Bảng tổng hợp có thể cung cấp rất nhiều thông tin và phân tích về dữ liệu có trong trang tính, nhưng đôi khi, ngay cả bảng tổng hợp được thiết kế tốt nhất cũng có thể hiển thị nhiều thông tin hơn bạn cần. Trong những trường hợp này, có thể hữu ích khi thiết lập bộ lọc trong bảng tổng hợp của bạn. Bộ lọc có thể được thiết lập một lần và sau đó thay đổi khi cần thiết để hiển thị thông tin khác nhau cho những người dùng khác nhau. Đây là cách thêm chức năng bộ lọc vào bảng tổng hợp để bạn có thể kiểm soát nhiều hơn dữ liệu được hiển thị.
Các bước
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Excel
Bước 2. Duyệt đến và mở tệp sổ làm việc có chứa bảng tổng hợp và dữ liệu nguồn mà bạn cần dữ liệu bộ lọc
Bước 3. Chọn trang tính có chứa tab xoay vòng và làm cho nó hoạt động bằng cách nhấp vào tab thích hợp
Bước 4. Xác định thuộc tính mà bạn muốn lọc dữ liệu trong bảng tổng hợp của mình
- Thuộc tính phải là một trong các nhãn cột từ dữ liệu nguồn đang điền vào bảng tổng hợp của bạn.
- Ví dụ: giả sử dữ liệu nguồn của bạn chứa doanh số bán hàng theo sản phẩm, tháng và khu vực. Bạn có thể chọn bất kỳ thuộc tính nào trong số các thuộc tính này cho bộ lọc của mình và để bảng tổng hợp hiển thị dữ liệu chỉ cho các sản phẩm nhất định, các tháng nhất định hoặc các khu vực nhất định. Thay đổi trường bộ lọc sẽ xác định giá trị nào cho thuộc tính đó được hiển thị.
Bước 5. Buộc khởi chạy Trình hướng dẫn bảng tổng hợp hoặc Danh sách trường bằng cách bấm vào ô bên trong bảng tổng hợp
Bước 6. Kéo và thả tên trường nhãn cột mà bạn muốn áp dụng làm bộ lọc vào phần "Bộ lọc Báo cáo" của danh sách trường bảng tổng hợp
- Tên trường này có thể đã có trong phần "Nhãn cột" hoặc "Nhãn hàng".
- Nó có thể nằm trong danh sách tất cả các tên trường như một trường không sử dụng.
Bước 7. Đặt bộ lọc để hiển thị một trong các giá trị cho trường
Bạn có thể đặt bộ lọc để hiển thị tất cả các giá trị hoặc chỉ một giá trị. Nhấp vào mũi tên bên cạnh nhãn được lọc và chọn hộp kiểm "Chọn Nhiều Mục" nếu bạn muốn chọn các giá trị nhất định cho bộ lọc của mình
Lời khuyên
- Ẩn các hàng chứa hộp thả xuống bộ lọc, sử dụng tiện ích Trang tính Bảo vệ và đặt mật khẩu nếu bạn không muốn những người dùng khác trong bảng tổng hợp của mình có thể thao tác bộ lọc báo cáo. Điều này cho phép bạn gửi các phiên bản khác nhau của tệp bảng tổng hợp cho những người dùng khác nhau.
- Bạn có thể lọc dữ liệu cho bất kỳ tên trường nào được chọn làm "Nhãn hàng" hoặc "Nhãn cột", nhưng việc di chuyển tên trường vào phần "Bộ lọc báo cáo" sẽ giúp bảng tổng hợp của bạn dễ thao tác hơn và ít phức tạp hơn.
