Tài liệu quy trình hướng dẫn người đọc qua trình tự hợp lý của các bước cần thiết để hoàn tất thành công quy trình. Ví dụ, các bài viết của wikiHow là một loại tài liệu quy trình. Nội dung của một tài liệu quy trình có thể phức tạp hoặc đơn giản, nhưng bạn sẽ cần xác định những bước cần phải hoàn thành, trình tự hợp lý cho các bước đó và trình tự sẽ đạt được những gì nếu hoàn thành thành công. Với những điều cơ bản này, bạn có thể tạo tài liệu quy trình cho mọi thứ từ luộc trứng đến thực hiện chiến dịch tiếp thị quốc tế.
Các bước
Phần 1/3: Bắt đầu tài liệu quy trình
Bước 1. Xác định quy trình
Hầu hết mọi thứ đều có thể được chia nhỏ thành một quy trình và biến thành một tài liệu quy trình. Một số ví dụ bao gồm:
- Làm mì ống
- Học lái xe
- Viết một lá thư
- Biểu diễn cuộn trống
Bước 2. Tìm ra những tài nguyên mà độc giả của bạn sẽ cần
Suy nghĩ về tất cả các tài nguyên mà độc giả của bạn sẽ cần để hoàn thành quá trình bạn muốn mô tả. Hiểu được các nguồn lực liên quan sẽ có ích khi quyết định cách mô tả từng bước. Một số ví dụ về các nguồn lực cần thiết bao gồm:
- Làm mì: nước, mì, muối, nồi nấu, chao, nhiệt, thời gian
- Học lái xe: phương tiện, giáo viên, thời gian (vừa học vừa hành), kiến thức luật giao thông
- Viết thư: kỹ năng viết và đánh vần, giấy, bút hoặc bút chì
- Biểu diễn trống cuộn: bộ trống, gậy đánh trống, một số kinh nghiệm chơi trống, thời gian
Bước 3. Xem xét khán giả của bạn
Trước khi tiến xa hơn, bạn nên dành một chút thời gian để suy nghĩ xem khán giả của bạn là ai và họ đã biết gì về chủ đề của bạn. Kiến thức này có thể giúp bạn xác định thông tin bạn cần đưa vào và thông tin nào bạn có thể bỏ sót.
Ví dụ: nếu bạn đang viết một tài liệu quy trình về cách nấu mì ống cho đối tượng nói chung, những người có thể biết hoặc có thể không biết cách nấu ăn, thì bạn có thể sẽ muốn định nghĩa các thuật ngữ như “al dente” và mô tả “lăn luộc.”
Bước 4. Tạo tiêu đề
Mọi tài liệu quy trình cần có tiêu đề rõ ràng giải thích bạn đang trình bày chi tiết quy trình nào. Để xác định những gì bạn nên gọi là tài liệu quy trình của mình, hãy nghĩ về những gì bạn muốn người đọc tìm hiểu cách thực hiện. Ví dụ: bạn có thể gọi tài liệu quy trình của mình là “Làm mì ống”, “Học lái xe” hoặc “Viết thư”.
Sử dụng biểu mẫu mệnh lệnh cho tiêu đề và các bước của bạn. Tài liệu quy trình của bạn nên bắt đầu bằng một động từ thì hiện tại, chẳng hạn như “làm”, “nấu”, “học” hoặc “viết”. Bạn nên tiếp tục sử dụng thì này để mô tả các bước trong quy trình của mình
Bước 5. Sử dụng phần giới thiệu của bạn để thu hút độc giả của bạn
Việc giới thiệu tài liệu quy trình của bạn sẽ cho bạn cơ hội giải thích những gì tài liệu sẽ cung cấp và thu hút sự chú ý của người đọc. Trong phần giới thiệu của bạn, bạn nên tạo cảm giác cấp bách để người đọc muốn đọc tiếp. Cố gắng tạo ra một vấn đề cho độc giả của bạn và sau đó đề nghị giải quyết nó.
Ví dụ: khi giới thiệu một tài liệu quy trình giải thích cách làm mì ống, bạn có thể nói những câu như: “Nấu mì ống có vẻ dễ dàng nhưng lại rất dễ làm mì ống chín quá hoặc nấu chưa chín. Đây là một vấn đề vì mì ống quá dai hoặc quá mềm có thể không ngon miệng, bất kể bạn cho vào loại nước sốt nào. Nhưng nếu bạn chế biến mì ống đúng cách, thì món mì ống của bạn cũng sẽ ấn tượng như nước sốt của bạn vậy”
Phần 2/3: Mô tả quy trình của bạn
Bước 1. Chia nhỏ quy trình
Hãy nghĩ về những điều cần phải xảy ra như một phần của quá trình bạn đang cố gắng mô tả. Viết ra nhiều phần của quy trình nhất có thể để bắt đầu. Đây là một chiến lược viết trước được gọi là "liệt kê". Khi bạn làm như vậy, hãy cố gắng chia nhỏ quy trình thành các bước nhỏ, dễ hiểu. Ví dụ: nếu bạn muốn giải thích cách làm mì ống, bạn có thể viết ra:
- Lấy một cái chậu ra và đổ đầy nước vào.
- Đặt nồi lên bếp và vặn lửa lớn.
- Lấy mì ống ra.
- Thêm mì ống vào nước.
- Vặn lửa nhỏ lại.
- Nấu trong thời gian ghi trên bao bì.
- Xả mì ống vào một cái chao trong bồn rửa.
Bước 2. Đặt các bước của bạn theo thứ tự
Khi bạn đã có danh sách các bước cơ bản mà người đọc cần phải hoàn thành, hãy xem qua và đảm bảo rằng chúng theo thứ tự. Cân nhắc xem việc đưa ra một trong các bước của bạn sớm hơn hay muộn hơn trong trình tự sẽ có ý nghĩa hơn.
- Ví dụ: nếu bạn đang mô tả quá trình làm mì ống, thì bạn có thể nghĩ xem liệu việc nói với người đọc nên lấy mì ống ra trước hoặc sau khi nước nóng lên có ý nghĩa hơn không.
- Nếu quy trình mà bạn đang mô tả là một thứ gì đó khá phức tạp hoặc bạn có thể làm mà không cần suy nghĩ, thì bạn có thể cần phải dành nhiều thời gian hơn để xem xét logic của các bước của mình. Ví dụ: nếu bạn là một tay trống có kinh nghiệm đang cố gắng mô tả cách thực hiện cuộn trống, thì bạn có thể phải ngồi xuống bộ trống của mình và thực hiện một vài cuộn trống.
- Khi bạn thực hiện các bước trong quy trình của mình, hãy nghĩ về những gì xảy ra đầu tiên, thứ hai, thứ ba, v.v. So sánh trình tự này với danh sách các bước của bạn.
Bước 3. Xác định xem bạn có cần cung cấp thêm thông tin nào không
Hãy suy nghĩ về quy trình một lần nữa và cố gắng xác định xem có bất kỳ thông tin nào bị thiếu trong quy trình hay không. Cố gắng xác định xem có điều gì người đọc cần làm trước khi họ có thể hoàn thành một trong các bước của bạn hay không.
- Ví dụ: bạn có thể khuyên độc giả của mình đặt hẹn giờ khi cho mì ống vào nước. Hoặc, bạn có thể khuyên độc giả kiểm tra một miếng mì ống trước khi xả cả nồi.
- Hãy thử đọc các bước của bạn cho một người bạn để xem bạn có bỏ sót điều gì không. Không trình bày chi tiết về bất cứ điều gì bạn đã viết, chỉ cần đọc các bước của bạn cho một người bạn và yêu cầu gợi ý.
Bước 4. Mở rộng các bước của bạn
Sau khi bạn đã nghĩ ra một trình tự vững chắc cho các bước của mình, bạn sẽ cần phải mở rộng từng bước của mình. Mỗi bước trong tài liệu quy trình của bạn phải bao gồm thông tin hữu ích để giúp người đọc hiểu cách hoàn thành từng bước. Cố gắng càng chi tiết càng tốt.
Ví dụ, khi bạn khuyên người đọc lấy ra một cái chậu và đổ đầy nước, bạn sẽ cần nói người đọc nên sử dụng loại chậu nào và người đọc nên thêm bao nhiêu nước vào chậu. Bạn có thể yêu cầu độc giả sử dụng một cái nồi lớn để nấu mì ống và đổ vào đó 12 cốc nước
Bước 5. Cung cấp các ví dụ
Ví dụ có thể giúp người đọc của bạn có ý tưởng rõ ràng hơn về cách thực hiện điều gì đó có thể khó hiểu. Cố gắng sử dụng các ví dụ mà người đọc của bạn sẽ dễ dàng liên tưởng và giải thích ví dụ đó liên quan như thế nào đến quy trình bạn đang mô tả.
Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng giải thích cho người đọc cách giữ chặt dùi trống để thực hiện động tác đánh trống, thì bạn có thể sử dụng ví dụ về cách cầm bút chì để mô tả áp lực cần thiết là bao nhiêu. Người đọc sẽ có thể liên hệ với cách cầm bút hoặc bút chì và sử dụng kiến thức đó để giúp họ cầm dùi trống đúng cách
Bước 6. Đưa ra lời khuyên khắc phục sự cố
Hãy nghĩ về những lỗi phổ biến mà mọi người mắc phải khi cố gắng hoàn thành quá trình này và đảm bảo rằng bạn giải quyết những lỗi phổ biến này trong tài liệu của mình. Bạn có thể tìm cách xử lý thông tin này thành một trong các bước của mình hoặc bạn có thể cung cấp thông tin này ở cuối tài liệu của mình.
Ví dụ, có lẽ lý do tại sao nhiều người kết thúc việc nấu quá nhiều mì ống của họ là vì họ quên hẹn giờ. Hoặc có lẽ nhiều người gặp khó khăn với cuộn trống vì họ cầm dùi trống quá chặt
Phần 3/3: Hoàn thiện tài liệu
Bước 1. Bao gồm các chuyển đổi khi cần thiết
Chuyển tiếp là những từ giúp cải thiện luồng văn bản của bạn. Chuyển tiếp có thể giúp bạn làm rõ khi nào người đọc phải làm những việc trong quy trình của bạn. Ví dụ: bạn có thể khuyên độc giả của mình đặt hẹn giờ ngay TRƯỚC KHI bạn cho mì ống vào nước sôi. Hoặc, bạn có thể khuyên độc giả của mình đeo găng tay vào lò nướng VÀ SAU ĐÓ đổ mì ống vào chao trong bồn rửa. Một số từ chuyển tiếp tốt khác để sử dụng trong tài liệu quy trình bao gồm:
- Kế tiếp
- sau
- đầu tiên
- Cuối cùng
- cũng
Bước 2. Đơn giản hóa ngôn ngữ của bạn
Khi mô tả một quy trình cho một lượng lớn khán giả, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các từ ngữ bạn sử dụng đủ đơn giản để hầu hết mọi người có thể hiểu được. Sử dụng nhiều biệt ngữ (ngôn ngữ kỹ thuật) có thể khiến người đọc khó hiểu hướng dẫn. Hãy dành một phút để đọc qua hướng dẫn của bạn và tìm cách đơn giản hóa ngôn ngữ.
Nếu bạn cần sử dụng một từ đặc biệt để mô tả quá trình của mình, hãy đảm bảo rằng bạn định nghĩa nó cho người đọc của mình. Ví dụ: nếu mô tả cách làm mì ống, bạn sẽ cần giải thích “al dente” nghĩa là gì
Bước 3. Kiểm tra quy trình
Điều quan trọng là đảm bảo rằng quá trình bạn đã mô tả có thể được thực hiện thành công bằng cách làm theo hướng dẫn của bạn. Cố gắng hoàn thành quy trình bạn đã mô tả bằng cách làm theo từng bước theo thứ tự bạn đã đặt và chỉ sử dụng thông tin bạn đã đưa vào.
- Khi bạn kiểm tra quy trình của mình, hãy cố gắng xác định bất kỳ thông tin nào bị thiếu hoặc bất kỳ thông tin nào có thể không rõ ràng đối với độc giả của bạn.
- Nhờ người khác kiểm tra quy trình của bạn. Nhờ người khác kiểm tra quy trình của bạn có thể đảm bảo tính chính xác hơn nữa trong tài liệu quy trình của bạn. Yêu cầu bạn bè hoặc thành viên gia đình sử dụng các bước của bạn để hoàn thành quy trình bạn đã mô tả.
Bước 4. Định dạng tài liệu của bạn
Tùy thuộc vào cách bạn định sử dụng tài liệu quy trình của mình, bạn có thể cần phải định dạng nó. Ví dụ: nếu tài liệu quy trình của bạn được định dạng như một bài luận kiểu MLA cho bài tập trên lớp, thì bạn sẽ cần phải xem lại các hướng dẫn của người hướng dẫn và đảm bảo rằng tài liệu của bạn đáp ứng các hướng dẫn đó. Nếu bạn đang sử dụng tài liệu của mình cho một trang web, thì bạn sẽ cần phải định dạng tài liệu của mình để đáp ứng nhu cầu của bạn.
