Nhiều khi bạn có thể sử dụng tủ đựng hồ sơ và các cặp hồ sơ để sắp xếp tài liệu giấy, bạn có thể sử dụng máy tính của mình như một hệ thống nộp hồ sơ điện tử để quản lý các tệp kỹ thuật số bao gồm ảnh và tài liệu.
Các bước
Phương pháp 1/2: Tạo hệ thống tệp trên Windows
Bước 1. Chọn những tệp bạn muốn sắp xếp
Để chọn nhiều tệp được liệt kê cùng nhau trong Windows Explorer, hãy nhấp vào tệp đầu tiên bạn muốn chọn, sau đó giữ ⇧ Shift và nhấp vào tệp cuối cùng.
Bước 2. Chọn một vị trí cho hệ thống nộp đơn
Windows có tên thư mục chính mặc định như Tài liệu của tôi, Ảnh của tôi và Nhạc của tôi hoặc bạn có thể chọn nơi tạo thư mục.
Bước 3. Tạo một thư mục mới
Thư mục này sẽ đóng vai trò là tủ đựng hồ sơ của bạn, chứa các thư mục con có tổ chức khác.
- Trong Windows Explorer, nhấp chuột phải vào nơi bạn muốn tạo thư mục.
- Nhấp chuột Mới.
- Nhấp chuột Thư mục. Tên thư mục Thư mục Mới được tô sáng.
- Nhập tên thư mục bạn muốn sử dụng.
- Nhấn ↵ Enter.
Bước 4. Thêm các thư mục con vào thư mục chính của bạn
Bấm đúp vào tên thư mục chính để mở thư mục đó. Giống như cách bạn đã tạo thư mục chính, hãy tạo các thư mục con để sắp xếp các tệp của bạn.
Bước 5. Di chuyển các tập tin vào các thư mục mới
Bạn có thể mở hai phiên bản Windows Explorer cạnh nhau và sau đó kéo tệp từ vị trí ban đầu vào thư mục mới.
Bước 6. Sao lưu các tệp được tổ chức của bạn
Sử dụng Windows Backup để thường xuyên sao chép chúng vào ổ cứng ngoài hoặc lên máy chủ đám mây. Nếu ổ cứng máy tính của bạn bị lỗi, bạn có thể sử dụng bản sao lưu của mình để khôi phục các tệp vào ổ cứng mới.
- Nhấp chuột Bắt đầu.
- Trong hộp tìm kiếm, hãy nhập Sao lưu.
- Nhấp chuột Sao lưu và khôi phục.
- Nhấp chuột Thiết lập sao lưu và làm theo các bước trong trình hướng dẫn.
Phương pháp 2/2: Tạo hệ thống tệp trên máy Mac
Bước 1. Chọn những tệp bạn muốn sắp xếp
Để chọn nhiều tệp được liệt kê cùng nhau, hãy nhấp vào tệp đầu tiên bạn muốn chọn, sau đó giữ ⇧ Shift và nhấp vào tệp cuối cùng.
- Giữ phím Control khi bấm vào một trong các tệp rồi bấm Thư mục mới với lựa chọn.
- Nhập tên cho thư mục mới.
- Nhấn ⏎ Quay lại.
Bước 2. Thêm các thư mục con vào thư mục chính của bạn
Để mở thư mục chính, nhấn và giữ ⌘ Command trong khi bạn nhấp đúp vào thư mục. Giống như cách bạn đã tạo thư mục chính, hãy tạo các thư mục con để sắp xếp các tệp của bạn.
Bước 3. Sao lưu các tệp được tổ chức của bạn
Sử dụng Time Machine để sao chép chúng vào ổ cứng ngoài, sang Time Capsule hoặc vào máy chủ OS X trong mạng của bạn. Nếu ổ cứng máy tính của bạn bị lỗi, bạn có thể sử dụng bản sao lưu của mình để khôi phục các tệp vào ổ cứng mới.
- Trong menu Cỗ máy thời gian, hãy nhấp vào Tùy chọn Máy thời gian.
- Nhấn vào Chọn Đĩa sao lưu cái nút.
- Chọn nơi bạn muốn sao lưu các tệp của mình. Đây có thể là ổ cứng gắn ngoài hoặc Time Capsule. Chọn ổ đĩa và nhấp vào Sử dụng đĩa.
- Nếu bạn muốn sao lưu trên nhiều ổ đĩa, bạn có thể chọn Thêm hoặc xóa đĩa sao lưu và điều này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để thêm một thiết bị sao lưu khác. Đây là một bước an toàn bổ sung, tùy chọn.
Lời khuyên
- Bạn có thể muốn đổi tên tệp để bao gồm ngày tệp được tạo để bạn có thể dễ dàng sắp xếp tệp theo thứ tự bảng chữ cái để xem chúng theo thứ tự tạo. Khi đổi tên tệp của bạn để bao gồm ngày như một phần của tên tệp, hãy sử dụng định dạng YYYY. MM. DD, ví dụ: 2010.09.29. Bạn có thể bỏ qua thế kỷ và dấu chấm và chỉ cần sử dụng 100929.
- Để sắp xếp các tệp theo tên trong Windows Explorer, hãy nhấp vào Tên tiêu đề.
- Khi bạn kết nối ổ cứng ngoài với máy tính của mình, bạn có thể được hỏi xem bạn có muốn sử dụng ổ đó để sao lưu hay không bằng cách sử dụng Windows Backup hoặc Mac Time Machine.
