Nếu bạn đang thuyết trình PowerPoint và muốn cung cấp cho người xem phiên bản in, bạn có thể tạo một trang phát tay. Trang tài liệu phát tay là phiên bản in của bản trình bày của bạn có thể giúp người xem theo dõi, ghi chú và lưu giữ thông tin cho chính họ. Vì bạn có thể đặt nhiều trang chiếu trên một bản phát tay duy nhất, việc in bản phát tay thay vì toàn bộ bản trình bày có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều giấy và mực in. WikiHow này hướng dẫn bạn cách in nhanh các bản phát hành PowerPoint hữu ích, cũng như cách thiết kế bản chính của bản phát tay cho phép bạn lưu các tùy chỉnh của bản phát tay để in trong tương lai.
Các bước
Phương pháp 1/2: In tài liệu phát theo cách nhanh chóng
Bước 1. Mở bản trình bày của bạn trong PowerPoint
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp đúp vào tệp. PPTX,. PPTM hoặc. PPT của mình. Trước tiên, bạn cũng có thể mở PowerPoint (bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu trên Windows và trong thư mục Ứng dụng trong macOS), hãy truy cập Tập tin > Mở ra > Duyệt qua, chọn tệp, sau đó bấm Mở ra.
Bước 2. Nhấp vào menu Tệp
Nó ở góc trên bên trái.
Bước 3. Nhấp vào In trên menu
Nó nằm trong bảng điều khiển bên trái.
Bước 4. Chọn các trang trình bày để đưa vào tài liệu phát tay của bạn
Trong menu thả xuống đầu tiên bên dưới "Cài đặt", In tất cả các trang trình bày tùy chọn được chọn theo mặc định - điều này có nghĩa là tất cả các trang trình bày trong bản trình bày sẽ nằm trên tài liệu phát của bạn. Nếu bạn muốn chọn các trang trình bày nhất định, hãy chọn Phạm vi tùy chỉnh và sau đó nhập số trang trình bày, chẳng hạn như 2-10, hoặc 1, 2, 4.
Bước 5. Nhấp vào menu Toàn trang Trang trình bày
Đây là menu thả xuống thứ hai trong "Cài đặt". Một loạt các bố cục in sẽ mở rộng.
Bước 6. Nhấp vào một bố cục phát tay
Mỗi tùy chọn trong phần "Tài liệu phát tay" hiển thị số lượng trang chiếu sẽ xuất hiện trên mỗi trang tính, cũng như căn chỉnh của chúng. Nhấp vào bố cục thể hiện cách bạn muốn các trang trình bày trông như thế nào trên mỗi trang.
- Hãy nhớ rằng bạn càng in nhiều trang trình bày trên một trang, thì văn bản trên mỗi trang trình bày sẽ càng nhỏ hơn - nếu trang trình bày của bạn có nhiều văn bản, thì giới hạn của bạn là 6 trang trình bày trên mỗi trang.
- Nếu bạn muốn khuyến khích người xem ghi chú khi họ xem bản trình bày của bạn, hãy thử tùy chọn "3 trang trình bày" - tùy chọn này in ba trang trình bày trên mỗi trang với các khu vực được quy định để ghi chú bên cạnh mỗi trang trình bày.
Bước 7. Nhấp vào liên kết Chỉnh sửa đầu trang và chân trang để chỉnh sửa đầu trang và chân trang của bạn (tùy chọn)
Đó là liên kết bên dưới các menu tùy chọn in. Đây là nơi bạn có thể đưa (hoặc xóa) đánh số trang, định dạng ngày tháng và văn bản tùy chỉnh lên đầu và / hoặc cuối mỗi trang chiếu.
- Để thêm ngày và giờ, hãy chọn hộp bên cạnh "Ngày và giờ" và chọn cập nhật thời gian tự động (dựa trên thời gian in) hay để nó cố định (ngày bạn chọn).
- Để thêm văn bản tùy chỉnh vào đầu mỗi trang in, hãy chọn hộp bên cạnh "Tiêu đề" và nhập văn bản của bạn vào hộp tương ứng.
- Để thêm văn bản vào cuối mỗi trang, hãy chọn "Chân trang" và thêm văn bản vào hộp tương ứng.
- Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong cửa sổ này, hãy nhấp vào Áp dụng cho tất cả để lưu các thay đổi của bạn và quay lại màn hình In.
Bước 8. Chọn phần còn lại của các tùy chọn in của bạn
Bây giờ bạn đã thiết lập tài liệu phát tay của mình, bạn chỉ cần chọn máy in bạn muốn sử dụng, số lượng tài liệu phát để in, hướng trang và tùy chọn màu sắc.
Nếu bạn đang in nhiều bộ tài liệu phát, hãy đảm bảo chọn Đối chiếu từ menu nếu nó chưa được chọn. NS
Bước 9. Nhấp vào In để in các tài liệu phát tay của bạn
Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tùy chỉnh thêm và lưu các tài liệu phát tay của mình để in trong tương lai, hãy xem phần Tạo Bản phát tay Tùy chỉnh.
Phương pháp 2/2: Tạo Bản phát tay Tùy chỉnh
Bước 1. Mở bản trình bày của bạn trong PowerPoint
Nếu bạn muốn tạo một bản phát tay có nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn bản in nhanh trong In bản phát tay theo cách Nhanh, hãy bắt đầu bằng cách nhấp đúp vào tệp. PPTX,. PPTM hoặc. PPT của bạn. Trước tiên, bạn cũng có thể mở PowerPoint (bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu trên Windows và trong thư mục Ứng dụng trong macOS), hãy truy cập Tập tin > Mở ra > Duyệt qua, chọn tệp, sau đó bấm Mở ra.
Bước 2. Nhấp vào tab Xem
Nó ở trên cùng của PowerPoint.
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng Handout Master
Nó nằm trên thanh công cụ ở đầu màn hình trong phần "Chế độ xem chính". Bản xem trước của tài liệu phát tay của bạn sẽ xuất hiện.
Bước 4. Chọn số lượng trang chiếu để hiển thị trên mỗi tài liệu phát
Để làm điều này, hãy nhấp vào Trang trình bày trên mỗi trang ở khu vực phía trên bên trái của thanh công cụ và chọn bất kỳ đâu từ 1 đến 9 trang trình bày. Bạn càng bao gồm nhiều trang chiếu trên một trang, thì văn bản trên mỗi trang chiếu sẽ càng nhỏ.
Bước 5. Nhấp vào Handout Orientation để chọn một hướng
Bạn có thể chọn Chân dung (dọc) hoặc Phong cảnh (nằm ngang).
Bước 6. Chọn phần giữ chỗ cần giữ lại trên bản phát hành
Phần giữ chỗ là thông tin đầu trang, chân trang, ngày tháng và số trang ở góc trên cùng và dưới cùng của trang. Mỗi phần tử này có một hộp kiểm tương ứng trong bảng "Phần giữ chỗ" trên thanh công cụ và bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn bất cứ điều gì bạn muốn.
Bước 7. Nhấp vào Phông chữ để chọn phông chữ cho tài liệu phát
Nó nằm trong thanh công cụ trên bảng "Nền". Đầu trang, chân trang, ngày tháng và số trang của bạn tất cả sẽ xuất hiện trong phông chữ đã chọn khi bạn in tài liệu phát tay.
Bước 8. Nhấp vào trình đơn Màu sắc để chọn một bảng màu
Vì bạn chỉ đang tạo tài liệu phát, tùy chọn này sẽ chỉ cung cấp cho bạn danh sách các màu nền để lựa chọn. Menu này nằm trên bảng "Nền" của thanh công cụ. Chọn một chủ đề có màu bạn muốn sử dụng cho nền. Trong bước tiếp theo, bạn sẽ có thể chọn màu nền mới của mình từ lược đồ này.
Người ta thường không nên in màu nền trên các bản phát tay vì nó sử dụng rất nhiều mực. Cố gắng giữ màu sắc ưa thích cho bài thuyết trình thực tế của bạn
Bước 9. Nhấp vào Kiểu nền để chọn màu nền
Màu sắc và kiểu dáng có sẵn dựa trên bảng màu bạn đã chọn.
Nếu bạn không chỉ muốn một màu nền cơ bản, hãy nhấp vào Kiểu nền menu một lần nữa và chọn Định dạng nền để mở rộng bảng Định dạng Nền ở bên phải. Tại đây, bạn có thể chọn các hình nền khác nhau, chẳng hạn như hình ảnh, kết cấu và độ dốc.
Bước 10. Nhấp vào Hiệu ứng để chọn một chủ đề Hiệu ứng
Nó nằm trên thanh công cụ ở đầu màn hình. Các chủ đề hiệu ứng này bao gồm các đối tượng 3-D, gradient và kiểu nền.
Bước 11. Chèn các đối tượng khác vào tài liệu phát của bạn
Nếu bạn muốn bao gồm các đối tượng khác, chẳng hạn như hình ảnh, hình dạng hoặc đầu trang hoặc chân trang tùy chỉnh, hãy nhấp vào Chèn và sau đó chèn bất cứ thứ gì bạn muốn.
- Ví dụ: nếu bạn muốn bao gồm một hình ảnh trên mỗi trang phát tay đã in, hãy nhấp vào Chèn tab, chọn Những bức ảnh, chọn hình ảnh của bạn và đặt nó ở vị trí mong muốn.
- Nếu bạn muốn bao gồm văn bản tùy chỉnh ở đầu hoặc cuối tài liệu phát tay của mình, hãy nhấp vào Đầu trang & Chân trang trên Chèn, chọn hộp bên cạnh "Đầu trang" hoặc "Chân trang" (hoặc cả hai!) và nhập văn bản bạn muốn. Khi bạn nhấp vào Áp dụng cho tất cả, đầu trang và chân trang của tài liệu phát tay sẽ cập nhật các tùy chọn mới của bạn.
Bước 12. Xem bản xem trước các tài liệu phát tay của bạn
Để làm điều này, hãy nhấp vào Tập tin menu và chọn In – Bản xem trước sẽ xuất hiện trong bảng bên phải. Sau khi bạn xem bản xem trước, hãy nhấp vào mũi tên ở góc trên cùng bên trái để quay lại màn hình trước đó.
Bước 13. Nhấp vào Đóng Chế độ xem Chính
Đó là biểu tượng có dấu X đỏ trắng trên thanh công cụ. Thao tác này sẽ đóng trình chỉnh sửa tổng thể phát tay.
