Tài liệu quảng cáo có thể là một cách hiệu quả để trình bày thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cho các khách hàng tiềm năng. Bạn có thể tạo tài liệu quảng cáo 3 hoặc 4 bảng của riêng mình trong Microsoft Publisher, bằng cách sử dụng lựa chọn các mẫu tích hợp sẵn hoặc, với thực tế, bạn có thể tạo một tài liệu quảng cáo từ đầu và bạn có thể tùy chỉnh nó với các tính năng như biểu mẫu trả lời và phần địa chỉ. Sau đây là hướng dẫn cách tạo tài liệu quảng cáo bằng Microsoft Publisher 2003, 2007 và 2010.
Các bước
Bước 1. Chọn mẫu thiết kế brochure
Microsoft Publisher sắp xếp các mẫu và thiết kế tài liệu quảng cáo của mình theo mục đích bạn định sử dụng tài liệu quảng cáo của mình.
- Trong Publisher 2003, chọn "Mới" từ một thiết kế trong ngăn tác vụ Ấn phẩm Mới, sau đó chọn "Tài liệu quảng cáo" từ Ấn phẩm dành cho In và nhấp vào mũi tên ở bên trái của "Tài liệu quảng cáo" để xem danh sách các loại tài liệu quảng cáo có sẵn. Chọn thiết kế bạn muốn từ Thư viện xem trước ở bên phải.
- Trong Publisher 2007, chọn "Sách giới thiệu" từ Các loại ấn phẩm Phổ biến, sau đó chọn một trong các thiết kế từ Kiểu dáng mới hơn, Kiểu dáng cổ điển hoặc Kích thước trống. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ thiết kế nào để xem phiên bản lớn hơn của nó ở phía trên bên phải của ngăn tác vụ Brochure Options ở bên phải màn hình.
- Trong Publisher 2010, chọn "Tài liệu quảng cáo" từ các Mẫu có sẵn, sau đó chọn một thiết kế từ hiển thị các mẫu tài liệu quảng cáo. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ thiết kế nào để xem phiên bản lớn hơn của nó ở phía trên bên phải của ngăn tác vụ Brochure Options ở bên phải màn hình.
- Nếu bạn không thấy thiết kế mình muốn và bạn có kết nối Internet, bạn có thể tải xuống các mẫu bổ sung từ Microsoft.
Bước 2. Quyết định xem bạn muốn làm brochure 3 hay 4 bảng
Chọn "3-panel" hoặc "4-panel" từ phần Kích thước trang của phần Tùy chọn của ngăn tác vụ.
- Publisher cho phép bạn thiết kế brochure 3 hoặc 4 ô trên bất kỳ khổ giấy nào. Trước khi quyết định làm brochure 3 tấm hay 4 tấm, bạn có thể gấp một tờ giấy có kích thước bạn muốn để in brochure của mình trong một phần ba hoặc một phần tư để giúp bạn quyết định thiết kế nào bạn muốn thực hiện. (Một tài liệu in sai là một lựa chọn tốt cho việc này.)
- Các tùy chọn kích thước trang không có sẵn nếu bạn chọn làm tài liệu quảng cáo của mình từ một mẫu kích thước trống.
Bước 3. Quyết định xem tài liệu quảng cáo của bạn sẽ được phát hay gửi qua đường bưu điện
Nếu bạn định gửi tài liệu quảng cáo của mình qua đường bưu điện cho khách hàng tiềm năng, bạn sẽ muốn dành không gian bảng điều khiển cho địa chỉ gửi thư và trả lời. (Bạn cung cấp địa chỉ gửi thư từ kết hợp thư từ bảng tính Microsoft Excel hoặc cơ sở dữ liệu Microsoft Access.) Nếu bạn định gửi địa chỉ gửi thư thay vào đó, bạn sẽ không cần phải cho phép không gian bảng điều khiển cho địa chỉ gửi thư, mặc dù bạn có thể muốn có tên và địa chỉ công ty của bạn trên tài liệu.
- Trong Publisher 2003, chọn "Bao gồm" trong Địa chỉ khách hàng để bao gồm địa chỉ gửi thư hoặc chọn "Không có" để loại trừ địa chỉ đó.
- Trong Publisher 2007 và 2010, hãy chọn hộp "Bao gồm địa chỉ khách hàng" để bao gồm địa chỉ gửi thư và bỏ chọn hộp để bỏ qua.
- Tùy chọn bao gồm bảng địa chỉ khách hàng không khả dụng nếu bạn chọn tạo tài liệu quảng cáo của mình từ một mẫu trống.
Bước 4. Bao gồm mọi biểu mẫu cần thiết
Nếu bạn đang sử dụng tài liệu quảng cáo của mình để thu hút thông tin hoặc đơn đặt hàng từ khách hàng của mình, bạn sẽ muốn bao gồm một biểu mẫu trong tập tài liệu của mình để thu thập thông tin đó. Danh sách thả xuống Biểu mẫu cung cấp một số tùy chọn:
- Không có. Chọn tùy chọn này nếu tài liệu quảng cáo của bạn được thiết kế chỉ để giới thiệu doanh nghiệp của bạn mà không thu thập bất kỳ thông tin nào từ khách hàng của bạn.
- Đơn đặt hàng. Chọn tùy chọn này nếu tài liệu quảng cáo của bạn là tài liệu quảng cáo bán hàng mà từ đó khách hàng có thể đặt mua các sản phẩm được mô tả trong đó.
- Hình thức trả lời. Chọn tùy chọn này nếu tài liệu quảng cáo của bạn nhằm giới thiệu các sản phẩm hoặc dịch vụ hiện tại của bạn và thu hút thông tin từ khách hàng của bạn về các sản phẩm mới, các thay đổi đối với sản phẩm hoặc các cải tiến đối với dịch vụ mà họ muốn xem.
- Hình thức đăng ký. Chọn tùy chọn này nếu tài liệu quảng cáo của bạn là tài liệu quảng cáo bán hàng bán dịch vụ cho khách hàng đăng ký.
- Mẫu thiết kế không có sẵn nếu bạn chọn làm tài liệu quảng cáo của mình từ một mẫu trống.
Bước 5. Chọn màu sắc và cách phối phông chữ cho tài liệu quảng cáo của bạn
Mỗi mẫu tài liệu quảng cáo đi kèm với một bảng màu và phông chữ mặc định, nhưng nếu bạn muốn sử dụng một bảng màu hoặc phông chữ khác, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn cách phối mới thích hợp. Chọn một bảng màu mới từ một trong các bảng màu đã đặt tên trong menu thả xuống Color Scheme và một phông chữ mới từ menu thả xuống Font Scheme.
- Bạn cũng có thể tạo màu hoặc lược đồ phông chữ tùy chỉnh của riêng mình bằng cách chọn tùy chọn "Tạo mới" từ Lược đồ màu hoặc Lược đồ phông chữ thả xuống.
- Nếu bạn đang sản xuất các tài liệu tiếp thị khác trong Publisher, chẳng hạn như tờ rơi, phiếu quà tặng hoặc văn phòng phẩm đặc biệt, bạn nên chọn màu và cách phối phông chữ giống nhau cho tất cả các tài liệu này để thể hiện đặc trưng thương hiệu nhất quán cho doanh nghiệp của bạn.
Bước 6. Chèn thông tin công ty của bạn
Nếu bạn đang sử dụng Publisher 2003, chương trình sẽ nhắc bạn về thông tin này trong lần đầu tiên bạn sử dụng. Sau đó, bạn chọn thông tin này từ Thông tin cá nhân trong menu Chỉnh sửa để chèn nó vào tài liệu quảng cáo của bạn. Trong Publisher 2007 và 2010, bạn có thể chọn bộ thông tin công ty của mình từ menu Thông tin doanh nghiệp thả xuống hoặc chọn "Tạo mới" để tạo bộ thông tin mới. Thông tin này sẽ được đưa vào tập tài liệu của bạn.
Bước 7. Tạo tài liệu quảng cáo
Trong Publisher 2007 và 2010, hãy nhấp vào nút "Tạo" ở cuối ngăn tác vụ để tạo tài liệu quảng cáo của bạn. (Tại thời điểm này, Publisher 2003 tự động giả định rằng bạn đang tạo một tập tài liệu quảng cáo và không có nút Tạo trên ngăn tác vụ của nó.)
Bạn có thể muốn in brochure tại thời điểm này để xem thiết kế có đúng như ý muốn của bạn hay không. Bạn cũng có thể tạo một tệp PDF của nó tại thời điểm này để gửi email cho những người khác để họ đóng góp ý kiến về thiết kế
Bước 8. Thay thế bất kỳ văn bản giữ chỗ nào bằng văn bản của riêng bạn
Bấm vào văn bản bạn muốn thay thế và nhập văn bản mới của bạn vào trường văn bản.
- Văn bản sẽ tự động thay đổi kích thước để vừa với hộp trong hầu hết các trường hợp. Nếu bạn cần đặt văn bản ở một kích thước nhất định, hãy chọn "Tự động bổ sung văn bản" từ trình đơn Định dạng, sau đó chọn "Không tự động điều chỉnh" (Publisher 2003 và 2007) hoặc chọn "Phù hợp với Văn bản" trong nhóm Văn bản của Hộp Văn bản Công cụ Định dạng ruy-băng và sau đó chọn "Không tự động điều chỉnh" (Publisher 2010). Sau đó, bạn có thể chọn kích thước văn bản mới theo cách thủ công.
- Lặp lại bước này cho bất kỳ văn bản nào khác mà bạn muốn thay thế, trên cả hai mặt của tài liệu quảng cáo.
Bước 9. Thay thế bất kỳ hình ảnh giữ chỗ nào bằng hình ảnh của riêng bạn
Bấm chuột phải vào ảnh bạn muốn thay thế, sau đó chọn "Thay đổi Ảnh" từ menu bật lên và chọn nơi ảnh mới sẽ đến. Lặp lại bước này cho bất kỳ hình ảnh nào khác mà bạn muốn thay thế, trên một trong hai mặt của tài liệu quảng cáo.
Bước 10. Lưu tài liệu quảng cáo
Chọn "Lưu" hoặc "Lưu dưới dạng" từ menu Tệp (Publisher 2003 hoặc 2007) hoặc từ menu ở mép trái của trang tab Tệp (Publisher 2010). Đặt cho tập tài liệu của bạn một cái tên mô tả.
Bước 11. In các bản sao của tài liệu quảng cáo của bạn nếu cần
Trước khi in brochure lần đầu tiên, hãy đảm bảo mọi thứ đều như ý muốn trước khi in.
Nếu bạn định in tài liệu quảng cáo của mình một cách chuyên nghiệp, bạn sẽ muốn lưu hoặc chuyển đổi nó sang định dạng PDF, vì hầu hết các máy in thích nhận tài liệu ở định dạng đó
Lời khuyên
- Giữ cho bố cục của bạn khá công bằng nhưng không đối xứng tuyệt đối. Đặt điểm cân bằng một chút sang trái hoặc phải của trung tâm có thể làm cho tài liệu quảng cáo trở nên thú vị hơn về mặt hình ảnh. Dành đủ khoảng trắng để làm cho văn bản và đồ họa dễ đọc hơn. Mặc dù hầu hết văn bản của bạn phải được căn trái hoặc căn đều, nhưng bạn có thể sử dụng cách căn phải để thêm phần nhấn mạnh.
- Giữ số lượng phông chữ tổng thể trong tài liệu quảng cáo của bạn ở mức tối thiểu; thường là 2 hoặc 3 là đủ. Nói chung, tốt nhất là không nên trộn các phông chữ serif và sans serif; tuy nhiên, bạn có thể kết hợp văn bản nội dung sử dụng phông chữ serif với tiêu đề bằng phông chữ sans serif thuần túy. Tiếp tục sử dụng in đậm và in nghiêng để nhấn mạnh.
- Khi lần đầu tiên thiết kế tài liệu quảng cáo từ đầu, bạn có thể muốn tạo tài liệu quảng cáo từ một số mẫu và cắt và dán các yếu tố từ chúng vào các trang trống của bạn.
- Bạn có thể nâng cao hình thức của tài liệu quảng cáo của mình, cho dù được tạo từ mẫu hay từ đầu, bằng cách sử dụng các phần tử từ Trình tổ chức Clip, Thư viện thiết kế (Publisher 2003 và 2007) hoặc trong nhóm Khối xây dựng của ruy-băng menu Chèn (Publisher 2010).
- Nếu bạn đang thiết kế một tài liệu quảng cáo để gửi qua đường bưu điện, hãy đặt phần có địa chỉ của khách hàng tiềm năng ở phía bên kia của biểu mẫu trả lời khách hàng. Bằng cách đó, khi khách hàng điền vào biểu mẫu và gửi đến, họ sẽ không mất bất kỳ thông tin nào về công ty của bạn.
Cảnh báo
- Không bao giờ sử dụng chữ hoa khối cho nhiều hơn tiêu đề; chúng có thể khó đọc trong một đoạn văn. Ngoài ra, tránh sử dụng script và các phông chữ trang trí khác bằng chữ hoa.
- Không sử dụng các đường thẳng đứng để đánh dấu vị trí có thể gấp tập tài liệu; không phải lúc nào cũng có thể gấp chính xác trên các dòng.
- Chỉ sử dụng một khoảng trắng sau một khoảng thời gian. Hai dấu cách sau một dấu chấm có thể tạo ra khoảng trống lớn khi văn bản được định dạng hoặc giảm xuống kích thước điểm nhỏ.
