Bảng tổng hợp là bảng tương tác cho phép người dùng nhóm và tóm tắt một lượng lớn dữ liệu ở định dạng bảng, súc tích để báo cáo và phân tích dễ dàng hơn. Chúng có thể sắp xếp, đếm và tổng dữ liệu và có sẵn trong nhiều chương trình bảng tính. Excel cho phép bạn dễ dàng tạo bảng tổng hợp bằng cách kéo và thả thông tin liên quan của bạn vào các hộp thích hợp. Sau đó, bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu của mình để tìm các mẫu và xu hướng.
Các bước
Phần 1/3: Xây dựng Bảng tổng hợp
Bước 1. Tải bảng tính mà bạn muốn tạo Bảng xoay vòng
Bảng Pivot cho phép bạn tạo báo cáo trực quan về dữ liệu từ bảng tính. Bạn có thể thực hiện các phép tính mà không cần phải nhập bất kỳ công thức nào hoặc sao chép bất kỳ ô nào. Bạn sẽ cần một bảng tính có nhiều mục nhập để tạo Bảng tổng hợp.
Bạn cũng có thể tạo Bảng tổng hợp trong Excel bằng cách sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như Access. Bạn có thể chèn Bảng Pivot vào một bảng tính Excel mới
Bước 2. Đảm bảo rằng dữ liệu của bạn đáp ứng nhu cầu của bảng tổng hợp
Bảng tổng hợp không phải lúc nào cũng là câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm. Để tận dụng các tính năng của bảng tổng hợp, bảng tính của bạn phải đáp ứng một số tiêu chí cơ bản:
- Bảng tính của bạn phải bao gồm ít nhất một cột có các giá trị trùng lặp. Về cơ bản, điều này chỉ có nghĩa là ít nhất một cột phải có dữ liệu lặp lại. Trong ví dụ được thảo luận trong phần tiếp theo, cột "Loại sản phẩm" có hai mục nhập: "Bàn" hoặc "Ghế".
- Nó phải bao gồm thông tin số. Đây là những gì sẽ được so sánh và tổng số trong bảng. Trong ví dụ ở phần tiếp theo, cột "Doanh số" có dữ liệu số.
Bước 3. Khởi động trình hướng dẫn Pivot Table
Nhấp vào tab "Chèn" ở đầu cửa sổ Excel. Nhấp vào nút "PivotTable" ở bên trái của dải băng Chèn.
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy bấm vào Dữ liệu và chọn Báo cáo PivotTable và PivotChart…
Bước 4. Chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng
Theo mặc định, Excel sẽ chọn tất cả dữ liệu trên bảng tính đang hoạt động của bạn. Bạn có thể nhấp và kéo để chọn một phần cụ thể của bảng tính hoặc bạn có thể nhập phạm vi ô theo cách thủ công.
Nếu bạn đang sử dụng nguồn bên ngoài cho dữ liệu của mình, hãy nhấp vào tùy chọn "Sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài" và nhấp vào Chọn kết nối…. Duyệt kết nối cơ sở dữ liệu được lưu trên máy tính của bạn
Bước 5. Chọn vị trí cho Pivot Table của bạn
Sau khi chọn phạm vi của bạn, hãy chọn tùy chọn vị trí của bạn từ cùng một cửa sổ. Theo mặc định, Excel sẽ đặt bảng trên một trang tính mới, cho phép bạn chuyển đổi qua lại bằng cách nhấp vào các tab ở cuối cửa sổ. Bạn cũng có thể chọn đặt Pivot Table trên cùng một trang tính với dữ liệu, điều này cho phép bạn chọn ô bạn muốn đặt nó.
Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK. Bảng Pivot của bạn sẽ được đặt và giao diện sẽ thay đổi
Phần 2/3: Định cấu hình Bảng Pivot
Bước 1. Thêm trường hàng
Khi tạo Bảng tổng hợp, về cơ bản bạn đang sắp xếp dữ liệu của mình theo hàng và cột. Những gì bạn thêm vào đâu sẽ xác định cấu trúc của bảng. Kéo một trường từ Danh sách Trường ở bên phải vào phần Trường Hàng của Bảng Tổng hợp để chèn thông tin.
- Ví dụ, công ty của bạn bán hai sản phẩm: bàn và ghế. Bạn có một bảng tính với số lượng (Doanh số) của mỗi sản phẩm (Loại sản phẩm) được bán trong năm cửa hàng (Store) của bạn. Bạn muốn xem mỗi cửa hàng bán được bao nhiêu sản phẩm.
- Kéo trường Lưu trữ từ danh sách trường vào phần Trường Hàng của Bảng Tổng hợp. Danh sách các cửa hàng của bạn sẽ xuất hiện, mỗi cửa hàng là một hàng riêng.
Bước 2. Thêm trường cột
Giống như các hàng, các cột cho phép bạn sắp xếp và hiển thị dữ liệu của mình. Trong ví dụ trên, trường Cửa hàng đã được thêm vào phần Trường Hàng. Để xem số lượng từng loại sản phẩm đã được bán, hãy kéo trường Loại Sản phẩm vào phần Trường Cột.
Bước 3. Thêm trường giá trị
Bây giờ bạn đã sắp xếp tổ chức, bạn có thể thêm dữ liệu sẽ được hiển thị trong bảng. Bấm và kéo trường Bán hàng vào phần Trường Giá trị của Bảng Tổng hợp. Bạn sẽ thấy bảng của mình hiển thị thông tin bán hàng cho cả hai sản phẩm trong mỗi cửa hàng của bạn, với cột Tổng số ở bên phải.
Đối với tất cả các bước trên, bạn có thể kéo các trường vào các hộp tương ứng bên dưới danh sách Trường ở phía bên phải của cửa sổ thay vì kéo chúng vào bảng
Bước 4. Thêm nhiều trường vào một phần
Bảng tổng hợp cho phép bạn thêm nhiều trường vào mỗi phần, cho phép kiểm soát nhiều phút hơn đối với cách dữ liệu được hiển thị. Sử dụng ví dụ trên, giả sử bạn làm một số loại bàn và một số loại ghế. Bảng tính của bạn ghi lại mặt hàng đó là bàn hoặc ghế (Loại sản phẩm), nhưng cũng là mẫu chính xác của bàn hoặc ghế đã bán (Kiểu).
Kéo trường Mô hình vào phần Trường Cột. Giờ đây, các cột sẽ hiển thị bảng phân tích doanh số theo kiểu máy và kiểu tổng thể. Bạn có thể thay đổi thứ tự hiển thị các nhãn này bằng cách nhấp vào nút mũi tên bên cạnh trường trong hộp ở góc dưới bên phải của cửa sổ. Chọn "Di chuyển lên" hoặc "Di chuyển xuống" để thay đổi thứ tự
Bước 5. Thay đổi cách hiển thị dữ liệu
Bạn có thể thay đổi cách hiển thị các giá trị bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh một giá trị trong hộp Giá trị. Chọn "Cài đặt trường giá trị" để thay đổi cách tính giá trị. Ví dụ: bạn có thể hiển thị giá trị theo tỷ lệ phần trăm thay vì tổng số hoặc tính trung bình các giá trị thay vì tính tổng.
Bạn có thể thêm cùng một trường vào hộp Giá trị nhiều lần để tận dụng lợi thế này. Trong ví dụ trên, tổng doanh thu cho mỗi cửa hàng được hiển thị. Bằng cách thêm lại trường Bán hàng, bạn có thể thay đổi cài đặt giá trị để hiển thị Doanh số bán hàng thứ hai dưới dạng phần trăm tổng doanh số bán hàng
Bước 6. Tìm hiểu một số cách mà các giá trị có thể được điều khiển
Khi thay đổi cách tính giá trị, bạn có một số tùy chọn để lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu của mình.
- Sum - Đây là giá trị mặc định cho các trường giá trị. Excel sẽ tổng tất cả các giá trị trong trường đã chọn.
- Đếm - Điều này sẽ đếm số ô chứa dữ liệu trong trường đã chọn.
- Trung bình - Điều này sẽ lấy giá trị trung bình của tất cả các giá trị trong trường đã chọn.
Bước 7. Thêm bộ lọc
Khu vực "Bộ lọc báo cáo" chứa các trường cho phép bạn duyệt qua các bản tóm tắt dữ liệu được hiển thị trong bảng tổng hợp bằng cách lọc ra các tập hợp dữ liệu. Chúng hoạt động như bộ lọc cho báo cáo. Ví dụ: đặt trường Cửa hàng của bạn làm bộ lọc thay vì Nhãn Hàng sẽ cho phép bạn chọn từng cửa hàng để xem tổng doanh số bán hàng riêng lẻ hoặc xem nhiều cửa hàng cùng một lúc.
Phần 3/3: Sử dụng Bảng tổng hợp
Bước 1. Sắp xếp và lọc kết quả của bạn
Một trong những tính năng chính của Pivot Table là khả năng sắp xếp kết quả và xem các báo cáo động. Mỗi nhãn có thể được sắp xếp và lọc bằng cách nhấp vào nút mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề nhãn. Sau đó, bạn có thể sắp xếp danh sách hoặc lọc danh sách để chỉ hiển thị các mục nhập cụ thể.
Bước 2. Cập nhật bảng tính của bạn
Bảng tổng hợp của bạn sẽ tự động cập nhật khi bạn sửa đổi bảng tính cơ sở. Điều này có thể tuyệt vời để theo dõi bảng tính của bạn và theo dõi các thay đổi..
Bước 3. Thay đổi bảng tổng hợp của bạn xung quanh
Bảng tổng hợp giúp bạn dễ dàng thay đổi vị trí và thứ tự của các trường. Hãy thử kéo các trường khác nhau đến các vị trí khác nhau để đưa ra bảng tổng hợp đáp ứng nhu cầu chính xác của bạn.
Đây là nơi bảng xoay lấy tên của nó. Di chuyển dữ liệu đến các vị trí khác nhau được gọi là "xoay vòng" vì bạn đang thay đổi hướng dữ liệu được hiển thị
Bước 4. Tạo một biểu đồ xoay vòng
Bạn có thể sử dụng Biểu đồ xoay vòng để hiển thị các báo cáo trực quan động. Biểu đồ Pivot của bạn có thể được tạo trực tiếp từ Bảng Pivot đã hoàn thành của bạn, giúp quá trình tạo biểu đồ diễn ra nhanh chóng.
Lời khuyên
- Nếu bạn sử dụng lệnh Nhập dữ liệu từ menu Dữ liệu, bạn có nhiều tùy chọn hơn về cách nhập dữ liệu từ các kết nối Cơ sở dữ liệu Office, tệp Excel, cơ sở dữ liệu Access, tệp văn bản, ODBC DSN, trang web, OLAP và XML / XSL. Sau đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu của mình như khi sử dụng danh sách Excel.
- Nếu bạn đang sử dụng Bộ lọc tự động (Trong "Dữ liệu", "Bộ lọc"), hãy tắt tính năng này khi tạo bảng tổng hợp. Có thể bật lại nó sau khi bạn đã tạo bảng tổng hợp.
