Nếu bạn cần di chuyển danh sách hoặc bảng dữ liệu từ Word sang Excel, bạn không cần phải sao chép và dán từng phần thông tin riêng lẻ vào ô riêng của nó trong bảng tính. Bằng cách định dạng đúng tài liệu Word của bạn trước tiên, bạn có thể dễ dàng nhập toàn bộ tài liệu vào Excel chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Các bước
Phương pháp 1/2: Chuyển đổi danh sách
Bước 1. Hiểu cách tài liệu sẽ được chuyển đổi
Khi bạn nhập một tài liệu vào Excel, một số ký tự nhất định sẽ được sử dụng để xác định dữ liệu nào đi vào mỗi ô trong bảng tính Excel. Bằng cách thực hiện một vài bước định dạng trước khi nhập, bạn sẽ có thể kiểm soát cách bảng tính cuối cùng xuất hiện và giảm thiểu số lượng định dạng thủ công mà bạn phải thực hiện. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang nhập một danh sách lớn từ tài liệu Word vào Excel.
Phương pháp này hoạt động tốt nhất khi bạn có một danh sách gồm nhiều mục nhập, mỗi mục được định dạng giống nhau (danh sách địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, v.v.)
Bước 2. Quét tài liệu để tìm bất kỳ lỗi định dạng nào
Trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mỗi mục nhập được định dạng theo cùng một cách. Điều này có nghĩa là sửa bất kỳ lỗi chấm câu nào hoặc sắp xếp lại bất kỳ mục nhập nào không khớp với phần còn lại. Điều này sẽ đảm bảo rằng dữ liệu truyền đúng cách.
Bước 3. Hiển thị các ký tự định dạng trong tài liệu Word của bạn
Hiển thị các ký tự định dạng thường ẩn sẽ giúp bạn xác định cách tốt nhất để tách các mục nhập. Bạn có thể hiển thị chúng bằng cách nhấp vào nút "Hiển thị / Ẩn Dấu đoạn" trong tab Trang đầu hoặc bằng cách nhấn Ctrl + ⇧ Shift + *
Hầu hết các danh sách sẽ có một dấu phân đoạn ở cuối mỗi dòng hoặc một dấu ở cuối dòng và một dấu ở dòng trống giữa các mục nhập. Bạn sẽ sử dụng các dấu để chèn các ký tự được Excel sử dụng để phân biệt giữa các ô
Bước 4. Thay thế các dấu phân đoạn giữa mỗi mục nhập để loại bỏ khoảng trống thừa
Excel sẽ sử dụng khoảng cách giữa các mục nhập để xác định các hàng, nhưng bạn sẽ cần loại bỏ nó ngay bây giờ để giúp quá trình định dạng. Đừng lo lắng, bạn sẽ thêm lại nó sau một chút nữa. Điều này hoạt động tốt nhất khi bạn có một dấu phân đoạn ở cuối mục nhập và một dấu ở khoảng cách giữa các mục nhập (hai dấu liên tiếp).
- Nhấn Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
- Gõ ^ p ^ p vào trường Tìm. Đây là mã cho hai dấu đoạn liên tiếp. Nếu mỗi mục nhập là một dòng duy nhất và không có dòng trống giữa chúng, hãy sử dụng một ^ p duy nhất để thay thế.
- Nhập ký tự phân cách vào trường Thay thế. Đảm bảo rằng nó không phải là một ký tự xuất hiện ở bất kỳ đâu trong tài liệu, chẳng hạn như ~.
- Nhấp vào Thay thế tất cả. Bạn sẽ nhận thấy rằng các mục nhập có thể tự kết hợp với nhau, nhưng đó không phải là vấn đề đáng lo ngại ngay bây giờ miễn là ký tự phân định ở đúng vị trí (giữa mỗi mục nhập)
Bước 5. Tách từng mục nhập vào các trường riêng biệt
Bây giờ các mục nhập của bạn đã được tách biệt để chúng xuất hiện trong các hàng tiếp theo, bạn sẽ muốn xác định dữ liệu nào sẽ xuất hiện trong mỗi trường. Ví dụ: nếu mỗi mục nhập là tên trên dòng đầu tiên, địa chỉ đường phố ở dòng thứ hai, tiểu bang và mã zip trên dòng thứ ba, bạn có thể
- Nhấn Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
- Xóa một trong các dấu ^ p trong trường Tìm.
- Thay đổi ký tự trong trường Thay thế thành dấu phẩy,.
- Nhấp vào Thay thế Tất cả. Thao tác này sẽ thay thế các ký hiệu đoạn văn còn lại bằng dấu phân cách bằng dấu phẩy, sẽ phân tách mỗi dòng thành một trường.
Bước 6. Thay thế ký tự phân định để kết thúc quá trình định dạng
Khi bạn đã thực hiện xong hai bước Tìm và Thay thế ở trên, danh sách của bạn sẽ không giống như một danh sách nữa. Mọi thứ sẽ nằm trên cùng một dòng, có dấu phẩy giữa mọi phần dữ liệu. Bước Tìm và Thay thế cuối cùng này sẽ trả dữ liệu của bạn về danh sách trong khi vẫn giữ dấu phẩy xác định các trường.
- Nhấn Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
- Nhập ~ (hoặc bất kỳ ký tự nào bạn đã chọn ban đầu) vào trường Tìm.
- Nhập ^ p vào trường Replace.
- Nhấp vào Thay thế tất cả. Điều này sẽ chia các mục nhập của bạn trở lại thành các nhóm riêng lẻ được phân tách bằng dấu phẩy.
Bước 7. Lưu tệp dưới dạng tệp văn bản thuần túy
Bây giờ định dạng của bạn đã hoàn tất, bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng tệp văn bản. Điều này sẽ cho phép Excel đọc và phân tích cú pháp dữ liệu của bạn để dữ liệu đi đúng các trường.
- Nhấp vào tab Tệp và chọn "Lưu dưới dạng".
- Nhấp vào menu thả xuống "Lưu dưới dạng" và chọn "Văn bản thuần túy".
- Đặt tên tệp theo ý muốn và nhấp vào Lưu.
- Nếu cửa sổ Chuyển đổi Tệp xuất hiện, chỉ cần nhấp vào OK.
Bước 8. Mở tệp trong Excel
Bây giờ bạn đã lưu tệp ở dạng văn bản thuần túy, bạn có thể mở tệp trong Excel.
- Nhấp vào tab Tệp và chọn Mở.
- Nhấp vào trình đơn thả xuống "Tất cả tệp Excel" và chọn "Tệp văn bản".
- Bấm Tiếp theo> trong cửa sổ Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.
- Chọn "Dấu phẩy" trong danh sách Dấu phân cách. Bạn có thể xem các mục sẽ được phân tách như thế nào trong phần xem trước ở phía dưới. Nhấp vào Tiếp theo>.
- Chọn định dạng dữ liệu cho từng cột và nhấp vào Kết thúc.
Phương pháp 2/2: Chuyển đổi bảng
Bước 1. Tạo bảng trong Word với dữ liệu của bạn
Nếu bạn có danh sách dữ liệu trong Word, bạn có thể chuyển đổi danh sách đó sang định dạng bảng trong Word rồi nhanh chóng sao chép bảng đó vào Excel. Nếu dữ liệu của bạn đã ở dạng bảng, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
- Chọn tất cả văn bản mà bạn muốn chuyển đổi thành một bảng.
- Bấm vào tab Chèn và sau đó bấm vào nút Bảng.
- Chọn "Chuyển văn bản thành bảng".
- Nhập số dòng trên mỗi bản ghi vào trường "Số cột". Nếu bạn có một dòng trống giữa mỗi bản ghi, hãy thêm một vào tổng số.
- Bấm OK.
Bước 2. Kiểm tra định dạng bảng của bạn
Word sẽ tạo một bảng dựa trên cài đặt của bạn. Kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng mọi thứ đều ở đúng vị trí của nó.
Bước 3. Nhấp vào nút "+" nhỏ xuất hiện ở góc trên bên trái của bảng
Điều này sẽ hiển thị khi bạn di chuột qua bảng. Nhấp vào đây sẽ chọn tất cả dữ liệu trong bảng.
Bước 4. Nhấn
Ctrl + C để sao chép dữ liệu.
Bạn cũng có thể nhấp vào nút "Sao chép" trong tab Trang chủ.
Bước 5. Mở Excel
Khi dữ liệu đã được sao chép, bạn có thể mở Excel. Nếu bạn muốn đưa dữ liệu vào một bảng tính hiện có, hãy tải nó lên. Đặt con trỏ vào ô mà bạn muốn ô phía trên bên trái của bảng xuất hiện.
Bước 6. Nhấn
Ctrl + V để dán dữ liệu.
Các ô riêng lẻ từ bảng Word sẽ được đặt vào các ô riêng biệt trong bảng tính Excel.
Bước 7. Tách bất kỳ cột nào còn lại
Tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang nhập, bạn có thể có một số định dạng bổ sung mà bạn cần thực hiện. Ví dụ: nếu bạn đang nhập địa chỉ thì thành phố, tên viết tắt của tiểu bang và mã zip có thể nằm trong cùng một ô. Bạn có thể để Excel tự động phân chia chúng.
- Bấm vào tiêu đề cột của cột bạn muốn tách để chọn toàn bộ cột.
- Chọn tab "Dữ liệu" và nhấp vào nút "Văn bản thành Cột".
- Bấm Tiếp theo> rồi chọn "Dấu phẩy" trong trường Dấu phân cách. Nếu bạn đang sử dụng ví dụ trên, điều này sẽ tách thành phố khỏi tên viết tắt của tiểu bang và mã zip.
- Nhấp vào Hoàn tất để lưu các thay đổi.
- Chọn cột vẫn cần được tách và lặp lại quá trình, chọn "Dấu cách" thay vì "Dấu phẩy" làm dấu phân cách. Điều này sẽ tách chữ viết tắt của tiểu bang khỏi mã zip.
