WikiHow này hướng dẫn bạn cách tạo cuộc họp Thu phóng diễn ra vào một ngày và giờ cụ thể. Bất kể bạn truy cập Thu phóng ở đâu, bạn có thể nhanh chóng lên lịch một cuộc họp bằng cách nhấp vào Lịch trình biểu tượng và điền vào một biểu mẫu đơn giản.
Các bước
Phương pháp 1/3: Sử dụng ứng dụng Zoom trên máy tính
Bước 1. Mở ứng dụng Thu phóng trên PC hoặc Mac của bạn
Nó sẽ nằm trong menu Windows trên PC và trong thư mục Ứng dụng trên máy Mac. Nếu bạn chưa đăng nhập, bạn sẽ được nhắc làm như vậy ngay bây giờ.
Bước 2. Nhấp vào biểu tượng Lịch biểu màu xanh lam
Đó là biểu tượng lịch gần góc dưới cùng bên trái của Thu phóng.
Bước 3. Nhập chủ đề cho cuộc họp của bạn
Trong trường Chủ đề, hãy nhập tên mô tả cho sự kiện, chẳng hạn như Họp nhân viên hoặc Biểu diễn trực tiếp.
Bước 4. Nhập thời gian, ngày tháng và thời lượng của cuộc họp
Chọn ngày và giờ bắt đầu cho cuộc họp, sau đó chọn thời lượng từ menu thả xuống để tự động tạo thời gian kết thúc. Nếu cuộc họp diễn ra nhiều lần, hãy chọn hộp bên cạnh "Cuộc họp định kỳ" và chọn tùy chọn thời gian bổ sung.
Bước 5. Điền vào phần "Bảo mật"
Trong phần này, bạn có thể điều chỉnh tùy chọn mật khẩu của mình và kiểm soát xem có sử dụng Phòng chờ cho người tham gia hay không:
- Mật khẩu được bật và tạo theo mặc định. Bạn có thể thay đổi mật khẩu thành mật khẩu khác nếu muốn hoặc vô hiệu hóa hoàn toàn bằng cách xóa dấu kiểm khỏi hộp "Mật mã". Nếu bạn có tài khoản Zoom miễn phí, bạn phải sử dụng mật khẩu.
- Nếu bạn muốn người tham gia đợi trong phòng chờ ảo trước khi bạn cho phép họ tham gia cuộc họp, hãy chọn tùy chọn "Phòng chờ" (được khuyến nghị). Nếu bạn muốn những người có mật khẩu có thể tham gia mà không cần sự can thiệp của bạn, hãy xóa dấu kiểm.
Bước 6. Chọn một tùy chọn ID cuộc họp
Nếu bạn muốn sử dụng ID cuộc họp cá nhân của mình để thiết lập cuộc họp này, hãy chọn ID cuộc họp cá nhân trong "ID cuộc họp". Điều này sẽ cho phép bạn áp dụng bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện ở đây cho tất cả các cuộc họp sử dụng ID này. Nếu đây là loại cuộc họp diễn ra một lần, hãy chọn Tạo tự động để tạo một ID duy nhất.
Bước 7. Chọn người có thể phát video ngay lập tức
Trong phần "Video", bạn có thể chọn người chủ trì và / hoặc người tham gia có nên chia sẻ video ngay khi cuộc họp bắt đầu hay không. Cả hai đều được đặt thành "tắt" theo mặc định, có nghĩa là lúc đầu sẽ không có máy ảnh nào được bật - bất kỳ ai cũng có thể bật máy ảnh của họ sau nếu họ muốn.
Bước 8. Chọn tùy chọn âm thanh và cuộc gọi đến của bạn
Nếu tài khoản của bạn cho phép mọi người tham gia cuộc họp, bạn có thể cho phép cuộc gọi từ điện thoại, âm thanh máy tính và / hoặc thiết bị của bên thứ ba. Bạn cũng có thể chọn các số gọi đến trong khu vực để đưa vào cuộc họp.
Bước 9. Chọn một tùy chọn lịch
Nếu bạn muốn thêm cuộc họp vào lịch của mình ngay lập tức và nhanh chóng gửi lời mời, hãy chọn lịch Google, Quan điểm, hoặc Lịch khác khi cần thiết. Sau khi tạo cuộc họp, bạn sẽ được đưa đến một sự kiện lịch mới được điền sẵn mà bạn có thể chỉnh sửa và sử dụng cho lời mời.
Bước 10. Nhấp vào Tùy chọn nâng cao để mở rộng thêm tùy chọn cho người tham gia
Điều này bao gồm tùy chọn cho phép người tham gia tham gia trước máy chủ, cũng như tùy chọn tắt tiếng người tham gia ngay khi nhập cảnh. Tùy thuộc vào loại tài khoản của bạn, bạn cũng có thể tìm thấy một số hoặc tất cả các tùy chọn sau tại đây:
- Để hạn chế quyền truy cập, hãy chọn tùy chọn chỉ cho phép những người dùng đã xác thực tham gia.
- Nếu bạn có đặc quyền lên lịch cho người khác trong tổ chức của mình, bạn có thể chọn người đó từ menu thả xuống. Tùy chọn Máy chủ thay thế cũng cho phép bạn thêm địa chỉ email cho một người dùng Zoom được cấp phép khác, người cũng sẽ có toàn quyền truy cập máy chủ.
- Nếu tính năng thông dịch ngôn ngữ khả dụng, bạn có thể định cấu hình cài đặt của mình tại đây.
- Để thêm máy chủ bổ sung từ tổ chức của bạn, hãy nhập địa chỉ email của máy chủ khác trong phần "Máy chủ thay thế".
- Để cho phép người tham gia tham gia trước máy chủ, hãy bật "Tham gia trước máy chủ". Với cài đặt này, bạn cũng có thể bắt đầu cuộc họp với tất cả những người tham gia bị tắt tiếng cho đến khi người chủ trì đến bằng cách chọn Bỏ qua người tham gia khi nhập cảnh.
Bước 11. Nhấp vào Lưu để tạo cuộc họp
Bây giờ cuộc họp đã được lên lịch, dịch vụ lịch đã chọn sẽ mở ra, cho phép bạn thêm cuộc họp vào lịch của mình, thêm khách và thiết lập thời gian họp định kỳ (nếu có).
- Nếu bạn muốn xem hoặc chỉnh sửa cuộc họp, hãy nhấp vào Các cuộc họp ở trên cùng, rồi chọn cuộc họp.
- Để gửi lời mời mà không sử dụng lịch của bạn, hãy nhấp vào Sao chép lời mời, rồi dán nội dung đã sao chép vào email, tin nhắn hoặc bài đăng.
Phương pháp 2/3: Sử dụng Cổng thông tin điện tử Zoom
Bước 1. Truy cập https://zoom.us/meeting trong trình duyệt web
Nếu bạn đã đăng nhập vào Zoom, điều này sẽ hiển thị trang Cuộc họp. Nếu bạn chưa đăng nhập, hãy làm theo hướng dẫn trên màn hình để thực hiện việc này ngay bây giờ.
Bước 2. Nhấp vào nút Lên lịch họp
Đó là nút màu xanh lam gần góc trên bên phải của danh sách cuộc họp của bạn.
Các tùy chọn bạn thấy trên biểu mẫu khác nhau tùy theo loại tài khoản và cài đặt tổ chức / nhóm
Bước 3. Nhập chủ đề và mô tả cho cuộc họp của bạn
Trong trường Chủ đề, hãy nhập tên mô tả cho sự kiện, chẳng hạn như Cuộc họp toàn thể nhân viên hoặc Đọc thơ. Bạn cũng có thể nhập mô tả của sự kiện vào trường "Mô tả" - trường này không phải là tùy chọn, nhưng có thể hữu ích.
Bước 4. Nhập ngày giờ cuộc họp
- Nhập ngày vào trường hoặc nhấp vào biểu tượng lịch để sử dụng lịch trực quan.
- Chọn thời gian cuộc họp sẽ bắt đầu từ menu thả xuống. Nếu bạn không sử dụng thời gian 24 giờ, hãy nhớ chọn LÀ hoặc BUỔI CHIỀU khi cần thiết.
- Sử dụng menu thả xuống "Thời lượng" để đặt thời lượng cuộc họp sẽ diễn ra.
- Chọn múi giờ áp dụng thời gian bắt đầu cuộc họp.
- Nếu cuộc họp diễn ra nhiều lần, hãy chọn hộp bên cạnh "Cuộc họp định kỳ" và chọn tùy chọn của bạn.
Bước 5. Tùy chỉnh mật khẩu
Mật khẩu được bật và tạo theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi mật khẩu thành mật khẩu khác nếu muốn. Nếu bạn không muốn yêu cầu mật khẩu, hãy xóa dấu kiểm khỏi hộp "Mật mã".
- Nếu bạn có tài khoản Zoom miễn phí, bạn bắt buộc phải có mật khẩu cho cuộc họp của mình.
- Để quản lý tùy chọn mật khẩu của bạn, hãy nhấp vào Cài đặt trong bảng điều khiển bên trái và điều chỉnh tùy chọn của bạn trong tiêu đề "Bảo mật".
Bước 6. Chọn tùy chọn phòng chờ
Nếu bạn muốn người tham gia đợi trong phòng chờ ảo trước khi bạn cho phép họ tham gia cuộc họp, hãy chọn tùy chọn "Phòng chờ" (được khuyến nghị). Nếu bạn muốn những người có mật khẩu có thể tham gia mà không cần sự can thiệp của bạn, hãy xóa dấu kiểm.
Bước 7. Chọn các tùy chọn cuộc họp bổ sung
Các tùy chọn còn lại khác nhau tùy thuộc vào loại tài khoản bạn có.
- Trong phần "Video", bạn có thể chọn người chủ trì và / hoặc người tham gia có nên chia sẻ video ngay khi cuộc họp bắt đầu hay không. Cả hai đều được đặt thành "tắt" theo mặc định, có nghĩa là máy ảnh của không ai sẽ được bật ở lần đầu tiên. Mọi người có thể bật máy ảnh của họ sau nếu họ muốn.
- Nếu bạn được yêu cầu lên lịch cuộc họp cho người khác, bạn có thể chọn người tổ chức từ menu thả xuống.
- Nếu cuộc họp của bạn yêu cầu đăng ký, hãy tìm phần "Đăng ký" và chọn hộp bên cạnh "Bắt buộc". Các cuộc họp yêu cầu đăng ký phải được tham gia từ ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động (không phải cổng web).
- Sử dụng các tùy chọn trong phần "Âm thanh" để chọn tùy chọn âm thanh và điện thoại.
- Bật "Tham gia trước khi tổ chức" nếu bạn muốn cho phép người tham gia cuộc họp trước khi bạn tham gia (hoặc không có sự chấp thuận của bạn).
Bước 8. Nhấp vào Lưu để lên lịch cuộc họp
Điều này sẽ lưu các tùy chọn của bạn và hiển thị chi tiết cuộc họp của bạn.
- Bạn có thể tìm thấy cuộc họp của mình trong Các cuộc họp ở bên trái của Thu phóng.
- Để thực hiện các thay đổi, hãy nhấp vào Chỉnh sửa cuộc họp này ở dưới cùng.
- Để lưu cuộc họp vào lịch của bạn, hãy nhấp vào một trong các tùy chọn lịch (ví dụ: lịch Google) ở trên cùng.
Bước 9. Mời những người khác tham gia cuộc họp
Bạn sẽ thấy một địa chỉ web rất dài bên cạnh "Liên kết Mời" ở khoảng nửa sau của trang. Để chia sẻ liên kết này cùng với tất cả thông tin cần thiết để tham gia, hãy nhấp vào Sao chép lời mời ở bên phải của liên kết để mở lời mời được tạo trước.
Để sao chép lời mời, hãy nhấp vào Sao chép lời mời họp ở cuối văn bản lời mời. Sau đó, dán nó vào email, tin nhắn hoặc bài đăng bằng cách nhấp chuột phải vào khu vực nhập và chọn Dán.
Phương pháp 3/3: Sử dụng ứng dụng Zoom trên điện thoại hoặc máy tính bảng
Bước 1. Mở ứng dụng Thu phóng trên Android, iPhone hoặc iPad của bạn
Đó là một biểu tượng màu xanh lam với một máy quay phim màu trắng bên trong. Bạn thường sẽ tìm thấy nó trên màn hình chính, trong danh sách ứng dụng của mình hoặc bằng cách tìm kiếm.
Bước 2. Nhấn vào Lịch biểu
Đó là biểu tượng màu xanh với lịch màu trắng bên trong. Thao tác này sẽ mở màn hình Lên lịch họp.
Bước 3. Đặt tên cho cuộc họp
Theo mặc định, tên cuộc họp bao gồm tên riêng của bạn, theo sau là "Cuộc họp thu phóng". Để thay đổi điều này, hãy nhấn vào tên ở trên cùng và nhập tiêu đề của riêng bạn. Đây phải là nội dung mô tả cuộc họp, chẳng hạn như Báo cáo hàng quý hoặc Đọc thơ.
Bước 4. Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp
- Vô nhẹ Bắt đầu để nhập ngày và giờ của cuộc họp. Nếu bạn không sử dụng 24 giờ / giờ quân sự, hãy nhớ chọn LÀ hoặc BUỔI CHIỀU khi cần thiết.
- Vô nhẹ Khoảng thời gian để đặt thời lượng cuộc họp. Điều này xác định thời gian kết thúc cuộc họp.
- Nếu cuộc họp diễn ra nhiều lần, hãy nhấn Lặp lại và chọn một lịch trình lặp lại. Nếu không, hãy rời đi Không có đã chọn.
- Để thêm cuộc họp vào lịch của bạn ngay sau khi tạo, hãy nhấn Lịch và chọn ứng dụng lịch của bạn.
Bước 5. Chọn một tùy chọn ID cá nhân
Nếu bạn muốn sử dụng ID cá nhân của cuộc họp của mình để thiết lập cuộc họp này, hãy chuyển nút gạt "Sử dụng ID cuộc họp cá nhân" sang vị trí Bật. Điều này sẽ cho phép bạn áp dụng bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện ở đây cho tất cả các cuộc họp sử dụng ID này.
Bước 6. Đặt tùy chọn bảo mật của bạn
Trong phần bảo mật, bạn có thể kiểm soát những điều sau:
- Theo mặc định, mật khẩu được yêu cầu để tham gia cuộc họp. Nếu tài khoản của bạn cho phép làm như vậy, bạn có thể tắt công tắc để vô hiệu hóa mật khẩu. Bạn cũng có thể thay đổi mật khẩu nếu muốn.
- Nếu bạn muốn người tham gia đợi trong phòng chờ ảo trước khi bạn cho phép họ tham gia cuộc họp, hãy đảm bảo nút chuyển "Phòng chờ" ở vị trí Bật. Nếu bạn muốn những người có mật khẩu có thể tham gia mà không cần sự can thiệp của bạn, hãy xóa dấu kiểm.
Bước 7. Chọn cài đặt video ban đầu của bạn
Bạn có thể chọn người chủ trì và / hoặc những người tham gia có thể chia sẻ video ngay khi cuộc họp bắt đầu hay không. Cả hai công tắc đều được tắt theo mặc định, có nghĩa là lúc đầu máy ảnh của không ai sẽ được bật. Cả người dẫn chương trình và người tham gia vẫn có thể bật camera của họ sau này nếu họ muốn.
Bước 8. Chọn các tùy chọn âm thanh / cuộc gọi của bạn
Nếu được loại tài khoản của bạn hỗ trợ, bạn sẽ thấy các tùy chọn cho kết nối âm thanh. Bạn có thể cho phép người tham gia gọi điện qua Chỉ điện thoại, Điện thoại và Âm thanh thiết bị, hoặc Âm thanh của bên thứ 3. Bạn cũng có thể quản lý các số quay số của khu vực sẽ hiển thị trong lời mời.
Bước 9. Chọn các tùy chọn nâng cao
Bạn có thể thấy các tùy chọn bổ sung tùy thuộc vào loại tài khoản của mình, chẳng hạn như:
-
Cho phép tham gia trước máy chủ:
Bật hoặc tắt tùy chọn này tùy thuộc vào việc bạn muốn cho phép người tham gia vào cuộc họp trước người chủ trì.
-
Tự động ghi lại cuộc họp:
Tùy chọn này bị tắt theo mặc định, nhưng bạn có thể bật tùy chọn này nếu bạn muốn ghi lại toàn bộ cuộc họp vào điện thoại hoặc máy tính bảng của mình.
-
Máy chủ thay thế:
Nếu bạn muốn chỉ định người khác từ tổ chức của mình tổ chức cuộc họp với bạn, bạn có thể chọn người đó tại đây.
Bước 10. Nhấn Lưu để lên lịch cuộc họp của bạn
Điều này tạo ra một cuộc họp với các tùy chọn đã chọn. Bạn có thể tìm thấy cuộc họp (và thực hiện các thay đổi nếu bạn muốn) trong Các cuộc họp ở cuối Thu phóng.
Nếu bạn đã chọn tùy chọn để thêm cuộc họp vào lịch của mình, cửa sổ Sự kiện Mới trên lịch của bạn sẽ xuất hiện để bạn có thể hoàn tất thao tác
Bước 11. Mời những người khác tham gia cuộc họp
Nếu lịch của bạn mở ra màn hình Sự kiện mới, hãy sử dụng các điều khiển của lịch để gửi lời mời trực tiếp từ cửa sổ Sự kiện mới. Bạn cũng có thể gửi lời mời từ cuộc họp ở chế độ Thu phóng bằng cách sử dụng các bước sau:
- Chạm vào Các cuộc họp ở cuối Thu phóng.
- Nhấn vào cuộc họp.
- Vô nhẹ Thêm người được mời.
- Chọn cách mời người khác (bằng cách E-mail, Thông điệp (văn bản), hoặc Sao chép vào clipboard (cho phép bạn dán chi tiết cuộc họp vào bất kỳ tin nhắn hoặc ứng dụng nào).
- Làm theo hướng dẫn trên màn hình để gửi lời mời.
Lời khuyên
- Nếu đang sử dụng cấp Zoom miễn phí, bạn có thể lên lịch một cuộc họp tối đa 40 phút với ba người tham gia trở lên.
- ID cuộc họp không lặp lại sẽ hết hạn sau 30 ngày kể từ ngày họp đã lên lịch, nhưng bạn có thể khởi động lại ID cuộc họp trước khi kết thúc khoảng thời gian 30 ngày.
- Bạn có thể bắt đầu cuộc họp trước thời gian đã định.
