Access là trình quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép bạn nhập một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu Excel vào hệ thống của nó để bạn có thể khớp các trường chung giữa hoặc giữa chúng. Bởi vì một tệp Access đơn lẻ có thể chứa nhiều bảng tính Excel, chương trình cũng là một cách tuyệt vời để tổng hợp hoặc phân tích một lượng lớn thông tin. Tuy nhiên, trước tiên, bạn cần nhập bảng tính Excel vào Access. Điều này chỉ yêu cầu một vài bước quan trọng.
Các bước
Phần 1/3: Chuẩn bị nhập Excel vào Access
Bước 1. Mở cả hai chương trình trên máy tính của bạn
Bạn sẽ cần mua và tải xuống gói Microsoft Office bao gồm cả Excel và Access. Bạn có thể thực hiện việc này trực tuyến thông qua trang của Microsoft.
- Sau khi các chương trình được tải xuống, hãy nhấp vào "Bắt đầu" trong Windows và chọn "Tất cả các chương trình".
- Nhấp vào "Microsoft Office", rồi chọn "Access" (hoặc "Excel") từ trình đơn thả xuống. Bạn có thể đã tạo một bảng tính Excel mà người khác đã gửi cho bạn hoặc bạn đã tải xuống từ nơi khác. Có Office trên máy tính cho phép bạn mở nó.
Bước 2. Dọn dẹp bảng tính Excel của bạn trước khi nhập vào Access
Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn thực hiện một vài bước đơn giản trước khi nhập bảng tính Excel vào Access. Điều quan trọng là dữ liệu của bạn phải nhất quán giữa các bảng tính đã nhập.
- Bạn nên đảm bảo rằng hàng đầu tiên trong bảng tính Excel chứa các tiêu đề cột (hoặc tên trường) của bạn và các tiêu đề này rất rõ ràng và dễ hiểu. Ví dụ: đối với một cột chứa họ của mọi người, bạn có thể muốn gọi tiêu đề cột / tên trường là "họ". Hãy rõ ràng và chính xác vì điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi bạn cố gắng khớp các tiêu đề cột trong một trang tính Excel với một trang tính khác.
- Access cho phép bạn liên kết các trường chung giữa hai hoặc giữa nhiều bảng tính. Giả sử bạn có một trang tính Excel chứa thông tin về bảng lương. Nó bao gồm họ và tên, địa chỉ và tiền lương của mọi người. Giả sử vì lợi ích của lập luận rằng bạn muốn đối sánh trang tính đó trong Quyền truy cập vào trang tính Excel thứ hai có chứa thông tin về các khoản đóng góp tài chính cho chiến dịch. Trang thứ hai này chứa tên, địa chỉ và các khoản đóng góp của mọi người. Những gì Access cho phép bạn làm là so khớp các tiêu đề cột khác nhau với nhau. Ví dụ, bạn có thể liên kết các tiêu đề tên để xem những người có cùng tên xuất hiện trong cả hai cơ sở dữ liệu.
- Quét các trang tính Excel để đảm bảo rằng mỗi loại dữ liệu được xử lý theo cùng một cách và làm sạch nó trước khi nhập vào Access. Nó phải là những gì Access gọi là "quan hệ". Ví dụ: nếu bảng tính giả định cho bảng lương chứa họ, tên và chữ đệm lót trong một cột, nhưng bảng tính thứ hai chỉ chứa họ và tên trong các cột riêng biệt, Access sẽ đăng ký điều này là không khớp. Cần phải có các tiêu đề / trường cột phù hợp.
Bước 3. Tách thông tin trong một cột trong Excel
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể muốn tách thông tin trong một cột trong Excel, để thông tin đó không đăng ký nhầm là "không khớp" trong Access.
- Ví dụ: bạn có thể muốn tách tên thành cột riêng, chữ viết tắt ở giữa thành cột riêng và họ vào cột riêng. Nếu nó đã được thực hiện theo cách tương tự trong bảng tính thứ hai, khi bạn liên kết, chẳng hạn như họ với họ trong Access, nó sẽ tạo ra các kết quả khớp khi các tên giống nhau.
- Để tách một cột trong Excel, hãy đánh dấu cột có thông tin bạn muốn tách trong đó. Bấm vào "dữ liệu" trên thanh công cụ trong chương trình Excel. Nhấp vào "văn bản thành cột." Nói chung, bạn sẽ chọn tùy chọn "phân tách." Bấm tiếp.
Bước 4. Tiếp tục sử dụng trình hướng dẫn để tách các cột đã hợp nhất
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để hoàn tất quá trình tách thông tin đã hợp nhất trong một cột thành nhiều cột.
- Chọn cách dữ liệu trong cột được "phân tách". Điều này có nghĩa là mỗi phần thông tin trong cột được phân tách bằng một thứ gì đó. Hầu hết các lựa chọn phổ biến bao gồm dấu cách, dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Thường thì thông tin chỉ cách nhau một khoảng trắng. Như trong ví dụ sau: giả sử tên "John A. Doe" xuất hiện trong một cột duy nhất. Tên John đầu tiên được phân tách với chữ cái đầu A ở giữa bởi một khoảng trắng. Họ Doe được ngăn cách với chữ cái đầu A ở giữa bằng dấu cách. Vì vậy, hãy chọn không gian trong trình hướng dẫn được phân cách.
- Bấm tiếp. Nhấp vào kết thúc. Chương trình sẽ chia John, A. và Doe thành ba cột. Sau đó, bạn có thể đặt tên tiêu đề mới cho các cột mới để chỉ ra loại thông tin chứa trong chúng (họ, tên, v.v.). Bạn nên tạo một số cột trống ở bên phải dữ liệu mà bạn đang tách trước khi thực hiện vì nó sẽ đẩy dữ liệu vào các cột trống mới (thay vì các cột đã chứa thông tin).
Phần 2/3: Nhập Excel vào Access
Bước 1. Mở chương trình Access trên máy tính của bạn
Đi tới menu bắt đầu, chọn Microsoft Office và nhấp vào Microsoft Access. Bạn cần mở cơ sở dữ liệu Access trống mới để nhập trang tính Excel vào đó.
- Chọn "cơ sở dữ liệu trống trên màn hình" để tạo cơ sở dữ liệu mới trong chương trình Access.
- Đặt cho nó một cái tên mới nếu bạn muốn. Nhấp vào "tạo".
Bước 2. Nhập bảng tính Excel vào Access
Bước tiếp theo là kéo bảng tính Excel (hoặc nhiều bảng tính) vào cơ sở dữ liệu Access.
- Nhấp vào "Dữ liệu Bên ngoài" trên thanh công cụ khi bạn ở trong trình quản lý cơ sở dữ liệu Access. Chọn "Excel." Trong một số phiên bản Access, bạn sẽ tìm thấy chức năng này bằng cách nhấp vào "tệp" trên thanh công cụ và "Lấy Dữ liệu Bên ngoài".
- Khi nó cho biết "tên tệp", hãy nhấp vào "duyệt". Điều này sẽ cho phép bạn tìm thấy trang tính Excel của mình trên máy tính.
- Chọn hộp có nội dung "nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại". Nó sẽ được kiểm tra theo mặc định.
- Khi bạn tìm thấy bảng tính Excel bạn muốn nhập trên máy tính của mình, hãy nhấp vào bảng tính đó. Nhấp vào "OK." Thao tác này sẽ đưa bạn đến trình hướng dẫn nhập Excel vào Access.
Phần 3/3: Sử dụng Trình hướng dẫn để Hoàn thành Quy trình Nhập
Bước 1. Thực hiện các bước trên trình hướng dẫn xuất hiện trong Access
Để hoàn tất quá trình nhập bảng tính của bạn, bạn cần hoàn thành các bước trong trình hướng dẫn.
- Chọn trang tính trong bảng tính Excel mà bạn muốn nhập. Đôi khi, điều này đơn giản vì bảng tính Excel chỉ là một trang tính. Tuy nhiên, đôi khi mọi người tạo nhiều trang trong một bảng tính Excel mà bạn có thể thấy bằng cách nhấp vào các tab ở cuối bảng tính. Nếu đúng như vậy, bạn cần cho trình hướng dẫn Access biết bạn đang chọn bảng tính nào. Bấm tiếp.
- Trang tiếp theo có một hộp hỏi xem hàng đầu tiên trong trang tính Excel có tiêu đề cột hay không. Điều này có nghĩa là hàng trong bảng tính xác định dữ liệu trong mỗi cột (chẳng hạn như họ, địa chỉ, tiền lương, v.v.). Đó là một ý tưởng hay nếu bạn dọn dẹp trang tính Excel của mình trước để đảm bảo rằng hàng đầu tiên có các tiêu đề cột được xác định rõ ràng. Sau đó, chỉ cần kiểm tra xem hàng đầu tiên có chứa tiêu đề cột hay không. Đây là cách tiếp cận đơn giản nhất. Bấm tiếp.
- Nếu hàng đầu tiên của bạn không chứa tiêu đề cột, trang tiếp theo sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn đổi tên những gì được gọi là "trường" trong Access (đây là những tiêu đề cột). Nếu bạn chưa đặt tên cho từng trường một cái gì đó rõ ràng và dễ nhận ra trước khi nhập (được khuyến nghị), thì bạn có thể làm điều đó tại đây.
Bước 2. Kết thúc quá trình nhập
Chỉ còn một vài bước trong quá trình nhập. Trang tiếp theo trong trình hướng dẫn sẽ hỏi bạn có muốn xác định khóa chính hay không.
- Bạn không cần phải làm điều này, nhưng bạn có thể. Khóa chính có nghĩa là chương trình máy tính sẽ gán cho mỗi hàng thông tin một số duy nhất. Điều này có thể hữu ích sau này khi sắp xếp dữ liệu. Bấm tiếp.
- Màn hình cuối cùng trong trình hướng dẫn có một khoảng trống cung cấp tên mặc định. Bạn có thể thay đổi tên của trang tính Excel bạn đang nhập (nó sẽ trở thành "bảng" trong Access ở phía bên trái của trang khi bạn nhập xong).
- Nhấp vào "nhập". Nhấp vào "đóng". Bạn sẽ thấy bảng của mình ở bên trái màn hình. Nó hiện đã được nhập trong Access.
- Nếu bạn muốn liên kết nhiều tập dữ liệu, hãy lặp lại quá trình này với một hoặc nhiều bảng tính Excel khác. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng đối sánh dữ liệu trong các trang tính trong Access.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Cảnh báo
- Nếu tệp Excel từ một phiên bản Office khác với Access, bạn có thể gặp khó khăn khi nhập tệp một cách suôn sẻ.
- Nó không thể được gạch dưới đủ: Bạn cần phải dọn dẹp bảng tính Excel của mình trước khi nhập nó. Một phần điều này có nghĩa là phân tích dữ liệu bạn có cho các vấn đề.
- Luôn giữ một bản sao của các bảng tính gốc của bạn, vì vậy nếu bạn làm chúng lộn xộn, bạn có thể lặp lại quy trình.
- Bạn không thể nhập nhiều hơn 255 trường vào Access.
