Nghe có vẻ đơn giản nhưng phải không? Bạn đang làm đúng các bước? Có một cách để quản lý email bằng Microsoft Outlook Mail Folders, nhưng không phải lúc nào bạn cũng rõ cách thực hiện nó một cách hiệu quả.
Các bước
Bước 1. Xác định các cá nhân hoặc nhóm người mà bạn thường xuyên nhận được email
Bước 2. Từ Thư Outlook, Hành động, Quy tắc và Cảnh báo, hãy tạo quy tắc mới cho từng nhóm riêng lẻ hoặc người mà bạn thường xuyên nhận email và hướng những email này được chuyển đến một thư mục cụ thể trong thư mục Hộp thư đến
Bước 3. Xác định xem bạn có muốn A) được cảnh báo khi bạn nhận được một tin nhắn đặc biệt từ cá nhân hoặc nhóm này và / hoặc B) đánh dấu nó là đã đọc ngay lập tức
Xem lại các tùy chọn hành động khác để xem liệu chúng có thể hỗ trợ thêm cho bạn hay không.
Bước 4. Tạo quy tắc mới cho từng nhóm riêng lẻ hoặc người mà bạn thường xuyên gửi email và hướng những email này được chuyển dưới dạng bản sao của email bạn đang gửi đến một thư mục cụ thể trong thư mục Đã gửi
Bước 5. Dựa trên mức độ ưu tiên, hãy quyết định khi nào và theo thứ tự bạn muốn dừng xử lý một quy tắc
Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các quy tắc xử lý email bạn gửi - nếu không, bạn sẽ lưu nhiều bản sao của cùng một email.
Bước 6. Có một quy tắc đã gửi ở cuối tất cả các quy tắc đã gửi với Dừng xử lý
Quy tắc này sẽ bắt tất cả các email không được đưa vào các thư mục con riêng lẻ.
Bước 7. Trên cơ sở liên tục, hãy đánh giá các email Đã gửi đi đến thư mục Đã gửi mà không được chuyển sang thư mục con khác
Số lượng tin nhắn trong Đã gửi thư mục có thể cho biết đã đến lúc tạo các danh mục con mới của email đã gửi.
Bước 8. Trên cơ sở liên tục, hãy đánh giá các email Hộp thư đến được chuyển đến Hộp thư đến và không bị chuyển sang danh mục con khác
Số lượng tin nhắn trong chính Hộp thư đến thư mục có thể xác định thời điểm tạo các danh mục con mới của email đã nhận.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Chìa khóa để quản lý email bằng Microsoft Outlook là học cách tạo các danh mục email và ưu tiên các email của bạn - hãy coi đó là việc cắt tỉa và làm sạch khu vườn email của bạn - để bạn có thể hưởng lợi từ lượng thông tin bạn có sẵn.
- Xem xét việc thay đổi thuộc tính của các thư mục để hiển thị Tổng số mục thay vì Tổng số mục chưa đọc, đặc biệt, nếu bạn đang nhận được thông báo về các thư mới quan trọng đang được nhận.
- Đối với các thư mục bạn tạo Đã gửi thư, điều chỉnh chế độ xem (nhấp chuột phải vào thanh hiển thị / sắp xếp của thư mục, Tùy chỉnh Chế độ xem Hiện tại, Trường, v.v.) để loại bỏ Từ và Nhận và thêm Đến và Đã gửi đồng ruộng.
- Một khi Đã gửi và Nhận email được phân loại, dễ dàng hơn để xem "sự phát triển email" đến từ đâu và quyết định nơi để cắt tỉa và tạo các nhánh mới.
- Ví dụ: các email quảng cáo có thể đáng được xem xét khi chúng đến lần đầu tiên, nhưng chúng sẽ sớm cũ đi và có thể bị xóa. Thông báo ngân hàng và biên lai mà bạn có thể muốn giữ lâu hơn.
- Bạn cũng có thể muốn thêm các trường hữu ích khác vào dạng xem thư mục của mình. Kích thước cho phép bạn xem và sắp xếp theo kích thước của thư. Bạn có thể quyết định giải nén các thư mục email lớn hơn và quản lý chúng bên ngoài email (tức là lưu các tệp đính kèm quan trọng hoặc lưu toàn bộ email vào vị trí bên ngoài Outlook).
- Cần trợ giúp với thư rác trong Outlook? thư rác. Nó nhanh chóng. Dễ thôi. Nó miễn phí.
Cảnh báo
- Khi số lượng thư trong một thư mục đạt đến một con số nhất định (50? 100? 200?), Đó là lúc để đánh giá việc làm cỏ, cắt tỉa, phân loại phụ các email của bạn trong thư mục đó.
- Bạn nên đặt phiên bản Outlook tại nhà của mình thành trường hợp thử nghiệm để tạo các quy tắc email Outlook trước khi bạn thực hiện các thay đổi đối với phiên bản Outlook công việc của mình (hoặc ngược lại, tùy thuộc vào điều bạn quan tâm hơn).
