Bằng cách sử dụng quy tắc bạn tạo, Outlook có thể kiểm tra từng thư mà bạn nhận được để tìm các đặc điểm nhất định và sau đó tự động chuyển tiếp hoặc chuyển hướng bất kỳ thư nào phù hợp với đặc điểm đến tài khoản e-mail khác. Phương pháp này cũng sẽ cho phép bạn giữ một bản sao của mỗi thư được chuyển tiếp theo quy tắc.
Các bước
Phương pháp 1/3: Outlook 2010
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Outlook
Nhấn vào Tập tin, sau đó nhấp vào Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
Bước 2. Xác định quy tắc áp dụng cho tài khoản nào
Từ Áp dụng các thay đổi cho thư mục này, hãy nhấp vào tài khoản mà bạn muốn áp dụng quy tắc mới.
Bước 3. Tạo quy tắc mới
Bấm vào Quy tắc mới… trên Quy tắc e-mail chuyển hướng.
Bước 4. Bắt đầu từ một phiến đá sạch
Từ Trình hướng dẫn quy tắc, Bên dưới Bắt đầu từ một quy tắc trống phần, bấm vào Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được, sau đó nhấp vào Kế tiếp để tiếp tục.
Bước 5. Đặt điều kiện để kích hoạt quy tắc
Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh từ mọi người hoặc nhóm công khai, và sau đó ở cuối Trình hướng dẫn quy tắc cửa sổ, nhấp vào người hoặc nhóm công khai liên kết. MỘT Địa chỉ quy tắc cửa sổ sẽ xuất hiện. Nhập những người gửi được nhắm mục tiêu trong Từ-> trường đầu vào, nhấp vào VÂNG, và sau đó nhấp vào Kế tiếp.
Bước 6. Truyền nó vào
Trong cửa sổ Trình hướng dẫn quy tắc, hãy bật hộp kiểm bên cạnh chuyển nó đến mọi người hoặc nhóm công khai và sau đó ở cuối Trình hướng dẫn quy tắc cửa sổ, nhấp vào người hoặc nhóm công khai liên kết. MỘT Địa chỉ quy tắc cửa sổ sẽ xuất hiện. Nhập địa chỉ email của người nhận, nhấp vào VÂNG.
Bước 7. Kiểm tra quy tắc
Bạn sẽ thấy mô tả quy tắc ở cuối Trình hướng dẫn quy tắc cửa sổ. Đảm bảo rằng nó chính xác, và sau đó nhấp vào Kết thúc.
Bước 8. Áp dụng quy tắc
bên trong Quy tắc và Cảnh báo cửa sổ, nhấp vào VÂNG để áp dụng quy tắc này.
Phương pháp 2/3: Outlook 2007
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Outlook
Nhấp chuột Thư bên trong Ngăn điều hướng, sau đó trên Công cụ menu, bấm vào Quy tắc và Cảnh báo.
Bước 2. Xác định quy tắc áp dụng cho tài khoản nào
Nếu bạn có nhiều tài khoản e-mail trong hồ sơ e-mail Outlook của mình, thì trong Áp dụng các thay đổi cho thư mục này danh sách nhấp vào Hộp thư đến mà bạn muốn áp dụng quy tắc mới.
Bước 3. Tạo quy tắc mới
Để bắt đầu, hãy nhấp vào Quy tắc mới.
Bước 4. Xác định thời điểm kiểm tra tin nhắn
Dưới Bắt đầu từ một quy tắc trống, nhấp chuột Kiểm tra tin nhắn khi họ đến, và sau đó nhấp vào Kế tiếp.
Bước 5. Phù hợp với tiêu chí của bạn
Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, hãy chọn hộp kiểm cho từng điều kiện phù hợp mà bạn muốn áp dụng cho thư đến.
Bước 6. Chỉnh sửa mô tả
Nhấp vào giá trị được gạch chân tương ứng với điều kiện trong Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, và sau đó chọn hoặc nhập thông tin cần thiết.
Bấm tiếp
Bước 7. Chọn người nhận
Dưới Bước 1: Chọn (các) hành động, chọn chuyển nó đến mọi người hoặc danh sách phân phối hộp kiểm.
- Nhấp chuột người hoặc danh sách phân phối Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc.
- Bấm đúp vào tên hoặc danh sách phân phối mà bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn.
- Nhấp chuột VÂNG và sau đó nhấp vào Kế tiếp hai lần.
Bước 8. Đặt tên cho quy tắc của bạn
Nhập tên dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này.
Bước 9. Chạy quy tắc
Bạn có thể chạy quy tắc này trên các thư đã có trong thư mục của mình. Chọn Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong thư mục hộp kiểm.
Bước 10. Để áp dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản e-mail và hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản
Tùy chọn này chuyển sang màu xám nếu bạn không có nhiều tài khoản e-mail hoặc Hộp thư đến.
Bước 11. Nhấp vào Kết thúc
Phương pháp 3/3: Outlook 2003
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Outlook
bên trong Ngăn điều hướng trên Công cụ menu, bấm vào Quy tắc và Cảnh báo.
Bước 2. Xác định quy tắc áp dụng cho tài khoản nào
Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong hồ sơ Outlook của mình, hãy bấm vào Hộp thư đến bên trong Áp dụng các thay đổi cho thư mục này danh sách mà bạn muốn áp dụng quy tắc.
Bước 3. Tạo quy tắc mới
Để bắt đầu, hãy nhấp vào Quy tắc mới.
Nhấp chuột Bắt đầu từ một quy tắc trống.
Bước 4. Xác định thời điểm kiểm tra các tin nhắn
Nhấp chuột Kiểm tra tin nhắn khi họ đến. Đây là dưới Bước 1: Chọn thời điểm kiểm tra thư.
Nhấp chuột Kế tiếp.
Bước 5. Chọn các hộp kiểm thích hợp
Những điều này được tìm thấy bên cạnh mỗi điều kiện mà bạn muốn thư đến phải khớp, trong Bước 1: Chọn (các) điều kiện.
Bước 6. Chỉnh sửa mô tả
Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào giá trị được gạch chân tương ứng với điều kiện, sau đó chọn hoặc nhập thông tin cần thiết.
Nhấp chuột Kế tiếp.
Bước 7. Chọn người nhận
Chọn chuyển nó đến mọi người hoặc danh sách phân phối hộp kiểm bên dưới Bước 1: Chọn (các) hành động.
- Nhấp chuột Mọi người hoặc danh sách phân phối Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc
- Bấm đúp vào tên hoặc danh sách phân phối mà bạn muốn chuyển tiếp thư, sau đó bấm VÂNG.
- Nhấp chuột Kế tiếp hai lần
Bước 8. Kết thúc
Nhập tên dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này.
Nhấp chuột Kết thúc
Lời khuyên
- Bạn chỉ có thể tạo thư điện tử với quyền hạn chế bằng Quản lý Quyền Thông tin trong Microsoft Office Professional Editions.
- Lưu ý: Bài viết này không đề cập đến cách chuyển tiếp tất cả thư đến. Ngoài ra, môi trường công ty có thể có các quy tắc cụ thể liên quan đến việc tự động chuyển tiếp thư. Nếu sử dụng Exchange / MAPI để chuyển tiếp đến các địa chỉ E-mail bên ngoài, có một cài đặt trong máy chủ Exchange có thể ngăn điều này và bạn có thể phải nói chuyện với quản trị viên của mình để cho phép bất kỳ chuyển tiếp nào.
- Bạn có thể chuyển tiếp hoặc chuyển hướng bất kỳ thư nào mà bạn nhận được - trừ khi người gửi sử dụng Quản lý Quyền Thông tin (IRM) để ngăn người nhận chia sẻ nội dung của thư với người khác. Chỉ người gửi ban đầu mới có thể xóa quyền hạn chế trên thư.
