Nhiều người - đặc biệt là những người khuyết tật - sử dụng phần mềm và thiết bị đặc biệt, bao gồm cả trình đọc màn hình, để truy cập máy tính và đọc tài liệu. Cho dù viết cho mục đích kinh doanh hay học thuật, bạn nên đảm bảo rằng các tài liệu word của bạn có thể truy cập được đối với đối tượng này. Có một số nguyên tắc thiết kế đơn giản và các bước cần thực hiện khi viết tài liệu word để đảm bảo rằng mọi người đều có thể truy cập chúng.
Lưu ý: Mặc dù ảnh chụp màn hình và các menu cụ thể được mô tả bên dưới là từ Microsoft Word, nhưng các nguyên tắc chung có thể áp dụng để tạo tài liệu word có thể truy cập được bằng bất kỳ phần mềm xử lý văn bản nào.
Các bước
Bước 1. Sử dụng Tiêu đề và Kiểu tài liệu để tạo cấu trúc có thể điều hướng
Vì phần mềm đọc màn hình (bao gồm các tùy chọn phần mềm đã mua cho máy tính Windows, cũng như chức năng VoiceOver của Apple) đọc to bất kỳ thứ gì hiển thị trên màn hình, nên việc sử dụng Kiểu sẽ hữu ích vì nó cung cấp cấu trúc tài liệu của bạn. Phần mềm đọc màn hình sẽ sử dụng âm thanh để cho người dùng biết liệu một phần cụ thể của văn bản là tiêu đề, tiêu đề, tiêu đề phụ hay văn bản bình thường / nội dung. Điều này cho phép người dùng hiểu được tài liệu một cách hợp lý và bỏ qua một số tiêu đề và chủ đề nhất định. Tuy nhiên, để phần mềm làm được điều này, người viết tài liệu cần phải phân biệt rõ ràng những điều đó! Nếu không, toàn bộ tài liệu sẽ được đọc dưới dạng một đoạn lớn của nội dung "Bình thường".
- Sử dụng ít nhất các tùy chọn kiểu chính: Tiêu đề, Tiêu đề (với các cấp được đánh số) và Bình thường.
- Đảm bảo rằng bạn xác định các tiêu đề của mình theo đúng thứ tự. Điều này giúp tạo ra một hệ thống dễ hiểu để ai đó điều hướng văn bản của bạn. Ví dụ: bạn có thể gán tiêu đề bài báo của mình là Tiêu đề phong cách, sử dụng Tiêu đề 1 phong cách cho các tiêu đề phần chính của bạn, sử dụng Tiêu đề 2 cho các tiêu đề tiểu mục của bạn, v.v.
- Đảm bảo rằng bạn không bỏ qua các cấp tiêu đề. Lồng các tiêu đề của bạn sao cho số Kiểu của chúng tương ứng với thứ bậc của chúng (tức là không đi từ 1 đến 3 hoặc sử dụng 3 cho tiêu đề chính và 1 cho phụ đề của bạn; đảm bảo 1 là tiêu đề lớn nhất, sau đó là 2, rồi 3, v.v..).
- Hãy nhớ rằng bạn có thể tùy chỉnh giao diện Kiểu của mình mà không ảnh hưởng đến khả năng truy cập. Thoải mái thay đổi phông chữ, kích thước và màu sắc. Chỉ cần đảm bảo rằng mỗi tiêu đề hoặc đoạn văn bản được “gắn thẻ” với nhãn Kiểu phù hợp để trình đọc màn hình có thể xác định nó.
- Đối với các tài liệu dài hơn, hãy cân nhắc sử dụng tính năng Mục lục tích hợp của Word. Điều này tự động sử dụng các tiêu đề của bạn để tạo Mục lục được liên kết có thể giúp điều hướng tài liệu của bạn dễ dàng hơn cho tất cả người đọc.
Bước 2. Sử dụng văn bản alt="Hình ảnh"
Những người bị khiếm thị, dù họ bị mù hay bị một phần thị lực, có thể bị mất nếu bạn sử dụng nhiều hình ảnh, biểu đồ, hình dạng, ảnh hoặc clipart trong tài liệu của mình. Điều này không có nghĩa là bạn phải bỏ qua các tính năng đó - bạn chỉ cần thêm một số văn bản hoặc chú thích thay thế (hoặc “alt”) để giải thích chúng là gì. Phần mềm đọc màn hình sẽ đọc to văn bản hoặc chú thích của alt="Hình ảnh" để đảm bảo người dùng bị khiếm thị không bỏ lỡ.
-
Để thêm văn bản alt="Hình ảnh", hãy bắt đầu bằng cách nhấp chuột phải vào hình ảnh của bạn. Đi đến Định dạng ảnh và sau đó Văn bản thay thế.
Viết mô tả đơn giản nhưng đầy đủ về hình ảnh hoặc tính năng trực quan khác trong tiêu đề và / hoặc hộp mô tả (tùy thuộc vào độ dài của hình ảnh) và nhấp vào OK.
Bước 3. Đảm bảo các bảng có thể truy cập được
Bảng rất tốt để sắp xếp dữ liệu và thông tin, nhưng khi được trình đọc màn hình đọc, chúng có thể gây nhầm lẫn. Lưu ý những nguyên tắc này có thể giúp chúng dễ tiếp cận hơn:
- Sử dụng các tiêu đề cột rõ ràng và được chỉ định. Giống như bạn sử dụng tiêu đề Kiểu xuyên suốt văn bản của mình, hãy sử dụng tiêu đề cột để làm cho bảng của bạn nhất quán và dễ điều hướng. Đảm bảo rằng dưới Tùy chọn bảng, bạn chon Dòng tiêu đề để trình đọc màn hình sẽ xác định hàng trên cùng là tiêu đề cột.
- Tạo các bảng đơn giản và hợp lý nhất có thể. Nếu có thể, hãy tránh chỉ hợp nhất hoặc tách các ô trong một số cột hoặc hàng nhất định, vì điều này sẽ gây nhầm lẫn khi nội dung được đọc to. Hãy tuân theo một định dạng chuẩn, được bố cục đồng đều.
- Cố gắng làm cho các bảng của bạn đọc một cách hợp lý từ trái sang phải và từ trên xuống dưới (nếu làm việc bằng tiếng Anh). Để hiểu rõ hơn về cách trình đọc màn hình sẽ điều hướng bảng của bạn, hãy sử dụng phím tab trên bàn phím để kiểm tra thứ tự con trỏ đi qua các cột và hàng của bạn.
- Sử dụng văn bản alt="Hình ảnh" cho bảng, cũng như hình ảnh và biểu đồ, cũng có thể hữu ích.
Bước 4. Sử dụng văn bản siêu liên kết có ý nghĩa
Nếu bạn chỉ sao chép và dán một URL dài vào tài liệu của mình, trình đọc màn hình sẽ cố gắng đọc ra từng chữ cái - điều này có thể gây khó khăn. Một cách tiếp cận tốt hơn liên quan đến việc sử dụng văn bản siêu liên kết có ý nghĩa.
- Khi bạn muốn thêm một siêu kết nối, hãy nhấp chuột phải vào dòng nơi bạn muốn liên kết và chọn Siêu liên kết (hoặc đi tới Chèn và sau đó Siêu liên kết).
- Sao chép hoặc nhập URL vào địa chỉ hoặc liên kết đến hộp văn bản.
-
Bao gồm một mô tả đơn giản nhưng có ý nghĩa dưới trưng bày hoặc văn bản để hiển thị.
Đây là văn bản thực sự sẽ hiển thị trong tài liệu của bạn và khi được nhấp vào, nó sẽ đưa người đọc đến trang web của URL.
Bước 5. Tránh sử dụng khoảng trắng hoặc dòng để tạo định dạng hoặc khoảng trắng
Nếu bạn có xu hướng nhấn "Tab" hoặc "Enter" nhiều lần để tạo định dạng bạn muốn, hãy cố gắng loại bỏ thói quen này. Nghe thấy một loạt khoảng trắng (được trình đọc màn hình xác định là "trống") có thể gây khó chịu và có thể khiến người dùng khuyết tật có ấn tượng rằng tài liệu đã kết thúc.
- Thay vào đó, hãy sử dụng định dạng tài liệu. Dựa vào thụt lề, khoảng cách dòng và Kiểu để tạo hiệu ứng bạn muốn.
-
Để tạo thêm khoảng trống sau các dòng mà không cần nhấn enter, hãy nhấp chuột phải và đi tới Đoạn văn.
Dưới Khoảng cách, điều chỉnh các tùy chọn trước, sau và giãn dòng như mong muốn để có được bố cục bạn muốn.
-
Một cách để kiểm tra xem tài liệu của bạn có thể “trông như thế nào” đối với trình đọc màn hình là chọn tùy chọn hiển thị tất cả các ký tự không in được để bạn có thể thấy biểu tượng đoạn xuất hiện mỗi khi bạn nhấn phím enter và dấu chấm xuất hiện mỗi khi bạn nhấn phím cách. Tốt nhất, chúng chỉ nên xuất hiện khi bạn thực sự dừng một từ hoặc đoạn văn cũ và bắt đầu một từ mới. Chúng không nên ở đó khi bạn chỉ muốn tạo thêm không gian.
Bước 6. Tránh các vật nổi
Khi bạn thêm hình ảnh, biểu đồ hoặc các đối tượng khác, hãy cẩn thận với dòng chữ của bạn. Nếu bạn sử dụng các đối tượng nổi, phần mềm đọc màn hình có thể bỏ qua chúng hoàn toàn hoặc đọc văn bản alt="Hình ảnh" của chúng không đúng thứ tự.
Thay vào đó, hãy sử dụng các tùy chọn gói văn bản “trên cùng và dưới cùng” hoặc “phù hợp với văn bản”
Bước 7. Đảm bảo cung cấp các lựa chọn thay thế cho nội dung âm thanh
Nếu bạn có các đoạn âm thanh hoặc video mà những người khiếm thính không thể truy cập được, hãy cố gắng cung cấp phụ đề chi tiết hoặc bản ghi âm để đảm bảo họ cũng có thể truy cập nội dung đó.
Bước 8. Viết và thiết kế với tất cả các loại người dùng, tùy thuộc vào đối tượng của bạn
Một số người dùng có thể bị suy giảm nhận thức và được hưởng lợi từ ngôn ngữ rõ ràng. Một số có thể bị mù màu hoặc khiếm thị khác khiến văn bản có độ tương phản thấp khó tách khỏi nền. Một số người dùng dựa vào trình đọc màn hình sẽ phải nghe mọi phần trong tài liệu của bạn, đôi khi lặp đi lặp lại. Nếu bạn có những nội dung không cần thiết, hãy cố gắng loại bỏ nội dung đó. Hãy cẩn thận với nội dung của bạn, nhưng nếu có thể, hãy đơn giản hóa cách tiếp cận của bạn.
- Giữ tiêu đề ngắn gọn, đặc biệt nếu chúng xuất hiện thường xuyên.
- Nếu bạn đang sử dụng màu sắc, hãy tránh đặt các màu rất giống nhau chồng lên nhau. Độ tương phản làm cho văn bản dễ đọc hơn đối với mọi người, đặc biệt là những người bị khiếm thị.
- Đừng chỉ dựa vào mã màu. Đối với những người dùng không thể cảm nhận màu sắc hoặc đang sử dụng trình đọc màn hình, hãy đảm bảo rằng thông tin được truyền tải theo nhiều cách, không chỉ thông qua màu sắc của văn bản. Ví dụ: tránh một danh sách dài các mục trong đó văn bản màu đỏ biểu thị một thứ và màu xanh lam biểu thị một thứ khác.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Hãy ghi nhớ khán giả của bạn. Bạn có thể không cần thực hiện tất cả các bước này để tạo ra một tài liệu phù hợp với đối tượng của mình, nhưng việc áp dụng các nguyên tắc cơ bản này có thể giúp đảm bảo rằng tài liệu của bạn sẽ có thể tiếp cận được với nhiều người hơn.
- Nếu khả năng tiếp cận là quan trọng đối với một dự án nhất định, hãy nhờ ai đó khuyết tật hoặc có kiến thức về trình đọc màn hình và công nghệ hỗ trợ khác để "kiểm tra" tài liệu của bạn và cung cấp cho bạn phản hồi.
