Khi làm việc với bảng tính Microsoft Excel có nhiều dữ liệu, bạn có thể gặp phải các mục nhập trùng lặp. Tính năng Định dạng có Điều kiện của Microsoft Excel cho bạn biết chính xác vị trí của các bản sao, trong khi tính năng Xóa bản sao sẽ xóa chúng cho bạn. Việc xem và xóa các bản sao đảm bảo rằng dữ liệu và bản trình bày của bạn chính xác nhất có thể.
Các bước
Phương pháp 1/2: Sử dụng định dạng có điều kiện
Bước 1. Mở tệp gốc của bạn
Điều đầu tiên bạn cần làm là chọn tất cả dữ liệu bạn muốn kiểm tra các bản sao.
Bước 2. Nhấp vào ô ở góc trên bên trái của nhóm dữ liệu của bạn
Điều này bắt đầu quá trình lựa chọn.
Bước 3. Giữ phím ⇧ Shift và nhấp vào ô cuối cùng
Lưu ý rằng ô cuối cùng phải nằm ở góc dưới bên phải của nhóm dữ liệu của bạn. Thao tác này sẽ chọn tất cả dữ liệu của bạn.
Bạn có thể thực hiện việc này theo bất kỳ thứ tự nào (ví dụ: nhấp vào hộp phía dưới bên phải trước, sau đó đánh dấu từ đó)
Bước 4. Nhấp vào "Định dạng có điều kiện
" Nó có thể được tìm thấy trong tab / ruy-băng "Trang chủ" của thanh công cụ (trong nhiều trường hợp, trong phần "Kiểu"). Nhấp vào nó sẽ xuất hiện menu thả xuống.
Bước 5. Chọn "Đánh dấu quy tắc ô", sau đó "Giá trị trùng lặp
" Đảm bảo dữ liệu của bạn vẫn được đánh dấu khi bạn thực hiện việc này. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ với các tùy chọn tùy chỉnh trong một menu thả xuống khác.
Bước 6. Chọn "Giá trị trùng lặp" từ trình đơn thả xuống
Thay vào đó, nếu bạn muốn hiển thị tất cả các giá trị duy nhất, bạn có thể chọn "Duy nhất"
Bước 7. Chọn màu đánh dấu của bạn
Màu đánh dấu sẽ chỉ định các bản sao. Mặc định là màu đỏ nhạt với chữ màu đỏ đậm.
Bước 8. Nhấp vào "OK" để xem kết quả của bạn
Bước 9. Chọn hộp của một bản sao và nhấn Delete để xóa nó
Bạn sẽ không muốn xóa các giá trị này nếu mỗi phần dữ liệu đại diện cho điều gì đó (ví dụ: một cuộc khảo sát).
Khi bạn xóa bản sao một lần, giá trị đối tác của nó sẽ mất đi điểm nổi bật
Bước 10. Nhấp vào "Định dạng có điều kiện" một lần nữa
Cho dù bạn đã xóa các bản sao của mình hay chưa, bạn nên xóa định dạng đánh dấu trước khi thoát khỏi tài liệu.
Bước 11. Chọn "Xóa Quy tắc", sau đó "Xóa Quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính" để xóa định dạng
Thao tác này sẽ xóa phần đánh dấu xung quanh bất kỳ bản sao nào mà bạn không xóa.
Nếu bạn có nhiều phần trong bảng tính của mình được định dạng, bạn có thể chọn một khu vực cụ thể và nhấp vào "Xóa quy tắc khỏi các ô đã chọn" để xóa phần đánh dấu của chúng
Bước 12. Lưu các thay đổi của tài liệu của bạn
Nếu bạn hài lòng với các bản sửa đổi của mình, bạn đã tìm và xóa thành công các bản sao trong Excel!
Phương pháp 2/2: Sử dụng Tính năng Xóa bản sao của Excel
Bước 1. Mở tệp gốc của bạn
Điều đầu tiên bạn cần làm là chọn tất cả dữ liệu bạn muốn kiểm tra các bản sao.
Bước 2. Nhấp vào ô ở góc trên bên trái của nhóm dữ liệu của bạn
Điều này bắt đầu quá trình lựa chọn.
Bước 3. Giữ phím ⇧ Shift và nhấp vào ô cuối cùng
Ô cuối cùng nằm ở góc dưới bên phải của nhóm dữ liệu của bạn. Thao tác này sẽ chọn tất cả dữ liệu của bạn.
Bạn có thể thực hiện việc này theo bất kỳ thứ tự nào (ví dụ: nhấp vào hộp phía dưới bên phải trước, sau đó đánh dấu từ đó)
Bước 4. Nhấp vào tab "Dữ liệu" ở phần trên cùng của màn hình
Bước 5. Tìm phần "Công cụ dữ liệu" trên thanh công cụ
Phần này bao gồm các công cụ để thao tác dữ liệu đã chọn của bạn, bao gồm cả tính năng "Xóa bản sao".
Bước 6. Nhấp vào "Loại bỏ các bản sao
" Thao tác này sẽ hiển thị một cửa sổ tùy chỉnh.
Bước 7. Nhấp vào "Chọn tất cả
" Điều này sẽ xác minh tất cả các cột của bạn đã được chọn.
Bước 8. Kiểm tra bất kỳ cột nào bạn muốn sử dụng công cụ này
Cài đặt mặc định đã chọn tất cả các cột.
Bước 9. Nhấp vào tùy chọn "Dữ liệu của tôi có tiêu đề", nếu có
Thao tác này sẽ nhắc chương trình gắn nhãn mục nhập đầu tiên trong mỗi cột dưới dạng tiêu đề, loại bỏ chúng khỏi quá trình xóa.
Bước 10. Nhấp vào "OK" để loại bỏ các bản sao
Khi bạn hài lòng với các tùy chọn của mình, hãy nhấp vào "OK". Thao tác này sẽ tự động xóa mọi giá trị trùng lặp khỏi lựa chọn của bạn.
Nếu chương trình cho bạn biết rằng không có bất kỳ bản sao nào - đặc biệt nếu bạn biết là có - hãy thử đặt dấu kiểm bên cạnh các cột riêng lẻ trong cửa sổ "Xóa bản sao". Quét từng cột một sẽ giải quyết được bất kỳ lỗi nào ở đây
Bước 11. Lưu các thay đổi của tài liệu của bạn
Nếu bạn hài lòng với các bản sửa đổi của mình, bạn đã xóa thành công các bản sao trong Excel!
Lời khuyên
- Bạn cũng có thể xác định các giá trị trùng lặp bằng cách cài đặt tiện ích bổ trợ của bên thứ ba. Một số tiện ích này nâng cao tính năng định dạng có điều kiện của Excel để cho phép bạn sử dụng nhiều màu để xác định các giá trị trùng lặp.
- Xóa các bản sao của bạn rất hữu ích khi xem lại danh sách tham dự, danh bạ địa chỉ hoặc các tài liệu tương tự.
