Bạn có thể sử dụng tài khoản tài nguyên để lên lịch và đặt thiết bị, phòng và dịch vụ bằng cách mời họ tham gia các sự kiện thông qua email trong Microsoft Outlook. Tài khoản tài nguyên làm cho các công cụ dự trữ tại nơi làm việc trở thành một quy trình dễ dàng và có tổ chức. Nếu một tài nguyên cụ thể đã được đặt trước trong một thời gian cụ thể, tài khoản có thể được thiết lập để tự động chấp nhận hoặc từ chối các yêu cầu lập lịch. Dưới đây là một số bước về cách tạo tài khoản tài nguyên trong Microsoft Outlook.
Các bước
Phương pháp 1/3: Tạo tài khoản email cho tài nguyên. Cung cấp cho tài nguyên của bạn một tài khoản email và tên mô tả của tài nguyên; chẳng hạn như "Truyền hình" hoặc "Phòng Hội nghị phía Bắc"
Phương pháp 2/3: Tạo tài khoản tài nguyên trong Microsoft Outlook 97
Bước 1. Từ menu "Công cụ", nhấp vào "Tùy chọn
Bước 2. Nhấp vào tab "Email"
Trong "Cài đặt để xử lý thư tự động", hãy chọn "Xử lý yêu cầu và phản hồi khi đến", sau đó nhấp vào "OK"
Bước 3. Nhấp vào "Lập lịch nâng cao" trên tab "Lịch"
- Chọn các tùy chọn mong muốn của bạn trong phần có tên "Xử lý yêu cầu họp".
- Nhấp vào "OK" để đóng hộp thoại.
Bước 4. Nhấp vào tab "Đại biểu"
Nhấp vào "Thêm" và nhập tên của tài khoản đại diện.
- Trong hộp "Quyền của Người được ủy quyền", hãy nhấp vào "Người chỉnh sửa trong danh sách Lịch" và chọn "Người được ủy quyền nhận bản sao của các tin nhắn liên quan đến cuộc họp được gửi cho tôi", sau đó nhấp vào "OK".
- Nhấp vào "Chỉ gửi yêu cầu và phản hồi cuộc họp cho người được ủy quyền của tôi, không phải cho tôi", sau đó nhấp vào "OK".
Phương pháp 3/3: Tạo tài khoản tài nguyên trong Microsoft Outlook 98 và 2010
Bước 1. Vào menu "Công cụ"
Nhấp vào "Tùy chọn".
Bước 2. Nhấp vào "Tùy chọn lịch", sau đó nhấp vào "Lập lịch tài nguyên
- Chọn các tùy chọn mong muốn của bạn trong phần "Xử lý yêu cầu họp", sau đó nhấp vào "OK".
- Bỏ dấu kiểm bên cạnh "Lời nhắc mặc định" ở đầu phần Lịch.
Bước 3. Chuyển đến tab "Đại biểu"
Nhấp vào "Thêm" và nhập tên của tài khoản đại diện.
- Trong hộp Quyền của Người được ủy quyền, hãy nhấp vào "Người chỉnh sửa trong danh sách Lịch" và chọn "Người được ủy quyền nhận bản sao của các tin nhắn liên quan đến cuộc họp được gửi cho tôi", sau đó nhấp vào "OK".
- Nhấp để chọn, "Chỉ gửi yêu cầu cuộc họp và phản hồi cho người được ủy quyền của tôi, không phải cho tôi", sau đó nhấp vào "OK".
Lời khuyên
- Sau khi tạo tài nguyên, có thể mất vài phút để cập nhật tùy thuộc vào tốc độ xử lý của máy chủ Microsoft Exchange của bạn. Để cho phép quá trình xử lý diễn ra, hãy để máy tính cục bộ của bạn ở chế độ chờ ít nhất 30 giây.
- Trước khi có thể tạo tài nguyên mới trong Outlook, bạn phải thiết lập tài khoản email cho người được ủy quyền. Bạn có thể sử dụng tài khoản email hiện có hoặc thiết lập một tài khoản dành riêng cho người được ủy quyền.
- Bạn có thể định cấu hình các tài khoản tài nguyên để tự động phản hồi các yêu cầu họp. Điều này có thể được thực hiện trên tab "Lịch" trong "Lập lịch nâng cao".
- Để đơn giản hóa việc xử lý nhiều tài nguyên, bạn có thể thiết lập một máy tính chuyên dụng được đăng nhập vào tài khoản ủy quyền trong Microsoft Outlook. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng quản lý việc đặt trước nhiều tài nguyên khác nhau cùng một lúc.
