Nếu bạn đã nghe bất cứ điều gì về Google Tài liệu, bạn có thể biết về các tính năng chia sẻ tuyệt vời và tính năng lưu tự động hữu ích của nó. Nhưng nếu bạn chưa bao giờ mở Google Tài liệu trước đây, chỉ cần bắt đầu có thể cảm thấy choáng ngợp, với vô số tùy chọn, mẫu và cài đặt chia sẻ. Bằng cách làm theo các hướng dẫn từng bước này, bạn có thể trở thành bậc thầy về Google Documents ngay lập tức!
Các bước
Phương pháp 1/6: Tìm hiểu Google Tài liệu
Bước 1. Sử dụng Google Documents để tạo các tài liệu dạng văn bản
Giống như tên gọi, Google Docs là một nơi tuyệt vời để viết ra các tài liệu giống như cách bạn làm với tài liệu Microsoft Word. Bạn cũng có thể sử dụng Google Tài liệu để dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình với những người khác và bạn sẽ luôn có quyền truy cập vào Google Tài liệu của mình vì chúng được lưu trữ trên đám mây chứ không phải trên máy tính của bạn.
Phần tốt nhất là Google Documents hoàn toàn miễn phí - tất cả những gì bạn cần là tài khoản Google để đăng nhập
Bước 2. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng dựa trên tài liệu của mình
Google Tài liệu không chỉ có các trang trống; bạn cũng có thể chọn các mẫu thư, mẫu sơ yếu lý lịch, đề xuất dự án và một số mẫu khác. Mỗi mẫu có cách phối màu và bố cục riêng, vì vậy bạn sẽ không bao giờ cảm thấy nhàm chán cho dù bạn chọn gì đi nữa.
Bạn có thể thử một vài mẫu khác nhau cho đến khi bạn thấy một mẫu ưng ý
Bước 3. Để Google Documents tự động lưu tài liệu của bạn
Một lợi ích khác của Google Documents là không có nút lưu - máy tính của bạn sẽ làm điều đó cho bạn! Mỗi khi bạn thực hiện thay đổi, tài liệu của bạn sẽ tự lưu vào Google Drive, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc mất bất kỳ dữ liệu nào nếu máy tính của bạn gặp sự cố.
Bạn có thể thấy tính năng lưu tự động đang hoạt động bằng cách nhìn lên ở góc bên trái. Nó sẽ cho bạn biết khi nào tài liệu được lưu và khi nào nó được lưu vào Drive của bạn
Phương pháp 2/6: Sử dụng máy tính
Bước 1. Truy cập https://docs.google.com trong trình duyệt web
Bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web Windows hoặc macOS nào để truy cập Google Tài liệu, bao gồm Chrome, Safari và Microsoft Edge.
Nếu chưa có tài khoản Google / Gmail, bạn cần tạo một tài khoản trước khi có thể truy cập Google Documents
Bước 2. Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn
Làm theo hướng dẫn trên màn hình để đăng nhập bằng tên và mật khẩu tài khoản Google / Gmail của bạn. Thao tác này đưa bạn đến danh sách các tài liệu bạn đã mở, chỉnh sửa hoặc làm việc trên đó. Bạn cũng sẽ thấy một số tùy chọn để tạo tài liệu mới ở đầu màn hình.
Bước 3. Nhấp vào Trống + để tạo tài liệu trống
Nó nằm ở khu vực trên cùng bên trái của trang. Điều này tạo ra một tài liệu trống mà bạn có thể chỉnh sửa theo cách bạn muốn.
- Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới từ một mẫu, hãy nhấp vào Thư viện mẫu gần góc trên cùng bên phải của trang để mở rộng danh sách, sau đó nhấp vào mẫu để tạo tài liệu mới.
- Các tùy chọn mẫu phổ biến (chẳng hạn như Bản tóm tắt và Cuốn sách nhỏ) xuất hiện ở khu vực giữa trên cùng của trang.
Bước 4. Nhấp vào Tài liệu không có tiêu đề để đổi tên tệp
Tài liệu được gọi là "Tài liệu không có tiêu đề" theo mặc định. Để thay đổi tiêu đề thành một cái gì đó khác với "Tài liệu không có tiêu đề", hãy nhấn Del để xóa văn bản, sau đó nhập tên mới cho tài liệu của bạn. Nhấn ↵ Enter hoặc ⏎ Quay lại để lưu các thay đổi của bạn.
- Bạn cũng có thể đổi tên tài liệu của mình trong danh sách tệp trên Google Tài liệu. Nhấp vào 3 dấu chấm trên một đường thẳng đứng ở dưới cùng bên phải của tệp, sau đó nhấp vào “Đổi tên”.
- Bây giờ bạn đã tạo tài liệu của mình! Từ đây, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ và đóng tài liệu của mình.
Bước 5. Chỉnh sửa tài liệu của bạn
Miễn là bạn được kết nối với Internet, Google Tài liệu sẽ lưu công việc của bạn khi bạn nhập.
- Sử dụng thanh công cụ ở đầu tài liệu để điều chỉnh kích thước phông chữ, khuôn mặt, màu sắc và kiểu.
- Để điều chỉnh khoảng cách dòng, hãy nhấp vào Sự sắp xếp menu, chọn Khoảng cách dòng, và sau đó chọn Duy nhất, Kép, hoặc tùy chọn ưa thích của bạn.
- Các Sự sắp xếp menu cũng chứa các công cụ để thêm cột, đầu trang, chân trang, tiêu đề và hơn thế nữa.
- Để chèn hình ảnh, bảng, biểu đồ hoặc các ký tự đặc biệt, hãy nhấp vào Chèn, chọn mục bạn muốn chèn, sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình.
- Để thay đổi tài liệu của bạn sang dạng xem ngang, hãy mở “Tệp”, sau đó nhấp vào “Thiết lập trang”. Từ đó, bạn có thể chọn “Phong cảnh” hoặc “Chân dung”.
- Google Tài liệu sẽ gạch dưới bất kỳ lỗi chính tả tiềm ẩn nào, hãy nhấp vào một từ được gạch chân để xem các đề xuất, sau đó nhấp vào từ bạn muốn sử dụng. Để kiểm tra chính tả toàn bộ tài liệu của bạn, hãy nhấp vào Công cụ trình đơn, sau đó chọn Chính tả.
- Nếu bạn muốn tải xuống bản sao tài liệu của mình, hãy nhấp vào Tập tin menu, chọn Tải về dưới dạng, và sau đó chọn một định dạng.
Bước 6. Chia sẻ tài liệu của bạn
Nếu bạn muốn tài liệu là một nỗ lực cộng tác với những người khác, bạn có thể chia sẻ nó với một cá nhân hoặc một nhóm. Đây là cách thực hiện:
- Nhấp vào màu xanh lam Đăng lại gần góc trên bên phải của trang.
- Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ, phân tách bằng dấu phẩy.
- Nhấp vào biểu tượng bút chì ở bên phải hộp "Mọi người" để xem danh sách các quyền (Có thể xem, Có thể chỉnh sửa, Có thể bình luận), sau đó chọn một tùy chọn.
- Nhấp chuột Nâng cao ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Chia sẻ để xem thêm các tùy chọn và thực hiện các thay đổi nếu cần.
- Nhấp chuột Gửi để gửi một liên kết đến tài liệu.
Bước 7. Thoát khỏi tài liệu khi bạn đã hoàn tất
Nhấp vào biểu tượng tờ giấy màu xanh lam ở góc trên bên trái của trang để quay lại danh sách tài liệu. Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại tất cả Google Tài liệu của mình, vì vậy bạn có thể mở một tài liệu hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.
Bước 8. Chỉnh sửa tài liệu trong tương lai
Khi bạn muốn làm việc trên tài liệu, chỉ cần quay lại https://docs.google.com, sau đó nhấp vào tên tài liệu trong danh sách tệp.
Phương pháp 3/6: Sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng
Bước 1. Cài đặt Google Documents trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn
Nếu đang sử dụng iPhone hoặc iPad, bạn có thể tải xuống ứng dụng từ App Store. Nếu bạn có Android, bạn có thể tải xuống từ Cửa hàng Play.
Nếu chưa có tài khoản Google / Gmail, bạn cần tạo một tài khoản trước khi có thể truy cập Google Documents
Bước 2. Mở Google Tài liệu
Đó là biểu tượng tờ giấy màu xanh lam (có nhãn "Tài liệu") thường thấy trên màn hình chính (iPhone / iPad) hoặc trong ngăn kéo ứng dụng (Android). Nhấn vào ứng dụng để mở nó lên.
Bước 3. Nhấn vào dấu +
Nó nằm trong một vòng tròn ở góc dưới cùng bên phải của màn hình.
Bước 4. Nhấn vào Tài liệu mới để tạo một tài liệu trống
Nếu bạn đang sử dụng Android, điều này sẽ tạo ra một tài liệu trống mới. Nếu bạn đang sử dụng iPhone hoặc iPad, hãy nhập tiêu đề cho tài liệu và nhấn TẠO RA.
- Nếu bạn muốn sử dụng một mẫu, hãy nhấn vào Chọn mẫu để mở trình duyệt mẫu, sau đó nhấn vào mẫu để tạo tài liệu với định dạng đó.
- Bây giờ bạn đã tạo Tài liệu của mình! Từ đây, bạn có thể chỉnh sửa, đổi tên và chia sẻ tài liệu của mình.
Bước 5. Chỉnh sửa tài liệu của bạn
Miễn là bạn được kết nối với Internet, Google Tài liệu sẽ lưu công việc của bạn khi bạn nhập.
- Để điều chỉnh căn chỉnh đoạn văn và / hoặc giãn cách dòng, hãy nhấn đúp vào vị trí mà bạn muốn bắt đầu thay đổi, nhấn vào biểu tượng Định dạng (chữ A có nhiều dòng), chọn Đoạn văn, và sau đó chọn các tùy chọn của bạn.
- Để chuyển sang chế độ ngang, hãy nhấp vào 3 dấu chấm ở góc trên bên phải, sau đó nhấn “Thiết lập trang”. Từ đây, bạn có thể chọn "Phong cảnh" hoặc "Chân dung".
- Để thay đổi giao diện văn bản của bạn, hãy nhấn đúp vào một số văn bản để hiển thị các điểm đánh dấu màu xanh lam, sau đó kéo chúng để chọn văn bản bạn muốn chỉnh sửa. Nhấn vào biểu tượng Định dạng (chữ A có nhiều dòng), chọn Chữ, và sau đó chọn các tùy chọn mong muốn của bạn.
- Bạn có thể chèn hình ảnh, đầu trang, chân trang, bảng, số trang và hơn thế nữa khi bạn đang ở Chế độ in. Để bật Chế độ in, hãy nhấn vào ba dấu chấm ở góc trên cùng bên phải, sau đó trượt tùy chọn "Bố cục in" sang Bật. Sau đó, nhấn vào bút chì ở góc dưới cùng bên phải để quay lại trình chỉnh sửa, nhấn vào + để mở menu chèn, sau đó chọn mục bạn muốn chèn.
Bước 6. Chia sẻ tài liệu của bạn
Nếu bạn muốn tài liệu là một nỗ lực cộng tác với những người khác, bạn có thể chia sẻ nó với một cá nhân hoặc một nhóm. Đây là cách thực hiện:
- Nhấn vào nút Chia sẻ (một người có dấu "+") ở trên cùng để mở màn hình "Chia sẻ.
- Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ vào trường "Mọi người".
- Nhấn vào biểu tượng bút chì ở bên phải hộp "Mọi người" để xem danh sách các quyền (Quan điểm, Chỉnh sửa, Bình luận), sau đó chọn một tùy chọn.
- Nhấn vào biểu tượng Gửi (máy bay giấy) ở góc trên bên phải để gửi liên kết tài liệu qua email.
Bước 7. Nhấp vào nút mũi tên để thoát khỏi tài liệu
Khi bạn hoàn tất thao tác trên Tài liệu của mình, hãy chuyển đến góc trên bên trái và nhấp vào mũi tên quay lại. Thao tác này sẽ đưa bạn đến danh sách Google Tài liệu trước đó để bạn có thể tạo tài liệu mới hoặc chỉnh sửa tài liệu cũ.
Bạn cũng có thể nhấn nút màn hình chính trên điện thoại để đóng toàn bộ ứng dụng
Bước 8. Chỉnh sửa tài liệu trong tương lai
Khi bạn muốn làm việc trên tài liệu, chỉ cần khởi chạy ứng dụng Google Tài liệu và nhấn vào tiêu đề của tài liệu trong danh sách tệp. Để thực hiện thay đổi, hãy nhấn vào biểu tượng bút chì ở góc dưới cùng bên phải để vào chế độ chỉnh sửa.
Phương pháp 4/6: Tạo Google Tài liệu từ tệp Word
Bước 1. Mở Google Drive của bạn
Biểu tượng trông giống như một hình tam giác được tạo ra từ 3 màu khác nhau. Bạn có thể truy cập ổ đĩa của mình thông qua tài khoản Google của mình bằng cách truy cập
Nếu chưa có tài khoản Google, bạn cần tạo một tài khoản trước khi tải lên Tài liệu Word của mình
Bước 2. Nhấp vào Mới
Ở góc bên trái, nhấp vào nút Mới có dấu cộng bên cạnh. Thao tác này sẽ mở ra một menu thả xuống.
Bước 3. Chọn Tải lên tệp
Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại trên máy tính của bạn, nơi bạn có thể chọn một tệp để tải lên.
Bạn cũng có thể tải toàn bộ thư mục lên để lưu chúng từ máy tính vào Google Drive
Bước 4. Mở Tài liệu Word được lưu trên máy tính của bạn
Chọn Tài liệu Word mà bạn muốn mở bằng cách nhấp đúp vào tài liệu đó.
Bước 5. Nhấp đúp vào tệp để mở tệp
Máy tính của bạn có thể mất vài giây để tải tệp lên, vì vậy hãy chờ đợi. Khi tệp đã sẵn sàng, bạn có thể nhấp vào tệp trong Google Drive của mình để mở tệp và bắt đầu chỉnh sửa.
Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ và đổi tên Google Tài liệu của mình giống như bình thường
Phương pháp 5/6: Buộc người dùng tạo bản sao tài liệu Google
Bước 1. Sử dụng thủ thuật này để yêu cầu người nhận sao chép Tài liệu của bạn
Khi bạn gửi tài liệu cho ai đó qua Google Documents, có thể có lúc bạn muốn họ sao chép, chỉnh sửa tài liệu đó rồi gửi lại cho bạn. Vì cài đặt trên Google Tài liệu chưa được thiết lập phù hợp để thực hiện việc này, bạn có thể thay đổi URL và buộc người dùng tạo một bản sao thay vì chỉnh sửa tài liệu gốc.
Bạn có thể sử dụng điều này nếu bạn đang gửi một trang tính cho học sinh của mình hoặc công việc giấy tờ cho nhiều nhân viên
Bước 2. Mở tài liệu
Truy cập Google Tài liệu và mở tài liệu bạn muốn chia sẻ.
Bước 3. Nhấp vào nút Chia sẻ
Nó nằm ở góc trên bên phải và có màu xanh lam sáng.
Bước 4. Nhấp vào Thay đổi thành bất kỳ ai có liên kết
Ở cuối hộp bật lên, hãy nhấp vào dòng đối thoại cuối cùng. Điều này sẽ mở ra một hộp mới.
Bước 5. Sao chép liên kết và dán nó vào một nơi khác
Bạn có thể đánh dấu liên kết và sử dụng chuột để nhấp chuột phải, sau đó nhấn sao chép hoặc bạn có thể nhấn Sao chép liên kết. Dán nó vào Google Doc trống để bạn có thể chỉnh sửa nó.
Bạn cũng có thể dán nó vào hộp URL ở đầu trình duyệt web
Bước 6. Thay thế “chỉnh sửa” bằng “sao chép” ở cuối liên kết
Cuộn đến cuối liên kết nơi bạn thấy từ “chỉnh sửa”. Xóa từ “chỉnh sửa”, sau đó nhập “sao chép”, cẩn thận không thay đổi bất kỳ phần nào khác của URL.
Bước 7. Gửi liên kết đã sửa đổi cho người nhận của bạn
Liên kết này bây giờ sẽ tự động mở ra một hộp thoại hỏi người nhận xem họ có muốn tạo một bản sao hay không. Bạn có thể gửi tài liệu này cho bao nhiêu người tùy ý để họ đều có thể có bản sao tài liệu của bạn.
Phương pháp 6/6: Tạo PDF từ Google Tài liệu
Bước 1. Mở Google Tài liệu
Từ Google Drive của bạn, chọn tài liệu bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
Bước 2. Nhấp vào Tệp, sau đó In.
Đi đến góc trên cùng bên trái, sau đó nhấp vào Tệp. Cuộn xuống, sau đó nhấp vào In.
Đây cũng là cách bạn có thể in Google Tài liệu ngay từ máy tính của mình
Bước 3. Chọn "Lưu dưới dạng PDF" làm đích
Bên cạnh “Điểm đến”, hãy nhấp vào hộp thả xuống để xem các tùy chọn của bạn. Nhấn “Lưu dưới dạng PDF”.
Bước 4. Nhấp vào Lưu
Thao tác này sẽ lưu tài liệu vào máy tính của bạn dưới dạng PDF dưới cùng tên mà tài liệu có trên Google Tài liệu.
Lời khuyên
- Đừng lo lắng về việc lưu Google Tài liệu của bạn! Nó sẽ tự động lưu cho bạn mỗi khi bạn thực hiện thay đổi.
- Nếu bạn đang sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến (không có Wi-Fi hoặc kết nối Internet), nó sẽ không tự động lưu cho đến khi bạn kết nối lại với Internet.
- Bạn có thể cắt hoặc chỉnh sửa hình ảnh bên trong chính Google Tài liệu bằng cách nhấp đúp vào hình ảnh.
