher 2003 hoặc 2007) hoặc từ menu ở mép trái của trang tab Tệp (Publisher 2010). Đặt tên mô tả cho lời mời của bạn.
Bước 4. In bản sao lời mời của bạn nếu cần
Nếu bạn định in lời mời của mình một cách chuyên nghiệp, bạn sẽ muốn lưu hoặc chuyển đổi nó sang định dạng PDF, vì hầu hết các máy in thích nhận tài liệu ở định dạng đó
Lời khuyên
- Khi lần đầu tiên bạn thiết kế một lời mời từ đầu, bạn có thể muốn tạo một số lời mời bằng thiệp mời hoặc bưu thiếp từ các mẫu và cắt và dán các yếu tố từ chúng vào lời mời trống của bạn.
- Bạn không chỉ có thể sử dụng khả năng kết hợp thư của Publisher để đưa địa chỉ của người nhận vào lời mời trên bưu thiếp mà còn để cá nhân hóa thông báo cho lời mời bằng bưu thiếp hoặc thiệp mời.
- Nói chung, thiệp mời dành cho những lời mời trang trọng hơn, chẳng hạn như đám cưới và lời mời bằng bưu thiếp phù hợp hơn cho các sự kiện kinh doanh hoặc các sự kiện cá nhân ít trang trọng hơn, chẳng hạn như một bữa tiệc nhóm. Bạn có thể sử dụng thiệp mời gấp và bưu thiếp cùng nhau, chẳng hạn như sử dụng thiếp mời làm thông báo "lưu ngày", tiếp theo là thiệp mời cưới gấp trang trọng hơn và bạn cũng có thể thiết kế một bưu thiếp để kèm theo lời mời thực tế để sử dụng như một RSVP. Khi thực hiện việc này, hãy tìm các thiết kế của Nhà xuất bản chung cho cả hai loại ấn phẩm và sử dụng cách phối màu và phông chữ giống nhau cho cả hai loại.
- Phong bì đựng thiệp mời có ở hầu hết các cửa hàng văn phòng phẩm và văn phòng phẩm.
- Bạn có thể sử dụng nhiều hơn 1 phông chữ trong lời mời của mình, nhưng không sử dụng tổng cộng 2 hoặc 3 phông chữ và chọn các phông chữ trông đẹp mắt cùng nhau. Chỉ sử dụng in đậm và in nghiêng để nhấn mạnh và trong hầu hết các lời mời trang trọng, bạn sẽ không cần phải làm điều này.
- Mặc dù bạn nên in lời mời đã hoàn thành của mình trên bìa cứng được thiết kế cho thiệp mời gấp hoặc lời mời bưu thiếp, trước tiên bạn nên in các bản sao thử nghiệm trên giấy thường để đảm bảo thiết kế của bạn sẽ in chính xác.
Cảnh báo
- Chỉ sử dụng khoảng cách đơn sau các dấu chấm. Hai dấu cách sau một dấu chấm có thể tạo ra khoảng cách lớn giữa các câu khi văn bản được định dạng lại thành kích thước điểm nhỏ.
- Mặc dù thiệp mời trang trọng hầu như yêu cầu sử dụng phông chữ kịch bản lạ mắt, hãy đảm bảo rằng phông chữ bạn chọn có thể được đọc rõ ràng ở kích thước điểm bạn chọn để hiển thị nó. Giao tiếp rõ ràng luôn quan trọng hơn một vẻ ngoài cụ thể.
