Cách bạn có thể giải phóng thời gian bằng cách sắp xếp trong Microsoft Outlook. Điều này đòi hỏi kỷ luật nhưng chủ yếu là tổ chức chương trình và những gì bạn làm với các công cụ.
Các bước
Bước 1. Điều đầu tiên cần làm là tắt thông báo email mới
Để thực hiện việc này, hãy kéo menu Tệp xuống, chọn Công cụ, sau đó chọn Tùy chọn. Cửa sổ tùy chọn sẽ mở ra. Trên tab Preferences, nhấp vào nút "E-mail Options". Trong cửa sổ tùy chọn mở ra, nhấp vào nút "Tùy chọn e-mail nâng cao". Trong cửa sổ tùy chọn mở ra, hãy xem phần "Khi các mặt hàng mới đến hộp thư đến của tôi". Bỏ chọn tất cả các tùy chọn.
Bước 2. Đặt lịch làm chế độ xem mặc định của bạn trong Outlook
Nó sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn về công việc đã lên lịch trong ngày. Để đặt lịch làm chế độ xem mặc định của bạn, hãy kéo menu Tệp xuống, chọn Công cụ, sau đó chọn Tùy chọn. Trong cửa sổ Tùy chọn, chọn tab "Khác", sau đó nhấp vào nút "Tùy chọn Nâng cao". Trong cửa sổ "Tùy chọn nâng cao", tìm trong phần "Cài đặt chung" và nhấp vào duyệt. Thư mục được chọn sẽ mở ra. Trong cửa sổ "Chọn thư mục", chọn "Lịch" và nhấp vào OK ba lần.
Bước 3. Để đưa các tác vụ của bạn vào cửa sổ mặc định, hãy kéo menu Tệp xuống và chọn Chế độ xem, sau đó chọn Bảng tác vụ
Bước 4. Để chỉ xem các nhiệm vụ đến hạn hôm nay, hãy kéo menu Tệp xuống và chọn Xem, sau đó chọn "Chế độ xem bảng tác vụ", sau đó chọn "Nhiệm vụ hôm nay"
Bước 5. Lên lịch một thời gian cụ thể mỗi ngày để xem email của bạn
Đặt 2 đến 3 lần một ngày để làm việc với các email của bạn và không xem chúng vào bất kỳ lúc nào khác. Email là một thứ gây xao nhãng và khiến bạn không thể hoàn thành công việc thực sự.
Bước 6. Bất cứ khi nào bạn đọc email, hãy luôn xóa Hộp thư đến của bạn. Không bao giờ được để lại bất cứ thứ gì ở cuối phiên email. Để xóa hộp thư đến, bạn phải quyết định xem phải làm gì với từng email. Bạn có bốn lựa chọn: Xóa, trì hoãn, ủy quyền hoặc thực hiện.
Bước 7. Nếu bạn đã xử lý email, hãy xóa nó
Bước 8. Để trì hoãn một e-mail, hãy tạo một tác vụ bằng cách kéo email vào nút tác vụ ở góc dưới cùng bên trái của Outlook
Một nhiệm vụ sẽ tự động được tạo; chọn ngày giờ bắt đầu và ngày giờ đến hạn, sau đó lưu lại.
Bước 9. Để ủy quyền một email, hãy tạo một nhiệm vụ và giao nhiệm vụ cho một cá nhân khác hoặc chuyển tiếp email cho một cá nhân khác
Bước 10. Lựa chọn cuối cùng là làm bất cứ điều gì nhiệm vụ mà email yêu cầu
Nếu bạn làm điều đó, hãy xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn hoặc chuyển nó vào một thư mục cá nhân, nơi bạn lưu giữ các email đã xử lý cũ.
Bước 11. Để chặn thời gian trong lịch của bạn, hãy kéo và thả email vào nút lịch ở góc dưới cùng bên trái của Outlook
Một thông báo cuộc họp sẽ mở ra. Nhập ngày và giờ bạn muốn chặn, sau đó lưu lại. Một bản sao của email sẽ được đính kèm với thông báo cuộc họp. Xóa email khỏi hộp thư đến hoặc chuyển vào thư mục cá nhân.
