Bản ghi trùng lặp có thể xuất hiện nếu bạn có nhiều người nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu mà không có đủ biện pháp bảo vệ. Việc hợp nhất một số cơ sở dữ liệu với nhau cũng có thể gây ra các bản sao. Access cung cấp một công cụ truy vấn để tìm các bản sao trong cơ sở dữ liệu của bạn. Sau đó, bạn có thể xóa hoặc hợp nhất chúng, giúp cơ sở dữ liệu của bạn dễ đọc hơn và hiệu quả hơn.
Các bước
Bước 1. Biết điều gì làm cho dữ liệu "trùng lặp"
Dữ liệu trùng lặp không có nghĩa là tất cả các trường đều giống nhau. Ví dụ: một khách hàng đã được nhập vào cơ sở dữ liệu hai lần có thể có hai ID khác nhau và có khả năng khác nhau về cách viết. Mặt khác, nếu tên chung thì có thể là hai khách hàng khác nhau. Bạn sẽ cần so sánh dữ liệu có sẵn và kiểm tra từng kết quả một cách cẩn thận để xác định đâu là kết quả và đâu là kết quả trùng lặp.
Bước 2. Sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn
Bạn nên tạo một bản sao lưu mới trước khi thực hiện các thay đổi lớn. Bằng cách này, bạn có thể khôi phục cơ sở dữ liệu nếu bạn lỡ tay xóa nhầm các mục nhập.
- Nhấp vào menu Tệp và chọn "Lưu dưới dạng" hoặc "Lưu & Xuất bản".
- Nhấp vào "Cơ sở dữ liệu sao lưu" trong phần Nâng cao. Làm theo lời nhắc để sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn.
Bước 3. Thông báo cho những người dùng khác rằng bạn sắp thực hiện các thay đổi
Để tránh xung đột dữ liệu, hãy cố gắng đảm bảo rằng không có người dùng nào khác sẽ thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Điều này không bắt buộc, nhưng có thể giúp bạn đỡ đau đầu sau này nếu có vấn đề.
Đặt cơ sở dữ liệu của bạn ở chế độ Độc quyền nếu bạn có thể. Điều này sẽ ngăn người dùng khác thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Nhấp vào menu Tệp và chọn "Tùy chọn", sau đó chọn "Cài đặt Máy khách". Trong phần "Chế độ mở mặc định", hãy chọn "Độc quyền". Nếu bạn không có nhiều người sử dụng cơ sở dữ liệu, bạn thường không cần phải lo lắng về điều này
Bước 4. Mở trình hướng dẫn truy vấn
Công cụ truy vấn có thể tìm các mục nhập có nội dung trùng lặp. Quá trình khởi động trình hướng dẫn khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Access bạn đang sử dụng:
- 2013/2010 - Nhấp vào tab "Tạo" và sau đó nhấp vào "Trình hướng dẫn truy vấn".
- 2007 - Nhấp vào tab "Chèn" hoặc "Tạo" và chọn "Trình hướng dẫn Truy vấn".
- 2003 - Mở cửa sổ Cơ sở dữ liệu và chọn tab "Truy vấn". Nhấp vào nút "Mới".
Bước 5. Chọn "Tìm trình hướng dẫn truy vấn trùng lặp"
Truy vấn này so sánh các trường để tìm các mục trùng lặp.
Bước 6. Chọn bảng bạn muốn tìm kiếm
Tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn sẽ được liệt kê. Chọn bảng bạn muốn kiểm tra các bản sao.
Đối với hầu hết các lần kiểm tra trùng lặp, bạn sẽ muốn chọn chế độ xem "Bảng"
Bước 7. Chọn các trường mà bạn cho là có trùng lặp
Chọn tất cả các trường mà bạn muốn so sánh để tìm dữ liệu trùng lặp. Bao gồm đủ các trường để đưa ra nhận định. Các bản sao chỉ được trả về nếu các trường khớp với ký tự của ký tự. Bạn có thể sử dụng các biểu thức để tìm các kết quả phù hợp từng phần.
- Tránh sử dụng các trường chung chung. Tránh sử dụng các trường như ngày tháng hoặc vị trí để giảm bớt sự lộn xộn khi so sánh các mục nhập.
- Nếu không có đủ trường để phân biệt giữa các bản ghi hoặc với các trường quá chung chung, bạn sẽ nhận được rất nhiều kết quả trùng lặp.
Bước 8. Chọn các trường bổ sung để xem
Một hoặc hai trường bổ sung có thể giúp bạn quyết định xem dữ liệu có thực sự trùng lặp hay không. Ví dụ: trường ID đơn hàng sẽ giúp bạn xác định xem trùng tên hai lần có phải là các mục nhập riêng biệt hay không. Bao gồm ít nhất một trường để giúp phân biệt điều này và ngăn ngừa mất dữ liệu ngẫu nhiên.
Bước 9. Tạo truy vấn
Bạn sẽ được nhắc đặt tên cho truy vấn. Nhấp vào "Hoàn tất" để xem kết quả.
Bước 10. Xem lại kết quả của bạn một cách cẩn thận
Bất kỳ bản sao tiềm năng nào dựa trên tiêu chí của bạn sẽ được hiển thị. Xem qua từng kết quả và sử dụng kiến thức bạn có về công ty của mình để quyết định xem mục nhập có trùng lặp hay không. Đảm bảo hoàn toàn rằng một bản ghi là bản sao trước khi bạn xóa nó.
Nếu bạn không thể quyết định, hãy tạo lại truy vấn với một trường bổ sung để giúp bạn đưa ra quyết định của mình
Bước 11. Xóa các bản ghi trùng lặp
Nhấp chuột phải vào cột bên trái và chọn "Xóa Bản ghi" để xóa bản sao. Bạn có thể chọn nhiều bản ghi để xóa tất cả chúng cùng một lúc.
- Bạn có thể muốn hợp nhất một số dữ liệu từ một trong các bản ghi trùng lặp vào bản ghi mà bạn định giữ.
- Đảm bảo không xóa tất cả các bản ghi xuất hiện trên danh sách kết quả trùng lặp, nếu không bạn sẽ không còn lại bản ghi gốc.
