Tính năng Nhận xét của Microsoft Word cho phép nhiều tác giả giao tiếp với nhau về văn bản trong tài liệu Word. Được sử dụng cùng với tính năng Theo dõi Thay đổi, người chỉnh sửa có thể giải thích cho tác giả lý do của họ để thực hiện các thay đổi đối với văn bản hoặc yêu cầu làm rõ một đoạn văn cụ thể mà tác giả có thể trả lời bằng nhận xét của riêng mình. Các phiên bản Word kể từ Word 2002 hiển thị chú thích trong bong bóng ở lề phải của tài liệu trong dạng xem Bố trí in hoặc Bố cục Web, và chú thích cũng có thể được hiển thị trong Ngăn Xem lại. Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn những nhận xét này và thêm, chỉnh sửa và xóa chúng; các bước dưới đây cho bạn biết cách thực hiện.
Các bước
Phương pháp 1/8: Hiển thị Nhận xét
Bước 1. Bật tính năng đánh dấu
Cách bạn bật tính năng này tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng. Các phiên bản Word 2003 trở về trước sử dụng giao diện menu và thanh công cụ cũ hơn, trong khi Word 2007 và 2010 sử dụng giao diện ruy-băng menu mới hơn.
- Trong Word 2003, chọn "Đánh dấu" từ menu "Xem".
- Trong Word 2007 và 2010, hãy nhấp vào menu thả xuống "Hiển thị Đánh dấu" trong nhóm Theo dõi của ruy-băng trình đơn Xem lại và đảm bảo rằng tùy chọn Nhận xét được chọn.
- Chọn Đánh dấu từ menu Xem lại trong Word 2003 hoặc bỏ chọn tùy chọn Nhận xét trong Word 2007 hoặc 2010 sẽ tắt tính năng đánh dấu, ẩn các nhận xét.
Bước 2. Chọn chế độ xem hiển thị chính xác nếu cần
Hộp chú thích chỉ hiển thị khi tài liệu của bạn ở dạng xem Bố trí In, dạng xem Bố trí Web hoặc dạng xem Đọc Toàn màn hình trong Word 2007 và 2010. Để thay đổi cách hiển thị, hãy làm như sau:
- Trong Word 2003, bấm Bố trí In hoặc Bố trí Web trên menu Dạng xem.
- Trong Word 2007 và 2010, chọn Bố trí In hoặc Bố trí Web từ nhóm Dạng xem Tài liệu trên ruy-băng menu Dạng xem.
- Nếu bạn không có chế độ xem hiển thị chính xác, nhận xét của bạn sẽ không xuất hiện, nhưng các phần của văn bản được đánh dấu để nhận xét sẽ giữ lại phần đánh dấu của chúng và theo sau là số nhận xét.
Phương pháp 2/8: Thêm nhận xét
Bước 1. Chọn điểm trong văn bản bạn muốn nhận xét
Kéo con trỏ của bạn qua các từ bạn muốn nhận xét hoặc đặt con trỏ của bạn ở cuối một đoạn văn bản.
Bước 2. Chèn nhận xét
Khi bạn chọn tùy chọn để chèn nhận xét cho phiên bản Word của mình, một hộp chú giải sẽ xuất hiện ở lề phải với xác định tên viết tắt và số thứ tự nếu bạn đang ở dạng xem Bố trí in hoặc Bố trí web. Nếu bạn đang ở chế độ xem Bình thường hoặc Dàn ý, một số sẽ xuất hiện trong ngăn Đánh giá.
- Trong Word 2003, chọn Nhận xét từ menu Chèn.
- Trong Word 2007 và 2010, chọn Nhận xét Mới từ nhóm Nhận xét trong ruy-băng trình đơn Xem lại.
- Nếu nhận xét mới của bạn nằm giữa các nhận xét hiện có, các nhận xét theo sau nó sẽ được đánh số lại để phản ánh vị trí mới của chúng trong chuỗi nhận xét.
Bước 3. Nhập nhận xét của bạn vào bong bóng
Tất cả các tính năng định dạng văn bản, chẳng hạn như in đậm, in nghiêng và gạch chân đều có sẵn cho văn bản nhận xét. Bạn cũng có thể chèn siêu liên kết vào bình luận.
Phương pháp 3/8: Trả lời các bình luận hiện có
Bước 1. Chọn nhận xét bạn muốn trả lời
Bước 2. Chèn nhận xét phản hồi của bạn
Thực hiện theo quy trình tương tự như được mô tả để chèn nhận xét trong "Thêm nhận xét". Nhận xét phản hồi hiển thị số nhận dạng của người phản hồi và số thứ tự, theo sau là số nhận dạng và trình tự cho nhận xét được phản hồi.
Bạn có thể trả lời các bình luận trước đó của riêng bạn. Đây là một cách tốt để làm rõ từ ngữ của những nhận xét trước đây của bạn nếu bạn cho rằng những từ ban đầu của mình có thể bị hiểu nhầm
Phương pháp 4/8: Chỉnh sửa nhận xét
Bước 1. Bật hiển thị nhận xét, nếu cần
Làm theo hướng dẫn trong "Hiển thị Nhận xét" cho phiên bản Microsoft Word của bạn.
Bước 2. Nhấp vào bong bóng có nhận xét mà bạn muốn chỉnh sửa
Nếu bạn không thể xem toàn bộ nội dung nhận xét trong bong bóng nhận xét, bạn có thể bật Ngăn đánh giá để xem lại toàn bộ nội dung nhận xét của bạn ở đó. Xem hướng dẫn trong "Hiển thị ngăn đánh giá".
Bước 3. Thực hiện các thay đổi văn bản bạn muốn
Phương pháp 5/8: Xóa nhận xét
Bước 1. Nhấp chuột phải vào nhận xét bạn muốn xóa
Điều này sẽ hiển thị một menu bật lên.
Bước 2. Chọn Xóa bình luận từ menu bật lên
Bong bóng nhận xét biến mất và số thứ tự của các nhận xét theo sau nó giảm đi 1.
Phương pháp 6/8: In chú thích
Bước 1. Hiển thị tài liệu của bạn trong dạng xem Bố trí in
Xem bước trong "Hiển thị Nhận xét của bạn" về việc chọn chế độ xem hiển thị chính xác để biết hướng dẫn về cách thực hiện việc này.
Bước 2. Bật màn hình nhận xét, nếu nó chưa được bật
Một lần nữa, hãy xem "Hiển thị Nhận xét của bạn" để biết hướng dẫn cho phiên bản Word của bạn.
Bước 3. Xác định nhận xét nào bạn muốn hiển thị và in
Bạn có thể chọn hiển thị và in các nhận xét của tất cả người đánh giá tài liệu hoặc chỉ nhận xét của một người đánh giá duy nhất. Phương pháp thay đổi một chút tùy theo phiên bản Microsoft Word của bạn.
- Trong Word 2003, chọn Hiển thị trên thanh công cụ Đánh giá, sau đó chọn Người đánh giá và chọn Hiển thị Tất cả Người đánh giá để hiển thị nhận xét của mọi người đánh giá hoặc chọn số nhận dạng cho một người đánh giá cụ thể để chỉ hiển thị nhận xét của người đánh giá đó.
- Trong Word 2007 và 2010, chọn Hiển thị Đánh dấu từ nhóm Theo dõi trong ruy-băng trình đơn Đánh giá và chọn Tất cả Người đánh giá từ menu phụ Người đánh giá để hiển thị nhận xét của mọi người đánh giá hoặc chọn số nhận dạng cho một người đánh giá cụ thể để chỉ hiển thị nhận xét của người đánh giá đó.
Bước 4. In tài liệu của bạn
Hiển thị hộp thoại In trong phiên bản Word của bạn và chọn "Tài liệu hiển thị đánh dấu" để in các nhận xét đã chọn cùng với tài liệu.
- Để truy cập hộp thoại In trong Word 2003, hãy chọn In từ menu Tệp.
- Để truy cập hộp thoại In trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Microsoft Office ở phía trên bên trái và chọn "In" từ menu.
- Để truy cập hộp thoại In trong Word 2010, hãy nhấp vào tab Tệp và chọn "In" từ menu Tệp ở cạnh trái của trang.
- Để in tài liệu mà không có chú thích, hãy chọn "Tài liệu" từ hộp thoại In.
Phương pháp 7/8: Hiển thị ngăn đánh giá
Bước 1. Mở Ngăn Đánh giá
Phương pháp thực hiện việc này tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Word của bạn.
- Trong Word 2003, chọn Ngăn Xem lại trên thanh công cụ Xem lại. (Nếu thanh công cụ Đánh giá chưa được hiển thị, hãy chọn Thanh công cụ từ menu Xem và sau đó chọn Đánh giá.)
- Trong Word 2007 và 2010, chọn Ngăn Xem lại từ nhóm Theo dõi trong ruy-băng menu Xem lại và chọn Ngăn Dọc xem lại để hiển thị ngăn bên cạnh tài liệu của bạn hoặc Ngăn Xem xét Ngang để hiển thị ngăn bên dưới tài liệu của bạn.
Bước 2. Đóng Ngăn Đánh giá khi hoàn tất
Nhấp vào "X" ở góc trên bên phải.
Phương pháp 8/8: Thay đổi Định danh Nhận xét
Bước 1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn hoặc Tùy chọn Word
Microsoft Word sử dụng tên người dùng và tên viết tắt mà bạn được nhắc cung cấp khi cài đặt Microsoft Office. (Nếu bạn không cung cấp tên và tên viết tắt của chính mình tại thời điểm này, Word và các chương trình Office khác sẽ sử dụng tên "Chủ sở hữu" và chữ cái đầu "O.") Bạn có thể thay đổi tên và tên viết tắt sau khi cài đặt bằng cách sử dụng hộp thoại Tùy chọn trong Word 2003 hoặc hộp thoại Word Options trong Word 2007 và Word 2010.
- Trong Word 2003, chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Chọn tab Thông tin người dùng.
- Trong Word 2007, nhấp vào nút Microsoft Office và chọn Tùy chọn Word. Bạn cũng có thể chọn Thay đổi Tên Người dùng từ nút thả xuống Theo dõi Thay đổi trong nhóm Theo dõi trong ruy-băng trình đơn Xem lại.
- Trong Word 2010, nhấp vào tab Tệp và chọn Tùy chọn từ menu Tệp ở cạnh trái. Bạn cũng có thể chọn Thay đổi Tên Người dùng từ nút thả xuống Theo dõi Thay đổi trong nhóm Theo dõi trong ruy-băng trình đơn Xem lại.
Bước 2. Nhập tên và tên viết tắt của bạn vào các trường bên dưới "Cá nhân hóa bản sao Microsoft Office của bạn
Bước 3. Bấm OK
Thao tác này sẽ đóng hộp thoại Tùy chọn Word và thay đổi tên người dùng và tên viết tắt của các mục nhập của bạn.
Mặc dù nhận xét bạn đưa ra sau khi thay đổi tên viết tắt sẽ phản ánh mã nhận dạng mới, nhưng nhận xét được đưa ra trước khi thay đổi sẽ vẫn hiển thị mã nhận dạng bạn đã sử dụng trước đó
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Nhận xét được mã hóa màu theo danh tính của người đánh giá và thời điểm chúng được tạo. Nhận xét ban đầu thường được hiển thị bằng màu đỏ, trong khi các nhận xét được hiển thị bởi người đánh giá gần đây nhất trước người đánh giá hiện tại thường xuất hiện bằng màu xanh lam.
- Bạn có thể xác định tên đầy đủ của người nhận xét và ngày nhận xét được đưa ra bằng cách đặt con trỏ chuột vào bong bóng nhận xét. Thông tin sẽ xuất hiện trong một Mẹo công cụ.
