WikiHow này hướng dẫn bạn cách dọn dẹp dữ liệu trong bảng tính Excel khi bạn đang sử dụng Windows hoặc macOS. Chạy tính năng kiểm tra chính tả, xóa dữ liệu trùng lặp, sử dụng tính năng tìm và thay thế và chuyển sang định dạng trường hợp nhất quán đều có thể cải thiện chất lượng sổ làm việc của bạn.
Các bước
Phương pháp 1/4: Sử dụng Kiểm tra chính tả
Bước 1. Mở bảng tính của bạn trong Excel
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp đúp vào tệp trên máy tính của mình.
Trước khi thực hiện các thay đổi đối với bảng tính, bạn phải luôn đảm bảo rằng mình có một bản sao lưu
Bước 2. Nhấn phím F7 trên bàn phím
Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Chính tả, cửa sổ này hiển thị lỗi đầu tiên có thể xảy ra trong bảng tính.
Bước 3. Sửa chữa một sai lầm
Nếu bạn muốn sửa lỗi, có một số cách để làm như vậy:
- Nếu bạn thấy nội dung chỉnh sửa phù hợp trong hộp "Đề xuất", hãy chọn nó, sau đó nhấp vào Thay đổi.
- Nếu bạn biết chính tả đúng, bạn có thể nhập sửa lỗi vào hộp ở đầu cửa sổ, sau đó nhấp vào Thay đổi.
- Hãy thận trọng khi sử dụng Thay đổi tất cả, vì bạn có thể kết thúc việc thay đổi thứ gì đó không cần thay đổi. Ví dụ: nếu bạn thay đổi tất cả các trường hợp của “from” thành “form”, bạn có thể làm rối một câu cần từ “from”.
Bước 4. Quyết định phải làm gì với một từ thực sự chính xác
Excel có thể bắt gặp một từ là danh từ riêng, thuật ngữ chuyên ngành hoặc tiếng lóng, hoặc một thứ gì đó ở ngôn ngữ khác không cần sửa. Bạn có một số tùy chọn để giải quyết vấn đề này:
- Nhấp chuột Phớt lờ để chuyển sang lỗi tiếp theo, hoặc Bỏ qua tất cả để bỏ qua tất cả các trường hợp của từ này.
- Nhấp chuột Thêm vào từ điển để đảm bảo rằng Excel coi từ / chính tả này là chính xác trong tương lai.
Phương pháp 2/4: Loại bỏ các giá trị trùng lặp
Bước 1. Mở bảng tính của bạn trong Excel
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp đúp vào tệp trên máy tính của mình.
Trước khi thực hiện các thay đổi đối với bảng tính, bạn phải luôn đảm bảo rằng mình có một bản sao lưu
Bước 2. Nhấp vào tab Dữ liệu
Nó ở trên cùng của Excel.
Bước 3. Nhấp vào Xóa bản sao
Nó nằm trong nhóm "Công cụ dữ liệu" trong thanh ruy-băng ở đầu Excel. Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
Bước 4. Chọn các cột bạn muốn kiểm tra
Chọn hộp bên cạnh mỗi tên cột để kiểm tra các giá trị trùng lặp của cột đó.
- Để nhanh chóng chọn tất cả các cột cùng một lúc, hãy nhấp vào hộp bên cạnh “Chọn tất cả”.
- Để bỏ chọn tất cả các cột, hãy nhấp vào hộp bên cạnh “Bỏ chọn tất cả”.
Bước 5. Bấm OK
Bạn sẽ thấy một thông báo liệt kê số lượng bản sao đã được xóa. Nếu không tìm thấy giá trị trùng lặp nào, bạn sẽ thấy thông báo cho biết không có giá trị trùng lặp nào bị xóa.
Bước 6. Bấm OK
Điều này đóng cửa sổ.
Phương pháp 3/4: Tìm và thay thế văn bản
Bước 1. Mở bảng tính của bạn trong Excel
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp đúp vào tệp trên máy tính của mình.
- Sử dụng phương pháp này để tìm kiếm một chuỗi văn bản và thay thế nó bằng một chuỗi văn bản khác.
- Trước khi thực hiện các thay đổi đối với bảng tính, bạn phải luôn đảm bảo rằng mình có một bản sao lưu.
Bước 2. Nhấn Ctrl + F (Windows) hoặc ⌘ Command + F (macOS).
Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Tìm và Thay thế.
Bước 3. Nhấp vào tab Thay thế
Đây là tab thứ hai ở đầu cửa sổ.
Bước 4. Nhập nội dung bạn đang tìm kiếm vào hộp "Tìm thông tin"
Hãy chắc chắn bao gồm khoảng trống nếu có. Ngoài ra, hãy tránh các khoảng trắng không liên quan trước hoặc sau các điều khoản.
- Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện như * và? trong tìm kiếm của bạn.
- Ví dụ: Nhập s * d để tìm kiếm bất kỳ từ nào bắt đầu bằng “s” và kết thúc bằng “d” (ví dụ: buồn, bắt đầu, bỏ qua).
- Ví dụ: Nhập s? D để tìm kiếm bất kỳ từ nào bắt đầu bằng “s”, kết thúc bằng “d” và có một chữ cái ở giữa (ví dụ: sad, sid, sod).
Bước 5. Nhập văn bản thay thế vào trường “Thay thế bằng”
Các quy tắc tương tự áp dụng cho văn bản thay thế.
Bước 6. Nhấp vào Tùy chọn để đặt các bộ lọc bổ sung
Trên màn hình này, bạn có thể chọn chỉ tìm kiếm các hàng, cột hoặc trang tính nhất định trong sổ làm việc. Đây là tùy chọn.
Bước 7. Nhấp vào Tìm tiếp theo
Điều này hiển thị kết quả phù hợp đầu tiên, nếu có.
Bước 8. Nhấp vào Thay thế để thay thế cụm từ tìm kiếm bằng văn bản thay thế
Nếu bạn thích, bạn có thể nhấp vào Thay thế tất cả để thay thế tất cả các trường hợp của văn bản được tìm thấy bằng văn bản thay thế.
Hãy thận trọng với Thay thế tất cả, vì bạn có thể vô tình sửa một cái gì đó không cần chỉnh.
Phương pháp 4/4: Thay đổi trường hợp văn bản
Bước 1. Mở bảng tính của bạn trong Excel
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp đúp vào tệp trên máy tính của mình.
- Sử dụng phương pháp này nếu dữ liệu của bạn có lỗi viết hoa, chẳng hạn như tất cả các chữ cái viết hoa, tất cả các chữ cái viết thường hoặc một số cấu hình sai khác.
- Trước khi thực hiện các thay đổi đối với bảng tính, bạn phải luôn đảm bảo rằng mình có một bản sao lưu.
Bước 2. Tạo một cột tạm thời bên cạnh dữ liệu bạn muốn thay đổi
Nếu dữ liệu của bạn chứa tiêu đề cột, hãy nhớ nhập tiêu đề vào ô đầu tiên trong cột tạm thời.
Bước 3. Nhập công thức cho hàm trường hợp vào ô đầu tiên
Nếu có tiêu đề cột, hãy nhập công thức vào ô ngay bên dưới tiêu đề đó. Công thức thay đổi tùy thuộc vào những gì bạn muốn làm:
- Nhập = PROPER (ô) để thay đổi trường hợp của giá trị ô thành trường hợp thích hợp (ví dụ: Tên, Giống, Địa chỉ). Thay thế “ô” bằng số ô đầu tiên bạn muốn thay đổi (ví dụ: B2).
- Nhập = UPPER (ô) để thay đổi trường hợp của giá trị ô thành tất cả các chữ cái viết hoa (ví dụ: NAME, BREED, ADDRESS). Thay thế “ô” bằng số ô đầu tiên bạn muốn thay đổi (ví dụ: B2).
- # * Nhập = LOWER (ô) để thay đổi trường hợp của giá trị ô thành tất cả các chữ cái viết thường (ví dụ: tên, giống, địa chỉ). Thay thế “ô” bằng số ô đầu tiên bạn muốn thay đổi (ví dụ: B2).
Bước 4. Nhấn ↵ Enter hoặc ⏎ Trả lại.
Ô chứa công thức bây giờ chứa định dạng chữ hoa và chữ thường mới cho ô.
Bước 5. Nhấp vào ô
Ô bây giờ được đánh dấu và được bao quanh bởi một hộp.
Bước 6. Kéo góc dưới cùng bên phải của hộp xuống cuối dữ liệu cột
Điều này áp dụng công thức cho tất cả các ô khác trong cột.
