Viết các ưu tiên của bạn ra giấy sẽ hiệu quả nếu bạn có thể loại bỏ chúng trong một buổi chiều. Với một loạt các nhiệm vụ đến ở nhà hoặc cơ quan, nhiều người phải chuyển sang ngày hôm sau (hoặc tuần hoặc tháng). Bảng tính Excel này theo dõi thời hạn sắp đến và thay đổi mức độ ưu tiên của nhiệm vụ cho phù hợp. Trong 20 phút, các bước dưới đây cung cấp một cách hiệu quả hơn để quản lý các ưu tiên của bạn.
Các bước
Bước 1. Tạo tab "Trang chủ" hoặc "Văn phòng"
Mở một bảng tính Excel mới. Nhấp chuột phải vào tab "Sheet1" ở dưới cùng và nhấp vào Đổi tên. Nhập "Nhà riêng" hoặc "Văn phòng".
Bước 2. Đổi tên Sheet2 thành "Mẫu" và Sheet3 thành "Điểm" bằng cách lặp lại Bước 1
Bước 3. Tạo bảng Tầm quan trọng
Trên tab Điểm, điền vào các cột A, B và C:
Bước 4. Xác định tên "Tầm quan trọng"
Chọn từ Ô A2 đến C7. Nhấp vào Chèn Tên Xác định
Xác định tên là "Tầm quan trọng" và nhấp vào OK
Bước 5. Tạo Bảng Nỗ lực
Lặp lại các bước 3, 4 và 5 để tạo bảng Nỗ lực trong các cột E, F và G. Chọn các ô từ E2 đến G6 và đặt tên cho chúng là "Nỗ lực".
Bước 6. Tạo bảng Urgency
Lặp lại các bước 3, 4 và 5 để tạo bảng Mức độ khẩn cấp trong các cột I, J và K. Đặt tên cho chúng là "Mức độ khẩn cấp".
Bước 7. Nhập tiêu đề trên tab Trang đầu
Nhấp vào tab Trang chủ và chèn các tiêu đề vào hàng 1:
- A - Mức độ ưu tiên Một công thức, 1 cho nhiệm vụ quan trọng nhất, nhưng có thể trên 100
- B - Nhiệm vụ Tên của nhiệm vụ.
- C - Tầm quan trọng Một A, B, C, D, E hoặc F từ bảng.
- D - Nỗ lực A 1-5, từ bảng Nỗ lực.
- E - Tính khẩn cấp Một công thức dựa trên Ngày đến hạn.
- F - Ngày đến hạn khi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành. Ngày đến hạn không khó và nhanh chóng. Tăng lên cho bạn biết bạn có thể bắt đầu nhiệm vụ sớm như thế nào và Gia hạn cho bạn biết nó có thể trượt bao nhiêu ngày. Cắt tóc có thể có Độ dốc lên là 5 và Độ mở rộng là 4 - không có ý nghĩa gì nếu bạn cắt tóc sớm 2 tuần và mọi người có thể nhận thấy nếu trễ hơn 5 ngày.
- G - Tăng số ngày trước Ngày đến hạn, bạn có thể bắt đầu công việc.
- H - Gia hạn Tự động gia hạn Ngày đến hạn
- I - Công thức Ngày Còn lại. Số ngày trước Ngày đến hạn; âm nếu Ngày đến hạn đã qua.
- J - Nhiệm vụ Ngày hoàn thành đã thực sự hoàn thành.
- K - Bình luận Mọi chi tiết cho nhiệm vụ.
Bước 8. Nhập danh sách nhiệm vụ của bạn
Lưu ý Mức độ ưu tiên, Mức độ khẩn cấp và Số ngày còn lại được để trống. Chúng sẽ được điền với các công thức. Dưới đây là một số công việc mẫu tại nhà.
Bước 9. Nhập công thức cho Số ngày còn lại, Mức độ khẩn cấp và Mức độ ưu tiên
Các công thức dưới đây dành cho hàng 2.
- I (Ngày còn lại) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (Mức độ khẩn cấp) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2 + H2> 0, 2, 1))))
- A (Ưu tiên) = VLOOKUP (C2, Tầm quan trọng, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Nỗ lực, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Khẩn cấp, 2, FALSE)
Bước 10. Thay đổi định dạng cho Ô I2 thành Số nguyên bằng cách nhấp chuột phải vào ô, chọn định dạng và đặt nó thành Số có 0 vị trí Thập phân
Bước 11. Sao chép các công thức về Ưu tiên, Khẩn cấp và Số ngày Còn lại vào các ô còn lại trong mỗi cột
Chọn ô E2 và nhập CTRL-C.
Chọn các ô E3 đến E10 và nhấp vào CTRL-V. Lặp lại để sao chép ô I2 sang các ô I3 đến I10. Cuối cùng, lặp lại để sao chép ô A2 sang các ô A3 đến A10. Bỏ qua các giá trị lẻ bạn nhận được cho các nhiệm vụ không xác định.
Bước 12. Sắp xếp các hàng theo Mức độ ưu tiên
Chọn từ các ô A1 đến K, cho bao nhiêu hàng bạn có dữ liệu. Sau đó nhấp vào Sắp xếp dữ liệu.
Bước 13. Lưu bảng tính ưu tiên của bạn, bao gồm cả ngày lập phiên bản
Bước 14. Đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành
Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, hãy đánh dấu ngày trong cột Đã hoàn thành. Nhớ lại ĐIỀU KHIỂN- ;
(phím điều khiển và dấu chấm phẩy) nhập ngay ngày hiện tại.
Bước 15. Xem các Ưu tiên thay đổi mỗi ngày
Dưới đây là các ưu tiên trong vài ngày. Vào ngày 13 tháng 7, tất cả các nhiệm vụ trước Tăng lên kỳ, vì vậy có số lượng lớn. Vào ngày 20 tháng 7, mức độ ưu tiên cao hơn (số lượng nhỏ hơn) xuất hiện cho bốn nhiệm vụ, bao gồm Cắt cỏ cái nào đã đánh nó Quá hạn ngày. Vào ngày 21, mức độ ưu tiên cao hơn vì chúng tôi đang ở Gia hạn và vào ngày 23 tháng 7, nó thậm chí còn cao hơn vì nó vượt quá Gia hạn khoảng thời gian. Thanh toán hóa đơn cũng trải qua một sự leo thang vào ngày 23 và 25.
Lời khuyên
- Vui lòng thêm nhiều cột hơn - người đã giao nhiệm vụ, danh mục, v.v.
- Chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
- Sắp xếp danh sách nhiệm vụ mỗi ngày nếu cần thiết.
- Giữ các tệp Excel riêng biệt cho gia đình / nhà riêng và cơ quan.
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Sử dụng AutoFilter để chọn các nhiệm vụ quá hạn (Cấp bách = 1) hoặc các nhiệm vụ rất quan trọng (Tầm quan trọng = "A")
- Đọc các bài viết được liệt kê dưới đây về ưu tiên và quản lý thời gian.
- Sao chép các tác vụ lặp lại vào tab Mẫu để bạn có thể tìm và sao chép lại chúng một cách dễ dàng.
- Hãy thoải mái thay đổi số điểm cho từng phần ưu tiên.
- Một cách để giữ cho một nhiệm vụ đang diễn ra lại được cập nhật liên tục là nhập điều này vào cột ngày: (Ví dụ này sử dụng Friday, ở đây là "5".)
- Thêm các định dạng có điều kiện vào Ngày đến hạn để cho biết thời điểm quá hạn.
- Hàng tuần, hàng tháng (hoặc có thể gấp đôi số đó) đếm số nhiệm vụ đã hoàn thành trong mỗi kỳ. Đây có thể là phản hồi tích cực duy nhất mà bạn có thể nhận được về công việc của mình.
- Thao tác này tìm ngày "hôm nay" (Thứ Hai = 1, Thứ Ba = 2,… Chủ Nhật = 7) và kiểm tra xem liệu có muộn hơn Thứ Sáu hay không. Nếu đúng như vậy, nó sẽ thêm bảy vào Thứ Sáu hiện tại, cho các tuần tới là Thứ Sáu. Nếu không muộn hơn Thứ Sáu, nó chỉ hiển thị ngày Thứ Sáu cho tuần này.
- Trong ví dụ này, Thứ Hai = 1, Thứ Ba = 2, Thứ Tư = 3, Thứ Năm = 4, Thứ Sáu = 5, Thứ Bảy = 6 và Chủ Nhật = 7.
- Để thay đổi công thức này để nó hoạt động, chẳng hạn như Thứ Ba, chúng ta có thể thấy bằng cách nhìn vào danh sách ở trên rằng Thứ Ba = 2, vì vậy chỉ cần hoán đổi ba 5s trong công thức cho 2s.
Cảnh báo
- Thay vì mang theo các tệp Excel của bạn mọi lúc, hãy sử dụng Google Spreadsheet để các tệp của bạn luôn có sẵn cho bạn.
- Lưu bảng tính vài phiên một lần để khôi phục.
- Quản lý thời gian mang tính cá nhân cao và bảng tính này có thể không phù hợp với nhu cầu và sở thích của bạn. Nó có thể cảm thấy bị xâm nhập hoặc quá khắt khe để truy cập hàng ngày. Nó có thể hiệu quả với bạn, nhưng không hiệu quả với bạn bè của bạn hoặc ngược lại.
- Các ưu tiên được tính toán không phải là số thứ tự. Việc hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên “1” không làm thay đổi tất cả các nhiệm vụ khác. Mức độ ưu tiên có thể lên đến hơn một trăm và không phải tất cả các con số đều khả thi. Thường tập trung vào các ưu tiên từ 1 đến 12.
- Đừng lo lắng về việc có quá nhiều nhiệm vụ - thậm chí hai tháng nhiệm vụ có thể đợi ở cuối danh sách cho đến khi ngày đến hạn của chúng.
