Các chuyên gia máy tính khuyên bạn nên thường xuyên sao lưu các tập tin quan trọng, nhưng chúng ta thường quên sao lưu các tập tin email. Đối với nhiều người, email và danh bạ là một trong những dữ liệu quan trọng nhất trên máy tính. Sao lưu dữ liệu Outlook của bạn cũng đơn giản như sao chép một tệp.
Các bước
Phương pháp 1/2: Sao lưu Outlook
Bước 1. Hiểu cách Outlook lưu trữ dữ liệu
Tất cả thông tin Outlook của bạn, bao gồm email, thư mục, danh bạ, lịch, v.v., được lưu trữ trong một .pst hoặc .ost tập tin trên máy tính của bạn. Sao chép tệp này sẽ tạo một bản sao lưu đầy đủ thông tin Outlook của bạn.
Bước 2. Mở thư mục chứa tệp dữ liệu Outlook của bạn
Bạn sẽ cần điều hướng đến C: / Users \% username% / AppData / Local / Microsoft / Outlook \. Có một số cách mà bạn có thể làm điều này:
- Bạn có thể mở cửa sổ Explorer và điều hướng đến thư mục này, nhưng trước tiên bạn cần hiển thị các tệp ẩn. Nhấp vào tab "Xem" và chọn "Các mục ẩn" hoặc nhấp vào trình đơn "Xem", chọn "Tùy chọn thư mục", sau đó chọn "Hiển thị tệp và thư mục ẩn". Điều này sẽ cho phép bạn xem thư mục "AppData" trong thư mục Người dùng của bạn.
- Bạn có thể nhấn ⊞ Win, nhập% appdata% và nhấn ↵ Enter. Thao tác này sẽ mở thư mục "Chuyển vùng". Đi lên một cấp để bạn đang ở trong thư mục "AppData", sau đó mở "Cục bộ" → "Microsoft" → "Outlook".
- Trong Windows XP, vị trí là C: / Documents and Settings \% username% / Local Settings / Application Data / Microsoft / Outlook \.
Bước 3. Tìm tệp.pst và.ost
Đây là các tệp dữ liệu cho chương trình Outlook của người dùng đó. Các tệp sẽ được đặt tên theo địa chỉ email mà chúng được liên kết. Hầu hết người dùng sẽ có tệp.pst, trong khi người dùng Exchange thường có tệp.ost.
Sao chép tệp bằng cách chọn nó và sau đó nhấn Ctrl + C hoặc nhấp chuột phải vào nó và chọn "Sao chép"
Bước 4. Quyết định cách bạn muốn sao lưu tệp
Có một số cách để bạn có thể sao lưu tệp dữ liệu này một cách an toàn, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Tạo nhiều bản sao lưu sẽ giúp đảm bảo rằng tệp của bạn vẫn an toàn trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Bạn có thể sao chép tệp vào ổ USB. Hầu hết các tệp.pst sẽ có kích thước khoảng 10-100 MB, phù hợp với hầu hết các ổ USB.
- Bạn có thể ghi tệp ra đĩa. Điều này cho phép bạn tập tin đĩa đi, nhưng có thể không phải là cách sử dụng tốt nhất của toàn bộ đĩa do kích thước tập tin tương đối nhỏ. Xem Cách ghi DVD để biết thêm chi tiết.
- Bạn có thể tải tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc OneDrive. Điều này có lợi là cho phép bạn truy cập vào tệp ở bất kỳ đâu bạn có thể kết nối với internet. Xem Cách sao lưu dữ liệu để biết thêm chi tiết về cách tải tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây.
Phương pháp 2/2: Khôi phục bản sao lưu của bạn
Bước 1. Sao chép tệp sao lưu vào máy tính của bạn
Nếu tệp sao lưu nằm trên ổ USB, đĩa hoặc được tải lên bộ nhớ đám mây, trước tiên bạn sẽ muốn sao chép tệp đó vào bộ nhớ cục bộ của máy tính. Bạn có thể đặt tệp ở bất kỳ đâu, chẳng hạn như trên máy tính để bàn hoặc trong thư mục Tài liệu của bạn.
Bước 2. Nhấp vào tab Tệp hoặc nút Office
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2003, hãy bấm vào menu Tệp.
Bước 3. Chọn "Mở & Xuất" hoặc "Mở
" Bạn sẽ thấy một số tùy chọn.
Bước 4. Nhấp vào "Mở tệp dữ liệu Outlook
" Thao tác này sẽ mở trình duyệt tệp.
Bước 5. Duyệt tệp dữ liệu
Điều hướng đến tệp dữ liệu mà bạn đã sao chép trở lại bộ nhớ cục bộ của mình. Chọn nó và nhấp vào "Mở" để tải tệp.
Bước 6. Sử dụng bản sao lưu của bạn
Outlook sẽ tải tệp dữ liệu sao lưu, bao gồm tất cả các thư mục, thư, danh bạ và mục lịch.
